会議室管理:会議室利用履歴のCSVダウンロード

RECEPTIONISTで入退室した会議室の情報は、クラウド上に蓄積されていきます。
こちらを有効活用することで、日々の会議室の利用状況の把握に役立てることができます。
 

会議室利用履歴のダウンロード方法
会議室利用履歴CSVの注意点

 

会議室利用履歴のダウンロード方法

会議室の利用状況を確認したい場合は、会議室利用履歴をCSVでダウンロードすることも可能です。
 

「会議室状況」
>右上の「会議室利用履歴をダウンロード」
からCSVをダウンロードします。

 

Tipsダウンロードが行えるのはRECEPTIONIST管理者のみです。複数名でダウンロードを行いたい場合は管理者権限の付与(エンタープライズプラン以上のみ)を行ってください。

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期間を指定する画面が表示されますので、取得したい日付を選んで、「OK」ボタンをクリックしてください。CSVファイルがダウンロードされます。
 
Tips1回目に日付をクリックすると期間のFrom、2回目に日付をクリックすると期間のToとなり、範囲指定が可能となります。指定日のみ(1日のみ)の場合は、該当日を2回クリックします。
画像例:期間From:3月1日 ~ 期間To:3月31日

RECEPTIONIST来訪者記録DL日付指定

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CSVで確認いただける情報

・イベントID
・会議名
・ビルディングID
・ビルディング名
・リソースID
・リソース名
・参加者数
・参加者メールアドレス
・予定開始時刻
・予定終了時刻
・実績開始時刻
・実績終了時刻
Tips 
OutlookカレンダーではGoogleカレンダーの
「ビルディングID」に該当するものが
存在しないためデータ項目は以下となります。
・ビルディングID…リソースのメールアドレス
・ビルディング名…<空欄>
【例】
・ビルディングID…
room001@receptionist.onmicrosoft.com
・ビルディング名…<空欄>

 

会議室利用履歴CSVの注意点

会議室利用履歴CSVに情報が記録されるタイミング

入室したタイミングで会議室利用履歴に記録されます。
そのため、入室後まだ退室していない場合には実績開始時刻のみ記録され、実績終了時刻が空欄で出力されます。
(入室して退室も完了している場合には実績開始時刻、実績終了時刻が記録された状態で出力されます)

 

会議室の削除

会議室設定画面で、追加されている会議室を削除すると、その会議室を使った会議室利用履歴は削除されてしまいます。
また、削除後に改めて会議室を追加しても、削除前の入退室情報のエクスポートはできませんので、ご注意ください。
Tips  
例えば会議室Aという会議室を追加し、2回使用して、
会議室利用履歴に2回分の記録が記録されているとします。
この時に会議室Aを削除してしまうと、上記2回分の利用履歴が削除されます。
また、一度削除した後に再度会議室Aを追加しても上記2回分の利用履歴は復元されません。

 

会議室利用履歴に参加者数や参加者メールアドレスが正常に表示されない

会議予定の主催者の権限が不足していることが原因として考えられます。
 

Googleの場合
 Googleカレンダーの左メニューから
 自身のカレンダー右の「・・・」
 >設定と共有
 >全般
 >予定の設定
 >デフォルトのゲストの設定
 >ゲストリストを表示する 
 にチェックが入っている
 ことをご確認ください。

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Outlookの場合
 メニューバーにある「個人の予定表」
 >予定表
 >「・・・」
 >共有とアクセス許可をクリック

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 「すべての詳細を閲覧可能」を選択してください。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

利用履歴を把握し、会議室利用の効率化にお役立てください。