来訪者の名前を公開しないで受付する方法

基本的にRECEPTIONISTで受付したお客様の情報は、ビジネスチャット上のチャンネルやグループチャットで通知されるため、他の社員の方も見ることができます。

しかし、面接者や経営上の重要なお客様など、一般社員にはあまり見られたくない来客もあります。そのためRECEPTIONISTでは、設定によって来訪者の名前を公開せずに受付する方法も用意しています。

方法は以下の2通りです。それぞれ以下で解説します。

1. 事前にアポイントメントを登録して、受付コードで受付する（公開設定を「非公開」）
2. カスタムボタンの通知先を、一部の人のみが参加しているチャンネルやグループチャットに設定して受付する（来訪者記録には非表示）

方法1.事前にアポイントメントを登録して、受付コードで受付する（公開設定を非公開）

事前のアポイントメント登録時に、公開設定を「非公開」で登録します。

その受付コードで受付をした場合、

• 来客通知メッセージの来訪者の会社名・名前が非表示になります。
• アポ一覧・来訪者履歴にて、他の社員からは閲覧できなくなります。

こうすることで、通知時にも、来訪者記録でも、一般社員からは見られずに受付対応をすることが可能になります。とくに理由がなくこのようなお客様の場合には、公開設定が「非公開」の受付コードを利用した運用をお勧めしています。

詳しくは、こちらをご確認ください。

方法2.カスタムボタンの通知先を一部の人のみが参加しているchannel・グループチャットにして受付する（来訪者記録への非表示）

面接者など、名前は隠したいけど来客数が多く毎回事前にアポイントメント登録するのが大変、というような場合もあります。その場合は、カスタムボタンの通知先を一部の人のみが参加しているchannel・グループチャットにし（面接なら人事部のchannelなど）、来訪者記録を非表示にすることで、一般社員からは見られずに受付対応をすることが可能になります。

通知先を人事部のchannelに指定すれば、人事部以外には見えなくなります。

以上の方法を用いれば、一般社員の方にはあまり見られたくない来客の対応も可能となります。カスタムボタンの設定方法を合わせてご確認くださませ。