管理者で一括登録をご希望の皆様へ【Chatwork】

社員登録の前にご準備いただきたいID情報

RECEPTIONISTは、チャットワークの各社員のIDを利用することで、各社員に直接、来客通知を届けるサービスです。
 

《設定可能な各社員のID》
・アカウントID
・チャットワークID

 

 

そのため、事前に全員分のID情報を準備しておくと便利です。

チャットワークの各IDを用いた来客通知の流れ

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

このページでは、アカウントID、チャットワークIDについて、違いを含めてご案内いたします。
 

 

すでに全社員のID情報が準備できている場合
早速、一括登録用のCSVファイル作成の続きを進めていきましょう。
 

 

 

アカウントIDとチャットワークID

どちらもアカウントを特定するために用いられるIDですが、そのID情報を取得するまでのステップが異なります。
 

アカウントID:
あらかじめ各アカウントに設定されているID。
別名・識別ID
ビジネス版/エンタープライズ版チャットワークをご利用の場合、管理者が一括して把握・管理が可能な情報です。

 

チャットワークID
利用者本人が自分で設定することができるID。
初期状態では、設定されていません。
また、利用者本人が自分のアカウントに対して設定するため、管理者で一括管理ができません。

アカウントIDは管理者が一括入手できる情報で、チャットワークIDは各社員が自ら設定し、その情報を管理者に伝えてもらう必要がある情報です

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

そのため、ビジネス版/エンタープライズ版チャットワークをご利用の場合、管理者が一括管理できるアカウントIDでのご登録が便利です。
 

 

Tips アカウントIDとは?
ChatworkのCSVデータ上では、日本語で『識別ID』となっています。
また、英語では『accountID』となっていることから、RECEPTIONISTでは統一して、アカウントIDと呼んでおります。

 

 

 

ビジネス版/エンタープライズ版チャットワークをご利用の場合

早速、全員分のアカウントIDを準備しましょう。
アカウントIDの取得方法【管理者向け】をご確認下さい。
 

 

 

上記以外でご利用の場合

チャットワークIDで登録する場合、社員登録のフローをあらかじめ検討・決定しておくと、全社導入までに行うことが事前に見え、便利です。
 

それぞれのメリット・デメリットと合わせて、社員登録の全体フローをご紹介します。
 

 

 

 

 

管理者が本登録を行う方法

 

各社員が本登録のメールに対応しなくても、来客通知を受け取れるようになる方法です。
 

メリット

・一括登録後、すぐに来客通知を受け取れる
・社員は本登録メール対応不要
・各社員は、チャットワークIDを設定し、管理者へ報告するだけでよい

▼ 全体フロー
社員の手間なく管理者で一括登録する場合の全体フロー

( 画像をクリックすると拡大表示します )

デメリット

・管理者の入力項目が多い
(アカウントIDを各社員から申告してもらうか、
チャットワークIDを設定してもらう場合)
・各IDの報告があった社員からの登録になる
・各ID入手のための作業の催促や管理が面倒

 

 
Tips 各社員にアカウントIDの確認を促す場合、社員への周知に以下ページもご活用下さいませ。
▼参考:アカウントIDの確認方法
http://help.receptionist.jp/?p=5225#myaccountid

 

Tips 各社員にチャットワークIDの設定を促す場合、社員への周知に以下ページもご活用下さいませ。
▼参考:チャットワークIDの確認〜設定方法まで
http://help.receptionist.jp/?p=1090

 

 

 

社員が本登録を行う方法

 

管理者は、CSVファイルを使って、RECEPTIONISTから一斉に、全社員に本登録用メールを送付します。
各社員がそのメールから本登録を行い、本登録が完了した社員から、来客通知を受け取れるようになる方法です。
 

メリット

・管理者の手間がほとんどない
(社員名/メールアドレスのCSV一括登録のみ)
・各社員のチャットツールIDを調べなくてよい
・未完了社員に催促メールを送ることができる

▼ 全体フロー
各社員に登録してもらう場合の全体フロー

( 画像をクリックすると拡大表示します )

デメリット

・社員の手間や負担が多い
・社員によって登録完了までの時間にバラツキがある

 

 

Tips 各社員が本登録を行う場合、以下の手順となります。
▼参考:【社員向け】本登録のお願い【作業:約5分】
http://help.receptionist.jp/?p=3761

 

 

 

現状に合わせ、最適な方法をお選びくださいませ。
 

 

すでに全社員のID情報が準備できている場合
早速、一括登録用のCSVファイル作成の続きを進めていきましょう。