オフィス機能:拠点ごとに呼び出せるアポを管理する(エンタープライズプラン以上)

この機能は、エンタープライズプラン以上でご利用いただけます。

 

オフィス機能では、オフィス(拠点)情報とiPadアプリを紐付けることができます。
さらに、アポイントメントの「お客様に来ていただくオフィス」に設定したオフィスに紐づくiPadアプリでのみ、受付可能に設定ができます。

 

iPadを複数拠点で利用しており、各iPadごとにアポの受付管理を行いたい場合等にご利用ください。

 

例)
・アポの「オフィス」を東京本社で設定の場合、東京本社のiPadアプリでのみ受付可能。
・アポの「オフィス」を大阪支社で設定の場合、大阪支社のiPadアプリでのみ受付可能。
 
 

もくじ

設定方法
オフィス機能の事前設定
オフィス一致を判定する設定
設定後の状況
ご利用の場合の注意点

 
 

設定方法

 

オフィス機能の事前設定

 

オフィスが複数(2拠点以上)ある場合に活用いただけます。
そのため、まずは会社情報から、オフィス情報が設定されていることを確認しましょう。
Tipsオフィス機能について、詳しくはこちらをご覧ください。

 
 

管理者でWEB管理画面にログインして、右上のメニューから「会社情報」を選択して、オフィス一覧を確認しましょう。

 
 
 

オフィス一致を判定する設定

 

受付コード(QRコード)で受付の際に、オフィスが一致しているiPadのみで受付可能に制限する方法は、以下の通りです。
 
 

管理者でWEB管理画面にログインして、来訪者設定 > その他の設定 を選択します。

 
 

通常アポと期間アポそれぞれ、「受付時にオフィスが一致していることを判定」を選択します。


設定項目 内容
全てのアポでオフィス判定を無効にする 全てのアポについて、全てのiPadで受付ができます。
全てのアポでオフィス判定を有効にする 全てのアポについて、アポ作成時に「お客様に来ていただくオフィス」で選択したオフィスに紐づくiPadでのみ受付ができます。
アポごとにオフィス判定の有無を選択可 アポ作成時に「全オフィスのiPadで受付可能にする」のチェックボックスが表示されます。

・チェックあり:「お客様に来ていただくオフィス」で選択したオフィスに紐づくiPadでのみ受付ができます。
・チェックなし:全てのiPadで受付ができます。

 

 

「更新しました。」とメッセージが表示されます。

 
 

以上で設定は完了になります。
これで、受付コード(QRコード)で受付時、オフィスが一致しているiPadでのみ受付が可能になります。

 
 
 

設定後の状況

例) 受付コード(QRコード)で受付可能なパターン

▼登録したアポのオフィス【渋谷本社】

( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼受付するiPadのオフィス【渋谷本社】

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

例) 受付コード(QRコード)で受付できないパターン

▼登録したアポのオフィス【大阪支社】

( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼受付するiPadのオフィス【渋谷本社】

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

受付コード(QRコード)でオフィスが一致せず、受付ができない場合は、以下のエラーが表示されます

▼受付コードで呼び出した場合
[E05009]エラーコードになります

( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼QRコードで呼び出した場合
[E05010]エラーコードになります

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
 

ご利用の場合の注意点

 

iPadにオフィスが未設定。または、アポにオフィスが未設定の場合
・「受付時にオフィスが一致していることを判定」を有効にしていても、オフィスが未設定のiPadからは、すべての受付コード(QRコード)で受付が可能です。
 

・「受付時にオフィスが一致していることを判定」を有効にしていても、オフィスが未設定のアポは、どのオフィスが設定されているiPadからでも受付が可能です。
 
 

調整アポ(予約受付型)から、来訪のアポを作成した場合
・調整アポ(予約受付型)では、オフィス選択機能が未対応のため、オフィスを指定できません。
そのため、会議形態が「来訪」の場合に作成されたアポに対しては、オフィス一覧の1番上にあるオフィスとして自動的に設定されます。

 
 
 

お疲れ様でした! これで設定は完了です。
受付コード(QRコード)で受付できるのは、オフィスが一致しているiPadからのみに制限されていれば、無事に設定完了です。