お客様をご案内する際のおすすめフロー
企業によって、お客様をご案内する際のフローは様々です。
案内係は誰なのか、会議室の場所、給茶（お茶出し）の有無や提供方法など、オフィスエントランスの仕様やお客様へのおもてなし方針が異なるためです。
RECEPTIONISTでは、さまざまな受付スタイルに対応できるよう、来客時の通知方法を工夫しています。以下では、お客様へのおもてなしと効率的なご案内の両立に役立つ方法を紹介します。
来客人数に合わせて担当者がお客様用のペットボトルの水・お茶を持参して案内する方法
ペットボトルの水やお茶は運搬しやすく単価も安価なため、多くの企業で導入が進んでいます。
RECEPTIONISTは担当者に直接来客通知を行い、その際にお客様の人数も表示されます。
担当者は通知を受けたあと、会議室を確認し、人数分のペットボトルを持って案内できます。これにより、お客様を待たせずにスムーズな受付対応が可能です。
担当者が会議室に案内し、来客対応後にアシスタントが一斉にお茶出しを行う方法
コップでお茶やコーヒーを提供する場合、案内と給茶を同時に行うことは困難です。また、同じ担当者が両方を行うと時間がかかります。担当者が先に案内して会議を開始し、アシスタントが後からまとめて給茶する方法が効率的です。
RECEPTIONISTでは、受付用のチャンネルやグループチャットに来客通知が集約されるため、アシスタントは席にいながら来客数と状況を把握できます。来客が集中する時間帯の通知が落ち着いたタイミングで一斉に給茶を行うと、効率よく対応できます。
この方法により、来客対応・給茶・担当者への連絡を1人で行う場合と比べて業務負担を軽減できます。業務効率が向上し、複数組の来客があっても落ち着いて丁寧な応対が可能になります。
受付と会議室のフロアが分かれている場合に会議室フロアにもRECEPTIONISTを設置する方法
執務エリアがあるフロアに受付があり、会議室が別フロアにある場合、お客様を会議室まで案内してから給茶や連絡を行うと時間のロスが発生します。
RECEPTIONISTでは、どの受付に何名の来客があったかを確認できます。会議室フロアが別の場合は、そのフロアにもRECEPTIONISTを設置することで、担当者が迅速に案内できます。
どこにお客様が来たのか一目で確認できます。
この場合の給茶は、担当者がペットボトルを持参する方法が適しています。
RECEPTIONISTを活用することで、受付対応を効率化し、余裕を持ったおもてなしが可能になります。