【調整アポ(来訪版)】3.お客様(ゲスト)の日時の確定・再調整

調整アポで日時提案を受け取ったお客様(ゲスト)が日時を確定する操作の流れです。
Tips調整アポ全体の流れはこちらをご確認ください。

 

操作手順

日程調整の依頼メールの確認
日程の確定

 

 

日程調整の依頼メールの確認

お客様に「アポイントメントの日程調整をお願いします」というタイトルのメールが届きます。
その中の「日時候補から日時選択をする」をクリックしていただき、日程調整を進めていただきます。

 

CheckHTML形式の場合、メーラーによって「日時候補から日時選択をする」押下してもアクセスできない場合がございます。その場合は、「◆上記ボタンがクリックできない場合は、下記のURLをChromeで開いてください。」のURLからアクセスしてください。または、RECEPTIONISTからのメールをテキスト形式に設定していただくことも可能です。

 
Tips 「日程調整メール無」の場合は、担当者からお送りいただいた『日程調整URL』から進めていただきます。

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日程の確定

アポイントメント確定画面が表示されますので、日時候補から日時を選択して「アポイントメントを確定する」をクリックします。
表示されている日時がすべて都合が悪い場合は、「都合の良い日時がないため、再調整を依頼する」をクリックします。

 

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日時候補スケジュール 担当者が登録した日時候補が表示されますので、お客様にアポイントメントの日時を選択し確定していただきます。
Tips 過去日付の日時候補、および、選択した会議室の候補全てが他の予定で埋まっている日時候補は、自動的に非表示になります。
表示されている日時候補のいずれも都合が悪い場合には、担当者に別途メールにてご連絡ください。
②オフィス 訪問先の住所が表示されます。
Tips 日時候補をお客様に送信する際、指定したオフィスの住所が表示されます。
③あなたのお名前 お客様のお名前を入力していただきます。
Tips 日時候補をお客様に送信する際、「お客様の氏名」を入力済みの場合は、そのお名前が表示されます。
④あなたの会社名 お客様の会社名を入力していただきます。
Tips 日時候補をお客様に送信する際、「お客様の会社名」を入力済みの場合は、その会社名が表示されます。
⑤あなたのメールアドレス お客様のメールアドレスを入力していただきます。
Tips 日時候補をお客様に送信する際、お客様のメールアドレスを入力済みの場合は、入力欄が非表示になりますので、入力は不要です。

 

 

日時を確定した場合
右のようなメッセージが表示され、アポイントメント日時が確定となります。
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日時の再調整を依頼した場合
右のようなメッセージが表示され、担当者へ再調整依頼のメールが送信されます。
再度日程調整の依頼が届くまでお待ちください。

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以上でお客様(ゲスト)の日時確定は完了です。
続いて日時確定後のアポイントメントについて確認しましょう。

 

4.確定後のアポイントメント/編集・削除