予約ルームズ：Outlookカレンダー連携時の事前設定

”会議室予約システム「予約ルームズ」”についてはサービスサイトをご覧ください。

事前準備

・Microsoftのグローバル管理者のアカウントまたはExchage管理者のアカウント
※会議室管理連携アカウント以外のアカウントでも問題ございません。

もくじ

1.注意事項
2.会議室カレンダーの共有設定を行う
2-1.会議室カレンダーにアクセスできるように設定する
2-2.会議室カレンダー上で共有設定を行う
3.PowerShellによる会議室設定と社員Mailboxへの権限付与手順
3-1.PowerShellの準備（接続・認証）
3-2.会議室の設定変更
3-3.社員Mailboxへの「FullAccess」権限付与

1.注意事項（必ずお読みください）

Microsoft側のアクセス権限とAPIの関係上、予約ルームズで管理する全ての会議室に対して、この後の2,3の設定を必ず行ってください。
（管理する会議室が4つの場合は、4回同じ設定を行います。）

この後の2,3の設定を行わない場合、以下の現象が発生いたします。

・予約ルームズ画面（会議室状況画面）に追加した会議室が表示されない
・会議タイトルが正常に取得できない
・非公開情報が正常に判断できない
・会議予定の時間が更新できず、開始時間や終了時間の反映、延長操作ができない
・自動キャンセル機能が実行されない

 
 
Microsoft 側のAPIの関係で、この後の2,3の設定が反映されるまで30分～数時間かかることがあります。設定をしても予約ルームズ画面（会議室状況画面）に表示されない場合は、しばらく時間を置いてご確認ください。

2.会議室カレンダーの共有設定を行う

この設定を行わない場合、予約ルームズ画面（会議室状況画面）で正常に会議室が表示ができません。
 
 

2-1.会議室カレンダーにアクセスできるように設定する

1.Microsoftのグローバルアカウント権限のアカウントで、Microsoft365管理センターにアクセスします。
 

2.左メニュー「リソース」＞「会議室と備品」を選択します。

3.表示された一覧から、会議室管理を行う会議室を選択して「Exchange の設定の編集」をクリックします。

4.Exchangeの設定画面が表示されますので「委任」タブ＞「読み取りと管理（フル アクセス）」の「編集」をクリックします。
Check「委任」タブが表示されない場合は権限が不足しておりますため、Microsoftのグローバルアカウント権限のアカウントでログインしてください。

6.「1.事前準備」の3でご用意いただいた会議室管理連携用アカウントにチェックし、「保存」をクリックします。

7.「代理人のアクセス許可を追加しますか？」と表示されますので「確認」をクリックします。

8.「アクセス許可が追加されました」と表示されます。

これで、該当の会議室カレンダーにアクセスする権限が付与できました。
予約ルームズの利用にあたり、各会議室からフルアクセス権限を外さないようにお願いします。
続いて、会議室カレンダーにアクセスして、共有設定を行います。

 

2-2.会議室カレンダー上で共有設定を行う

 
1.先ほど、会議室にフルアクセス許可した管理者で、会議室カレンダーにアクセスします。会議室のメールアドレスをもとに、以下の通りURLを指定してアクセスしてください。

■会議室のカレンダーにアクセスするURL
https://outlook.office.com/calendar/{会議室のメールアドレス}/

例）この場合、会議室にアクセスするURLはhttps://outlook.office.com/calendar/meetingrooma@onmicrosoft.com/になります。

会議室カレンダーにアクセスしてもエラーになる場合

エラー画面が表示される場合、アクセス権限が反映されるまで、時間がかかる場合がありますのでしばらくしてから再度お試しください（約30分～60分）

2.該当の会議室カレンダーにアクセス後、左側のメニューより、Calender（別の名前の場合もあります）の右側にある [‥] から「共有とアクセス許可」を選択します。

3.検索枠にメールアドレス等で会議室管理連携用のアカウントを検索して、該当の会議室カレンダーと共有を行います。
Check 必ずRECEPTIONISTの会議室設定画面で連携するアカウントを選択してください。

4.共有するアカウントを選択したら、「共有」ボタンを押します。

5.アカウントが追加されたことを確認します。
権限は必ず「編集が可能」を選択してください。

3.PowerShellによる会議室設定と社員Mailboxへの権限付与手順

以下の動作を行うため、PowerShellを用いて、パラメーターを変更します。
必要な操作は「会議室の設定変更」と「社員Mailboxへの権限付与」の2つに分かれます。

・会議室設定のパラメーター変更
　・会議予定のタイトルを取得できるようにする。
　・公開・非公開情報を連携できるようにする。

・社員Mailboxへの権限付与
　・会議予定時間を更新し、開始時間や終了時間の反映、延長操作をできるようにする。
　・指定した時間が経過しても会議室に入室されたなかった場合に、その会議予約を自動キャンセルできるようにする。

情報システム部などとご相談のうえ、必ずMicrosoft365のグローバルアカウント権限アカウントでExchange Online PowerShell接続し、操作をお願いします。
Check この設定前に作成された予定には反映されない仕様です。この設定前に登録した予定は、この設置後も引き続き会議タイトルが正常に表示されず、非公開情報も表示されます。

設定手順

3-1.PowerShellの準備（接続・認証）

 
１．Exchange Online リモート PowerShellをインストールします。
２．PowerShellからMicrosoftグローバルアカウント権限のアカウントでMicrosoft365に接続します。
 

3-2.会議室の設定変更

 
該当会議室に対して以下のパラメータを設定します。
（会議タイトルの表示・公開非公開情報で、変更するパラメータになります。）
 
・-AddOrganizerToSubject（スケジュールの題名に予約者名を合わせて表示するか）
ご希望に合わせて設定してください。
・TRUE：表示する
・FALSE：表示しない

 
・-DeleteSubject（スケジュールの題名を表示するかどうか）
ご希望に合わせて設定してください。
・TRUE：表示しない
・FALSE：表示する

 
・-RemovePrivateProperty（非公開フラグを取り除くかどうか）
FALSE（取り除かない）で設定してください。
 
▼予約ルームズ画面（会議室状況画面）の表示例

( 画像をクリックすると拡大表示します )

3-3.社員Mailboxへの「FullAccess」権限付与

 
主催者として、会議の予約登録を行う可能性がある各社員のMailboxに対して、会議室連携アカウントに「FullAccess」権限を付与します。
（自動キャンセル。会議予定の時間を更新するための権限付与になります。）
　・-AccessRights FullAccess ***
Check各社員のMailboxに対してのFullAccess付与が難しい場合は弊社までお問い合わせください。

上記3.1～3.3の詳細な設定手順（参考）

Checkこちらの設定手順はあくまで参考となります。詳細については『Microsoft側のヘルプセンター』をご確認いただく、またはMicrosoftにお問い合わせをお願いいたします。
【１】会議室のメールアドレスを確認。
Microsoftの管理者でMicrosoft365管理センターにログイン＞左メニュー「リソース」＞「会議室と備品」＞該当の会議室の「メール」がメールアドレスになります。
 

【２】Exchange Online PowerShellに接続し、セッションを開始。
1.左下のWindowsマーク＞「Windows PowerShell」＞「Windows PowerShell」を右クリック＞「管理者として実行する」

2.以下コマンドを入力し、Enter。
Get-InstalledModule

3.インストール済みのモジュールが表示され、Nameの列に「ExchangeOnlineManagement」がないのを確認する。
※Nameの列に「ExchangeOnlineManagement」がある場合は、既にインストール済みなので、「6」から対応する。

4.以下コマンドを入力し、Enter。
Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement

5．信頼されてないリポジトリだけど大丈夫？….と表示されるので『Y』を入力し、Enter。

6．以下コマンドを入力し、Enterを押す。
Connect-ExchangeOnline

7．Microsoft365のログイン画面が表示されるので、グローバル管理者のMicrosoft365アカウントでログインする。

8．黄色の文字で「The module allows access to all existing remote PowerShell…」または「This V3 PowerShell module contains new REST API」と記載が出たら、Exchange Online PowerShellに接続完了。（セッション開始）
 
【３】Exchange Online PowerShellで設定。
※＊＊１には、【１】で確認した会議室のメールアドレスを入れてください。
※＊＊２には、会議室連携アカウントのメールアドレスを入れてください。
 

■３-１．会議タイトルの表示・公開非公開情報で、変更するパラメータについて

▼全て「False」に変更する場合のコマンド
Set-CalendarProcessing -Identity ＊＊１ -AddOrganizerToSubject $False -DeleteSubject $False -RemovePrivateProperty $False

▼設定状況を確認するコマンド
Get-CalendarProcessing -Identity ＊＊１ | FL *RemovePrivateProperty*, *AddOrganizerToSubject*, *DeleteSubject*
 
RemovePrivateProperty : False
AddOrganizerToSubject : False
DeleteSubject : False　と返ってくれば、設定されています。
 
■３-２．自動キャンセル。会議予定の時間を更新するため、各社員のMailboxに対して、会議室連携アカウントに「FullAccess」権限を付与する手順について

▼「FullAccess」権限を付与するコマンド
Get-Mailbox -ResultSize unlimited -RecipientTypeDetails UserMailbox | Add-MailboxPermission -User ＊＊２ -AccessRights FullAccess -InheritanceType All
Checkこのコマンドは、コマンド実行時点でMicrosoft365上に登録されている全社員に対して、一括で権限付与するコマンドになります。入社等で社員が増えた場合は、再度コマンドを実行してください。社員ごと(個別)に権限付与したい場合には、別途コマンドを確認してください。
CheckMicrosoftの仕様上、対象ユーザーが500人以上の場合はタイムアウトが発生します。

Microsoft側のヘルプセンター

詳細は、Microsoft側のヘルプセンターもご確認のうえ、ご対応をお願いします。
・多要素認証を使用して Exchange Online PowerShell に接続する
・設定-CalendarProcessing
・Exchange Server 環境のリソースメールボックスの予定表に、件名の代わりに開催者の名前が表示される
・会議室メールボックスの予定表におけるアイテムの表示を変更する方法

お疲れさまでした！
これで、RECEPTIONISTの会議室状況画面に、共有設定した会議室が表示されるようになります。

ただし、Microsoft 側のAPIの関係で、設定が反映されるまで30分～数時間かかることがあります。ここまでの共有設定をしても予約ルームズ画面（会議室状況画面）に表示されない場合は、しばらく時間を置いて確認してみてください。

ご不明点ございましたら、Microsoft側のヘルプセンターもご覧ください。
Outlook.com の予定表を共有する