受付コードの発行方法を切り替える(1つのみ発行・来訪者ごとに発行)

この機能は、エンタープライズプラン以上でご利用いただけます。

 

受付コードの発行方法を切り替えられます

RECEPTIONISTでは、アポイントメント登録すると、そのアポイントメントで1つの受付コードを発行しており、来訪者全員が同じ受付コードで受付していただいておりました。

 

しかし企業様の中には、アポイントメントでの来客においても、来訪者ごとに受付コードを管理して、1人ずつ受付していただきたいという入館管理の運用をご要望をいただいておりました。

 

そこでRECEPTIONISTでは、アポイントメント登録時の設定によって受付コードの発行方法を、以下の2パターンから選択できるようにいたしました。

 

来訪者全員が同じ受付コードで受付できる「1つのみ発行」する方法
来訪者1人につき1つの受付コードがそれぞれ発行され、1人ずつ受付する「来訪者ごとに発行」する方法

 

 

受付コードの発行方法を切り替える方法

アポイントメント登録時に指定した「受付コードの発行方法」によって、そのアポイントメントの受付コードを「1つのみ発行」、「来訪者ごとに発行」に切り替えられます。

 

 

アポイントメント登録時の「受付コード発行方法」で設定します

Tips 「受付コード発行方法」項目はアポイントメントの新規登録時にのみ設定可能です。後から変更できませんので、ご注意くださいませ。
また、受付コードの発行方法の切り替えは「通常アポ」「期間アポ」でご利用いただけます。

 

code_per-visitor01

 

 

受付コード発行方法を「来訪者ごとに発行」に指定した場合、受付コードを手入力できる受付コードの項目は利用できず、自動採番で受付コードの発行となります。

 

▼受付コードを1つのみ発行する場合
code_per-visitor02
▼受付コードを来訪者ごとに発行する場合
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発行方法による変更箇所について

アポイントメント一覧の表示

▼受付コードを1つのみ発行した場合
1つの受付コードが表示されます。

 

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▼受付コードを来訪者ごとに発行した場合
来訪者の人数分、受付コードが表示されます。

 

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アポ登録後、担当者宛に届く確認メールについて

▼受付コードを1つのみ発行した場合
1つの受付コードが表示されます。

 

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▼受付コードを来訪者ごとに発行した場合
来訪者の人数分、受付コードが表示されます。

 

code_per-visitor05_per

 

 

アポ登録後、来訪者宛に届く招待メールについて

▼受付コードを1つのみ発行した場合
来訪者全員が、同じ受付コードが載った招待メールを受け取ります。

 

例)山田太郎宛
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例)山田次郎宛
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▼受付コードを来訪者ごとに発行した場合
来訪者それぞれが、異なる受付コードが載った招待メールを受け取ります。

 

例)山田太郎宛
code_per-visitor06-1_per
例)山田次郎宛
code_per-visitor06-2_per

 

 

連携カレンダーの予定タイトルについて

▼受付コードを1つのみ発行した場合
タイトル先頭に受付コードが含まれます。

 

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▼受付コードを来訪者ごとに発行した場合
タイトル先頭に受付コードが含まれません。

 

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iPadから受付後の来訪者記録一覧について

▼受付コードを1つのみ発行した場合
1回の受付で、来訪者全員が同じ受付コードで記録されます。

 

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▼受付コードを来訪者ごとに発行した場合
受付された来訪者のみ、その受付コードで記録されます。

 

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退館機能をご利用の場合

Tips 退館処理とは?

 

▼受付コードを1つのみ発行した場合
1回の退館処理で、そのアポの来訪者全員を選択できます。

 

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▼受付コードを来訪者ごとに発行した場合
来訪者ごとの受付コードで、1人ずつ退館処理を行っていただきます。

 

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以上が、発行方法による変更箇所となります。

 

なお、アポイントメントの詳細な登録方法につきましては、以下をご確認くださいませ。

 

【通常アポ】当日のみ使える受付コードを発行する場合はこちら
【期間アポ】期間指定で使える受付コードを発行する場合はこちら
Tips 調整アポからの登録では、来訪者は1人のみしか登録できないため「来訪者ごとに発行」は選択できません。

 

 

アポイントメントでの来客においても、来訪者ごとに受付コードを管理して1人ずつ受付していただきたい場合には、ぜひご活用くださいませ。