会議室管理:未入室の会議予約を自動キャンセルする(空予約自動解放)

未入室のまま一定時間を経過した会議室予定を自動キャンセルすることができます。

 

前提条件
未入室の会議予約を自動キャンセルする設定方法
未入室の会議予約を自動キャンセルした時の動作
メール
連携カレンダー
会議室状況

 

 

前提条件

1.Outlookカレンダー連携の場合、事前に共有設定が必要です
主催者として会議の予約登録を行う可能性がある各社員それぞれにて、自身のOutlookカレンダー上で共有設定を行う必要があります。

 

詳細は以下をご覧のうえ、事前設定をお願いいたします。
会議予約を自動キャンセルするための共有設定を行う

 

 

未入室の会議予約を自動キャンセルする設定方法

1

RECEPTIONIST管理者アカウントでRECEPTIONIST管理画面にログインし、「会議室設定」を選択します。
meetingroom-manage_01

 

2
「会議室情報の編集」>「設定」をクリックします。

 

3
「空予約自動解放を有効にする」にチェックを入れ、自動キャンセルさせたい経過時間と方法を選択し、最後に「設定を保存」をクリックします。

Item Name Detail
① 有効にする 自動キャンセルを有効にするには、チェックを付けます
② 自動解放までの時間 自動キャンセルさせたい経過時間を設定します。
Check 会議室管理アプリでは、5分周期で最新状態の読み込みを行っております。その読み込みのタイミングで、指定した時間を経過していた場合に自動キャンセルされますので、若干のタイムラグが発生いたします。
③ 自動解放の方法 運用に合わせてチェックを付けてください。
・チェックなし:カレンダー上の予定はそのままで、予定内の会議室のみ削除します。
・チェックあり:カレンダー上の予定自体を削除します。

 

 

未入室の会議予約を自動キャンセルした時の動作

未入室のまま設定時間を迎えると、会議室予定が自動的にキャンセルされます。

 

【会議予約を自動キャンセルした時の動作】
メール
連携カレンダー
会議室状況

 

メール

予定作成者に「キャンセル済み」の旨のメールが配信されます。

 

▼メール例

 

連携カレンダー(Googleカレンダー/Outlookカレンダー)

「自動開放した予定をカレンダーから削除する」にチェックがない場合

予定を作成した連携カレンダー上では「キャンセル済み」表記となり、会議室のみ解除されます。

 

▼Googleカレンダー

 

 

▼Outlookカレンダー

 

「自動開放した予定をカレンダーから削除する」にチェックがある場合

予定を作成した連携カレンダー上から、該当の予定自体が削除されます。
そのため、後から見返した場合には、その予定自体がなかったことになっていますので、ご注意ください。

 

 

 

会議室状況

RECEPTIONIST管理画面の会議室状況では会議予定が解除されます。

 

 

日々の会議室のご利用にお役立てくださいませ。