予約ルームズ：入室ボタンが操作されない場合、設置デバイスからアラート音を鳴らす

この機能は
予約ルームズiPadアプリのVer1.28.0以降
予約ルームズiOS／AndroidアプリのVer1.28.0以降
でご利用いただけます。

 
予約ルームズでは、会議室予定に未入室のまま3分経過した場合、設置デバイスから未入室を知らせるためのアラートを鳴動させることが可能です。
本記事ではこちらの設定方法をご案内します。

もくじ

前提条件
設定方法
アプリでの動作
その他

前提条件

未入室アラートが鳴動する会議室予定

未入室アラートが鳴動する会議室予定の種類は以下です。
・通常アポから登録
・カレンダーから登録
・予約ルームのWeb画面(会議室状況)から登録
・日跨ぎの予定

未入室アラートが鳴動しない会議室予定

未入室アラートが鳴動しない会議室予定の種類は以下です。
・「終日」チェックをして作成した予定
・Garoonの「仮予定」
参考：Garoonの仮予定とは　https://jp.cybozu.help/g/ja/user/application/scheduler/arrange.html

利用している端末によって、アラートが鳴る端末が異なります

・時間お知らせモードで端末と連携している場合は、時間お知らせ端末からアラートが鳴ります。
・入退室モードでのみ端末と連携している場合は、入退室端末からアラートが鳴ります。

 
参考：予約ルームズ：会議終了をアラートでお知らせ (時間お知らせモード)

設定方法

1.

RECEPTIONIST管理者アカウントでRECEPTIONIST管理画面にログインし、「会議室設定」を選択します。

2.

「会議室情報の編集」＞「設定」をクリックします。

3.

「予定開始時刻から3分以上、入室ボタンが操作されない場合、設置デバイスからアラート音を鳴らす」にチェックを入れ、「設定を保存」をクリック>します。

アラート音としてデフォルト音が設定されていますが、オリジナル音源に変更したい場合は「ファイルを選択」から音声データを指定して、「設定を保存」をクリックします。
Tips 設定可能な音声ファイルは「MP3形式のみ対応・5MB以下・再生時間30秒以内」のデータです。
Tipsデフォルトでは「予定の開始時刻になりましたが、入室ボタンが押されていません」の音声が2回流れます。
 

 
 

会議室ごとに設定を変更する場合

Check会議室ごとの設定変更はエンタープライズプラン以上でご利用いただけます。
 
会議室設定＞各会議室の鉛筆マークをクリックして、有効／無効を選択します。

 

 

アプリでの動作

1.

入退室アプリで、対象の会議予定の開始時刻から３分経過後までに「この予定で入室」をタップして入室しない場合、未入室を知らせるアラート音が鳴動します。
 
例：右記の予定の場合「14:03」まで未入室だとアラートが鳴動する

設定したアラート音の秒数の再生が終了するか、あるいは「この予定で入室」をタップして入室した時点で、アラート鳴動が終了します。
 

 
参考：予約ルームズ：会議終了をアラートでお知らせ (時間お知らせモード)

その他

前の会議予定の退室が遅れた場合

前の会議予定の退室が遅れて、次の予定の開始時刻を超過している場合、前の予定の退室から３分後に未入室アラートが鳴動します。
 
例：
1つ目の予定　13:00〜14:00
2つ目の予定　14:00〜15:00
以上のケースで1つ目の予定の退室が「14:10」になった場合、2つ目の予定に対する未入室アラートは「14:13」に鳴動する
 

1度アラートが実行された後は同じ会議予定に対して複数回アラート鳴動はしない

1度アラートが実行された後は、同じ会議予定に対して複数回アラートは鳴動しません。
 

1つの予定に複数会議室が予約されている場合もアラートが鳴動

1つの予定で複数会議室を予約されている場合でも、未入室アラートは動作します。
 
Outlookカレンダーの場合、予定に登録されている会議室のうち、一部の会議室でのみ入室済みの場合は、以下のような挙動になります。
・入室した端末：入室中のまま 。
・未入室の端末：未入室アラートが鳴動。

以上が「未入室アラート」のご利用の流れです。
ぜひご活用くださいませ。