予約ルームズ:未入室の会議予約を自動キャンセル(空予約自動解放)

未入室のまま一定時間を経過した会議室予定を自動キャンセルすることができます。
Check予約ルームズアプリで前の予定に入室中の場合、次の予定に入室できないため、次の予定が未入室でも自動キャンセルされません。

 
前提条件
未入室の会議予約を自動キャンセルする設定方法
未入室の会議予約を自動キャンセルした時の動作
メール
連携カレンダー
会議室状況

未入室の会議予約が自動キャンセルされないとき
 
 

前提条件

1. Outlookカレンダー連携の場合、事前に共有設定が必要です

主催者として会議の予約登録を行う可能性がある各社員それぞれにて、自身のOutlookカレンダー上で共有設定を行う必要があります。

 

詳細は以下をご覧のうえ、事前設定をお願いいたします。
会議予約を自動キャンセルするための共有設定を行う

 

2. 1つの予定で複数会議室を予約は自動キャンセルの対象です。

1つの予定で複数会議室を予約されている場合でも、自動キャンセル(自動解放・自動予定削除)は動作します。
 
ただし、Outlookカレンダーで、予定に登録されている会議室のうち、一部の会議室でのみ入室済みの場合は、以下のような挙動になります。
・入室した端末:入室中のまま。
・未入室の端末:自動開放(削除)が適用され、入室前の予定なし画面に遷移。
・Outlookカレンダー:予定は「キャンセル済み」や「予定削除」にならない。予定から未入室の会議室が削除される。

 

3.自動キャンセルされない条件

入退室モードの端末で前の予定に入室中
次の予定に入室できないため、次の予定が未入室でも自動キャンセルされません。

 

入退室モードの端末がネットワークに接続されていない、または入退室モードでアプリが起動していない
Check「QRコードをスマホで読み取り入退室」をお申込みの場合は、上記状態でも自動キャンセルされます。
 

終日予定
Check日またぎの予定は自動キャンセルの対象です。
Googleカレンダーの場合、以下の終日予定は自動キャンセルされません。
①「終日」チェックをして作成したイベント
②当日00:00~翌日00:00で指定して作成したイベント
 
Outlookカレンダーの場合、以下の終日予定は自動キャンセルされません。
①「終日」チェックをして作成したイベント

 

 
▼Google

①「終日」チェックをして作成したイベントは自動キャンセルされません
 
 
 
 
 
 
 
 
②当日00:00~翌日00:00で指定して作成したイベントは自動キャンセルされません
gc_check

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

gc_shitei

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
▼Outlook

①「終日」チェックをして作成したイベントは自動キャンセルされません
 
 
 
 
 
 
 
 
②当日00:00~翌日00:00で指定して作成したイベントは自動キャンセルされます
gc_check

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

ol_shitei

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
 

未入室の会議予約を自動キャンセルする設定方法

1

RECEPTIONIST管理者アカウントでRECEPTIONIST管理画面にログインし、「会議室設定」を選択します。
meetingroom-manage_01

 

2
「会議室情報の編集」>「設定」をクリックします。

 

3
「空予約自動解放を有効にする」にチェックを入れ、自動キャンセルさせたい経過時間と方法を選択し、最後に「設定を保存」をクリックします。

Item Name Detail
① 有効にする 自動キャンセルを有効にするには、チェックを付けます
② 自動解放までの時間 自動キャンセルさせたい経過時間を設定します。
Check 予約ルームズアプリでは、5分周期で最新状態の読み込みを行っておりますので、若干のタイムラグが発生いたします。
Check 5分周期の読み込みのタイミングで、開始予定時刻から指定した時間を経過していた場合に自動キャンセルされます。
③ 自動解放の方法 運用に合わせてチェックを付けてください。
・チェックなし:カレンダー上の予定はそのままで、予定内の会議室のみ削除します。
・チェックあり:カレンダー上の予定自体を削除します。
Checkチェックありの場合、開始予定時刻から「②自動解放までの時間」経過後、後追いでカレンダーから会議室を予約しても、該当の予定がカレンダーから自動削除されます。

 

 

未入室の会議予約を自動キャンセルした時の動作

未入室のまま設定時間を迎えると、会議室予定が自動的にキャンセルされます。

 

【会議予約を自動キャンセルした時の動作】
メール
連携カレンダー
会議室状況

 

メール

連携カレンダー上の予定の主催者宛に送られます。

 

Tips予約ルームズ画面からの予約が自動キャンセルされたときのメール送付先
・会議室を予約した社員がカレンダー連携している場合
その社員が連携しているGoogle/Microsoftアカウントが主催者となり、その社員宛てに送られます。
・会議室を予約した社員がカレンダー連携していない場合
「会議室設定」で連携したGoogle特権管理者/Microsoftグローバル管理者アカウントが主催者となり、連携アカウント宛てに送られます。

 
▼メール例

 

連携カレンダー(Googleカレンダー/Outlookカレンダー)

「自動開放した予定をカレンダーから削除する」にチェックがない場合

予定を作成した連携カレンダー上では「キャンセル済み」表記となり、会議室のみ解除されます。

 

▼Googleカレンダー

 

 

▼Outlookカレンダー

 

「自動開放した予定をカレンダーから削除する」にチェックがある場合

予定を作成した連携カレンダー上から、該当の予定自体が削除されます。
そのため、後から見返した場合には、その予定自体がなかったことになっていますので、ご注意ください。

 

 

会議室状況

RECEPTIONIST管理画面の会議室状況では会議予定が解除されます。

 

 

日々の会議室のご利用にお役立てくださいませ。

 

 

未入室の会議予約が自動キャンセルされないとき

未入室の会議予約が自動キャンセルされないときは、以下ご確認ください。
 

1.端末がネットワークに接続されていない、または入退室モードでアプリが起動していない場合は、自動キャンセルされませんので、ご注意ください。
※QRコードで入退室をお申込みの場合は、上記状態でも自動キャンセルされます。

 
2.予約ルームズアプリで前の予定に入室中の場合、次の予定に入室できないため、次の予定が未入室でも自動キャンセルされませんので、ご注意ください。
 
3.終日予定は自動キャンセルの対象外となりますので、ご注意ください。
 
4.Googleカレンダー連携/Outlookカレンダー連携に使用したGoogleアカウント/Microsoftアカウントが、『事前準備』の3の通り、権限やライセンスが付与されているかご確認ください。
 
TipsGoogleカレンダー連携
TipsOutlookカレンダー連携

 
5.Outlookカレンダー連携の場合、主催者として会議の予約登録を行う可能性がある各社員それぞれにて、自身のOutlookカレンダー上で共有設定を行う必要があります。
『会議予約を自動キャンセルするための共有設定を行う』の設定がされているかご確認ください。