RECEPTIONISTから来客通知が来た時の対応方法

RECEPTIONISTでお客様が受付すると、チャットツールからこのような通知が来ます。

 

RECEPTIONIST受付コードでの通知Slack

※その他の通知内容についての詳細は「RECEPTIONISTでお客様が受付した時の通知内容」をご覧ください。

 

実際には、通知を受けた人がお客様を迎えに行きますが、
チャットツール上では誰がお迎えに行くのかがわかりません。
そこで、チャットツールの特性を生かし、このチャットツール上でコミュニケーションしながらお客様の対応をしましょう。

 

担当者が通知に気付いて、すぐにお迎えに行ける場合

 

担当者自身がお迎えにいける場合は、それがわかるようにチャットツールに投稿してからお迎えに行きましょう。

 

例)「OK!」「行きまーす!」

RECEPTIONISTで来客が来た時の応対1

 

担当者が複数いる場合も、誰がお迎えに行くのかわかるようにコメントしましょう。

RECEPTIONISTで来客通知がきた場合の対応

 

OKボタンもご活用ください【Slack】

Slackでご利用の場合、各通知に「OK」ボタンをつけることができます。
 

 

迎えに行く人がこの「OK」ボタンを押すことで、来客のために誰が動いているか、簡単かつリアルタイムに情報を共有することができます。
test_notification_slack2
このような通知が届いたら、「OK」をクリック


test_notification_slack_after_OK2
↑迎えに行く人のSlackユーザー名が表示されます

 

担当者が通知に気付いたけど、すぐにお迎えに行けない場合

 

会議中などでお迎えに行けない場合は、誰かに対応をお願いしましょう。
その場合も、チャットツール上で依頼すると、他の人も対応状況を把握できるので便利です。

 

例)「まだ会議中なので@XXXXさん、代わりにお願いできますか?」

RECEPTIONISTで来客通知がきた際の対応2

 

担当者が気付いていない場合

 

来客の時間が迫ってくると、担当者はチャットツールからの通知を気にするようになるため、来客通知に気づかないことはほとんどありません。
しかし万が一、担当者からのレスポンスが無い場合、同じチームのアシスタントや上司・部下、総務の方が対応するようにしましょう。

 

RECEPTIONISTで来客通知がきた場合の対応3

 

 

これでRECEPTIONISTからの来客通知が来た場合の対応方法がわかったかと思います。
続いて、実際にお客さまをご案内する際のフローを お客様をご案内する際のフローについて で説明いたします。