会議室管理：Outlookカレンダー連携時の対応事項

会議室管理をOutlookカレンダーで利用する際の注意点

Microsoft側のアクセス権限とAPIの関係で、以下の操作を必ず行ってください。

会議室カレンダーの共有設定を行う
会議室カレンダーにアクセスできるように設定する
会議室カレンダー上で共有設定を行う
会議室の設定変更を行う
会議予約を自動キャンセルするための共有設定を行う

この設定を行わない場合、以下の現象が発生いたします。

・会議室状況画面に追加した会議室が表示されない
・会議タイトルが正常に取得できない
・非公開情報が正常に判断できない
・予定があるが既に退室済みの会議室に即入室できない

これらの状況を改善するために、必ず設定を行ってください。

会議室カレンダーの共有設定を行う

この設定を行わない場合、会議室状況画面で正常に会議室が表示ができません。

会議室カレンダーにアクセスできるように設定する

グローバルアカウント権限を持っているアカウントで、Office365の管理センターにアクセスします。

管理センターのメニューより、リソースの中にある「会議室と備品」を選択します。

表示された一覧から、会議室管理を行う会議室を選択して「Exchange の設定の編集」をクリックします。

Exchangeの設定画面が表示されますので、メールボックスの委任 を選択してフルアクセス許可の「＋」ボタンを押します。

一覧から、操作している管理者を選択して、「追加」ボタンを押して「OK」を選択します。

前の画面に戻り、フルアクセス許可内に選択した管理者が追加されたことを確認して、右下の「保存」ボタンを押します。

正常に保存されたメッセージが表示されますので、「OK」を押しましょう。

これで、該当の会議室カレンダーにアクセスする権限が付与できました。
続いて、会議室カレンダーにアクセスして、共有設定を行います。

会議室カレンダー上で共有設定を行う

Check 引き続き、会議室にフルアクセス権限を付与した管理者で操作を行ってください。

先ほど、アクセス権限を付与した会議室カレンダーにアクセスします。
アクセス方法は、会議室のメールアドレスをもとに、以下の通りURLを指定してアクセスしてください。

■会議室のカレンダーにアクセスするURL
https://outlook.office.com/calendar/{会議室のメールアドレス}/

例）

この会議室にアクセスするURLは
https://outlook.office.com/calendar/meetingrooma@onmicrosoft.com/
になります。

会議室カレンダーにアクセスしてもエラーになる場合

エラー画面が表示される場合、アクセス権限が反映されるまで、時間がかかる場合がありますのでしばらくしてから再度お試しください（約30分～60分）

該当の会議室カレンダーにアクセス後、左側のメニューより、Calender（別の名前の場合もあります）の右側にある [‥] から「共有とアクセス許可」を選択します。

検索枠にメールアドレス等で会議室管理連携用のアカウントを検索して、該当の会議室カレンダーと共有を行います。
Check 必ずRECEPTIONISTの会議室設定画面で連携するアカウントを選択してください。

共有するアカウントを選択したら、「共有」ボタンを押します。

アカウントが追加されたことを確認します。
権限は必ず「編集が可能」を選択してください。

お疲れさまでした！
これで、RECEPTIONISTの会議室状況画面に、共有設定した会議室が表示されるようになります。

ただし、Microsoft 側のAPIの関係で、設定が反映されるまで30分～数時間かかることがあります。
ここまでの共有設定をしても会議室状況画面に表示されない場合は、しばらく時間を置いて確認してみてください。

ご不明点ございましたら、Microsoft側のヘルプセンターもご覧ください。
Outlook.com の予定表を共有する

会議室の設定変更を行う

会議予定のタイトルと公開・非公開情報を連携できるようにする。
及び、予定があるが既に退室済みの会議室に即入室できるようにする手順です。

Exchange Online PowerShell を利用して設定を行う

１、Exchange Online リモート PowerShellをインストールします。
２、PowerShellからグローバルアカウント権限のアカウントでOffice365に接続します。
３．該当会議室に対してパラメータ設定値を変更します。

PowerShellで変更するパラメータ

会議タイトルの表示・公開非公開情報で、変更するパラメータは以下になります。
以下のパラメータを全て「False」に変更します。

・-AddOrganizerToSubject
・-DeleteSubject
・-RemovePrivateProperty

予定があるが退室済みの会議室に即入室できるようにするため、変更するパラメータは以下になります。
以下のパラメータを「True」に変更します。

・-AllRequestOutOfPolicy

Microsoft側のヘルプセンター

詳細は、Microsoft側のヘルプセンターもご確認のうえ、ご対応をお願いします。
・多要素認証を使用して Exchange Online PowerShell に接続する
・設定-CalendarProcessing
・Exchange Server 環境のリソースメールボックスの予定表に、件名の代わりに開催者の名前が表示される
・会議室メールボックスの予定表におけるアイテムの表示を変更する方法
 

参考：設定方法

【１】会議室のメールアドレスを確認。
Microsoftの管理者でMicrosoft365管理センターにログイン＞左メニュー「リソース」＞「会議室と備品」＞該当の会議室の「メール」がメールアドレスになります。
 
【２】Exchange Online PowerShellに接続し、セッションを開始。
1.左下のWindowsマーク＞「Windows PowerShell」＞「Windows PowerShell」を右クリック＞「管理者として実行する」
2.以下コマンドを入力し、Enter。
Install-Module -Name AzureAD
3.NuGetプロバイダが必要…と表示されるので『Y』を入力し、Enter。
4.信頼されてないリポジトリだけど大丈夫？….と表示されるので『Y』を入力し、Enter。
5.以下コマンドを入力し、Enter。
Install-Module MSOnline
6.信頼されてないリポジトリだけど大丈夫？….と表示されるので『Y』を入力し、Enter。
7.以下コマンドを入力し、Enter。（Microsoft365のExchangeに接続するための認証）
$UserCredential = Get-Credential
8.ログイン画面が表示されるので、Microsoft365の管理者でログイン
9.以下コマンドを入力し、Enter。（セッションを作成）
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection
10.以下コマンドを入力し、Enter。（セッションを開始）
Import-PSSession $Session -DisableNameChecking
※10で「スクリプトの実行がシステムでエラーになっているため、ファイルを読み込みません」と表示される場合は、以下コマンドを入力し、Enter。(実行ポリシーを「RemoteSigned」に変更)
PowerShell Set-ExecutionPolicy RemoteSigned
 
【３】Exchange Online PowerShellで設定。
※＊＊＊には、【１】で確認した会議室のメールアドレスを入れてください。
 
■会議タイトルの表示・公開非公開情報で、変更するパラメータについて
▼「False」に変更するコマンド
Set-CalendarProcessing -Identity ＊＊＊ -AddOrganizerToSubject $False -DeleteSubject $False -RemovePrivateProperty $False
▼設定状況を確認するコマンド
Get-CalendarProcessing -Identity ＊＊＊ | FL *RemovePrivateProperty*, *AddOrganizerToSubject*, *DeleteSubject*
 
RemovePrivateProperty : False
AddOrganizerToSubject : False
DeleteSubject : False　と返ってくれば、設定されています。
 
■予定があるが退室済みの会議室に即入室できるようにするため、変更するパラメータについて
▼「True」に変更するコマンド
Set-CalendarProcessing -Identity ＊＊＊ –AllRequestOutOfPolicy $True
▼設定状況を確認するコマンド
Get-CalendarProcessing -Identity ＊＊＊ | FL AllRequestOutOfPolicy
 
AllRequestOutOfPolicy : True　と返ってくれば、設定されています。
 

この設定変更を行うことで、MicrosoftのAPIから正しい情報を取得できRECEPTIONISTに連携することができます。

会議予約を自動キャンセルするための共有設定を行う

指定した時間が経過しても会議室に入室されたなかった場合に、会議予約を自動キャンセルさせるために必要な共有設定です。
Check この共有設定をしていない場合、会議予約の自動キャンセルが起動しない場合がありますので、ご注意ください。

※ 会議予約の自動キャンセルについて詳細は、こちら をご覧ください。

主催者として、会議の予約登録を行う可能性がある各社員それぞれが、自身のOutlookカレンダー上で共有設定を行ってください。

自身のOutlookカレンダー画面を表示して、左メニュー内にある自分の「予定表」の右側にある「・・・」から「共有とアクセス許可」を選択します。

所属組織内の人に対して、「編集を可能」を指定してください。

以上となります。
所属組織内の人に編集権限を付与して、自動キャンセルが正常に動作するように設定してください。

これらのアクセス権限・設定変更を行ったうえで、会議室管理でOutlookカレンダー上の会議室をお使いいただき、日々の会議室のご利用にお役立てくださいませ。