予約ルームズ：リマインドメールを配信
会議室の予約状況をお知らせするリマインドメールの送信が行えます。
メールにはURLが記載されているため、会議室予約の変更やキャンセルが簡単に行えます。
もくじ
リマインドメールの機能
| 配信有無 | 企業アカウント単位で設定できます。各社員ごとに設定はできません。 （RECEPTIONIST管理者で設定可。設定方法はこちら。） CheckGaroon連携の場合、会議連携用アカウントが認識できない以下予定については、リマインドメールは送信されません。 ・会議連携用アカウントが参加者に含まれていない非公開予定 ・会議連携用アカウントがアクセス制限され閲覧できないスケジュール上の予定 |
| 配信日時 | 予定の0-5日前の朝7:00頃 （何日前に配信するかはRECEPTIONIST管理者で設定可。設定方法はこちら。） Checkリマインドメールの送信時間以前に、会議室予約をキャンセルされた場合は、リマインドメールは送信されません。 |
| 配信対象の会議室 | 「会議室設定」で登録されている会議室の予約状況を配信します。 予約ルームズを利用せずに会議室を予約した場合もメールが送信されます。 |
| 配信先 | Googleカレンダー連携の場合 Googleカレンダー上の予定の以下メールアドレス宛に送信されます。 ・公開の場合：主催者宛て ・非公開の場合：作成者宛て ※RECEPTIONISTに登録しているメールアドレス宛ではありません。 Outlookカレンダー連携の場合 Outlookカレンダー上の予定の主催者のメールアドレス宛に送信されます。 ※RECEPTIONISTに登録しているメールアドレス宛ではありません。 Garoon連携の場合 以下の順でメールアドレスが取得できた場合に、そのメールアドレスに送信されます。 1.予定作成者のgaroonログイン名にメールアドレスが設定されている場合、そのメールアドレス 2.予定作成者のgaroonアカウントで外部連携しているRECEPTIONIST社員アカウントがある場合、そのRECEPTIONIST社員アカウントのメールアドレス 3.予定作成者のgaroonログイン名と@マーク前が完全一致するRECEPTIONIST社員アカウントのメールアドレス ※上記1~3でメールアドレスが取得できなかった場合は、リマインドメールは送信されません。 |
| 配信内容 |
▼件名 [RECEPTIONIST]近日中の会議予定のリマインド ▼本文 会議日時、会議タイトル、会議室名、URL URLについて ・RECEPTIONISTから登録した予定は、RECEPTIONISTのアポイントメント一覧URLを表示 ・Googleカレンダーから登録した予定は、Google CalendarのURLリンクを表示 ・Outlookカレンダーから登録した予定は、Outlook側のAPIの特性上URLが記載されません ・Garoonから登録した予定は、Garoon側のAPIの特性上URLが記載されません ▼Googleカレンダー連携の例 ( 画像をクリックすると拡大表示します ) |
リマインドメールの設定方法
RECEPTIONIST管理者で「会議室設定」画面の右上の「会議室情報の編集」＞「設定」をクリックします。
「予定を予定作成者にメールでリマインドする」にチェック＞リマインドの希望日時を選択＞「設定を保存」をクリックします。
■リマインドのタイミング
【例】4/22に送られてくるメール
0日前の設定：4/22の会議予定が対象
1日前の設定：4/23の会議予定が対象
2日前の設定：4/24の会議予定が対象
3日前の設定：4/25の会議予定が対象
4日前の設定：4/26の会議予定が対象
5日前の設定：4/27の会議予定が対象
■リマインドのタイミング
【例】4/22に送られてくるメール
0日前の設定：4/22の会議予定が対象
1日前の設定：4/23の会議予定が対象
2日前の設定：4/24の会議予定が対象
3日前の設定：4/25の会議予定が対象
4日前の設定：4/26の会議予定が対象
5日前の設定：4/27の会議予定が対象
( 画像をクリックすると拡大表示します )
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