会議室管理:進行中の会議終了をアラートでお知らせする (時間お知らせモード)

会議室管理アプリのVer1.1.0以降でご利用いただけます。

 

時間お知らせモードとは

会議室管理機能では、進行中会議の終了をアラートでお知らせすることができます (時間お知らせモード) 。

 

概要
事前準備
利用方法
アラートのパターン
レベル0
レベル1
レベル2 (イメージ動画
レベル3
レベル4 (イメージ動画
注意点
自動でアラートが表示されないケース
レベル3,4にならないとき 
画面更新の方法とタイミング

 

概要

時間お知らせモード [ 会議室の入退室の状態  [ 次の予定の受付状態 ] と連動して、入室中会議の終了時刻 [ 10分前 ]  [ 5分前 ] のタイミングでレベル別の アラート画面を表示・アラート音を鳴動 させる機能です。
会議中にアラートが出ることで会議終了を促し、次の会議室予定の遅延を防止したり到着したゲストをお待たせしたりしないようにします。

 

 

事前準備

1. 端末
「1会議室につき2台」の スマホ(iPhone・Android)またはタブレット(iPad等) を用意していただきます。
1台は「入退室モード」用、もう1台は本項の「時間お知らせモード用」として各モード独立して利用します。
Check受付用端末は上記2台とは別にご準備ください。受付用端末は会議室の数にかかわらず最低1台のみで問題ありません。
Checkアラート音の音量は、端末本体のサウンド設定で調整してください。
参考:iPhoneの音量を調整する(Apple公式サイト)/iPadの音量を調整する(Apple公式サイト)

2. 会議室管理機能の有効化
時間お知らせモードの利用には 会議室管理機能の有効化 が必要です。有効化していない場合こちらをご覧くださいませ。

 

3. カレンダー連携
会議室管理機能を有効化していただいたら カレンダー連携 が必要です。連携していない場合こちらをご覧くださいませ。

Googleカレンダー連携方法

Outlookカレンダー連携方法

 

利用方法

1

RECEPTIONIST管理者アカウントでRECEPTIONIST管理画面にログインし、「会議室設定」を選択します。
meetingroom-manage_01

 

2
「会議室情報の編集」>「会議室を追加」> 利用する会議室を追加します。

 

3
画面更新すると、追加した会議室情報は 入退室・時間お知らせの2モード分反映するので、2台のスマホ(iPhone・Android)またはタブレット(iPad等) で各モードに連携します。
Tips連携方法はこちらを参照してください。

 

4
入退室モード の端末で会議室予定に入室します。入室すると 時間お知らせモード の端末で会議終了までのカウントダウンが開始します。
Tips入退室方法は こちら を参照してください。

Tips即入室 ( こちら を参照 )  でも連動可能です。


▼入室前 (入室前の会議室予定がある状態)

 

▼入室後

 

5
入退室モードの端末で退室しないまま会議終了まで残り10分になると、時間お知らせモードの端末で通知音の鳴動とともにアラートが表示します。

 

▼例:レベル0アラート画面

 

6
会議終了から15分以内に次の予定が有り、入退室モードで退室しないまま会議終了まで残り5分になると、時間お知らせモードの端末ではさらに緊急度の高いアラート画面が表示します。

 

▼例:レベル2アラート画面

7
入退室モードの端末で退室すると、アラート表示が消えて待ち受け画面に戻ります。

 

 

アラートのパターン

アラートは「レベル0」~「レベル4」まで5つの段階があります。

Tips例えばレベル0アラート発動後に次の予定や受付の状況が変わった場合、画面更新するとレベル1以降のアラートに遷移します。

web-08

( 画像をクリックすると拡大表示します )


レベル0
レベル1
レベル2
レベル3
レベル4

 

レベル0

 

レベル1

 

レベル2

Tipsレベル2アラート発動中に退室せず終了時間を超過した場合、オリジナル音のアラートが20回鳴動しますが退室すると止まります。
 
▼イメージ ※音声が流れますのでご注意ください。

 
 
 

レベル3

 

レベル4

Tipsレベル4アラート発動中に退室せず終了時間を超過した場合、オリジナル音のアラートが20回鳴動しますが退室すると止まります。
 
▼イメージ ※音声が流れますのでご注意ください。

 
 

注意点

自動でアラートが表示されないケース

次の予定を作成するタイミングによっては該当するアラートが「自動で」発動しないケースがあります。

会議終了時間まで10分未満では「5分間隔の自動更新」が実行されないため、以下のようなケースでは現状「自動で」アラート画面が更新されません。

 

CASE1. 「レベル0」アラート発動直後に次の予定を入れる

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→ 内部の状態としては「レベル1」になるが、画面更新は 5分前 の「レベル2」発動までに実行されないので「レベル1」アラートは自動で表示しない
 
 
CASE2. 「レベル0」アラート発動後、会議終了 5分前 を過ぎた後に次の予定を入れる

web-08

→ 内部の状態としては「レベル2」になるが、会議終了時間を超過しても画面更新は実施されないので「レベル2」アラートは自動で表示しない
 
▼上記のケースのように「会議終了時間の直前に次の予定を追加」する状況がある場合、時間お知らせ端末画面右上の「更新アイコン」をタップして手動更新をご活用ください。

 

レベル3,4にならないとき

次のお客様がRECEPTIONISTで受付しても、レベル3,4にならないときは、予約ルームズのアプリの通知設定がオフになっていないかご確認ください。
 

▼予約ルームズのアプリの通知設定をオンにする方法
1.iPadホーム画面>「設定」アプリ(歯車アイコン)>左メニュー「予約ルームズ」を選択。
2.「通知」>「通知を許可」をONにする。
※ロック画面、通知センター、バナー、サウンド、バッジの設定はオフでも問題ございません。
3.「予約ルームズ」アプリ>左上の三本線マーク>「ログアウト」する>「カメラを起動してQRをスキャン」で再度連携してください。

 

画面更新の方法とタイミング

【自動更新】
5分間隔の自動更新
・終了時刻11分以上前
・終了時刻以降
アラート切り替え時
・10分前
・5分前
 
【手動更新】
●入退室モードの端末から入退室を実行即時
●受付用端末から受付コードで受付即時
●時間お知らせ端末画面右上の更新アイコンをタップ
●アプリのタスクキル → アプリ再起動

 

日々の会議室のご利用にお役立てくださいませ。