予約ルームズ:会議室の利用状況を確認・会議室を予約

RECEPTIONISTのWEB画面からは、会議室の利用状況が把握でき、今空いていてすぐ使える会議室もひと目で確認できます。
Check表示されるのは会議室の予定のみです。操作している社員、および会議室管理者自身の予定は表示されません。
Check追加した会議室が表示されないときは、『会議室管理を有効にするには』の3~5を対応されているかご確認ください。

 

Tips当画面はスマホ表示にも対応しております。
スマホ専用の機能として、確保したい時間帯が空いている会議室を、期間指定で簡単に検索できる機能も備わっています。操作方法はこちらをご覧ください。

 

もくじ

会議室の利用状況の確認方法
会議室の予約・削除方法
会議室を予約する
予約を削除する
翌日以降の予約を閲覧・登録する
今すぐ使える会議室の表示

 
 

会議室の利用状況の確認方法

1. WEB管理画面から「会議室状況」を押下すると「予約ルームズ」のページにリダイレクトし開きます。
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2. 管理者が会議室設定画面で追加した会議室の当日の予約状況がスケジュール画面で表示されます。
画面は5分おきに自動更新されます。(スマホ表示のときは自動更新されません。)
 
Check追加した会議室が表示されないときは、『会議室管理を有効にするには』の3~5を対応されているかご確認ください。

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会議室の利用状況によって、以下のように表示が切り替わります。

 
予約済みの時間帯

これから利用する予定は「ご予約済み」として緑色の表示となります。
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会議中の時間帯

入室している予定の時間帯は「会議中」として濃い赤色の表示となります。
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退室済みの時間帯

退室している予定の時間帯は「退室済み」として灰色の表示となります。
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現時刻に予約のできない会議室

入室中の会議室の場合、予約のできない会議室となるため、その列全体が「使用中」として灰色の表示となります。
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退室せずに会議終了時間を超過した時間帯

入室中の会議室から会議終了時間を過ぎても退室していない場合、「延長中」として延長時間が薄い赤色の表示となります。
 
Tips会議終了予定時刻から15分以上経過してから延長表示が目視確認できるようになります

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会議室の予約・削除方法

 

会議室を予約する

予約したい会議室の空き時間をドラッグして「予約」を押下することで、予約登録することができます。
 
Tipsデフォルトで「打ち合わせ」が設定されています。
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予約を削除する

1. 削除したい予定を押下>右上のゴミ箱アイコンを押下します。

Check削除ができるのはその会議予定の主催者もしくは作成者だけです。削除できない予定ではゴミ箱アイコンが非表示となっています。

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2. 「本当にこの予定を削除しますか?」>「OK」を押下します。

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3. 削除すると以下から予定が削除されます。
・予約ルームズ
・連携カレンダー
・受付アプリ>アポイントメント一覧(通常アポ予約受付型_来訪の予定の場合)

 

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翌日以降の予約を閲覧・登録する

画面左上の < > を押下 または カレンダーアイコンから、別日に移動できます。
移動先の日でも会議室の空き状況を確認して予定を登録できます。
 
Tips翌日以降の日を表示中に「今から使える会議室」で指定した場合、当日の画面に遷移します。
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今すぐ使える会議室の表示

現在時刻から、15分/30分/60分以上の空室の会議室のみを表示することが可能です。

 

1. 右上の「今すぐ使える会議室」をクリックし、使いたい時間枠を「今から15分」「今から30分」「今から60分」から選択します。
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2. 選択した条件にあう会議室のみが表示され、各会議室の現在の時間帯部分に「予約する」ボタンが表示されています。
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3. 予約したい会議室の「予約する」ボタンを押すことで、すぐに予約を行うことができます。
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Checkカレンダー側は、以下の方々のカレンダーに予定が作成されます。
・会議室管理者のアカウント
・操作している社員 ※外部連携画面でカレンダー連携している場合のみ
・予約した会議室

 
会議室の予約ができました。そのまま該当の会議室に入室して会議予定を始めましょう。