会議室管理:未入室の会議予約を自動キャンセルする(空予約自動解放)

未入室のまま一定時間を経過した会議室予定を自動キャンセルすることができます。

 

前提条件
未入室の会議予約を自動キャンセルする設定方法
未入室の会議予約を自動キャンセルした時の動作
メール
連携カレンダー
会議室状況

 

 

前提条件

1.Outlookカレンダー連携の場合、事前に共有設定が必要です
主催者として会議の予約登録を行う可能性がある各社員それぞれにて、自身のOutlookカレンダー上で共有設定を行う必要があります。

 

詳細は以下をご覧のうえ、事前設定をお願いいたします。
会議予約を自動キャンセルするための共有設定を行う

 

 

未入室の会議予約を自動キャンセルする設定方法

1

RECEPTIONIST管理者アカウントでRECEPTIONIST管理画面にログインし、「会議室設定」を選択します。
meetingroom-manage_01

 

2
「会議室情報の編集」>「設定」をクリックします。

 

3
「空予約自動解放を有効にする」にチェックを入れ、自動キャンセルしたい時間を選択し、最後に「設定を保存」をクリックします。

Check 会議室管理アプリでは、5分周期で最新状態の読み込みを行っております。その読み込みのタイミングで、指定した時間を経過していた場合に自動開放されますので、若干のタイムラグが発生いたします。

 

 

未入室の会議予約を自動キャンセルした時の動作

未入室のまま設定時間を迎えると、会議室予定が自動的にキャンセルされます。

 

【会議予約を自動キャンセルした時の動作】
メール
連携カレンダー
会議室状況

 

メール

予定作成者に「キャンセル済み」の旨のメールが配信されます。

 

▼メール例

 

連携カレンダー(Googleカレンダー/Outlookカレンダー)

予定を作成した連携カレンダー上では「キャンセル済み」表記となり、会議室が解除されます。

 

▼Googleカレンダー

 

 

▼Outlookカレンダー

 

会議室状況

RECEPTIONIST管理画面の会議室状況では会議予定が解除されます。

 

 

日々の会議室のご利用にお役立てくださいませ。