予約ルームズ:複数会議室の予定に入退室する

RECEPTIONISTでは、予約ルームズアプリから会議室に入退室をして、会議室の利用状況を管理することができます。本ページではこの機能を使って「複数の会議室が設定されている予定」に入室する方法をご案内します。
 

Tips基本の設定や操作方法は会議室管理:初期設定と基本操作をご覧ください。

 

もくじ

前提
複数会議室の予定に入退室する流れ
Googleカレンダーの場合
Outlookカレンダーの場合
未入室の自動解放・自動削除について

予定の終了時間が退室時間に更新されるタイミング
 
 

前提

1. 初期設定と基本の利用の流れは会議室管理:初期設定と基本操作をご覧ください。
2. GoogleカレンダーとOutlookカレンダーで、複数会議室の予定に入室する方法が異なります。次項の連携カレンダー毎の操作方法を確認してください。
 
 

複数会議室の予定に入退室する流れ

 
Googleカレンダーの場合
Outlookカレンダーの場合
 

Googleカレンダーの場合


1. Googleカレンダー上で、1つの予定で2つ以上の会議室を選択し、予定を作成します。
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
 

2.予約した会議室のうち1つの会議室の入退室端末で入退室します。
例:1つの予定で会議室A・会議室Bを予約している場合、会議室A(または 会議室B)のいずれか1台の入退室端末からのみ入退室します。

Tips入退室の操作方法はこちらをご覧ください。
 
 

3. 1つの会議室の入退室端末で入退室すると、それ以外の会議室の端末にも入退室が同期されます。
例:1つの予定で会議室A・会議室Bを予約している場合、会議室Aで入室すると、会議室Bも入室中になります。
Check入退室操作をしていない方の入退室端末上の表示は、一方の端末の入退室操作の即時には反映しません。反映は、入退室操作をしていない端末の定期更新(5分間隔の自動更新)、または手動更新(更新ボタンのタップ)のタイミングとなります。

 
 

Outlookカレンダーの場合


1. Googleカレンダー上で、1つの予定で2つ以上の会議室を指定し、予定を作成します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
 

2. 予約した全ての会議室の入退室端末で入退室します。
例:1つの予定で会議室A・会議室Bを予約している場合、会議室Aと会議室Bの両方の入退室端末から入退室します。

Tips入退室の操作方法はこちらをご覧ください。

CheckGoogleカレンダーと異なり、1つの会議室からの入室で他の会議室に入退室状態が同期しないので、予定に属する会議室すべての入退室端末から入退室する必要があります
 
 

未入室の自動解放・自動削除について

複数会議室を指定している予定でも、未入室のまま一定時間を経過したとき、「予定から会議室を自動解放」と「予定を自動削除」が可能です。自動解放・自動削除が動作した場合、その予定の全ての会議室の入退室端末で予定がクリアされます。
Tips設定方法や詳細は、『会議室管理:未入室の会議予約を自動キャンセルする(空予約自動解放)』をご覧ください。
 

 
CheckOutlookカレンダーの場合、各会議室の入退室端末から入退室が必要な仕組みより、予定に登録されている会議室のうち、1つの会議室で入室済みの場合、自動解放・自動削除となりません。
また、入室済みの入退室端末では予定がクリアされず、未入室の入退室端末のみ予定がクリアされます。
 
 

予定の終了時間が退室時間に更新されるタイミング

Googleカレンダーの場合

入退室端末での実際の「退室時間」でカレンダー予定の終了時間が更新されます。
 

Outlookカレンダーの場合

各会議室の入退室端末から入退室が必要な仕組みより「最後に退室した会議室の退室時間」でカレンダー予定の終了時間が更新されます
 

例:1つの予定で会議室A・会議室Bを予約。会議室A・会議室Bにそれぞれ入室。会議室Aで先に退室した場合、会議室Bで退室した時間でカレンダー予定の終了時間が更新されます。
 
 

日々の予約ルームズのご利用にお役立てくださいませ。