予約ルームズ:マルチテナント環境での会議室予約の設定と使い方(プレミアムプラン)

この機能は、プレミアムプラン以上でご利用いただけます。

 

グループ企業各社でグループウェアのテナントが分かれており、移転によりグループ企業が1拠点に集まる際、マルチテナント機能をご利用いただくことで、移転先の会議室を予約できます。詳細は『マルチテナント環境での会議室予約のイメージ』をご覧ください。

 
こちらでは、マルチテナント機能の設定と使い方をご説明いたします。
 

もくじ

事前準備
マルチテナントの場合の会議室予約方法
B社がGoogle/Outlookカレンダーから会議室を予約
Googleカレンダーの場合
Outlookカレンダーの場合
注意点

 

 

事前準備

以下、A社とB社は別のMicrosoft365/Google Workspaceを使用しており、B社の社員が、A社のテナントの会議室を予約できるようにする場合でご説明いたします。
 

1.利用できるカレンダー
マルチテナント機能は、Google/Outlookのカレンダーで利用が可能です。
B社のみ、会議室予約時にGoogleカレンダーの場合はChrome拡張機能、Outlookカレンダーの場合はOutlookアドインを使用します。
 

2.A社・B社それぞれのRECEPTIONIST企業アカウントを作成
企業アカウントお持ちでない場合、WEB登録と社員追加を行ってください。
1.管理者WEB登録(必須)
4.社員情報の追加登録(A社任意、B社必須)
 
Check「4.社員情報の追加登録」の任意・必須について
A社は社員がRECEPTIONIST管理画面の「会議室状況」から会議室の予約や予約状況の確認をされる場合のみ必要です。Google/Outlookカレンダーから操作される場合は不要です。
B社はChrome拡張機能/Outlookアドインの使用に、RECEPTIONIST社員アカウントが必要なため、社員登録が必須となります。

 
3.A社で予約ルームズの初期設定を行う
A社で予約ルームズの初期設定を行ってください。B社は初期設定を不要です。
予約ルームズ:初期設定と基本操作
予約ルームズ:Outlookカレンダー連携時の事前設定 ※Outlookの場合は必須
 
4.マルチテナントのお申し込み
B社でA社のテナントの会議室を予約できるよう、弊社でRECEPTIONIST企業アカウントの紐づけを行います。お問い合わせより以下フォーマットをコピーし、ご入力の上お送りください。
 
【マルチテナントお申込みフォーム】
・予約する会議室が登録されている企業(A社)の管理者メールアドレス:
・A社の会議室を予約する企業(B社、複数社可)の管理者メールアドレス:

Check今後、A社のテナントの会議室を予約する企業を増やしたい場合は、都度お申込みください。
 
 

マルチテナントの場合の会議室予約方法

以下、A社とB社は別のMicrosoft365/Google Workspaceを使用しており、B社の社員が、A社のテナントの会議室を予約できるようにする場合でご説明いたします。

A社
Google/Outlookカレンダーから
通常通り、Google/Outlookカレンダー上で会議室を追加して予定を登録してください。会議室を変更・削除の際は、Google/Outlookカレンダー上の予定の会議室を編集・削除してください。
 

Tips予定登録・会議室予約と同時に受付コードを発行したい場合は、Chrome拡張機能/Outlookアドインをご利用ください。
詳細は以下をご覧ください。
【通常アポ】Googleカレンダー側から受付コードを発行(Chrome拡張機能)
【通常アポ】Outlookカレンダー側から受付コードを発行(Outlookアドイン)
B社
Google/Outlookカレンダーから
Google/Outlookカレンダー上で、Chrome拡張機能/Outlookアドインを利用し、会議室予約・予定登録を行います。
詳細はこの後に記載の『B社がGoogle/Outlookカレンダーから会議室を予約』をご覧ください。
A社B社
RECEPTIONIST管理画面から
予約ルームズ画面から会議室を予約・予約削除を行ってください。
詳細は以下をご覧ください。
予約ルームズ:会議室の利用状況を確認・会議室を予約
 
Tips予定登録・会議室予約と同時に受付コードを発行したい場合は、アポイントメント機能をご利用ください。
詳細は以下をご覧ください。
【通常アポ】当日のみ使える受付コードを発行
※A社は各社員がGoogleカレンダー連携することで、会議室を選択できます。
※B社はGoogleカレンダー連携なしで、A社のテナントの会議室を選択できます。

 
 

B社がGoogle/Outlookカレンダーから会議室を予約

以下、A社とB社は別のMicrosoft365/Google Workspaceを使用しており、B社の社員が、A社のテナントの会議室を予約できるようにする場合でご説明いたします。

 

Googleカレンダーの場合
Outlookカレンダーの場合
注意点

 

Googleカレンダーの場合

1.各社員がChromeにRECEPTIONISTのChrome拡張機能を追加し、ログインします。
詳細な手順は以下をご確認ください。
Google ChromeブラウザにRECEPTIONISTの拡張機能を登録する
RECEPTIONISTの拡張機能にログインする

 
 

2.Googleカレンダーで予定登録時に「その他のオプション」から詳細画面を開きます。
chrome-extention_03

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
 
3.詳細画面の右側にある①「RECEPTIONISTアイコン」をクリックして、②「会議室」を選択します。

 

CheckRECEPTIONISTのアイコンが表示されないとき
・RECEPTIONISTの拡張機能にログインしているかご確認ください。
・Googleカレンダー画面で、再読み込みを行ってください。
・Googleカレンダー画面の右下より、サイドパネルを表示しているかご確認ください。


 
 
4.予定の作成と同時に受付コードを発行するときのみ、③「来訪されるお客様情報を登録する」にチェックし、④「来訪者情報」等を入力します。
Tips来訪者情報の入力項目については、こちらをご覧ください。
 

 
 

5.通常通り、予定のタイトル・日時・ゲストなどの情報を入力します。
3で会議室を選択しているため、ここで会議室は選択しないでください。
 
 
6.「保存」をクリックし、予定を登録します。
TipsB社の社員のGoogle/Outlookカレンダーには予定を作成するのみで、予定自体に会議室は登録されません。自動でA社のテナントの会議室管理連携用Googleアカウントのカレンダーに予定を作成し、会議室を抑えます。
 

▼A社の会議室連携用Googleアカウントのカレンダー上に自動作成される予定

・予定名: {子会社名} 予定あり
・時間: 実際の時間
・参加者: 会議に参加する子会社社員一覧、使用する親会社の会議室リソース
・備考: この予定は予約ルームズのマルチテナント機能によって、{子会社名}の社員様により作成された予定です
・公開状況:公開


 

 

7.会議室の予約の変更するとき
作成した予定の詳細画面を開き、①「RECEPTIONISTアイコン」をクリックして、②「会議室」を変更します。その後「保存」をクリックしますと、会議室が変更されます。
Tips自動でA社のテナントの会議室管理連携用Googleアカウントのカレンダーに予定で抑えている会議室が変更されます。

 
 
8.会議室の予約の削除するとき
 

予定作成時に「来訪されるお客様情報を登録する」にチェックありのとき
アポイントメント一覧から該当のアポを削除することで、会議室の予約を取り消しが可能です。
Tips自動でA社の会議室管理用Googleアカウントのカレンダー上の予定も削除されます。
Tipsアポイントメント一覧の表示内容の⑩より削除できます。

 
予定作成時に「来訪されるお客様情報を登録する」にチェックなしのとき
恐れ入りますが、会議室の予約を削除できかねます。
今後、Googleカレンダー上から会議室の予約を削除できるよう開発を予定しております。
 

 

Outlookカレンダーの場合

1.各社員がOutlookにRECEPTIONISTアドインを追加し、ログインします。
詳細な手順は以下をご確認ください。
OutlookカレンダーにRECEPTIONISTアドインを登録する
RECEPTIONISTのアドイン機能にログインする
 
 

2.Outlookカレンダーで予定作成時に、以下手順でRECEPTIONISTのアドインを開きます。
 
Windows10にインストールして利用するOutlookの場合
Outlookカレンダーから予定登録の詳細画面を表示して、上部メニューバーの「Open Receptionist」を選択します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
ブラウザ上で利用するOutlookの場合
Outlookカレンダーから予定登録の詳細画面を表示して、上部メニューバーの「・・」>「RECEPTIONIST」を選択します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
 

3.①「会議室」を選択します。

 
 

4.予定の作成と同時に受付コードを発行するときのみ、③「来訪されるお客様情報を登録する」にチェックし、④「来訪者情報」等を入力します。
Tips来訪者情報の入力項目については、こちらをご覧ください。
 

 
 
5.通常通り、予定のタイトル・日時・ゲストなどの情報を入力します。
3で会議室を選択しているため、ここで会議室は選択しないでください。
 
6.右下の⑤「保存する」または「保存して招待メールを送付する」をクリックし、その後左上の⑥「保存」をクリックし、予定を登録します。

 

Tipsこのとき、B社の社員のGoogle/Outlookカレンダーには予定を作成するのみで、予定自体に会議室は登録されません。自動でA社のテナントの会議室管理連携用Googleアカウントのカレンダーに予定を作成し、会議室を抑えます。
 
▼A社の会議室管理連携用Microsoftアカウントのカレンダー上に自動作成される予定

・予定名: {子会社名} 予定あり
・時間: 実際の時間
・参加者: 会議に参加する子会社社員一覧、使用する親会社の会議室リソース
・備考: この予定は予約ルームズのマルチテナント機能によって、{子会社名}の社員様により作成された予定です
・公開状況:公開


 
 
7.会議室の予約の変更するとき
上記2~6と同じ手順で、編集をお願いします。
Tips自動でA社のテナントの会議室管理連携用Microsoftアカウントのカレンダーに予定で抑えている会議室も変更されます。

 

8.会議室の予約を削除するとき
『予定の削除』の手順で、アドイン上から削除をお願いします。
Tips自動でA社の会議室管理用Microsoftアカウントのカレンダー上の予定も削除されます。

 

 

注意点

B社には会議予定リマインドメールは送付されませんので、ご注意ください。