社員ごとの通知先トークルームの指定方法【LINE WORKS】

この機能はエンタープライズ版以上でご利用いただけます。


スタンダード版からエンタープライズ版へアップグレードした際等、すでにLINE WORKSにてRECEPTIONISTを設定済みの方向けに、社員ごとに受付通知先トークルームを指定する方法をご案内します。
※ご利用開始前の方は、まずは導入時の設定をご対応ください。

設定方法

導入時のチャット設定の完了後にご対応ください。
チャット設定を行った管理者アカウントにて【1】〜【4】を順にご設定ください。
 

【1】新規トークルーム・ルームIDの作成
【2】RECEPTIONIST管理画面へルームIDの設定
【3】作成したトークルームへのメンバー追加
【4】各社員の通知先トークルームの指定

 

【1】新規トークルーム・ルームIDの作成

受付通知用トークルームの新規作成を行い、ルームIDを確認します。
 
Check こちらの設定に進む前に、必ず導入時のチャット設定が正常に完了していることを確認してください。指定したユーザー宛にテスト通知が届かない状態ですと、正常にトークルームが作成できませんので、ご注意ください。

 

1-1
RECEPTIONIST管理画面・チャット設定画面を開き、LINE WORKS行右端の『・・・』をクリックして、一番下にある「ルームIDを作成する」をクリックします。
LINE WORKSの「ルームIDを作成する」をクリック

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

1-2

ルームID作成画面が表示されます。
ルーム名(「営業部来客通知用」等、来客通知用であることが分りやすい名前を入力してください。日本語、半角英数字を自由にご指定いただけます)を入力し、「ルームIDを作成する」をクリックします。
TipsルームIDを作成する際、その時点でチャット設定上に保存されている「ユーザーID」を含めてトークルームが作成されます。

 

Tips ユーザー宛にDMが届くとき、通知元のBot名が「RECEPTIONIST」となっていますので、紛らわしくならないような名前がオススメです。

 

LINE WORKSのルームID作成1

 

1-3

ルームIDが作成されたポップアップが表示され、作成したルームIDが表示されます。そのIDをコピーしメモ帳などに保存して下さい。

Check 基本的に、ルームIDはこの画面で一度きりの表示となりますので、必ずメモ帳などに保存してください。

 

LINE WORKSのルームID作成2

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【2】RECEPTIONIST管理画面へルームIDの設定

LINE WORKSのチャット設定画面で作成したルームIDを設定し、テスト通知によりトークルームを表示します。
 

2-1

すでに入力済の基本通知先ルームIDは2-3で利用しますのでコピーしメモ帳などに保存して下さい。
続いて、1-3でコピーしたルームIDをチャット設定画面のルームIDに貼り付けます。
入力後に「設定を保存」をクリックします。

 

LINE WORKSのルームID設定

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

2-2
通知テストを行い、作成したトークルームを表示しましょう。
「テスト通知」をクリック

 

このような通知が表示され、
appsetting_workplace_new5

 

チャット設定画面で指定したユーザーと【1】で作成したトークルーム宛に、RECEPTIONISTのBotから「テスト通知」が届くことを確認してください。
Check 「テスト通知」を行わないと、RECEPTIONISTで作成したトークルームがLINE WORKS上に表示されませんので、ご注意ください。

 

▼ユーザー宛のテスト通知
ユーザー宛のテスト通知

▼トークルーム宛のテスト通知
トークルーム宛のテスト通知

 

2-3

チャット設定画面のルームIDに、2-1でコピーしておいた基本通知先ルームIDを貼り付けます。
入力後に「設定を保存」をクリックします。

LINE WORKSのルームID設定

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

【3】作成したトークルームへのメンバー追加

作成したトークルームへ、通知を行いたいメンバーを追加します。
Check PCアプリ版LINE WORKSでは正常に操作できない場合がありますので、ブラウザ版LINE WORKSから行ってください。

 

3-1
LINE WORKSのメイン画面で、該当トークルームを選択します。右上に表示された「・・・」をクリックして『招待』を選択します。
トークルームにメンバー追加1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

3-2
「組織図」タブを選択すると、社員一覧が表示されます。
該当社員の左側にあるチェックボックスにチェックをつけて、『招待』ボタンを押下することで追加することができます。
※メンバー追加後も、設定を行った管理者アカウントの方は作成したトークルームから退室しないようにご注意ください。
トークルームにメンバー追加2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

【4】各社員の通知先トークルームの指定

各社員の通知先トークルームを指定することで、新規作成したトークルームへ該当社員の受付通知が通知されるようになります。
 
4-1
WEB管理画面の社員情報から設定したい社員を検索し、右側にある「・・・」をクリックして、社員情報詳細を開き、社員情報の「編集」ボタンを押して、編集モードにします。

通知先チャットツールID設定

4-2
今回新規作成した通知先トークルームのルームIDを指定し、変更を保存してください。

社員ごとの通知先トークルーム指定

おつかれさまでした!以上で設定は完了です。
トークルームを複数作成する場合は、【1】〜【4】の手順をトークルーム数分行ってください。