来訪者の名前を公開しないで受付する方法

基本的にRECEPTIONISTで受付したお客様の情報は、チャットツール上のchannel・グループチャットで通知されるため、他の社員の方も見ることができてしまいます。

 

しかし、面接者や、経営上の重要なお客様など、一般社員の方にはあまり見られたくない来客もあります。そのためRECEPTIONISTでは、設定によって来訪者の名前を公開せずに受付する方法も用意しています。

 

方法は以下の2通りあります。

  1. 事前にアポイントメントを登録して、受付コードで受付する(来訪者記録に非表示)
  2. カスタムボタンの通知先を一部の人のみが参加してるchannel・グループチャットにして受付する(来訪者記録に非表示)

 

 

1.事前にアポイントメントを登録して、受付コードで受付する(来訪者記録に非表示)

 

受付コードで受付をする場合、通知メッセージにお客様の名前を含んでいません。

RECEPTIONIST受付コードでの通知Slack

 

さらにアポイントメント登録時に、来訪者記録への公開範囲設定ができます。(非公開にしても管理者アカウントからは見えるようになっています。)

RECEPTIONISTアポ作成時の来訪記録非公開

 

こうすることで、通知時にも、来訪者記録でも、一般社員からは見られずに受付対応をすることが可能になります。とくに理由がない場合は、このようなお客様の場合は受付コードを利用した運用をお勧めしています。

 

 

2.カスタムボタンの通知先を一部の人のみが参加してるchannel・グループチャットにして受付する(来訪者記録に非表示)

 

面接者など、名前は隠したいけど来客数が多く毎回事前にアポイントメント登録するのが大変、というような場合もあります。その場合は、カスタムボタンの通知先を一部の人のみが参加してるchannel・グループチャットにし(面接なら人事部のchannelなど)、来訪者記録を非表示にすることで、一般社員からは見られずに受付対応をすることが可能になります。

RECEPTIONISTカスタムボタンの通知先指定

通知先を人事部のchannelに指定すれば、人事部以外には見えなくなる

 

以上の方法を用いれば、一般社員の方にはあまり見られたくない来客の対応も可能となります。カスタムボタンの設定方法を合わせてご確認くださませ。

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