【Chatwork】管理者で一括登録をご希望の皆様へ

チャットワークのIDとは

各社員に直接来客通知を届けるため、各社員のチャットワークのIDを把握する必要があります。
チャットワークのIDは以下2種類で、どちらのIDでも設定が可能です。アカウントID、チャットワークIDについて、違いを含めてご案内いたします。

 

■設定可能な各社員のID
・アカウントID
・チャットワークID

 

チャットワークの各IDを用いた来客通知の流れ

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Checkすでに全社員のID情報が準備できている場合は、一括登録用のCSVファイル作成を進めましょう。
(CSVファイル作成)アカウントIDで設定する
(CSVファイル作成)チャットワークIDで設定する

 

 

アカウントIDとチャットワークID

どちらもアカウントを特定するために用いられるIDですが、そのID情報を取得するまでのステップが異なります。

 

アカウントID(別名:識別ID):
あらかじめ各アカウントに設定されているIDで、変更することはできません。
ビジネス版/エンタープライズ版チャットワークをご利用の場合、管理者が一括して把握・管理が可能な情報です。

 

アカウントIDは、ChatworkのCSVデータ上では、日本語で『識別ID』、英語では『accountID』となっています。RECEPTIONISTでは統一してアカウントIDと呼んでおります。

 

チャットワークID
利用者本人が自分で設定することができるIDです。
初期状態では、設定されていません。
また、利用者本人が自分のアカウントに対して設定するため、いつでも変更可能で、管理者で一括管理ができません。

アカウントIDは管理者が一括入手できる情報で、チャットワークIDは各社員が自ら設定し、その情報を管理者に伝えてもらう必要がある情報です

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以上のことから、ビジネス版/エンタープライズ版チャットワークをご利用の場合、管理者が一括管理できるアカウントIDでのご登録が便利です。

 

 

ビジネス版/エンタープライズ版チャットワークをご利用の場合

早速、全員分のアカウントIDを準備しましょう。
アカウントIDの取得方法【管理者向け】をご確認下さい。
 

 

 

上記以外でご利用の場合

チャットワークIDで登録する場合、社員登録のフローをあらかじめ検討・決定しておくと、全社導入までに行うことが事前に見え、便利です。
それぞれのメリット・デメリットと合わせて、社員登録の全体フローをご紹介します。

 

【A】社員の作業なしで来客通知を利用可能にする方法
【B】各社員に必要事項を入力してもらい、来客通知を利用可能にする方法

 

【A】社員の作業なしで来客通知を利用可能にする方法

各社員の利用登録不要で来客通知が受け取れるようになる方法です。

 

メリット:
・一括登録後、すぐに来客通知を受け取れる
・社員は利用登録メール対応不要
・各社員は、チャットワークIDを設定し、管理者へ報告するだけでよい

 

デメリット:
・管理者の入力項目が多い
(アカウントIDを各社員から申告してもらうか、チャットワークIDを設定して申告してもらう必要がある)
・各IDの報告があった社員からの登録になる
・各ID入手のための作業の催促や管理が面倒

▼全体フロー
社員の手間なく管理者で一括登録する場合の全体フロー

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Tips 各社員にアカウントIDの確認を促す場合、社員への周知に以下ページもご活用下さいませ。
▼参考:アカウントIDの確認方法
http://help.receptionist.jp/?p=5225#myaccountid

 

Tips 各社員にチャットワークIDの設定を促す場合、社員への周知に以下ページもご活用下さいませ。
▼参考:チャットワークIDの確認〜設定方法まで
http://help.receptionist.jp/?p=1090

 

【B】各社員に必要事項を入力してもらい、来客通知を利用可能にする方法

以下2つの手順で来客通知の利用を開始できます。[2]の利用登録が完了した社員から、来客通知を受け取れるようになる方法です。
[1]管理者が、社員名とメールアドレスだけをCSVで用意してアップロード
[2]各社員が、届いた利用登録メールから自身のアカウント登録を行う

 

メリット:
・管理者の手間がほとんどない(社員名/メールアドレスのCSV一括登録のみ)
・各社員のビジネスチャットIDを調べなくてよい

 

デメリット:
・社員の手間や負担が多い
・社員によって登録完了までの時間にバラツキがあるため、通知が開始できるタイミングがそれぞれ異なる。

▼全体フロー
各社員に登録してもらう場合の全体フロー

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Tips 各社員が利用登録を行う場合、以下の手順となります。
▼参考:利用登録方法(管理者以外の社員)
http://help.receptionist.jp/?p=12481

 

 

 

現状に合わせ、最適な方法をお選びくださいませ。