来訪者の名前を公開しないで受付する方法

基本的にRECEPTIONISTで受付したお客様の情報は、ビジネスチャット上のchannel・グループチャットで通知されるため、他の社員の方も見ることができてしまいます。

 

しかし、面接者や、経営上の重要なお客様など、一般社員の方にはあまり見られたくない来客もあります。そのためRECEPTIONISTでは、設定によって来訪者の名前を公開せずに受付する方法も用意しています。

 

 

方法は以下の2通りあります。

 

事前にアポイントメントを登録して、受付コードで受付する(社内共有を非表示)
カスタムボタンの通知先を一部の人のみが参加しているchannel・グループチャットにして受付する(来訪者記録への非表示)

 

 

1.事前にアポイントメントを登録して、受付コードで受付する(社内共有を非表示)

 

事前のアポイントメント登録時に、社内共有を「非表示」で登録します。

RECEPTIONISTアポ作成時の来訪記録非公開

 

その受付コードで受付をした場合、通知メッセージにお客様の社名・名前を含みません。
さらに、来訪者記録からも非表示になります。(非表示にしても管理者アカウントからは見えるようになっています。)

RECEPTIONIST受付コードでの通知Slack

 

こうすることで、通知時にも、来訪者記録でも、一般社員からは見られずに受付対応をすることが可能になります。とくに理由がなくこのようなお客様の場合には、社内共有が「非表示」の受付コードを利用した運用をお勧めしています。

 

詳しくは、こちらをご確認ください。

 

 

2.カスタムボタンの通知先を一部の人のみが参加しているchannel・グループチャットにして受付する(来訪者記録への非表示)

 

面接者など、名前は隠したいけど来客数が多く毎回事前にアポイントメント登録するのが大変、というような場合もあります。その場合は、カスタムボタンの通知先を一部の人のみが参加しているchannel・グループチャットにし(面接なら人事部のchannelなど)、来訪者記録を非表示にすることで、一般社員からは見られずに受付対応をすることが可能になります。

 

RECEPTIONISTカスタムボタンの通知先指定
通知先を人事部のchannelに指定すれば、人事部以外には見えなくなります。

 

 

以上の方法を用いれば、一般社員の方にはあまり見られたくない来客の対応も可能となります。カスタムボタンの設定方法を合わせてご確認くださませ。