予約ルームズ:Outlookカレンダー連携時の事前設定

こちらの設定にはMicrosoftのグローバル管理者のアカウントが必要となります。
「会議室管理連携アカウント」以外のアカウントでも設定可能です。

 
 

会議室管理をOutlookカレンダーで利用する際の注意点

Microsoft側のアクセス権限とAPIの関係上、会議室管理を行う全ての会議室に対してそれぞれ、以下の操作を必ず行ってください。管理する会議室が4つの場合は、4回同じ設定を行います。

 

会議室カレンダーの共有設定を行う
会議室カレンダーにアクセスできるように設定する
会議室カレンダー上で共有設定を行う
PowerShellで会議室のパラメーターの設定を変更する
会議予約を自動キャンセルするための共有設定を行う

 

この設定を行わない場合、以下の現象が発生いたします。

・会議室状況画面に追加した会議室が表示されない
・会議タイトルが正常に取得できない
・非公開情報が正常に判断できない
・予定があるが既に退室済みの会議室に即入室できない

 

 

会議室カレンダーの共有設定を行う

この設定を行わない場合、会議室状況画面で正常に会議室が表示ができません。

 

会議室カレンダーにアクセスできるように設定する

Microsoftのグローバルアカウント権限のアカウントで、Microsoft365管理センターにアクセスします。
Check次の「会議室カレンダー上で共有設定を行う」の作業を行うための設定になりますので、「会議室カレンダー上で共有設定を行う」を行った後は、各会議室からフルアクセス許可を外しても問題ございません。

 

 

左メニュー「リソース」>「会議室と備品」を選択します。
mtg-room-outlook_01

 

 

表示された一覧から、会議室管理を行う会議室を選択して「Exchange の設定の編集」をクリックします。
mtg-room-outlook_02

 

 

Exchangeの設定画面が表示されますので、「メールボックスの委任」を選択してフルアクセス許可の「+」を押します。
mtg-room-outlook_03

 

 

一覧から操作している管理者を選択し、「追加」を押して「OK」を押します。
mtg-room-outlook_04

 

 

前の画面に戻り、フルアクセス許可内に選択した管理者が追加されたことを確認して、右下の「保存」を押します。
mtg-room-outlook_05

 

 

正常に保存されたメッセージが表示されますので、「OK」を押しましょう。
mtg-room-outlook_06

 

これで、該当の会議室カレンダーにアクセスする権限が付与できました。
続いて、会議室カレンダーにアクセスして、共有設定を行います。

 

 

会議室カレンダー上で共有設定を行う

先ほど、会議室にフルアクセス許可した管理者で、会議室カレンダーにアクセスします。
アクセス方法は、会議室のメールアドレスをもとに、以下の通りURLを指定してアクセスしてください。

 

 

■会議室のカレンダーにアクセスするURL
https://outlook.office.com/calendar/{会議室のメールアドレス}/

 

例)
mtg-room-outlook_07-1

 

この会議室にアクセスするURLは
https://outlook.office.com/calendar/meetingrooma@onmicrosoft.com/
になります。

 

 

会議室カレンダーにアクセスしてもエラーになる場合

エラー画面が表示される場合、アクセス権限が反映されるまで、時間がかかる場合がありますのでしばらくしてから再度お試しください(約30分~60分)
mtg-room-outlook_07-2

 

 

 

該当の会議室カレンダーにアクセス後、左側のメニューより、Calender(別の名前の場合もあります)の右側にある [‥] から「共有とアクセス許可」を選択します。
mtg-room-outlook_08

 

 

検索枠にメールアドレス等で会議室管理連携用のアカウントを検索して、該当の会議室カレンダーと共有を行います。
Check 必ずRECEPTIONISTの会議室設定画面で連携するアカウントを選択してください。
mtg-room-outlook_09

 

 

共有するアカウントを選択したら、「共有」ボタンを押します。
mtg-room-outlook_10

 

 

アカウントが追加されたことを確認します。
権限は必ず「編集が可能」を選択してください。
mtg-room-outlook_11

 

 

 

PowerShellで会議室のパラメーターの設定を変更する

会議予定のタイトルと公開・非公開情報を連携できるようにする。
及び、予定があるが既に退室済みの会議室に即入室できるようにする手順です。
情報システム部などとご相談のうえ、必ずMicrosoft365のグローバルアカウント権限アカウントでExchange Online PowerShell接続し、操作をお願いします。
Check この設定前に作成された予定には反映されない仕様です。この設定前に登録した予定は、この設置後も引き続き会議タイトルが正常に表示されず、非公開情報も表示されます。

 

1.Exchange Online リモート PowerShellをインストールします。
2.PowerShellからMicrosoftグローバルアカウント権限のアカウントでMicrosoft365に接続します。
3.該当会議室に対して以下のパラメータを全て「False」に変更します。
(会議タイトルの表示・公開非公開情報で、変更するパラメータになります。)
 ・-AddOrganizerToSubject
 ・-DeleteSubject
 ・-RemovePrivateProperty

4.この後の「会議予約を自動キャンセルするための共有設定」を行えない場合は、以下のパラメータを「True」に変更します。
(会議室に即入室できるようにするため、変更するパラメータになります。)
 ・-AllRequestOutOfPolicy
Check「AllRequestOutOfPolicy」を「True」にした場合、既に予約されている時間帯に、他の会議を予約しても即辞退されずに承認待ちとなりますので、ご注意ください
 

上記1~4の詳細な設定手順(参考)

Checkこちらの設定手順はあくまで参考となります。詳細については『Microsoft側のヘルプセンター』をご確認いただく、またはMicrosoftにお問い合わせをお願いいたします。
 

【1】会議室のメールアドレスを確認。
Microsoftの管理者でMicrosoft365管理センターにログイン>左メニュー「リソース」>「会議室と備品」>該当の会議室の「メール」がメールアドレスになります。
 
【2】Exchange Online PowerShellに接続し、セッションを開始。
1.左下のWindowsマーク>「Windows PowerShell」>「Windows PowerShell」を右クリック>「管理者として実行する」
2.以下コマンドを入力し、Enter。
Get-InstalledModule
4.インストール済みのモジュールが表示され、Nameの列に「ExchangeOnlineManagement」がないのを確認する。
※Nameの列に「ExchangeOnlineManagement」がある場合は、既にインストール済みなので、「7」から対応する。
5.以下コマンドを入力し、Enter。
Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
6.信頼されてないリポジトリだけど大丈夫?….と表示されるので『Y』を入力し、Enter。
7.以下コマンドを入力し、Enterを押す。
Connect-ExchangeOnline
8.Microsoft365のログイン画面が表示されるので、グローバル管理者のMicrosoft365アカウントでログインする。
9.黄色の文字で「The module allows access to all existing remote PowerShell…」と記載が出たら、Exchange Online PowerShellに接続完了。(セッション開始)
 
【3】Exchange Online PowerShellで設定。
***には、【1】で確認した会議室のメールアドレスを入れてください。
 
■会議タイトルの表示・公開非公開情報で、変更するパラメータについて
▼「False」に変更するコマンド
Set-CalendarProcessing -Identity *** -AddOrganizerToSubject $False -DeleteSubject $False -RemovePrivateProperty $False
▼設定状況を確認するコマンド
Get-CalendarProcessing -Identity *** | FL *RemovePrivateProperty*, *AddOrganizerToSubject*, *DeleteSubject*
 
RemovePrivateProperty : False
AddOrganizerToSubject : False
DeleteSubject : False と返ってくれば、設定されています。
 
■予定があるが退室済みの会議室に即入室できるようにするため、変更するパラメータについて
※この後の「会議予約を自動キャンセルするための共有設定」を行う場合は不要です。
▼「True」に変更するコマンド
Set-CalendarProcessing -Identity *** –AllRequestOutOfPolicy $True
▼設定状況を確認するコマンド
Get-CalendarProcessing -Identity *** | FL AllRequestOutOfPolicy
 
AllRequestOutOfPolicy : True と返ってくれば、設定されています。

 
 

Microsoft側のヘルプセンター

詳細は、Microsoft側のヘルプセンターもご確認のうえ、ご対応をお願いします。
多要素認証を使用して Exchange Online PowerShell に接続する
設定-CalendarProcessing
Exchange Server 環境のリソースメールボックスの予定表に、件名の代わりに開催者の名前が表示される
会議室メールボックスの予定表におけるアイテムの表示を変更する方法

 
 

会議予約を自動キャンセルするための共有設定を行う

指定した時間が経過しても会議室に入室されたなかった場合に、会議予約を自動キャンセルさせるために必要な共有設定です。
Check この共有設定をしていない場合、会議予約の自動キャンセルが起動しない場合がありますので、ご注意ください。
Tips 会議予約の自動キャンセルについて詳細は、こちら をご覧ください。

 

 

主催者として、会議の予約登録を行う可能性がある各社員について、以下の設定を行ってください。

 
①Microsoft Exchangeの共有設定(管理者が設定します)
②Outlookカレンダーの共有設定(各社員自身が設定します)
Outlookインストール版(Outlookアプリ版)をご利用の場合
Outlook on the web(Outlookブラウザ版)をご利用の場合

 
 

①Microsoft Exchangeの共有設定(管理者が設定します)

グローバルアカウント権限のアカウントで、主催者として会議の予約登録を行う可能性がある各社員のアカウントに対して、設定を行います。

 
1.Microsoftのグローバルアカウント権限のアカウントで、Microsoft365管理センターにアクセスします。

 
2.左メニュー「ユーザー」>「アクティブなユーザー」から、会議室予定の作成で利用しているOutlookアカウントを検索します。
search
 
3.検索されたユーザ名をクリックし「メール」>「Exchange のプロパティの編集」をクリックします。
click
 

4.左メニュー「メールボックスの委任」>「代理人として送信する」と「フル アクセス許可」の「+」から、「会議室設定で連携しているOutlookアカウント」を追加します。
add2

 
 
Tips一括で設定する方法は、以下Microsoft公式サイトをご参考ください。
「EAC を使用して複数のメールボックスに同時にアクセス許可を割り当てる」

 
 

②Outlookカレンダーの共有設定(各社員自身が設定します)

主催者として、会議の予約登録を行う可能性がある各社員それぞれが、自身のOutlookカレンダー上で共有設定を行ってください。

 

Outlookインストール版(Outlookアプリ版)をご利用の場合

Windowsの場合
Macの場合


 

Windowsの場合

1.自身のOutlookカレンダー画面から「ファイル」タブをクリックし「情報」>「アカウント設定」>「代理人アクセス」の順にクリックします。
mtg-room-outlook_07-2
 

2.「追加」をクリックします。

3.会議室設定で連携しているOutlookアカウント」を検索し、「追加」>「OK」をクリックします。

4.代理人に非公開に設定したアイテムへのアクセスを許可する」にチェックして「OK」をクリックします。

5.「自分宛ての会議出席依頼や自分が開催する会議への出欠の返答を配信する宛先」を選択し、「OK」をクリックします。

 

Macの場合

1.自身のOutlookカレンダー画面から「予定表」アイコンをクリックし、自分の「予定表アカウント」の右側にある「・・・」から「フォルダーの共有アクセス権」を選択します。

 

2.「+」をクリックします。

3.会議室設定で連携しているOutlookアカウント」を検索し「アクセス許可」で「代理人 – プライベートイベントを表示できます」を選択して「追加」をクリックします。

4.追加されたことを確認して「完了」をクリックします。

Outlook on the web(Outlookブラウザ版)をご利用の場合

1.自身のOutlookカレンダー画面を表示して、左メニュー内にある自分の「予定表」の右側にある「・・・」から「共有とアクセス許可」を選択します。
mtg-room-outlook_20
2.権限追加したいユーザ(会議室設定で連携しているOutlookアカウント)がすでに「組織内」に追加されている場合は右端のゴミ箱アイコンから削除します(追加されていない場合この手順は不要です)。

3.会議室設定で連携しているOutlookアカウント」を検索し、クリックして「代理人」⇨「共有」をクリックします。

4.「代理人」に追加されるので「代理人に非公開予定の閲覧を許可」にチェックを入れます。

 

 
 
以上で設定が完了です。
所属組織内の人に編集権限を付与して、自動キャンセルが正常に動作するように設定してください。

 

 

 

お疲れさまでした!
これで、RECEPTIONISTの会議室状況画面に、共有設定した会議室が表示されるようになります。

 

ただし、Microsoft 側のAPIの関係で、設定が反映されるまで30分~数時間かかることがあります。
ここまでの共有設定をしても会議室状況画面に表示されない場合は、しばらく時間を置いて確認してみてください。

 

ご不明点ございましたら、Microsoft側のヘルプセンターもご覧ください。
Outlook.com の予定表を共有する