【調整アポ(来訪版)】4.確定後のアポイントメント/編集・削除

調整アポで、お客様(ゲスト)がアポイントメント日時を確定した後の流れです。
仮予約の削除や、会議室の予約が自動で行われています。
Tips調整アポ全体の流れはこちらをご確認ください。

 

操作手順

日程調整の完了
日程調整完了メール
再調整依頼メール ※お客様が再調整を依頼した場合に届きます
連携しているカレンダー側の状態
アポイントメント一覧画面:調整中のアポ→通常アポに
日程確定後の通常アポイントメントの変更・削除方法
カレンダー連携時の注意点
メールアドレスについて
カレンダーの種類について
連携カレンダー側の操作について
よくあるご質問

 

 

日程調整の完了

日程調整完了メール

 

お客様がアポイントメントの日時を確定すると、以下のメールが担当者(ホスト)とお客様(ゲスト)に届きます。
日程調整完了メールは、「日程調整メール無し」で調整アポを登録した場合も必ず送信されます。

Tips「お客様へのご案内」には、日時候補をお客様に送信する際、に入力した内容が表示されます。
エンタープライズプラン以上の場合、指定したオフィスの住所がメール内に表示されます。

 

▼お客様 宛て
メールタイトル
[訪問会社名]アポイントメントの日程が確定しました
例)[株式会社サンプル]アポイントメントの日程が確定しました

 

plans-appo10-1

( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼担当者 宛て
メールタイトル
[受付コード]来訪:[お客様の会社名]:[お客様名]様
例)[810749]来訪:株式会社テスト:三田花子様

 

plans-appo10-2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

再調整依頼メール

 

お客様が日時の再調整を選択した場合に、右のメールが担当者宛に届きます。

 

再度調整アポの作成を行ってください。

 

Tipsお客様が再調整の依頼を行うと、該当の調整アポは削除されます

▼担当者 宛て
メールタイトル
【重要】[山田二郎]さまからアポイントメント再調整を依頼されました[RECEPTIONIST]


( 画像をクリックすると拡大表示します )

連携しているカレンダー側の状態

 

■予定
日程調整中は全ての日時候補が仮予定として自動的に登録されていますが、ゲストが日時を確定すると、その確定した日時のみを残して他の日時候補はカレンダーから自動的に削除されます。

 

■会議室
お客様が日時を確定したタイミングで会議室が確保の状態になり、連携しているカレンダーにも登録されます(複数の会議室を選択していた場合は、その内の1つが確定されます)

 

Tips 確定した予定タイトル名は 来訪: [お客様の会社名]:[お客様名] 様 となります。
例)来訪: 株式会社テスト:三田花子 様

 

plans-appo-google2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

アポイントメント一覧画面:調整中のアポ→通常アポに

お客様が日程調整の依頼メールから日時の確定を行うと、アポイントメントの状態は調整中のアポから通常アポに状態が自動的に変更されます。

 

plans-appo11

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

日程確定後の通常アポイントメントの変更・削除方法

WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」から、全社員(またはあなた)を選択して「通常アポ」から該当アポイントメントの右側にある「・・・」をクリックして、「編集」・「削除」を選択します。
Tips 「編集」した場合、来訪者と担当者へメールが送信されます。

 

plans-appo12

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

■日程確定後の通常アポイントメント内容の変更を来訪者にメールでお知らせする
以下の、メール送信の対象となる編集項目を変更した場合は来訪者(ゲスト)へメールを送信するか選択できます。

 

表示されたポップアップの
・[OK]をクリックすると、変更の保存時にメールが送信されます。
・[キャンセル]をクリックすると、メールは送信されません。

 

メール送信の対象となる編集項目
・日時
・開始時間
・終了時間
・お客様に来ていただくオフィス
・担当者(追加)
・担当者(削除)
・メールアドレス(既存)‥もともと登録していた方のメールアドレス編集時に送信されます
・氏名(新規)‥もともと登録していなかった方を新規追加した場合に送信されます(すべてのゲストに送信されます)
・会社名(新規)‥もともと登録していなかった方を新規追加した場合に送信されます(すべてのゲストに送信されます)
・メールアドレス(新規)‥もともと登録していなかった方を新規追加した場合に送信されます(すべてのゲストに送信されます)
・お客様へのご案内

 

 

カレンダー連携時の注意点

メールアドレスについて

RECEPTIONIST上で登録している社員のメールアドレスと、カレンダー連携するアカウントのメールアドレスが一致している必要があります。
一致していない場合、カレンダー連携が正常に動作しない場合がありますので、ご注意くださいませ。

 

Googleカレンダー連携の場合

 

▼RECEPTIONIST上のメールアドレス
appo-tips1
▼Googleアカウントのメールアドレス
appo-tips2

 

Outlookカレンダー連携の場合

 

▼RECEPTIONIST上のメールアドレス
appo-tips1-2
▼Office365アカウントのメールアドレス
appo-tips2-2

 

カレンダーの種類について

RECEPTIONISTで登録したアポイントメントと連携ができるカレンダーは1種類となります。

 

例えば、Googleカレンダーと連携して登録したアポイントメントを、Outlookカレンダーと連携している状態で変更・削除を行いますと、カレンダー連携に不整合が発生いたします。
そのため、Googleカレンダーと連携して登録したアポイントメントを編集する場合には、Googleカレンダーと連携している状態で変更・削除。といった同一の連携状態での操作をお願いします。

 

連携カレンダー側の操作について

RECEPTIONISTを通して作成されたGoogleカレンダーやO365カレンダー上の予定を、直接操作しないでください。

 

RECEPTIONIST側で操作せず、連携カレンダー上で直接編集・削除すると、RECEPTIONIST側と予定の不整合が発生してしまいますので、ご注意くださいませ。

 

 

よくあるご質問

 

Q:アポイントメント機能に関するトラブル
A:こちらをご確認ください。
 

Q:調整アポ画面を開いても、カレンダー画面が表示されないのですが‥
A:こちらをご確認ください。

 

Q:Googleカレンダーと連携しても会議室が表示されないのですが‥
A:こちらをご確認ください。

 

Q:アポイントメント登録後、GoogleカレンダーやO365カレンダーからの編集・削除はRECEPTIONISTに反映されますか?

A:反映されません。編集・削除はRECEPTIONIST側からご対応ください。

 

Q:「招待メールなし」(受付コードの発行のみ)で登録したアポイントメントを「招待メールあり」に変更することはできますか?
A:メール送信有無は後からは変更できない仕様です。(「招待メールあり」で登録したアポイントメントを「招待メールなし」に変更もできない仕様です。)

 

Q:公開設定を「公開」にして登録したアポイントメントを「非公開」に変更することはできますか?
A:公開設定は後から変更できない仕様です。(「非公開」で登録したアポイントメントを「表示」に変更もできない仕様です。)

 

Q:受付コードの有効期限は?
A:アポイントメントの開始・終了から前後6時間が有効です。

 

 

 

お疲れ様でした!

 

これで調整アポイントメントの作成から、通常アポイントメントとしての受付コードの発行は完了です。
日時調整の作業時間の効率化に、ぜひご利用くださいませ。