担当者が不在時の応答は?

RECEPTIONISTからの通知は、予め用意された複数の社員が参加している受付用のチャンネル・グループチャットに対して、担当者にメンションをした状態で通知をいたします。担当者が席を外していても、その通知をスマホで受け取って確認することができます。

そのため、下記のような運用をお勧めしております。

  1. 担当者は来客通知に気付き、自分で来客対応に行ける場合はすぐにチャットツールで「OK」と投稿する
  2. 担当者が来客通知に気付いてもすぐに対応ができ無い場合、チャットツールで誰かに対応を依頼する
  3. 担当者からの返事がしばらく無い場合、その担当者の関係者または総務・アシスタントの方が代わりに「OK」と投稿して来客対応を引き継ぐ

基本的に、来客の予定があることを担当者は認識しているはずですし、その通知に気付かないことはまれだと思われます。しかし、前の会議で議論が白熱していて気付かないような場合は、他の方が代理で対応できるようにしましょう。

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