【調整アポ(来訪版)】1.カレンダー連携

Googleカレンダー・Outlookカレンダーと連携し、自身の予定の確認や会議室の予約を行えるようにします。
カレンダー連携を行わない場合はこの手順は不要です。2.ゲストへ日時提案の手順へお進みください。
Checkカレンダー連携については、注意書きもご確認ください。
Check連携はGoogle Workspace(G Suite)のGoogleカレンダー、クラウド版のMicrosoft365のOutlookにのみ対応しています。
Tips調整アポ全体の流れはこちらをご確認ください。

 

操作手順

連携するどちらかのカレンダーの手順をご確認ください
Googleカレンダー連携
Outlookカレンダー連携
カレンダー連携時の注意点
メールアドレスについて
カレンダーの種類について
連携カレンダー側の操作について

 

 

Googleカレンダー連携

WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」から右の「新規アポイントメント」をクリックして、「【調整アポ】日程調整をして受付コードを発行」を選択します。

 

plans-appo1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 
新規アポイントメント作成画面より、右上の「カレンダー連携」ボタンをクリックし、Googleカレンダーを選択します。
Tips Googleアカウントのログイン画面が表示されますのでログインしてください。
すでにログイン済の場合は、Googleアカウントの選択画面が開きますので、連携したいアカウントを選択してください。

 

plans-appo2-google

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「許可」ボタンをクリックして連携します。
appointment3-Google

 

 

連携が正常に完了すると「Googleカレンダーと連携しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。

appointment4-Google

 

Google Workspace(G Suite)上で会議室のビルディングが登録されている場合

 

Google Workspace(G Suite)上で会議室のビルディングが登録されている場合のみ、ビルディング選択のポップアップ画面が表示されます。

 

自身がよく使う会議室が含まれているビルディングを選択することで、目的の会議室を探しやすくなります。(ビルディングは後から変更も可能です)

 

Tips ビルディングを選択していない場合、アポ登録画面を開くとポップアップ画面が表示されます。
Checkビルディング選択時にエラーが出る場合はこちらに該当していないかご確認ください

appointment3-google-conf

 

 

Tips Googleカレンダー連携でできることについてはこちらも参照ください。

 

 

Outlookカレンダー連携

※連携は「クラウド版のMicrosoft365のOutlook」にのみ対応しています。

 

WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」から右の「新規アポイントメント」をクリックして、「【調整アポ】日程調整をして受付コードを発行」を選択します。

 

plans-appo1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

 

新規アポイントメント作成画面より、右上の「カレンダー連携」ボタンをクリックし、Outlookカレンダーを選択します。
Tips Microsoftアカウントのログイン画面が表示されますのでログインしてください。
すでにログイン済の場合は、Microsoftアカウントの選択画面が開きますので、連携したいアカウントを選択してください。

 

plans-appo2-outlook

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「承諾」ボタンをクリックして連携します。
appointment3-Outlook

 

 

連携が正常に完了すると「Outlookカレンダーと連携しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。

appointment4-Outlook

 

 

Office365に会議室グループが登録されている場合

 

Office365に会議室グループが登録されている場合のみ、会議室グループ選択のポップアップ画面が表示されます。

 

自身がよく使う会議室が含まれているグループを選択することで、目的の会議室を探しやすくなります。(会議室グループは後から変更も可能です)

 

Tips グループを選択していない場合、アポ登録画面を開くとポップアップ画面が表示されます。

appointment3-Outlook-conf

 

 

Tips Outlookカレンダー連携でできることについてはこちらも参照ください。

 


Check「管理者の承認が必要」と表示された場合


このような画面が表示され、アクセス許可の承諾画面が表示されない場合、アプリのアクセス許可をオンにする必要があります。
Microsoft365(旧Office365)の管理者へ確認を行ってください。
※Office365の管理者の方がご対応ください

o365_consentagreement

 

カレンダー連携時の注意点

メールアドレスについて

RECEPTIONIST上で登録している社員のメールアドレスと、カレンダー連携するアカウントのメールアドレスが一致している必要があります。
一致していない場合、カレンダー連携が正常に動作しない場合がありますので、ご注意くださいませ。

 

Googleカレンダー連携の場合

 

▼RECEPTIONIST上のメールアドレス
appo-tips1
▼Googleアカウントのメールアドレス
appo-tips2

 

Outlookカレンダー連携の場合

 

▼RECEPTIONIST上のメールアドレス
appo-tips1-2
▼Office365アカウントのメールアドレス
appo-tips2-2

 

カレンダーの種類について

RECEPTIONISTで登録したアポイントメントと連携ができるカレンダーは1種類となります。

 

例えば、Googleカレンダーと連携して登録したアポイントメントを、Outlookカレンダーと連携している状態で変更・削除を行いますと、カレンダー連携に不整合が発生いたします。
そのため、Googleカレンダーと連携して登録したアポイントメントを編集する場合には、Googleカレンダーと連携している状態で変更・削除。といった同一の連携状態での操作をお願いします。

 

連携カレンダー側の操作について

RECEPTIONISTを通して作成されたGoogleカレンダーやO365カレンダー上の予定を、直接操作しないでください。

 

RECEPTIONIST側で操作せず、連携カレンダー上で直接編集・削除すると、RECEPTIONIST側と予定の不整合が発生してしまいますので、ご注意くださいませ。

 

 

以上でカレンダー連携は完了です!
続いて、ゲストに日時の提案を行いましょう。

2.ゲストへ日時の提案