お客様をご案内する際のフローについて

企業によって、お客様をご案内する際のフローは様々です。

なぜ企業によって違うのかと言うと、案内係は誰なのか、会議室はどこなのか、給茶(お茶出し)をするのか、お茶はどこにあるのか、など、オフィスエントランスの仕様や、お客様のおもてなしに対するポリシーがそれぞれ違うからです。

 

RECEPTIONISTでは、さまざまな受付スタイルに合わせてお使いいただけるように、来客時の通知を工夫しています。ここでは、お客様をおもてなししつつ、効率的にご案内する方法をいくつかご提案させていただきます。

 

来客人数に合わせて担当者がお客様用のペットボトルの水・お茶を持参してご案内

 

最近増えてきているのがこのスタイルです。ペットボトルの水・お茶は運搬もしやすく単価もかなり安くなっており、多くの企業で導入が進んでいます。

 

RECEPTIONISTは担当者に直接来客通知が行き、その際にお客様の人数もわかるため、

RECEPTIONIST通知内容Slack

担当者は通知を受けたあと、会議室を確認し、お客様の人数分のペットボトルを持って、お客様をご案内することができます。

 

これが一番効率がよく、お客様をお待たせしない受付フローになるかと思います。

 

 

担当者が会議室に案内しつつ、来客対応が落ち着いたタイミングでアシスタントが一斉にお茶出し

 

お客様にはペットボトルのお茶ではなく、きちんとコップでお茶やコーヒーをお出ししたいという場合、給茶とご案内を同時にする(お茶をトレーで運びながらご案内する)ことはできません。また、同じ担当者がご案内してから給茶をすると非常に時間がかかってしまいます。そこで、担当者はすぐにご案内して会議を始め、アシスタントの方が後からまとめて給茶することをお勧めしております。

 

RECEPTIIONISTでは、受付用のchannel・グループチャットに来客の通知がすべて来るため、アシスタントの方は席にいるままでお客様が何組何名来られているかを把握することができます。お客様が来られるのはたいてい〜時ちょうどの時間に集中していますから、来客通知がひと段落したタイミングで、一斉にお茶出しをするのが良いでしょう。

 

これまでアシスタントの方が、ご案内・給茶・担当者への連絡、の全てをやられていた場合と比較すると、かなり効率化することが実感できると思います。効率化することで時間に余裕ができるため、来客が同じ時間に多数あっても、慌てることなく、丁寧に一人一人のお客様におもてなしができるようになるはずです。

 

受付と会議室のフロアが分かれている場合は、会議室フロアにもRECEPTIONISTを設置

 

執務エリアがあるフロアに受付があり、会議室フロアが別の場合、これまではお客様を別フロアの会議室にご案内してから、給茶、担当者への連絡、という大変な時間のロスをしていることかと思います。

 

RECEPTIONISTでは、どこの受付にどのお客様が何名来られたのかがわかるため、会議室フロアが受付フロアと分かれている場合は、会議室フロアにもRECEPTIONISTを設置することをお勧めしています。

RECEPTIONISTの通知は受付場所がわかる

どこにお客様が来たのか一眼でわかります。

 

そうすることで、担当者はすぐに別フロアにいるお客様をご案内しに向かうことができます。この場合の給茶はやはりペットボトルを担当者が持っていくのが良いでしょう。

 

 

RECEPTIONISTを利用すると、お客様の受付対応を効率化でき、さらに余裕をもっておもてなしができるようになるかと思います。

次は、初めて来社されるお客様へのアナウンスについて ご説明いたします。

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