【調整アポ(来訪版)】2.お客様(ゲスト)へ日時提案

調整アポを利用して、お客様(ゲスト)に日時を提案する手順です。
Tips調整アポ全体の流れはこちらをご確認ください。

 

操作手順

日時候補の選択
[Tips]日時候補のテキストコピー
担当者(ホスト)を追加する場合
会議室を選択する場合
日時候補の送信/確定
担当者情報(ホスト)等の入力・確認
来訪者(ゲスト)情報の入力
日時候補の確定(調整アポイントメントの登録)
お客様(ゲスト)の確定待ち(調整中のアポとして登録されます)
一部の日時候補を削除する方法
連携しているカレンダー側の状態(日程調整中)
カレンダー連携時の注意点
メールアドレスについて
カレンダーの種類について
連携カレンダー側の操作について
よくあるご質問

 

 

日時候補の選択

WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」から右の「新規アポイントメント」をクリックして、「【調整アポ】日程調整をして受付コードを発行」を選択します。

 

plans-appo1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

カレンダー画面右上の「受付コードを発行する」にチェックします。(来訪モード)


 

①〜④の入力を行い、入力完了後に「内容を確認する」をクリックしてください。
Tipsカレンダー連携を行っている場合、そのカレンダーに既に登録されているスケジュールも日程上に表示されますので、既に予定が入っている日時を避けて日程調整ができます。
Tips表示されるカレンダー上のスケジュールは、現時点以降の担当者のスケジュールとなります。

 

plans-appo3

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日時候補 アポイントメントの日時候補を選択します。
日時候補の箇所をドラッグすると、その範囲が選択されます。
Check 最短30分単位でしか選択できません。
Tips 日時候補は複数選択可能です。

Tips 日時候補をテキストコピーする場合

日時選択後のポップアップで会議室の選択も可能です。

Check 会議室が表示されない場合(Googleカレンダー連携)

Check 会議室が表示されない場合(Outlookカレンダー連携)

②選択した日時 選択した日時候補が一覧で表示されます。間違いがないか確認してください。
Tips 選択範囲を間違った場合は、右側の「×」印をクリックすることで削除できます。
③担当者一覧 「担当者を選択する」よりアポイントメントに参加する社員を追加することができます。
Tips アポイントメント作成者は自動的に担当者一覧として追加されていて、担当者から外すことはできません。
追加した担当者は、右側の「×」印をクリックすることで外すことができます。

Tips 担当者(ホスト)を追加する場合

④会議室選択 カレンダー連携有りの場合、アポイントメントが実施される会議室を同時に予約することができます。
該当時刻に空きのある会議室のみが表示され、複数の会議室を選択できます。

Tips 会議室を選択する場合

 

 

 

[Tips]日時候補のテキストコピー
選択した日時候補をテキスト形式でコピーすることができます。

 

日時を選択すると、左上の「選択した日時」項目に表示される「日時候補をコピー」こちらをクリックすると、選択した日時がコピーされます。
appo_text1_2

 

▼コピー完了時の表示
appo_text2

 

テキスト形式でコピーされていますので、メールでのやり取り等でそのままご利用いただけます。

 

Check会議室情報はコピーは行われません。

appo_text3-2

 

 

担当者(ホスト)を追加する場合

 

参加する社員を検索して、右側の「追加」を押すことで選択することができます。
Tips 社員は、名前・カナ・アルファベットで検索可能です。

 

Tips「追加」ボタンの左側にあるアイコンは、その担当者がカレンダー連携しているかどうかを表しています。
グレーアウト:未連携の状態
カラー状態 :連携の状態
ただし、アポイントメント作成者自身がカレンダーと未連携の場合、全ての社員は未連携として扱われます。

 

該当社員を選択した後、「追加確定画面に戻る」で画面を戻ります。

plans-appo3_tan1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

最後に、「上記で担当者を確定する」ボタンを押して確定します。
plans-appo3_tan2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

会議室を選択する場合

Googleカレンダー連携の場合
Outlookカレンダー連携の場合

 

 

Googleカレンダー連携有りOutlookカレンダー連携有り
Googleカレンダーと連携している場合

 

日時候補を選択すると会議室選択の画面が表示されます。

 

「会議室を選択していません」と初期表示されていますので、その部分をクリックすることで選択できる会議室が表示されます。

 

plans-appo3-google-ren1

 

該当時刻に空きのある会議室のみが表示されますので、アポイントメントを実施する会議室の候補を複数選択することができます。
(複数選択した会議室のうち、お客様が日時を選択したタイミングでどれか1つに確定します)

 

Tips お客様が日程を確定するまでは、会議室も確定しません。

 

plans-appo3-google-ren2

 

選択した会議室の候補を確認して、問題なければ「保存」を押して、会議室選択画面を閉じます。

 

Tips 会議室を予約しない場合には、会議室を何も選択していない状態で「保存」を押してください。

 

plans-appo3-google-ren3

 

ビルディングの選択について
Google Workspace(G Suite)上で会議室のビルディングが登録されている場合に、ビルディングを選択することが可能です。自身がよく使う会議室が含まれているビルディングを選択することで、そのビルディング内の会議室のみ表示できて会議室を探しやすくなります。
Tips ビルディングについてはこちらをご覧ください。

 

Outlookカレンダーと連携している場合

 

日時候補を選択すると会議室選択の画面が表示されます。

 

「会議室を選択していません」と初期表示されていますので、その部分をクリックすることで選択できる会議室が表示されます。

 

plans-appo3-outlook-ren1

 

該当時刻に空きのある会議室のみが表示されますので、アポイントメントが実施される会議室の候補を複数選択することができます。
(複数選択した会議室のうち、お客様が日時を選択したタイミングでどれか1つに確定します)

 

Tips お客様が日程を確定するまでは、会議室も確定しません。

 

plans-appo3-outlook-ren2

 

選択した会議室の候補を確認して、問題なければ「保存」を押して、会議室選択画面を閉じます。

 

Tips 会議室を予約しない場合には、会議室を何も選択していない状態で「保存」を押してください。

 

plans-appo3-outlook-ren3

 

会議室グループの選択について
Office365で会議室グループを登録している場合に、会議グループを選択することが可能です。
自身がよく使う会議室が含まれているグループを選択することで、そのグループ内の会議室のみ表示できて会議室を探しやすくなります。
Tips 会議室グループとは、Microsoftヘルプでは「会議室一覧」や「配信グループ」と呼ばれています。作成方法はこちらをご覧ください。

 

Check Outlookの仕様上、会議室は100件までしか表示ができません。
100件以上の会議室がある場合は、Office365側で会議室グループを作成して会議室の編成を行ってください。

 

日時候補の送信/確定

日程調整の内容をご確認ください。

 

担当者情報(ホスト)等の入力・確認

 

フリープラン / スタンダードプランエンタープライズプラン以上の方

フリープラン / スタンダードプランの担当者情報等の項目です。
plans-appo4-1_stn

Item Name Detail
①担当者一覧 アポイントメントに参加する担当者になります。
Tips アポイントメント作成者は自動的に担当者として追加されていて、担当者から外すことはできません。
追加した担当者は、右側の「×」印をクリックすることで外すことができます。
②選択した日時 選択した日時候補と会議室が表示されます。間違いがないか確認してください。
③会議タイトル アポイントメントのタイトルを入力します。
タイトルは来訪者が受付コードを入力した際にiPad画面に表示されます。
空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名:氏名」が
自動的に設定されます。
例)来訪: テスト会社:山田太郎 様

 

 

↑この項目のトップへ戻る

エンタープライズプラン以上の担当者情報等の項目です。
plans-appo4-1_ent

Item Name Detail
①担当者一覧 アポイントメントに参加する担当者になります。
Tips アポイントメント作成者は自動的に担当者として追加されていて、担当者から外すことはできません。
追加した担当者は、右側の「×」印をクリックすることで外すことができます。
②選択した日時 選択した日時候補と会議室が表示されます。間違いがないか確認してください。
③お客様に来ていただくオフィス   アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。
オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。
次回以降は前回と同じオフィスが初期選択されます。
Tips 選択したオフィスの住所が、来訪者宛てに送られる招待メール内に表示されますので、複数拠点がある企業様でも実施場所を明確にお伝えすることができます。

Tips オフィス機能とは何ですか?

④会議タイトル アポイントメントのタイトルを入力します。
タイトルは来訪者が受付コードを入力した際にiPad画面に表示されます。
空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名:氏名」が
自動的に設定されます。
例)来訪: テスト会社:山田太郎 様

 

 

↑この項目のトップへ戻る

 

 

来訪者(ゲスト)情報の入力

 

フリープラン / スタンダードプランエンタープライズプラン以上の方

フリープラン / スタンダードプランの来訪者情報の項目です。

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日程調整メール有無 RECEPTIONISTから日程調整メールをお送りするかどうか選択します。
基本的にはメールを送信することを推奨していますが、担当者から日程調整URLを別途お送りする方が都合がいい場合は、日程調整URLのみ発行も可能です。
②来訪者種別 来訪されるお客様の種別をプルダウンで選択します。(詳しくはこちら
③お客様情報 来訪されるお客様の情報を入力します。
日程調整メールを送る場合には、メールアドレスが必須です。
日程調整メールを送らない場合(日程調整URLのみ発行)には、氏名が必須になります。
④来訪者が2名以上の場合、いずれか1名の受付コードで同時に受付できるようにする 2名以上の来訪者の場合、いずれか1名の受付コードを入力することで他の来訪者名が一覧で表示され、同時に受付する人を選択できます。

 

セミナー等のイベント受付用途で利用する場合は、お互い無関係な来訪者同士の名前が閲覧できてしまうことを避けるためにチェックを外してアポイントメントの作成を行ってください。(詳しくはこちら)
Tips調整アポが送信できるのは1名までですが、日時確定後に編集から来訪者を追加できます。

⑤お客様へのご案内 [詳細設定]を押すと表示されます。
日時確定時のお客様への招待メールに記載されます。受付までの道順等を記入ください。
入力すると、次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。
⑥備考 [詳細設定]を押すと表示されます。
カレンダー連携している場合は、予定の備考欄に記載されます。
MTGの目的等、社内での共有事項を記入ください。(お客様には表示されません)
⑦公開設定 [詳細設定]を押すと表示されます。
公開の場合:
・来客通知でお客様の会社名・氏名が表示されます。(詳しくは、こちら
・アポイントメント情報や来訪者記録は、全社員に表示されます。
非公開の場合:
・来客通知でお客様の会社名・氏名は表示されません。
・アポイントメント情報や来訪者記録は、
 管理者・アポイントメント作成者本人・参加予定の社員 以外からは見えなくなります。
・カレンダー連携している場合は、非公開としてスケジュール登録がされます。

 

次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。

⑧日程調整メールをプレビュー 『日程調整メール有』の場合に使用できます。
事前にお客様にどのようなメールが送られるかを確認することができます。

 

 

↑この項目のトップへ戻る

エンタープライズプラン以上の来訪者情報の項目です。

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日程調整メール有無 RECEPTIONISTから日程調整メールをお送りするかどうか選択します。
基本的にはメールを送信することを推奨していますが、担当者から日程調整URLを別途お送りする方が都合がいい場合は、日程調整URLのみ発行も可能です。
②来訪者種別 来訪されるお客様の種別をプルダウンで選択します。(詳しくはこちら
③お客様情報 来訪されるお客様の情報を入力します。
日程調整メールを送る場合には、メールアドレスが必須です。
日程調整メールを送らない場合(日程調整URLのみ発行)には、氏名が必須になります。

 

Tips Salesforce連携を行っている場合は、氏名を入力するとSalesforce上の同一氏名の取引先責任者が表示されます。該当の取引先責任者を選択すると、会社名・メールアドレスが自動入力されます。詳しくはこちら
④来訪者が2名以上の場合、いずれか1名の受付コードで同時に受付できるようにする 2名以上の来訪者の場合、いずれか1名の受付コードを入力することで他の来訪者名が一覧で表示され、同時に受付する人を選択できます。

 

セミナー等のイベント受付用途で利用する場合は、お互い無関係な来訪者同士の名前が閲覧できてしまうことを避けるためにチェックを外してアポイントメントの作成を行ってください。(詳しくはこちら)
Tips調整アポが送信できるのは1名までですが、日時確定後に編集から来訪者を追加できます。

⑤お客様へのご案内 [詳細設定]を押すと表示されます。
日時確定時のお客様への招待メールに記載されます。受付までの道順等を記入ください。
入力すると、次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。
⑥備考 [詳細設定]を押すと表示されます。
カレンダー連携している場合は、予定の備考欄に記載されます。
MTGの目的等、社内での共有事項を記入ください。(お客様には表示されません)
⑦公開設定 [詳細設定]を押すと表示されます。
公開の場合:
・来客通知でお客様の会社名・氏名が表示されます。(詳しくは、こちら
・アポイントメント情報や来訪者記録は、全社員に表示されます。
非公開の場合:
・来客通知でお客様の会社名・氏名は表示されません。
・アポイントメント情報や来訪者記録は、
 管理者・アポイントメント作成者本人・参加予定の社員 以外からは見えなくなります。
・カレンダー連携している場合は、非公開としてスケジュール登録がされます。

 

次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。

⑧ウェルカムテキスト [詳細設定]を押すと表示されます。
受付を完了した際に表示されるメッセージです。
空欄の場合は受付アプリ設定で指定したメッセージが表示されます。※改行可能
参考ウェルカムテキスト(受付完了時の表示メッセージ)を編集したい
⑨日程調整メールをプレビュー 『日程調整メール有』の場合に使用できます。
事前にお客様にどのようなメールが送られるかを確認することができます。

 

 

↑この項目のトップへ戻る

 

 

日時候補の確定(調整アポイントメントの登録)

 

全ての入力完了後、
メールを送る場合は「日時候補をお客様に送信」をクリックします。
(①でチェックを外した場合は「日程調整用URLを発行する」をクリックします。)

 

 

日程調整メールを送る場合

お客様へ日程調整の依頼メールが送信されますので、お客様の確認を待ちます。
plans-appo5

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

以下のメールが担当者とお客様に届きますので、ご確認ください。
Tips 「日程調整メール有」の場合のみ、それぞれにメールが届きます。
エンタープライズプラン以上の場合、日時候補をお客様に送信する際、指定したオフィスの住所がメール内に表示されます。

 

▼お客様 宛て
メールタイトル
[訪問会社名]アポイントメントの日程調整をお願いします

 

plans-appo6-1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼担当者 宛て
メールタイトル
[お客様名]さまとの日程調整を依頼しました

 

plans-appo6-2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

日程調整メールを送らない場合

画面上に日程調整URLが表示されますので、右の『URLをコピーする』をクリックしてURLをコピーし、メモ帳などに保存して下さい。
その日程調整URLを担当者からお客様に送っていただき、お客様の確認を待ちます。

 

Tips 日程調整URLは調整中のアポ一覧からでも確認できます。

plans-appo5-no

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

お客様(ゲスト)の確定待ち(調整中のアポとして登録されます)

 

調整中の状態でアポイントメント一覧に表示されます。
Tips 選択してある会議室を確認する場合は、該当アポの右側にあります「・・・」から「日時候補一覧表示」にて確認可能です。

 

plans-appo-list1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

調整中のアポイントメントに対する操作は「日時候補一覧表示」「調整用URL表示」「一部の日時候補の削除」「削除」が可能です。
「編集」はできませんので、日程調整をやり直す場合には、削除後に再度登録し直してください。

 

plans-appo-list1-1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

一部の日時候補を削除する方法

日時候補を削除したいアポイントメントの「・・・」から、「日時候補一覧表示」を選択します。
plans-appo-list1-1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

表示される日時候補一覧から、削除を行いたい日時の右側の「✕」をクリックします。
削除の確認画面が表示されるので、「OK」をクリックします。
appo_list1-2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

完了画面が表示され、該当の候補日時が削除されます。

 

 

 

連携しているカレンダー側の状態(日程調整中)

登録した日程調整のアポイントメント情報は、全ての日時候補を仮予定として連携しているカレンダーに自動的に登録されます。
Tips 担当者として追加した社員がカレンダー連携をしている場合は、その社員のカレンダーにも自動で仮予定が登録されます。

 

会議室の状態について
日程調整中の状態では、選択した会議室は他の方が予約することが可能となっています。
連携しているカレンダー上の予定としても、会議室の情報はまだ含まれていません。
Tips その日時候補で選択している全ての会議室が、他の予定で先に確保されてしまった場合、お客様が選択できる日時候補から非表示になります。

 

plans-appo-google1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

カレンダー連携時の注意点

メールアドレスについて

RECEPTIONIST上で登録している社員のメールアドレスと、カレンダー連携するアカウントのメールアドレスが一致している必要があります。
一致していない場合、カレンダー連携が正常に動作しない場合がありますので、ご注意くださいませ。

 

Googleカレンダー連携の場合

 

▼RECEPTIONIST上のメールアドレス
appo-tips1
▼Googleアカウントのメールアドレス
appo-tips2

 

Outlookカレンダー連携の場合

 

▼RECEPTIONIST上のメールアドレス
appo-tips1-2
▼Office365アカウントのメールアドレス
appo-tips2-2

 

カレンダーの種類について

RECEPTIONISTで登録したアポイントメントと連携ができるカレンダーは1種類となります。

 

例えば、Googleカレンダーと連携して登録したアポイントメントを、Outlookカレンダーと連携している状態で変更・削除を行いますと、カレンダー連携に不整合が発生いたします。
そのため、Googleカレンダーと連携して登録したアポイントメントを編集する場合には、Googleカレンダーと連携している状態で変更・削除。といった同一の連携状態での操作をお願いします。

 

連携カレンダー側の操作について

RECEPTIONISTを通して作成されたGoogleカレンダーやO365カレンダー上の予定を、直接操作しないでください。

 

RECEPTIONIST側で操作せず、連携カレンダー上で直接編集・削除すると、RECEPTIONIST側と予定の不整合が発生してしまいますので、ご注意くださいませ。

 

 

よくあるご質問

 

Q:アポイントメント機能に関するトラブル
A:こちらをご確認ください。
 

Q:調整アポ画面を開いても、カレンダー画面が表示されないのですが‥
A:こちらをご確認ください。

 

Q:Googleカレンダーと連携しても会議室が表示されないのですが‥
A:こちらをご確認ください。

 

Q:アポイントメント登録後、GoogleカレンダーやO365カレンダーからの編集・削除はRECEPTIONISTに反映されますか?

A:反映されません。編集・削除はRECEPTIONIST側からご対応ください。

 

Q:「招待メールなし」(受付コードの発行のみ)で登録したアポイントメントを「招待メールあり」に変更することはできますか?
A:メール送信有無は後からは変更できない仕様です。(「招待メールあり」で登録したアポイントメントを「招待メールなし」に変更もできない仕様です。)

 

Q:公開設定を「公開」にして登録したアポイントメントを「非公開」に変更することはできますか?
A:公開設定は後から変更できない仕様です。(「非公開」で登録したアポイントメントを「表示」に変更もできない仕様です。)

 

Q:受付コードの有効期限は?
A:アポイントメントの開始・終了から前後6時間が有効です。

 

 

 

以上でゲストへの日時提案は完了です!
続いて、ゲストが日程を確定する方法を確認しましょう。

3.ゲストの日時の確定・再調整