来訪者向けメール設定：来訪者宛てのアポメールをカスタマイズ

この機能はエンタープライズプラン以上でご利用いただけます。
一部機能はプレミアムプランでのみご利用いただけます。

 

通常アポ、期間アポを操作した際に、来訪者に送られるご案内メールの内容をカスタマイズすることができます。
 
■カスタマイズ可能な項目
・上部のロゴ（プレミアムプランのみ）
・メール件名
・メール本文のリード文

 

もくじ

カスタマイズ可能なメールの種類
来訪者宛てのメールをカスタマイズする方法
ロゴを変更する
通常アポ・期間アポごとにメール内容をカスタマイズする
アポ作成時
アポ編集時
アポ削除時
リマインドメール
メールのテキストで設定可能な変数について
 

 

カスタマイズ可能なメールの種類

通常アポ、期間アポから操作した際に、来訪者に送られる以下メールを、それぞれカスタマイズできます。

 

・アポ登録時に送信される招待メール
・アポ変更時に送信される変更のご案内メール
・アポ削除時に送信されるキャンセルメール
・アポ当日に配信されるリマインドメール
TipsChrome拡張機能、Outlookアドインから操作した場合のメールにも反映されます。
Tipsリマインドメールについては、送信有無、送信時間も変更できます。
Check調整アポや予約ルームズなど、上記以外のメールには反映されません。

 
 

来訪者宛てのメールをカスタマイズする方法

左メニュー「来訪者設定」をクリックして、「来訪者向けメール設定」タブを選択します。

 

 
 

Checkプレミアムプランでのみご利用いただけます。
 

「ロゴを変更」をクリックすることで、画像をアップロードすることができます。

ロゴ ・メールヘッダー(上部)のロゴのみを変更できます。
　Checkメールフッター(下部)のログは変更できませんので、ご注意ください。
・デフォルト：RECEPTIONISTのロゴ
・ロゴの推奨サイズ：横250px縦100px(サイズ外の画像はリサイズされます)
・利用できるロゴの容量：5MBまで
・利用できるロゴの拡張子：JPEG、JPG、GIF、BMP

 
 

通常アポ・期間アポごとにメール内容をカスタマイズする

メール一覧で、「通常アポ」「期間アポ」のどちらかを選択して、カスタマイズしたいメール種別の「・・・」より、編集画面を表示します。

 

Tips {} 件名 や {} 代替テキストを挿入 をクリックすることで、変数も利用できます。
詳細はこちらをご覧ください。

 

各編集画面で、「変更を保存」をクリックすると編集した内容が保存されます。
事前にお客様にどのようなメールが送られるかを確認する場合は「メールプレビュー」をクリックします。

 
 

アポ作成時

アポ登録時に送信される招待メールのカスタマイズです。

 

お客様へのメールの件名 メールの件名を変更できます。
デフォルト：[{自社の会社名}]アポイントメントのご案内
お客様へのメールのリード文 メールのリード文を変更できます。
デフォルト：
{お客様の会社名}
{お客様の氏名}様
 

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
本メールは、受付システム「RECEPTIONIST」よりお送りしております。
下記の内容でお約束をさせていただきました。
We would like to express our thanks for your loyal patronage.
This E-mail is sent from the RECEPTIONIST visitor registration system.
We got the following appointment with you.

 
 

アポ編集時

アポを変更した時に送信される変更のご案内メールのカスタマイズです。

 

お客様へのメールの件名 メールの件名を変更できます。
デフォルト：[{自社の会社名}]アポイントメントの変更のご案内
お客様へのメールのリード文 メールのリード文を変更できます。
デフォルト：
{お客様の会社名}
{お客様の氏名}様
 

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
本メールは、受付システム「RECEPTIONIST」よりお送りしております。
下記のお約束予定が更新されましたのでご連絡いたします。
We would like to express our thanks for your loyal patronage.
This E-mail is sent from the RECEPTIONIST visitor registration system.
We have changed the following appointment with you.

 
 

アポ削除時

アポを削除した時に送信されるキャンセルメールのカスタマイズです。

 

お客様へのメールの件名 メールの件名を変更できます。
デフォルト：[{自社の会社名}]アポイントメントのキャンセルのご案内
お客様へのメールのリード文 メールのリード文を変更できます。
デフォルト：
{お客様の会社名}
{お客様の氏名}様
 

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
下記のお約束予定がキャンセルされましたのでご連絡いたします。
We regret to inform you that the following appointment has been cancelled.
本メールは、受付システム「RECEPTIONIST」よりお送りしております。
This E-mail is sent from the RECEPTIONIST visitor registration system.

 
 

リマインドメール

通常アポの予定に対して配信される、リマインドメールのカスタマイズです。

 

メール送信有無 リマインドメール自体の送信有無を設定できます。
デフォルト：リマインドメールをお客様に送る：オン
メール送信時間 リマインドメールの送信時間を設定できます。
デフォルト：当日の7時
Check送信時間を過ぎている開始時間のアポに対しては、リマインドメールは送られません。
Check[前日]に変更した場合、必ず件名とリード文も見直ししてください。
お客様へのメールの件名 メールの件名を変更できます。
デフォルト：[{自社の会社名}]本日の来訪予定のリマインド: {アポイントメントの開催時間}[RECEPTIONIST]
お客様へのメールのリード文 メールのリード文を変更できます。
デフォルト：
{お客様の会社名}
{お客様の氏名}様
 

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
本メールは、受付システム「RECEPTIONIST」よりお送りしております。
下記のアポイントメントにつきまして、当日となりましたのでリマインドのご連絡をいたします。
We would like to express our thanks for your loyal patronage.
This E-mail is sent from the RECEPTIONIST visitor registration system.
Regarding the following appointments, we will contact you to remind you that it is the day of the event.

 
 
 

メールのテキストで設定可能な変数について

各項目名の下に「{} 件名」、「{}代替テキストを挿入」がありますので、ここから変数を選択して挿入することができます。
全てのメールのテキスト項目の設定で、以下の変数をご利用いただけます。

 

{自社の会社名} RECEPTIONISTの「会社情報」に登録した会社名が反映されます。
{お客様の会社名} 来訪者情報で入力した来訪者の会社名が反映されます。
{お客様の氏名} 来訪者情報で入力した来訪者の氏名が反映されます。
{アポイントメントの受付コード} 発行された受付コードが反映されます。
{アポイントメントの開始日} アポイントメントの日付が反映されます。
{アポイントメントの開催時間} アポイントメントの開始時間が反映されます。

 
 

お疲れ様でした。
以上でお客様へのメール通知のカスタマイズは完了です。

 

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