2-4. チャット設定【Workplace】【作業:約15分】

ここで設定すること

来客通知用グループチャットの作成 【約5分】
Workplaceの連携設定 【約5分】
RECEPTIONIST管理画面の設定 【約5分】

 

 

 

この3つのステップで、WorkplaceとRECEPTIONISTの連携設定を行います。
早速、はじめていきましょう!

 

 

 

来客通知用グループチャットの作成 【約5分】

 すでに来客通知用グループチャットを作成済の場合

次の『Workplaceの連携設定』へスキップ

 

 

 

2-4(1)
ホーム画面のヘッダーにあるチャットアイコンをクリックし『新しいグループ』をクリックします。
workplace_addGroup1

 

2-4(2)
表示された『グループを作成』の画面で以下を設定します。

Item Name Detail
① グループ名 グループ名を指定してください。
( 例: RECEPTIONIST )
→日本語、半角英数字を自由にご指定いただけます
② 社員追加 グループに追加したい社員をクリックして、追加します
(自分以外の社員を1人以上追加する必要があります)
create_group_Workplace5

(画像をクリックすると拡大表示します)

最後に、『作成する』をクリックします。

 

 

2-4(3)

作成された来客通知用グループチャットが右下に表示されます。

このグループチャット表示のメニューにあるオプションマーク(歯車アイコン)を選択し、その下に表示される『Workplaceチャットで開く』のボタンを押下します。

create_group_Workplace5

(画像をクリックすると拡大表示します)

 

表示されたWorkplaceチャット画面のURLのうち、『chat/t/』の後の数字をメモ帳などに保存して下さい。
(この後、2-4(10)の設定でRECEPTIONISTに登録する必要がある情報です。)
create_group_Workplace8ver2

 

お疲れ様でした!
これで来客通知用グループの作成は完了です。

 

 今後グループチャットを開く場合

ホーム画面上側にありますメニューのメッセージボタンをクリックすると、メッセージ一覧が開きます。その中にグループチャットが存在していますので、選択します。
create_group_Workplace6

 あとからメンバーを追加する場合

メッセージから該当のグループチャットを開き、メニューにある「さらに同僚を追加マーク(プラスアイコン)」を選択し、その下に表示される入力項目から社員を検索。該当社員を選択し、完了ボタンを押下して追加することができます。

 

create_group_Workplace1
create_group_Workplace1

 

 

Workplaceの連携設定(通知用Botの作成) 【約5分】

次に、RECEPTIONISTと連携させるためのWorkplace側の設定を行います。
Tips この作業は、Workplaceの管理者アカウントで行いましょう。
またWorkplace管理画面は、Workplace上部バーの「ダッシュボード」(管理者権限がある方のみに表示)をクリックすると表示されます。

integration_workplace_new2

2-4(4)

Workplace管理画面の左側メニューから、「統合」をクリックし、
integration_workplace_new1
「カスタム統合」から一番下にある「カスタムアプリを作成」をクリックします。
integration_workplace_new3 (画像をクリックすると拡大表示します)

2-4(5)

「名前」にRECEPTIONISTと入力し、「作成する」をクリックしてださい。(これが通知用Bot名になります。)
integration_workplace_new4 (画像をクリックすると拡大表示します)
2-4(6)
次の画面の「アクセス許可」の項目で、「アカウントを管理」以外の全ての項目にチェックを入れてください。

特に、「メンバーにメッセージを送信」チェック後に表示される「グループチャットでこの統合を有効にする」のチェック忘れにお気をつけください。

integration_workplace_new5 (画像をクリックすると拡大表示します)
2-4(7)
上記チェックボックスの操作をし終えてから、画面上部右側にある「アクセストークンの作成」をクリックします。

 

Botのアイコンを変更する場合は、コチラの画像をお使いください。
1クリックダウンロード
receptionist_official152

integration_workplace_new6 (画像をクリックすると拡大表示します)
2-4(8)
「アクセストークン」が上部に表示されますので、Token情報をコピー(右側にある「コピー」をクリック)し、メモ帳などに保存してください。

その後、「理解しました」にチェックを入れて、右下の「終了」をクリックします。

integration_workplace_new7 (画像をクリックすると拡大表示します)
最後にカスタムアプリ作成画面右下にある「保存する」を押して、画面を閉じてください。
integration_workplace_new8 (画像をクリックすると拡大表示します)
Check

最後に、今作成した通知用Botを通知用グループチャットに招待します。グループチャットのポップアップウィンドウの上部にある「+」をクリックし、通知用Botの名前を検索して追加します。

TipsBotが参加しないとグループチャットに通知ができませんので、忘れないようにお願いします。

workplace_addBot

お疲れ様でした! これでWorkplace側の連携設定(通知用Botの作成)は完了です。

 

RECEPTIONIST管理画面の設定 【約5分】

最後に、RECEPTIONISTの設定を行います。

 
2-4(9)
RECEPTIONISTの管理画面左側メニューから「チャット設定」をクリックし、Workplace行の右端にあるエンピツアイコンをクリックします。
RECEPTIONIST管理画面のチャット設定からWorkplace行のエンピツアイコンを選択

 

 

2-4(10)
以下の必須項目を入力し、最後に「保存」をクリックします。
 

Item Name Detail
① 使用する チェックを入れてください。
② Access token 2-4(8)でコピーした文字列
を貼り付けて下さい。
③ グループID 2-4(3)でコピーしたURLの
末尾数字部分
を貼り付けて下さい。
(赤枠:必須項目)
setting_wplace1
 

 

このような画面が表示され、「設定済み」になっていることを確認しましょう。
setting_wplace3
 

 

2-4(11)
チュートリアル画面に従い、通知テストをしてみましょう。
Tips 手動の場合、以下赤枠の吹き出しマークをクリックすることで、テスト通知ができます。
RECEPTIONIST管理画面のチャット設定の中にある吹き出しマークをクリックして、通知テストを行いましょう
 

 

確認画面が表示されます。
「テスト通知を送る」をクリックして下さい。
テスト通知を送るための確認画面
 

 

来客通知用グループチャットに、「テスト通知」が届けば、設定は正常に完了です。
▼グループチャットへの通知例
正常に通知が届いた場合の画面

 

 

 

お疲れ様でした! これでチャット設定は完了です。

 

 

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