予約ルームズ:入室中の会議室利用を延長する

RECEPTIONISTでは、予約ルームズアプリから会議室に入退室をして、会議室の利用状況を管理することができます。

 

会議室の利用中、会議の進行状況に応じて「会議室の利用を延長したい」ケースでは、その後の予定がない場合に限り、会議室利用を延長することが可能です。

 

本ページでは「入室中の会議室利用を延長する」方法をご案内します。
 

Tips基本の設定や操作方法は会議室管理:初期設定と基本操作をご覧ください。

 

もくじ

前提
会議室利用を延長する流れ
延長可能な条件について
 

前提

1. 初期設定と基本的なご利用の流れは会議室管理:初期設定と基本操作をご覧ください。
 
2. Outlookで正常に入退室や延長操作をする場合、Outlook側の権限設定が必要です。
詳しくは、会議室管理:Outlookカレンダー連携時の事前設定をご覧ください。
 
3. 会議延長は入退室モード時間お知らせモードのどちらの端末からでも操作が可能です。
Tips入退室時間お知らせの両方の端末をご利用の場合は、いずれか一方で延長するだけで大丈夫です。(もう一方の端末には自動で延長状態が同期されます)
 

会議室利用を延長する流れ

 

1. 連携カレンダー上で、利用したい会議室を選択し予定を作成します。

 
 

2.入退室モードの端末で入室します。

Tips入退室の操作方法はこちらをご覧ください。


 

3. 会議の進行状況に応じて延長が必要な場合、延長可能な会議室であれば「会議時間を延長する」ボタンが表示します。延長する場合タップします。
 

▼入退室モード
meetingroom-manage_app_07-app
▼時間お知らせモード

 
 

4. 次の予定の開始時間に応じて、延長可能な時間が表示します。
入室中予定の終了時刻を起点に15分刻みで、最大4つの選択肢が延長後の時間で表示するので、延長したい時間を選択して「→」をタップします。
 

▼入退室モード
meetingroom-manage_app_07-app
▼時間お知らせモード

 
5. 「延長しますか?」の画面が表示するので「はい」をタップします。
 

▼入退室モード
meetingroom-manage_app_07-app
▼時間お知らせモード

 
6. 延長後、入室中の予定が延長されます。
 

▼入退室モード
meetingroom-manage_app_07-app
▼時間お知らせモード

Tips予約ルームズのWeb画面>会議室状況上の予定と、連携カレンダー(Google/Outlook)上の予定も、延長後の時間で更新されます。

 
 
7. 次の予定が入室中予定の終了時刻から14分以内にある場合、延長不可なので延長ボタンが表示しません。
 

▼入退室モード(次の予定が表示する)
meetingroom-manage_app_07-app
▼時間お知らせモード

 

延長可能な条件について

延長できないケース
次の予定が14分以内:延長不可

延長可能なケース
次の予定が15分〜29分以内:延長候補が1つ表示
次の予定が30分〜44分以内:延長候補が2つ表示
次の予定が45分〜59分以内:延長候補が3つ表示
次の予定が60分より後:延長候補が4つ表示

特殊予定も延長可能
延長回数は無制限
 
 

延長できないケース

次の予定が入室中予定の終了時刻から14分以内にある場合、延長ができません。

次の予定が14分以内にある場合:延長不可

▼入退室モード(次の予定が表示する)
meetingroom-manage_app_07-app
▼時間お知らせモード

 
 

延長可能なケース

入室中予定の終了時刻を起点に、次の予定までの空き時間に応じて15分・30分・45分・60分の最大4つの選択肢で延長候補が表示されます。
そのため、次の予定が入室中予定の終了時刻から14分以内に無い場合のみ延長が可能です。

次の予定が15分〜29分以内にある場合:延長候補が1つ表示

▼入退室モード
meetingroom-manage_app_07-app
▼時間お知らせモード

次の予定が30分〜44分以内にある場合:延長候補が2つ表示

▼入退室モード
meetingroom-manage_app_07-app
▼時間お知らせモード

次の予定が45分〜59分以内にある場合:延長候補が3つ表示

▼入退室モード
meetingroom-manage_app_07-app
▼時間お知らせモード

次の予定が60分より後にある場合:延長候補が4つ表示

▼入退室モード
meetingroom-manage_app_07-app
▼時間お知らせモード

 
 

特殊予定も延長可能

以下のような特殊予定も延長できます。
・終日予定 (例: 1/1 0:00 〜 1/1 23:59)
・定期予定 (例: 1/1 10:00, 1/2 10:00, 1/3 10:00・・・)
・日またぎ予定 (例: 1/1 10:00〜1/2 12:00)
・非公開予定 (Google/Outlookで予定作成時、予定を「非公開」で指定)
・即入室した予定 (入退室アプリの「今すぐ入室」から入室した予定)
参考: 予約のない会議室に入室(即入室)
・複数会議室が指定されている予定 (Google/Outlookで予定作成時、会議室を2つ以上指定) 
参考: 会議室管理:複数会議室の予定に入退室する

 
 

延長回数は無制限

次の予定が無い限り、何度でも延長が可能です。

 
 

日々の予約ルームズのご利用にお役立てくださいませ。