Microsoft Teams(Webhook)メンションオンオフ切り替え

このページは、2023年10月20日以前から、Microsoft TeamsのWebhook版連携をご利用いただいている企業様向けの設定ページです。
 
 

2023年10月20日の機能改善により、Microsoft TeamsのWebhook版でもメンションを付けて来客通知を行えるようになりました。
以前のままの通知方法から、メンションを付けて通知する方法への切替え手順を、本ページでご案内しています。
 

もくじ

前提条件
メンションを有効にする方法
【1】Microsoft Teams(Webhook)のチャット設定
【2】各社員の通知先情報の変更
【3】カスタムボタンのメンション先の変更
【4】社員情報CSVの取り扱いについて（利用時の注意点）
メンションを無効にする方法

前提条件

1. 2023年10月20日以前から、Microsoft Teams(Webhook)をご利用中の場合のみ、設定可能です
2023年10月20日以降に新規登録した企業様では、常にメンションを付けて来客通知する方法となります。旧通知方法には変更できません。
 

2. 社員情報のメールアドレスをもとにメンション通知しています
通知先Teamsのチャネルに参加しているMicrosoftアカウントと、RECEPTIONIST社員情報のメールアドレスが一致している場合のみメンションされます。
CheckMicrosoftアカウントとRECEPTIONIST社員情報のメールアドレスが異なる場合、メンションできませんのでご注意ください。
 

3. 各社員情報に設定済みの「ユーザー名」「アシスタント通知ユーザー名」は無効になります
メンション通知を有効にすると、通知先の設定方法も変わるため、各社員に登録されている「ユーザー名」「アシスタント通知ユーザー名」は無効になります。
各社員に登録されている「ユーザー名」は、社員情報のメールアドレスをもとに自動的にメンション通知できますので、設定項目自体が無くなります。
Checkエンタープライズプラン以上で「アシスタント通知ユーザー名」を設定している場合、再設定が必要になりますのでご注意ください。
 

4. カスタムボタン（サブカスタムボタン）に設定済みの「このボタンで呼び出すユーザー名」は無効になります
メンション通知を有効にすると、通知先の設定方法も変わるため、カスタムボタン（サブも）に登録されている「このボタンで呼び出すユーザー名」は無効になります。
Checkメンション通知先として、再設定が必要になりますのでご注意ください。
 

5. 社員情報CSVのテンプレートが変わります
メンション通知を有効にすると、社員を一括追加・更新する際に利用する社員情報CSVのテンプレート内容も変わります。
そのため、メンション通知を有効にした後に社員情報CSVを利用する場合には、必ず最新のテンプレートをダウンロードしてお使いください。
 
 

メンションを有効にする方法

Microsoft Teams(Webhook)連携で、メンションを有効にする場合は、以下の手順で設定・確認します。

【1】Microsoft Teams(Webhook)のチャット設定
【2】各社員の通知先情報の変更
【3】カスタムボタンのチャットの変更
【4】社員情報CSVの取り扱いについて（利用時の注意点）

【1】Microsoft Teams(Webhook)のチャット設定

RECEPTIONISTの管理画面左側メニューから「チャット設定」をクリックし、Microsoft Teams(Webhook)行の右端「・・・」をクリックします。
 

「メンションを有効にする」にチェックを入れて、保存します。

【2】各社員の通知先情報の変更

Tipsエンタープライズプラン以上で社員ごとに通知先を指定していた場合にご対応ください。
 
WEB管理画面＞社員情報で各社員の通知先情報等の変更を行います。
 
1)通知先グループWebhookURLに変更がある場合は、URLを入力します。
 
2)アシスタント通知を利用したい場合は、担当者を指定します。
Check以前のアシスタント通知の設定は無効になっていますので、ご利用になる場合には再設定が必要になります。
 

メンションが有効な場合の設定画面

 

メンションが無効な場合の設定画面

 

【3】カスタムボタンのチャットの変更

Tips各カスタムボタンの通知先として、「ユーザー名」を指定していた場合にご対応ください。
 
受付アプリ設定で、各カスタムボタン（サブカスタムボタン）の通知先情報の変更を行います。

1)通知先グループWebhookURLに変更がある場合は、URLを入力します。
 
2)Microsoft Teams メンション先を利用したい場合は、担当者を追加します。
Check以前の設定は無効になっていますので、ご利用になる場合には再設定が必要になります。
 

メンションが有効な場合の設定画面
Tips担当者は最大5名まで追加可能です。

 

メンションが無効な場合の設定画面
Tips担当者は最大20名まで追加可能です。

 
 

【4】社員情報CSVの取り扱いについて（利用時の注意点）

メンション通知を有効にすると、社員を一括追加・更新する際に利用する社員情報CSVのテンプレート内容も変わりますので、メンション通知を有効にした後に社員情報CSVを利用する場合には、必ず最新のテンプレートをダウンロードしてお使いください。
 

CSVアップデートする前の画面より、テンプレートをダウンロードしてください。

 

社員情報CSVのテンプレートは以下の通り変更されます。
 

メンションが有効な場合の設定画面

 

メンションが無効な場合の設定画面

 

メンションを無効にする方法

Microsoft Teams(Webhook)のメンションを利用しない場合は、「メンションを有効にする」のチェックを外して保存します。
 

メンションを有効な状態で設定していた各社員のメンション先やカスタムボタンのメンション先は無効になり、メンションが無効な状態で設定していた通知先の状態に戻ります。