カスタムボタンでメッセージボードを表示する

飛び込み営業はどう対策したらいいですか?

受付をRECEPTIONISTにすると、内線電話での応対がなくなるため、これまで内線電話で取次をしていた人の業務負担をかなり軽くすることができるようになります。
しかし、RECEPTIONISTにしても解決できない問題が一つだけありました。そう、飛び込み営業マンの対策です。

メッセージボードで飛び込み営業対策

突然訪れる、飛び込み営業マン。。本当に迷惑、、かと思いきや、たまに欲しかった提案を持ってくる営業マンもいたりするので全ての営業マンを無下にするわけにもいきません。一体どうしたらいいでしょうか?

 

RECEPTIONISTでは、メッセージボード機能を用意しております。

アポ無しの来訪客は、まずアポを取るようにご案内

RECEPTIONISTでは、カスタムボタンを押すと予め用意したメッセージを表示するように設定することができます。
この機能を利用して、飛び込み営業マンには、まずはアポを取ってもらうようにご案内しましょう。

 

具体的には、
「お約束の無い方」ボタンを用意し、そのボタンを押すと
「お約束の無い方はお取り次ぎできません。下記に連絡して、まずはアポをお取りください」
というメッセージボードを表示するようにします。

 

メッセージボードの設定方法

設定は「受付アプリ設定」のカスタムボタンで行います。

 

1
WEB管理画面に管理者アカウントでログインし、「受付アプリ設定」を開きます。
メッセージボードを設定したいカスタムボタンの右側にある「・・・」をクリックします。
飛び込み営業対策をカスタムボタンで

 

2
ボタンタイプを「メッセージ用」にチェックを付けます。
メッセージボード用の設定項目が表示されますので、以下の通りラベルとメッセージを更新し、最後に「変更を保存」ボタンを押します。

 

カスタムボタンをメッセージボタンとして使うための設定

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

Item Name Detail
① ボタンタイプ 「メッセージ用」にチェックを入れてください。
② カスタム名称 iPadの受付画面のボタン名(ラベル)を設定します。
③ カスタム名称
(英語)
iPadの受付画面のボタン名(ラベル)を設定します。
(英語用)
④ 表示テキスト iPadのメッセージボード上に表示するメッセージを編集することができます。
(最大255文字まで)
⑤ 表示テキスト
(英語)
iPadのメッセージボード上に表示するメッセージを編集することができます。
(英語用)(最大255文字まで)

 

3
iPadに変更を反映させるため、iPadアプリの更新ボタンを押してください。

 

 

iPadの待受画面から、設定したカスタムボタン「お約束の無い方」をタップすると、このような画面が表示されることをご確認ください。
messageboard

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

以上で設定は完了です!
下記の応用もご覧いただき、日々のご対応にお役立てくださいませ。

 

メッセージボードの応用

飛び込み営業対策としてのメッセージボード機能を紹介しましたが、これ以外にももちろん使うことが可能です。

■会議室等、道案内として

たとえば、自社の会議室で行うセミナー参加者をご案内する場合、
「セミナー参加者」ボタンを用意し、

 

本日はセミナーにご参加いただきありがとうございます。
会場はこの先のセミナールームになります。
左にまっすぐ進んで頂き、つきあたりを右に進んでください。

 

とお客様をご案内することができます。

■無人受付での配達業者様の対応案内として

また、例えばシェアオフィスの無人受付としてお使い頂いている場合、配達業者が荷物を届けに来た場合に困ってしまうことがあります。そんなときは、

「配達業者様はこちら」ボタンを用意し、

 

当オフィスは事務局の者が常駐しておりません。
入居者宛の荷物は、伝票にかかれている電話番号に連絡し、直接受取人を呼び出してください。
事務局宛の荷物の場合は、下記までご連絡ください。

 

03-XXXX-XXXX

とご案内することも可能です。

 

その他にもお客様の状況に合わせて、様々な使い方ができるかと思いますので、是非、お試しくださいませ。