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予約ルームズ：Outlookカレンダー連携時の事前設定

Microsoft

事前準備

・Microsoftのグローバル管理者のアカウントまたはExchage管理者のアカウント
※会議室管理連携アカウント以外のアカウントでも問題ございません。

注意事項

Microsoft側のアクセス権限とAPIの関係上、予約ルームズで管理する全ての会議室に対して、この後の2,3の設定を必ず行ってください。
（管理する会議室が4つの場合は、4回同じ設定を行います。）

この後の2,3の設定を行わない場合、以下の現象が発生いたします。

・予約ルームズ画面（会議室状況画面）に追加した会議室が表示されない
・会議タイトルが正常に取得できない
・非公開情報が正常に判断できない
・会議予定の時間が更新できず、開始時間や終了時間の反映、延長操作ができない
・自動キャンセル機能が実行されない

Microsoft 側のAPIの関係で、この後の2,3の設定が反映されるまで30分～数時間かかることがあります。設定をしても予約ルームズ画面（会議室状況画面）に表示されない場合は、しばらく時間を置いてご確認ください。

会議室カレンダーの共有設定を行う

この設定を行わない場合、予約ルームズ画面（会議室状況画面）で正常に会議室が表示ができません。

会議室カレンダーにアクセスできるように設定する

1. 管理センターにアクセス

Microsoftのグローバルアカウント権限のアカウントで
Microsoft365管理センター
にアクセスします。

2. 会議室と備品を開く

左メニュー「リソース」＞「会議室と備品」を選択します。
会議室と備品メニュー

3. Exchange の設定を開く

表示された一覧から、会議室管理を行う会議室を選択して「Exchange の設定の編集」をクリックします。

会議室のExchange設定の編集ボタン

4. 委任設定を編集

Exchangeの設定画面が表示されますので「委任」タブ ＞ 「読み取りと管理（フル アクセス）」の「編集」をクリックします。

Check
「委任」タブが表示されない場合は権限が不足しています。Microsoftのグローバルアカウント権限のアカウントでログインしてください。


Exchange委任設定画面

( 画像をクリックすると拡大表示します )

5. メンバーを追加

「＋メンバーを追加」をクリックします。

メンバーを追加ボタン

6. 連携用アカウントを選択して保存

事前準備でご用意いただいた会議室管理連携用アカウントにチェックし、「保存」をクリックします。
（事前準備の詳細は
初期設定【Microsoft連携】
をご参照ください）

連携用アカウントの選択画面

7. 代理人追加を確認

「代理人のアクセス許可を追加しますか？」と表示されますので「確認」をクリックします。

代理人のアクセス許可の確認ダイアログ

8. 追加完了を確認

「アクセス許可が追加されました」と表示されれば完了です。

アクセス許可が追加されましたの表示

これで、該当の会議室カレンダーにアクセスする権限が付与できました。
予約ルームズの利用にあたり、各会議室からフルアクセス権限を外さないようにしてください。
続いて、会議室カレンダーにアクセスして共有設定を行います。

会議室カレンダー上で共有設定を行う

1. 会議室カレンダーにアクセス

先ほど、会議室にフルアクセス許可した管理者で会議室カレンダーにアクセスします。
会議室のメールアドレスをもとに、以下の通りURLを指定してください。

■ 会議室のカレンダーにアクセスするURL
https://outlook.office.com/calendar/{会議室のメールアドレス}/

例）会議室のメールアドレスが meetingrooma@onmicrosoft.com の場合：
https://outlook.office.com/calendar/meetingrooma@onmicrosoft.com/

会議室カレンダーアクセス例

会議室カレンダーにアクセスしてもエラーになる場合

エラー画面が表示される場合、アクセス権限が反映されるまで時間がかかることがあります。
30分～60分ほど経過してから再度お試しください。

アクセス権限反映待ちエラー画面

2. 共有とアクセス許可を開く

会議室カレンダーにアクセス後、左側メニューの Calendar（別名の場合あり）の右側にある [‥] をクリックし、
「共有とアクセス許可」を選択します。

共有とアクセス許可の選択

3. 連携用アカウントを検索

検索枠にメールアドレス等で会議室管理連携用のアカウントを入力し、該当カレンダーと共有します。

Check
必ずRECEPTIONISTの会議室設定画面で連携するアカウントを選択してください。

会議室管理連携用アカウントを検索

4. 共有を実行

共有するアカウントを選択したら、「共有」ボタンをクリックします。

共有ボタンを押す画面

5. 権限を編集可能に設定

アカウントが追加されたことを確認してください。
権限は必ず「編集が可能」を選択してください。

権限設定を編集可能に

3. PowerShellによる会議室設定と社員Mailboxへの権限付与手順

以下の動作を行うため、PowerShellを用いてパラメーターを変更します。必要な操作は「会議室の設定変更」と「社員Mailboxへの権限付与」の2つに分かれます。

  • 会議室設定のパラメーター変更
    ・会議予定のタイトルを取得できるようにする。
    ・公開・非公開情報を連携できるようにする。
  • 社員Mailboxへの権限付与
    ・会議予定時間を更新し、開始時間や終了時間の反映、延長操作をできるようにする。
    ・指定した時間が経過しても会議室に入室されなかった場合に、その会議予約を自動キャンセルできるようにする。

情報システム部などとご相談のうえ、必ずMicrosoft365のグローバルアカウント権限アカウントでExchange Online PowerShell接続し、操作をお願いします。

Check
この設定前に作成された予定には反映されません。この設定前に登録した予定は、この設置後も引き続き会議タイトルが正常に表示されず、非公開情報も表示されます。

3-1. PowerShellの準備（接続・認証）

  1. Exchange Online リモート PowerShellをインストールします。
  2. PowerShellからMicrosoftグローバルアカウント権限のアカウントでMicrosoft365に接続します。

3-2. 会議室の設定変更

該当会議室に対して以下のパラメータを設定します。（会議タイトルの表示・公開非公開情報で変更するパラメータになります）

  • -AddOrganizerToSubject
    スケジュールの題名に予約者名を合わせて表示するかどうか
    ・TRUE：表示する
    ・FALSE：表示しない
  • -DeleteSubject
    スケジュールの題名を表示するかどうか
    ・TRUE：表示しない
    ・FALSE：表示する
  • -RemovePrivateProperty
    非公開フラグを取り除くかどうか
    FALSE（取り除かない）で設定してください。

▼予約ルームズ画面（会議室状況画面）の表示例


予約ルームズ 会議室状況画面

( 画像をクリックすると拡大表示します )

3-3. 社員Mailboxへの「FullAccess」権限付与

主催者として会議の予約登録を行う可能性がある各社員のMailboxに対して、会議室連携アカウントに
「FullAccess」権限を付与します。
（自動キャンセル・会議予定の時間を更新するための権限付与になります。） 

Grant-MailboxPermission -Identity <社員メールボックス> -User <会議室連携アカウント> -AccessRights FullAccess
Check
各社員のMailboxに対してのFullAccess付与が難しい場合は弊社までお問い合わせください。

上記3.1～3.3の詳細な設定手順（参考）

Check
こちらの設定手順はあくまで参考となります。詳細については
『Microsoft側のヘルプセンター』をご確認いただく、またはMicrosoftにお問い合わせをお願いいたします。
【1】会議室のメールアドレスを確認

Microsoftの管理者で
Microsoft 365管理センター
にログイン＞左メニュー「リソース」＞「会議室と備品」＞該当の会議室の「メール」がメールアドレスになります。

【2】Exchange Online PowerShellに接続し、セッションを開始
  1. 左下のWindowsマーク＞「Windows PowerShell」＞「Windows PowerShell」を右クリック＞「管理者として実行する」
  2. 以下コマンドを入力し、Enter。
    Get-InstalledModule
  3. インストール済みのモジュールが表示され、Nameの列に「ExchangeOnlineManagement」がないのを確認する。
    ※既に「ExchangeOnlineManagement」がある場合は「6」から対応する。
  4. Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
  5. 信頼されてないリポジトリですが大丈夫？と表示されるので『Y』を入力しEnter。
  6. Connect-ExchangeOnline
  7. Microsoft365のログイン画面が表示されるので、グローバル管理者アカウントでログイン。
  8. 黄色の文字で「The module allows access…」等が出れば接続完了（セッション開始）。
【3】Exchange Online PowerShellで設定

※＊＊１には【1】で確認した会議室のメールアドレスを、
※＊＊２には会議室連携アカウントのメールアドレスを入れてください。

■3-1. 会議タイトルの表示・公開非公開情報で変更するパラメータ

▼全て「False」に変更する場合のコマンド

Set-CalendarProcessing -Identity ＊＊１ -AddOrganizerToSubject $False -DeleteSubject $False -RemovePrivateProperty $False

▼設定状況を確認するコマンド

Get-CalendarProcessing -Identity ＊＊１ | FL *RemovePrivateProperty*, *AddOrganizerToSubject*, *DeleteSubject*

RemovePrivateProperty : False / AddOrganizerToSubject : False / DeleteSubject : False と返ってくれば設定完了です。

■3-2. 自動キャンセル・会議予定の時間更新のための権限付与

▼「FullAccess」権限を付与するコマンド

Get-Mailbox -ResultSize unlimited -RecipientTypeDetails UserMailbox | Add-MailboxPermission -User ＊＊２ -AccessRights FullAccess -InheritanceType All
Check
このコマンドは実行時点でMicrosoft365上に登録されている全社員に対して一括で権限付与します。社員が増えた場合は再度実行してください。社員ごとに権限付与したい場合は別コマンドをご確認ください。
Check
Microsoftの仕様上、対象ユーザーが500人以上の場合はタイムアウトが発生します。

Microsoft側のヘルプセンター

お疲れさまでした！これで、RECEPTIONISTの会議室状況画面に、共有設定した会議室が表示されるようになります。
ただしMicrosoft 側のAPIの関係で、設定が反映されるまで30分～数時間かかることがあります。
表示されない場合は時間を置いて再度ご確認ください。

ご不明点はMicrosoft側のヘルプセンターもご覧ください。

参考
Outlook.com の予定表を共有する

不明点がある場合は、お気軽にお問い合わせください。

右上の「お問い合わせ方法」ボタンから、お問い合わせ方法がご確認いただけます。

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