担当者が不在時の応答は?

RECEPTIONISTからの通知は、グループチャットに対し、担当者にメンションをした状態で通知いたします。
そのため、担当者が席を外していても、その通知をスマホで確認することができます。
 

上記仕様を活用し、下記のような運用をお勧めしております。
 

1.担当者が来客通知に気付く

【自分で来客対応】チャットツールで「OK」と投稿
【担当者が対応不可状態】チャットツールで、誰かに対応を依頼
 

2.担当者からの反応がない

(担当者が来客通知に気づいていない可能性がある場合)
 

同僚やアシスタントの方が、代わりに「OK」と投稿し、来客対応
 

 

基本的に、来客の予定があることを担当者は認識しているはずですし、その通知に気付かないことはまれだと思われます。
しかし、前の会議で議論が白熱していて気付かないような場合でも、グループチャットに投稿されていることから、複数のメンバーに来客対応の状況が見えているため、チャットメンバー内でフォローし合うことで、担当者の不在時でも、対応漏れは防ぐことが可能です。