予約ルームズ:会議終了をアラートでお知らせ (時間お知らせモード)

会議室管理アプリのVer1.1.0以降でご利用いただけます。

 

時間お知らせモードは、 [会議室の入退室の状態]    [次の予定の受付の状態] と連動して、入室中会議の [ 終了10分前 ]  [ 終了5分前 ] [ 終了 ] のタイミングで、レベル別のアラート画面を表示・アラート音を鳴動させる機能です。
アラートで会議終了を促し、次の会議室予定の遅延を防止したり、受付に到着したゲストをお待たせしたりしないようにします。

 

 

もくじ

利用方法
アラートのパターン
レベル0
レベル1
レベル2 (イメージ動画
レベル3
レベル4 (イメージ動画
注意点
自動でアラートが表示されないケース
レベル3,4にならないとき 
画面更新の方法とタイミング

 

 

利用方法

1.『予約ルームズ:初期設定』を行います。

 

2.入退室モードの端末で会議室予定に入室します。
入室すると、時間お知らせモードの端末で、会議終了までのカウントダウンが開始します。
Tips入退室方法は こちら を参照してください。即入室でも連動可能です。


▼入室前 (入室前の会議室予定がある状態)

 

▼入室後

 

3.入退室モードの端末で退室しないまま会議終了まで残り10分になると、時間お知らせモードの端末で通知音の鳴動とともにアラートが表示します。

 

▼例:レベル0アラート画面

 

4.会議終了から15分以内に次の予定が有り、入退室モードで退室しないまま会議終了まで残り5分になると、時間お知らせモードの端末ではさらに緊急度の高いアラート画面が表示します。

 

▼例:レベル2アラート画面

5.入退室モードの端末で退室すると、アラート表示が消えて待ち受け画面に戻ります。

 

 

アラートのパターン

アラートは「レベル0」~「レベル4」まで5つの段階があります。

Tips例えばレベル0アラート発動後に次の予定や受付の状況が変わった場合、画面更新するとレベル1以降のアラートに遷移します。

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( 画像をクリックすると拡大表示します )


レベル0
レベル1
レベル2
レベル3
レベル4

 

レベル0

 

レベル1

 

レベル2

Tipsレベル2アラート発動中に退室せず終了時間を超過したとき
・iOS:オリジナル音のアラートが10秒鳴動し、止まります。
・Android:オリジナル音のアラートが20回鳴動しますが退室すると止まります。

 
▼イメージ ※音声が流れますのでご注意ください。

 
 
 

レベル3

 

レベル4

Tipsレベル4アラート発動中に退室せず終了時間を超過したとき
・iOS:オリジナル音のアラートが10秒鳴動し、止まります。
・Android:オリジナル音のアラートが20回鳴動しますが退室すると止まります。

 
▼イメージ ※音声が流れますのでご注意ください。

 
 

注意点

自動でアラートが表示されないケース

次の予定を作成するタイミングによっては該当するアラートが「自動で」発動しないケースがあります。

会議終了時間まで10分未満では「5分間隔の自動更新」が実行されないため、以下のようなケースでは現状「自動で」アラート画面が更新されません。

 

CASE1. 「レベル0」アラート発動直後に次の予定を入れる

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→ 内部の状態としては「レベル1」になるが、画面更新は 5分前 の「レベル2」発動までに実行されないので「レベル1」アラートは自動で表示しない
 
 
CASE2. 「レベル0」アラート発動後、会議終了 5分前 を過ぎた後に次の予定を入れる

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→ 内部の状態としては「レベル2」になるが、会議終了時間を超過しても画面更新は実施されないので「レベル2」アラートは自動で表示しない
 
▼上記のケースのように「会議終了時間の直前に次の予定を追加」する状況がある場合、時間お知らせ端末画面右上の「更新アイコン」をタップして手動更新をご活用ください。

 

レベル3,4にならないとき

次のお客様がRECEPTIONISTで受付しても、レベル3,4にならないときは、予約ルームズのアプリの通知設定がオフになっていないかご確認ください。
 

▼予約ルームズのアプリの通知設定をオンにする方法
1.iPadホーム画面>「設定」アプリ(歯車アイコン)>左メニュー「予約ルームズ」を選択。
2.「通知」>「通知を許可」をONにする。
※ロック画面、通知センター、バナー、サウンド、バッジの設定はオフでも問題ございません。
3.「予約ルームズ」アプリ>左上の三本線マーク>「ログアウト」する>「カメラを起動してQRをスキャン」で再度連携してください。

 

画面更新の方法とタイミング

【自動更新】
5分間隔の自動更新
・終了時刻11分以上前
・終了時刻以降
アラート切り替え時
・10分前
・5分前
 
【手動更新】
●入退室モードの端末から入退室を実行即時
●受付用端末から受付コードで受付即時
●時間お知らせ端末画面右上の更新アイコンをタップ
●アプリのタスクキル → アプリ再起動

 

日々の会議室のご利用にお役立てくださいませ。