予約ルームズ:スマホで会議室の利用状況を確認・会議室を予約

RECEPTIONISTの「予約ルームズ」では、会議室の利用状況が把握でき、今空いていてすぐ使える会議室もひと目で確認できます。
 

さらにスマホ専用の機能として、確保したい時間帯が空いている会議室を、期間指定で簡単に検索できる機能も備わっています。
 

Check表示されるのは会議室の予定のみです。操作している社員、および会議室管理者自身の予定は表示されません。
Tips当画面はPC表示にも対応しております。PCからの操作はこちらをご覧ください。

 

もくじ

会議室の使用状況一覧
会議室のステータス
会議室の予約方法
会議室を絞り込みしてから予約する
「全ての会議室を表示」して、会議室を予約する
現在「入室可の会議室のみ表示」して、会議室を予約する
期間指定で「条件を指定して絞り込み」、空いている時間帯から予約する

 
 

会議室の使用状況一覧

1. スマホのブラウザアプリから「予約ルームズ」のログイン画面 ( https://rooms.app.receptionist.jp/ ) を開き 「受付アプリ」 と同じアカウント情報を入力してログインします。
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2. 追加されている会議室の使用状況一覧が表示されます。
 
Check追加した会議室が表示されないときは、『会議室管理を有効にするには』の3~5を対応されているかご確認ください。

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3. いつも利用している会議室が一覧に表示されていない場合、左上の歯車マークから、追加した会議室が存在するビルディングを選択してみてください。
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会議室のステータス

現在時刻で入室中の会議室は「使用中」の表示になります。
 
Check入室中の会議室の場合「今すぐ使いたい」ケースでは予約できませんが、急ぎでは無い場合、別の時間帯から予約できます。
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現在時刻で未入室の会議室は「入室可」の表示になります。
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会議室の予約方法

使用状況一覧から、予定を登録したい会議室をタップします。
 
スケジュール画面が表示されますので、スマホ画面を長押ししながら範囲選択することで、予約したい時間帯が指定でき、そのまま予約ができます。
 
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会議室を絞り込みしてから予約する


一覧の右上「絞り込み」からは、会議室を以下の条件で絞り込み後に予約することができます。
 

「全ての会議室を表示」して、会議室を予約する
現在「入室可の会議室のみ表示」して、会議室を予約する
期間指定で「条件を指定して絞り込み」、空いている時間帯から予約する

 
 

「全ての会議室を表示」して、会議室を予約する

現在利用中(入室中)の会議室を含め、ビルディングに存在する全ての会議室を表示します。
 

1.「絞り込み」>「全ての会議室を表示」をタップして「検索」

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検索結果の条件として、左上に「全ての会議室」と表示されます。

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2. 一覧の会議室をタップします。
表示されたスケジュール画面で、スマホ画面を長押ししながら予約したい時間帯を範囲選択して、予約することができます。
 
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現在「入室可の会議室のみ表示」して、会議室を予約する

現在利用中(入室中)の会議室以外の、「入室可」の会議室のみを表示します。
 

1.「絞り込み」>「入室可の会議室のみ表示」をタップして「検索」
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検索結果の条件として、左上に「入室可の会議室のみ表示」と表示されます。

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2. 一覧の会議室をタップします。
表示されたスケジュール画面で、スマホ画面を長押ししながら予約したい時間帯を範囲選択して、予約することができます。
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期間指定で「条件を指定して絞り込み」、空いている時間帯から予約する

「時間帯」「会議時間」「期間」の詳細条件を指定して、翌日以降を含めて、会議室の空き時間を検索できます。

 

1.「絞り込み」>「条件を指定して絞り込む」をタップして「検索」
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2. 検索条件を指定します。

Item Name Detail
① 時間帯 検索したい時間の範囲を指定します。
② 会議時間 予約したい会議時間枠を「30分」「60分」「90分」「その他」から指定します。
Tips「その他」の場合、最小15分〜最大「① 時間帯の枠」を上限に、15分単位で指定できます。

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③ 期間 検索したい日付の期間を指定します。
④ 土日祝も含める ③ 指定した期間内で、「土日祝」も含めて検索したい場合にはチェックしてください。

 

Check 検索仕様として、①時間帯の「開始時間」をから、②会議時間の空き枠を段階的に検索していきます。
そのため、指定した「会議時間」の空き時間があるが、検索結果に表示されないケースもあります。
 
例)
該当会議室には既に14:30から15:30の予定が入っている場合で、
①時間帯 :13:00から17:00
②会議時間:60分
の条件で検索した結果は以下になります。
・13:00から14:00は空いている  > 検索結果に表示される
・14:00から15:00は空いていない > 検索結果に表示されない
・15:00から16:00は空いていない > 検索結果に表示されない
・16:00から17:00は空いている  > 検索結果に表示される
 

13:30から14:30も60分空いていますが、指定した「時間帯」の開始時間から段階的に検索しているため、検索結果には表示されませんのでご注意ください。

 
 

3. 検索結果が表示されるので、その中から予約したい時間帯で「予約」をタップします。

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これで該当時間で、会議室の予約ができました。

 
 
期間や時間帯の条件から、打合せが実施できる会議室がすぐ見つかり、そのまま予約までできます。
スマホ上からすぐ、会議室の空き時間を見つけやすい機能になっていますので、ぜひご利用くださいませ。