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来訪者向けメール設定：来訪者宛てのアポメールをカスタマイズ（エンタープライズプラン以上）

エンタープライズプラン プレミアムプラン


この機能はエンタープライズプラン以上でご利用いただけます。なお、ロゴ変更はプレミアムプランでのみご利用いただけます。

通常アポ、期間アポを操作した際に、来訪者に送られるご案内メールの内容をカスタマイズすることができます。

■カスタマイズ可能な項目
・上部のロゴ（プレミアムプランのみ）
・メール件名
・メール本文のリード文

カスタマイズ可能なメールの種類

通常アポ、期間アポから操作した際に、来訪者に送られる以下メールを、オフィスごとにそれぞれカスタマイズできます。

  • アポ登録時に送信される招待メール
  • アポ変更時に送信される変更のご案内メール
  • アポ削除時に送信されるキャンセルメール
  • アポ当日に配信されるリマインドメール
Tips

  • アポ登録時に選択したオフィスごとに、メールのカスタマイズが可能です。
  • Chrome拡張機能、Outlookアドインから操作した場合のメールにも反映されます。
  • リマインドメールは送信有無・送信時間も変更できます。
Check
調整アポや予約ルームズなど、上記以外のメールには反映されません。

来訪者宛てのメールをカスタマイズする方法

左メニュー「来訪者設定」をクリックして、「来訪者向けメール設定」タブを選択します。

メールをカスタマイズしたいオフィスを選択します。
・オフィス機能を利用していない場合は、”本社”のみの表示になります。
・複数のオフィスに設定したい場合は、それぞれのオフィスで設定してください。

参考オフィス機能とは何ですか？

「ロゴを変更」をクリックし、画像をアップロードして「変更を保存」をクリックします。

ロゴ
・メールヘッダー(上部)のロゴのみを変更できます。

Checkメールフッター(下部)のロゴは変更できません。

・デフォルト：RECEPTIONISTのロゴ
・推奨サイズ：横250px × 縦100px（サイズ外の画像はリサイズされます）
・容量上限：5MB
・拡張子：JPEG、JPG、GIF、BMP

ご案内文を設定する

「ご案内文」を入力し「変更を保存」をクリックします。

ご案内文
設定したご案内文は来訪者宛のメールの「場所」に記載されます。オフィスやビルの入館案内などにご活用ください。URLを入力した場合はメール上でリンクになります。

Checkアポイントメント作成時に設定する「お客様へのご案内」とは別の箇所に記載されます。

通常アポ・期間アポごとにメール内容をカスタマイズする

メール一覧で「通常アポ」「期間アポ」のいずれかを選択し、カスタマイズしたいメール種別の「・・・」から編集画面を開きます。

Tips
{} 件名 や {} 代替テキストを挿入 から変数を挿入できます。詳細はこちら。

「変更を保存」で保存できます。送信前に内容を確認する場合は「メールプレビュー」をクリックします。

アポ作成時

アポ登録時に送信される招待メールのカスタマイズです。

項目 内容
お客様へのメールの件名 メールの件名を変更できます。
デフォルト：[{自社の会社名}]アポイントメントのご案内
お客様へのメールのリード文 メールのリード文を変更できます。
デフォルト：
{お客様の会社名}
{お客様の氏名}様

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
本メールは、受付システム「RECEPTIONIST」よりお送りしております。
下記の内容でお約束をさせていただきました。
We would like to express our thanks for your loyal patronage.
This E-mail is sent from the RECEPTIONIST visitor registration system.
We got the following appointment with you.

アポ編集時

アポ変更時に送信される変更のご案内メールのカスタマイズです。

項目 内容
お客様へのメールの件名 メールの件名を変更できます。
デフォルト：[{自社の会社名}]アポイントメントの変更のご案内
お客様へのメールのリード文 メールのリード文を変更できます。
デフォルト：
{お客様の会社名}
{お客様の氏名}様

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
本メールは、受付システム「RECEPTIONIST」よりお送りしております。
下記のお約束予定が更新されましたのでご連絡いたします。
We would like to express our thanks for your loyal patronage.
This E-mail is sent from the RECEPTIONIST visitor registration system.
We have changed the following appointment with you.

アポ削除時

アポ削除時に送信されるキャンセルメールのカスタマイズです。

項目 内容
お客様へのメールの件名 メールの件名を変更できます。
デフォルト：[{自社の会社名}]アポイントメントのキャンセルのご案内
お客様へのメールのリード文 メールのリード文を変更できます。
デフォルト：
{お客様の会社名}
{お客様の氏名}様

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
下記のお約束予定がキャンセルされましたのでご連絡いたします。
We regret to inform you that the following appointment has been cancelled.
本メールは、受付システム「RECEPTIONIST」よりお送りしております。
This E-mail is sent from the RECEPTIONIST visitor registration system.

リマインドメール

通常アポの予定に対して配信される、リマインドメールのカスタマイズです。

項目 内容
メール送信有無 リマインドメールの送信有無を設定できます。
デフォルト：リマインドメールをお客様に送る：オン
メール送信時間 リマインドメールの送信時間を設定できます。
デフォルト：当日の7時

Check送信時間を過ぎている開始時間のアポには、リマインドメールは送られません。
Check[前日]に変更した場合、件名とリード文も必ず見直してください。
お客様へのメールの件名 メールの件名を変更できます。
デフォルト：[{自社の会社名}]本日の来訪予定のリマインド: {アポイントメントの開催時間}[RECEPTIONIST]
お客様へのメールのリード文 メールのリード文を変更できます。
デフォルト：
{お客様の会社名}
{お客様の氏名}様

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
本メールは、受付システム「RECEPTIONIST」よりお送りしております。
下記のアポイントメントにつきまして、当日となりましたのでリマインドのご連絡をいたします。
We would like to express our thanks for your loyal patronage.
This E-mail is sent from the RECEPTIONIST visitor registration system.
Regarding the following appointments, we will contact you to remind you that it is the day of the event.

メールのテキストで設定可能な変数について

各項目名の下に「{} 件名」「{} 代替テキストを挿入」があり、ここから変数を挿入できます。全メールのテキスト項目で以下の変数をご利用いただけます。

項目 説明
{自社の会社名} RECEPTIONISTの「会社情報」に登録した会社名が反映されます。
{お客様の会社名} 来訪者情報で入力した来訪者の会社名が反映されます。
{お客様の氏名} 来訪者情報で入力した来訪者の氏名が反映されます。
{アポイントメントの受付コード} 発行された受付コードが反映されます。
{アポイントメントの開始日} アポイントメントの日付が反映されます。
{アポイントメントの開催時間} アポイントメントの開始時間が反映されます。

お疲れ様でした。以上でお客様へのメール通知のカスタマイズは完了です。

不明点がある場合は、お気軽にお問い合わせください。

右上の「お問い合わせ方法」ボタンから、お問い合わせ方法がご確認いただけます。