iPadでの受付から来客対応までの流れ

iPadでの受付から来客対応まで以下手順で行います。

【1】待ち受け画面
【2】メニュー画面で受付方法を選択する
【3】来客通知を受け取り、来客対応を行う
 
Tipsタッチレスモードでご利用の場合は、『完全タッチレス機能を利用した操作の流れ』をご覧ください。
 
 

【1】待ち受け画面

待ち受け画面には、ロゴと背景画像が表示されており、画面をタップすると、メニュー画面に遷移します。
 

Tips待ち受け画面のデザイン変更、メニュー画面を待ち受けに設定が可能です。
iPadアプリ画面のデザイン設定
メニュー画面を待ち受けに設定する

【2】メニュー画面で受付方法を選択する

受付方法は3種類あります。
ボタンごとに来訪者の受付フローが異なります。

受付コードで受付
担当者検索から受付
カスタムボタンで受付
 
Tips各ボタンはWEB管理画面の「受付アプリ設定」から表示・非表示が可能です。

受付コードで受付

受付コードでの受付の流れ

( 「︙」から全画面表示できます )
 
①「受付コードを入力する」をタップ
②受付コード（数字6桁）を入力
③来訪者の人数を入力（※入力項目に設定、かつアポイントメント作成時に来訪者が2名以上の場合、いずれか1名の受付コードで同時に受付できるようにするのチェックなしの場合のみ）
④来訪者を選択し「→」をタップ
（※アポイントメント作成時に来訪者を複数名登録、かつ来訪者が2名以上の場合、いずれか1名の受付コードで同時に受付できるようにするのチェック有りの場合のみこの画面が表示される）
（※調整アポ経由で発行した受付コードの場合は、予約時に同席者を追加したときのみこの画面が表示される）
⑤お連れ様の人数を入力し「→」をタップ
（※③で「上記にお名前が無いお連れ様を追加する」にチェックした場合のみ）
⑥カスタム受付項目の入力し「→」をタップ（※カスタム受付項目を設定時のみ）
⑦確認画面で「OK」をタップ
⑧受付完了画面

担当者検索から受付

担当者の名前（カナ）の最初の２文字で、担当者を検索し、担当者を呼び出します。

Tips名前（カナ）と完全一致に変更もできます。

担当者検索での受付の流れ

( 「︙」から全画面表示できます )
 

①「担当者の名前を検索する」をタップ
②担当者の名前（カナ）の最初の２文字を入力
③検索結果から担当者を選択
④来訪者の会社名を入力（※入力項目に設定時のみ）
⑤来訪者の氏名を入力（※入力項目に設定時のみ）
⑥来訪者の人数を入力（※入力項目に設定時のみ）
⑦カスタム受付項目の入力し「→」をタップ（※カスタム受付項目を設定時のみ）
⑧確認画面で「OK」をタップ
⑨受付完了画面
 
 
 

カスタムボタンで受付

各企業様の来客状況・ニーズに合わせてカスタマイズできるボタンです。

ボタン例）
・面接が多いときは「面接の方はこちら」ボタン
・配達業者用に「配達業者さま専用」ボタン
・清掃業者用に「清掃業者さま専用」ボタン
・飛び込み営業用に「お約束のない方はこちら」ボタン
・来客の対応漏れ防止用に「3分待っても担当者が来ないとき」ボタン
・役員宛ての来客用に「役員宛てはこちら」ボタン
・セキュリティカードを忘れた社員用に「従業員専用」ボタン

カスタムボタンでの受付の流れ

( 「︙」から全画面表示できます )

①カスタムボタンをタップ
②サブカスタムボタンをタップ（※階層化で設定時のみ）
③来訪者の会社名を入力（※入力項目に設定時のみ）
④来訪者の氏名を入力（※入力項目に設定時のみ）
⑤来訪者の人数を入力（※入力項目に設定時のみ）
⑥カスタム受付項目の入力し「→」をタップ（※カスタム受付項目を設定時のみ）
⑦確認画面で「OK」をタップ
⑧受付完了画面

【3】来客通知を受け取り、来客対応を行う

お客様が受付を完了すると、来客通知が届きます。
チャットツールに通知される場合は、通知に対してレスポンスやリアクション（「OK」と返信、スタンプを押すなど）してから、来客対応を行いましょう。
自分宛ての来客の対応が難しい場合は、他の社員に依頼しましょう。

▼チャットツールへの通知例

 
Tips 次の文言は編集可能です。”お迎えに行く時は「OK」と言ってから行きましょう。”
Tips 通知の見逃しが心配な場合はこちらをご覧ください。

 
 
 
以上になります。
来訪されるお客様の受付フローを考慮し、用意するボタンをご検討いただければと思います。
Tipsどんなボタンを用意するべきでしょうか？