会議室管理:Outlookカレンダー連携時の対応事項

会議室管理をOutlookカレンダーで利用する際の注意点

Microsoft側のアクセス権限とAPIの関係で、以下の操作を必ず行ってください。

 

会議室カレンダーの共有設定を行う
会議室カレンダーにアクセスできるように設定する
会議室カレンダー上で共有設定を行う
会議室の設定変更を行う

 

この設定を行わない場合、以下の現象が発生いたします。

・会議室状況画面に追加した会議室が表示されない
・会議タイトルが正常に取得できない
・非公開情報が正常に判断できない

 

これらの状況を改善するために、必ず設定を行ってください。

 

Check 会議室管理を行う「会議室」に対して、以下の全ての操作を繰り返し行ってください。

 

 

会議室カレンダーの共有設定を行う

この設定を行わない場合、会議室状況画面で正常に会議室が表示ができません。

 

会議室カレンダーにアクセスできるように設定する

グローバルアカウント権限を持っているアカウントで、Office365の管理センターにアクセスします。

 

 

管理センターのメニューより、リソースの中にある「会議室と備品」を選択します。
mtg-room-outlook_01

 

 

表示された一覧から、会議室管理を行う会議室を選択して「Exchange の設定の編集」をクリックします。
mtg-room-outlook_02

 

 

Exchangeの設定画面が表示されますので、メールボックスの委任 を選択してフルアクセス許可の「+」ボタンを押します。
mtg-room-outlook_03

 

 

一覧から、操作している管理者を選択して、「追加」ボタンを押して「OK」を選択します。
mtg-room-outlook_04

 

 

前の画面に戻り、フルアクセス許可内に選択した管理者が追加されたことを確認して、右下の「保存」ボタンを押します。
mtg-room-outlook_05

 

 

正常に保存されたメッセージが表示されますので、「OK」を押しましょう。
mtg-room-outlook_06

 

これで、該当の会議室カレンダーにアクセスする権限が付与できました。
続いて、会議室カレンダーにアクセスして、共有設定を行います。

 

 

会議室カレンダー上で共有設定を行う

Check 引き続き、会議室にフルアクセス権限を付与した管理者で操作を行ってください。

 

先ほど、アクセス権限を付与した会議室カレンダーにアクセスします。
アクセス方法は、会議室のメールアドレスをもとに、以下の通りURLを指定してアクセスしてください。

 

 

■会議室のカレンダーにアクセスするURL
https://outlook.office.com/calendar/{会議室のメールアドレス}/

 

例)
mtg-room-outlook_07-1

 

この会議室にアクセスするURLは
https://outlook.office.com/calendar/meetingrooma@onmicrosoft.com/
になります。

 

 

会議室カレンダーにアクセスしてもエラーになる場合

エラー画面が表示される場合、アクセス権限が反映されるまで、時間がかかる場合がありますのでしばらくしてから再度お試しください(約30分~60分)
mtg-room-outlook_07-2

 

 

 

該当の会議室カレンダーにアクセス後、左側のメニューより、Calender の左側にある [‥] から「共有とアクセス許可」を選択します。
mtg-room-outlook_08

 

 

検索枠にメールアドレス等で会議室管理連携用のアカウントを検索して、該当の会議室カレンダーと共有を行います。
Check 必ずRECEPTIONISTの会議室設定画面で連携するアカウントを選択してください。
mtg-room-outlook_09

 

 

共有するアカウントを選択したら、「共有」ボタンを押します。
mtg-room-outlook_10

 

 

アカウントが追加されたことを確認します。
権限は「全ての詳細を閲覧可能」を選択してください。
mtg-room-outlook_11

 

 

お疲れさまでした!
これで、RECEPTIONISTの会議室状況画面に、共有設定した会議室が表示されるようになります。

 

ただし、Microsoft 側のAPIの関係で、設定が反映されるまで30分~数時間かかることがあります。
ここまでの共有設定をしても会議室状況画面に表示されない場合は、しばらく時間を置いて確認してみてください。

 

ご不明点ございましたら、Microsoft側のヘルプセンターもご覧ください。
Outlook.com の予定表を共有する

 

 

会議室の設定変更を行う

会議予定のタイトルと公開・非公開情報を連携できるようにする手順です。

 

Check ただし、この設定以前に作成された予定には反映されない仕様です。
※この設定前に登録されている予定については、この設置後も引き続き会議タイトルが正常に表示されず、非公開情報も表示できてしまいます。

 

 

Exchange Online PowerShell を利用して設定を行う

Exchange Online PowerShell を利用して設定を行う必要があります。

 

Check 情報システム部などとご相談のうえ、必ずグローバルアカウント権限を持っているOffice365アカウントで接続し、操作をお願いします。

 

 

1、Exchange Online リモート PowerShellをインストールします。
2、PowerShellからグローバルアカウント権限のアカウントでOffice365に接続します。
3.該当会議室に、会議タイトルの表示・公開非公開情報の表示設定を行います。

 

PowerShellで変更するパラメータ

会議タイトルの表示・公開非公開情報で、変更するパラメータは以下になります。

 

・-AddOrganizerToSubject
・-DeleteSubject
・-RemovePrivateProperty

 

これらのパラメータを全て「False」に変更します。

 

Microsoft側のヘルプセンター

詳細は、Microsoft側のヘルプセンターもご確認のうえ、ご対応をお願いします。
多要素認証を使用して Exchange Online PowerShell に接続する
設定-CalendarProcessing
Exchange Server 環境のリソースメールボックスの予定表に、件名の代わりに開催者の名前が表示される
会議室メールボックスの予定表におけるアイテムの表示を変更する方法

 

 

この設定変更を行うことで、「会議予定タイトル」「非公開状態」を保持してRECEPTIONISTに連携することができます。

 

 

これらのアクセス権限・設定変更を行ったうえで、会議室管理でOutlookカレンダー上の会議室をお使いいただき、日々の会議室のご利用にお役立てくださいませ。