来訪者向けメール設定：来訪者宛てのアポメールをカスタマイズ（エンタープライズプラン以上）

この機能はエンタープライズプラン以上でご利用いただけます。
一部機能はプレミアムプランでのみご利用いただけます。

 

通常アポ、期間アポを操作した際に、来訪者に送られるご案内メールの内容をカスタマイズすることができます。
 
■カスタマイズ可能な項目
・上部のロゴ（プレミアムプランのみ）
・メール件名
・メール本文のリード文

 

もくじ

カスタマイズ可能なメールの種類
来訪者宛てのメールをカスタマイズする方法
ロゴを変更する
ご案内文を設定する
通常アポ・期間アポごとにメール内容をカスタマイズする
アポ作成時
アポ編集時
アポ削除時
リマインドメール
メールのテキストで設定可能な変数について
 

 

カスタマイズ可能なメールの種類

通常アポ、期間アポから操作した際に、来訪者に送られる以下メールを、オフィスごとにそれぞれカスタマイズできます。

 

・アポ登録時に送信される招待メール
・アポ変更時に送信される変更のご案内メール
・アポ削除時に送信されるキャンセルメール
・アポ当日に配信されるリマインドメール
Tipsアポ登録時に選択したオフィスごとに、メールのカスタマイズが可能です。
TipsChrome拡張機能、Outlookアドインから操作した場合のメールにも反映されます。
Tipsリマインドメールについては、送信有無、送信時間も変更できます。
Check調整アポや予約ルームズなど、上記以外のメールには反映されません。

 
 

来訪者宛てのメールをカスタマイズする方法

左メニュー「来訪者設定」をクリックして、「来訪者向けメール設定」タブを選択します。

 

 
 

メールをカスタマイズしたいオフィスを選択します。
・オフィス機能を利用していない場合は、”本社”のみの表示になります。
・複数のオフィスに設定したい場合は、それぞれのオフィスで設定してください。

Tips　オフィス機能とは何ですか？

 

 
 

Checkプレミアムプランでのみご利用いただけます。
 

「ロゴを変更」をクリックすることで、画像をアップロードし「変更を保存」をクリックします。

ロゴ ・メールヘッダー(上部)のロゴのみを変更できます。
　Checkメールフッター(下部)のログは変更できませんので、ご注意ください。
・デフォルト：RECEPTIONISTのロゴ
・ロゴの推奨サイズ：横250px縦100px(サイズ外の画像はリサイズされます)
・利用できるロゴの容量：5MBまで
・利用できるロゴの拡張子：JPEG、JPG、GIF、BMP

 
 

ご案内文を設定する

「ご案内文」を入力し「変更を保存」をクリックします。

ご案内文 設定したご案内文は来訪者宛のメールの「場所」に記載されますため、オフィスやビルに関するご案内にご活用ください。URLを入力された場合はメール上でリンクになります。
Checkアポイントメント作成時に設定する「お客様へのご案内」とは別の箇所に記載されます。

 
 

通常アポ・期間アポごとにメール内容をカスタマイズする

メール一覧で、「通常アポ」「期間アポ」のどちらかを選択して、カスタマイズしたいメール種別の「・・・」より、編集画面を表示します。

 

Tips {} 件名 や {} 代替テキストを挿入 をクリックすることで、変数も利用できます。
詳細はこちらをご覧ください。

 

各編集画面で、「変更を保存」をクリックすると編集した内容が保存されます。
事前にお客様にどのようなメールが送られるかを確認する場合は「メールプレビュー」をクリックします。

 
 

アポ作成時

アポ登録時に送信される招待メールのカスタマイズです。

 

お客様へのメールの件名 メールの件名を変更できます。
デフォルト：[{自社の会社名}]アポイントメントのご案内
お客様へのメールのリード文 メールのリード文を変更できます。
デフォルト：
{お客様の会社名}
{お客様の氏名}様
 

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
本メールは、受付システム「RECEPTIONIST」よりお送りしております。
下記の内容でお約束をさせていただきました。
We would like to express our thanks for your loyal patronage.
This E-mail is sent from the RECEPTIONIST visitor registration system.
We got the following appointment with you.

 
 

アポ編集時

アポを変更した時に送信される変更のご案内メールのカスタマイズです。

 

お客様へのメールの件名 メールの件名を変更できます。
デフォルト：[{自社の会社名}]アポイントメントの変更のご案内
お客様へのメールのリード文 メールのリード文を変更できます。
デフォルト：
{お客様の会社名}
{お客様の氏名}様
 

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
本メールは、受付システム「RECEPTIONIST」よりお送りしております。
下記のお約束予定が更新されましたのでご連絡いたします。
We would like to express our thanks for your loyal patronage.
This E-mail is sent from the RECEPTIONIST visitor registration system.
We have changed the following appointment with you.

 
 

アポ削除時

アポを削除した時に送信されるキャンセルメールのカスタマイズです。

 

お客様へのメールの件名 メールの件名を変更できます。
デフォルト：[{自社の会社名}]アポイントメントのキャンセルのご案内
お客様へのメールのリード文 メールのリード文を変更できます。
デフォルト：
{お客様の会社名}
{お客様の氏名}様
 

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
下記のお約束予定がキャンセルされましたのでご連絡いたします。
We regret to inform you that the following appointment has been cancelled.
本メールは、受付システム「RECEPTIONIST」よりお送りしております。
This E-mail is sent from the RECEPTIONIST visitor registration system.

 
 

リマインドメール

通常アポの予定に対して配信される、リマインドメールのカスタマイズです。

 

メール送信有無 リマインドメール自体の送信有無を設定できます。
デフォルト：リマインドメールをお客様に送る：オン
メール送信時間 リマインドメールの送信時間を設定できます。
デフォルト：当日の7時
Check送信時間を過ぎている開始時間のアポに対しては、リマインドメールは送られません。
Check[前日]に変更した場合、必ず件名とリード文も見直ししてください。
お客様へのメールの件名 メールの件名を変更できます。
デフォルト：[{自社の会社名}]本日の来訪予定のリマインド: {アポイントメントの開催時間}[RECEPTIONIST]
お客様へのメールのリード文 メールのリード文を変更できます。
デフォルト：
{お客様の会社名}
{お客様の氏名}様
 

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
本メールは、受付システム「RECEPTIONIST」よりお送りしております。
下記のアポイントメントにつきまして、当日となりましたのでリマインドのご連絡をいたします。
We would like to express our thanks for your loyal patronage.
This E-mail is sent from the RECEPTIONIST visitor registration system.
Regarding the following appointments, we will contact you to remind you that it is the day of the event.

 
 
 

メールのテキストで設定可能な変数について

各項目名の下に「{} 件名」、「{}代替テキストを挿入」がありますので、ここから変数を選択して挿入することができます。
全てのメールのテキスト項目の設定で、以下の変数をご利用いただけます。

 

{自社の会社名} RECEPTIONISTの「会社情報」に登録した会社名が反映されます。
{お客様の会社名} 来訪者情報で入力した来訪者の会社名が反映されます。
{お客様の氏名} 来訪者情報で入力した来訪者の氏名が反映されます。
{アポイントメントの受付コード} 発行された受付コードが反映されます。
{アポイントメントの開始日} アポイントメントの日付が反映されます。
{アポイントメントの開催時間} アポイントメントの開始時間が反映されます。

 
 

お疲れ様でした。
以上でお客様へのメール通知のカスタマイズは完了です。

 

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