クラウド受付システムRECEPTIONIST(レセプショニスト)とは何ですか?

クラウド受付システムRECEPTIONISTとは?

クラウド受付システムRECEPTIONISTは、内線を使わず、ビジネスチャットを使って社内の担当者を直接呼び出すオフィス受付システムです。(対応ビジネスチャットはこちら、内線電話を使わない理由はこちら
また、来訪当日の受付だけでなく、お客様との来訪日程調整から受付管理までのワンストップで行える、アポイントメント機能も搭載しています。

 

システムは、「Web管理画面」と「iPadアプリ」という2つで構成されています。
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RECEPTIONISTの特徴は?

■来客を担当者に直接お知らせします

お客様が来訪された際、内線電話の受付では、必ず誰かが仕事の手を止めて取り次ぎをしなければなりません。
RECEPTIONISTはビジネスチャットを使って担当者に直接通知するため、取次の手間をなくし、お客様をお待たせしません。(対応ビジネスチャットはこちら

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■様々なビジネスチャットに対応

現在以下のビジネスチャットと連携しています。SMS通知やメールアドレス宛の通知も利用可能です。
ビジネスチャットでは担当者のメンション付きの受付通知も可能(Microsoft Teams以外)で、ご自身宛の受付通知を見逃すこともありません。

 

 

ビジネスチャット 通知先
Slack チャンネル
Chatwork グループチャット
Oneteam トピック
Workplace グループチャット
LINE WORKS トークルーム
Microsoft Teams チーム内チャネル
Google Hangouts Chat チャットルーム
InCircle トークルーム
DingTalk
※ご利用希望の方は別途お問い合わせください
グループチャット
SMS通知 電話番号を使用した通知のため、個別通知のみです。
メールアドレス メールを送る通知のため、個別通知のみです。

 

 

■アポイントメント機能で日程調整〜当日の受付まで

全社員のみなさまが利用可能なアポイントメント機能をご用意しています。
来訪日時・来訪者情報を登録することで、来訪されるお客様が利用する受付コードを発行・連絡するとともに、会議室予約やスケジュール登録も同時に行えます。(連携可能カレンダー:Googleカレンダー・Office365のOutlookのカレンダー)

 

また、「調整アポ」ではお客様との日程調整・会議室予約・スケジュール登録〜当日の来訪までを一元管理することが可能です。

 

▼調整アポのご利用イメージ
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■来客者リストはデータで管理、社内で共有

RECEPTIONISTで受付を行った来訪履歴はクラウド上に保存されるので、お客様に来客表をご記入いただく必要はありません。
来訪履歴はWEB管理画面での閲覧やCSVでのダウンロードもできるので、日々の様々な業務にお役立ていただけます。

 

▼来訪者記録の閲覧
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▼来訪者記録のグラフ表示
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■待ち受け画面デザインは自由にカスタマイズ可能

iPadの待受画面やロゴは自由に設定可能です。(操作ボタンの色設定や動画再生も可)
自社のイメージに合った受付をデザイン可能です。

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■工事不要、初期費用無料、導入は最短1時間

インターネットにつなげるだけで利用可能なため、初期工事は必要ありません。
また、ご利用にあたり初期費用はいただいておりません。iPadをご準備いただくだけで、即日利用開始も可能です。

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■標準で英語・日本語に対応

外国人のお客様の来訪にも対応しております。WEB管理画面や受付通知の英語表記も可能です。
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詳しくは、RECEPTIONISTのサイトをご覧ください。