4.社員情報の追加登録

社員情報の登録とは

RECEPTIONISTで各社員へ来客通知を行うためには、社員情報の登録が必要です。

 

■登録方法
社員情報の登録方法は
管理者WEB管理画面での個別登録
CSVで一括登録
AzureADと同期して一括登録
のいずれかですが、複数名を同時に登録する場合はCSVでの登録をおすすめしています。このページではCSVで一括登録する方法をご案内しています。

 

■各社員のアカウントとご案内のメールについて
社員情報の登録を行うと、登録時に各社員のRECEPTIONISTアカウントが作成され、各社員宛に利用登録案内メールが届きます。
各社員の対応内容は、管理者の一括登録方法【A】もしくは【B】により異なります。
詳しくは次の項目「CSVの一括登録方法は2通り」をご確認ください。
※自動送信のため、このメールは配信停止できません。
※利用登録案内メールの再送はできません。メールを紛失した場合や見当たらない場合は、こちらの手順で利用登録を行ってください。

 

Checkなお、社員情報に11名以上を登録する場合には事前にクレジットカードの登録が必要です。社員登録前に「会社情報」メニューの「支払情報」欄からクレジットカード登録をお願いいたします。
※無料期間中は決済されませんのでご安心ください。無料期間と決済タイミングはこちら。

 

CSVの一括登録方法は2通り

CSVを用いて一括登録する方法は2通りあります。
・社員の作業なしで来客通知を利用開始したい場合は、【A】のご対応をお願いします。
・管理者が最低限の項目のみ登録し、各社員に通知の必須事項を登録してもらう場合は【B】の対応をお願いします。(この場合、各社員が通知の必須事項の入力を完了しないと来客通知はご利用いただけません。)

どちらの方法で登録するかご検討いただき、CSVでの一括登録手順から登録を行ってください。

 

【A】社員の作業なしで来客通知を利用可能にする方法

全社員のビジネスチャットIDが管理できている場合にオススメの方法です。
管理者が、必須項目(社員名、メールアドレス、名前(カナ)、部署、ビジネスチャットID)を入力したCSVを用意しアップロードするだけで、各社員は何もせずともビジネスチャットやメールで来客通知を受け取ることが可能になります。
Tips社員の方に利用登録案内メールが送信されますが、社員の方が登録作業をしなくてもiPadでの呼び出し/ビジネスチャットやメールでの来客通知は利用可能になります。各社員が利用登録を行うと、こちらの機能がご利用いただけます。

 

社員の手間なく管理者で一括登録する場合の全体フロー
 

 

【B】各社員に必要事項を入力してもらい、来客通知を利用可能にする方法

全社員のビジネスチャットIDが把握できない場合や、管理者の手間を最小限に抑えたい場合にオススメの方法です。
[1]管理者が、社員名とメールアドレスだけをCSVで用意してアップロード
[2]各社員が、届いた利用登録メールから自身のアカウント登録を行う
この2つの手順で来客通知の利用を開始できます。

 

各社員に登録してもらう場合の全体フロー

全社員のビジネスチャットIDの把握方法【管理者向け】

 

 

 

CSVでの一括登録手順

4-1(A・B共通)

RECEPTIONISTの管理画面左メニューから「社員情報」をクリックします。

 

右上の「社員を追加・更新」ボタンを押して、「CSVで追加・更新する」をクリックしてください。

open_display_of_csv_upload01

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

4-2(A・B共通)

「CSVで社員を新規追加・更新・削除」のメニューが開きますので、左上の「入社(新規追加のみ)」を選択してください。
employee1_addcsv01

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

4-3(A・B共通)

Step1の画面では、「ダウンロード」をクリックして、社員を新規追加するCSVテンプレートをダウンロードして下さい。

 

Safariではダウンロードできないため、ブラウザはChromeをご利用ください。

 

Tips CSVテンプレートをダウンロード済みの場合には、「スキップして次へ」をクリックしてそのままお進みください。

employee1_addcsv02

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

4-4(A・B共通)
以下の記事を参考に、必須項目と任意項目をご入力ください。
Tips 各テンプレート・入力項目は、ご利用のチャットワーク・プランに応じて異なります。

 

社員情報を一括操作するCSVファイルの作成方法

 

 

4-5(A・B共通)
作成したCSVファイルをアップロードしましょう。

 

Step2の画面では、社員情報の編集方法について注意文が表示されますので、編集方法に間違いがないか再度確認して、『次へ』をクリックします。
employee1_addcsv03

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

Step3の画面では、「こちらにドラッグしてアップロードできます。または、ファイルを選択」の枠線内に、作成したCSVファイルをドラッグ。または、ここをクリックしてファイルを指定します。
employee1_addcsv04

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

Step4の画面では、確認画面で新規追加件数が表示されます。

 

Tips CSVファイル内に不正な値がある場合、この画面でエラー表示がされますので、その場合は再度CSVファイルを編集してアップロードしてください。

 

問題なければ『はい』をクリックすると更新されます。

employee1_addcsv05

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

登録が正常に完了すると、完了画面が表示されます。
employee1_addcsv06

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

利用登録案内メールの自動送信

このとき、CSVファイルに入力した各社員のメールアドレス宛に、利用登録をご案内するメールが送信されます。

 

Tips 【A】の方法で登録した場合は、メールが送信されたこの段階で、iPadアプリから呼び出し操作が可能になり、ビジネスチャットにも通知が届くようになります。【B】の方法で登録した場合は4-6をご確認のうえご対応ください。

件名:[RECEPTIONIST]受付システム利用登録のご案内

メールの件名は【RECEPTIONIST】受付システム利用登録のご案内

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

4-6
管理者による社員登録が完了しました。
続いて、ご自身の選んだ登録方法の手順に進んでください。(登録方法ごとに対応が異なります。)

【A】社員の作業なしで来客通知を利用可能にする方法
【B】各社員に必要事項を入力してもらい、来客通知を利用可能にする方法

 

【A】社員の作業なしで来客通知を利用可能にする方法

お疲れ様でした!
管理者による設定作業はここまでです。iPadでの呼び出し/ビジネスチャットやメールでの来客通知は利用可能になりました。

 

各社員には利用登録案内メールが送信されていますので、利用登録をご案内ください。
各社員が利用登録を行うと、アポイントメント機能等がご利用いただけます。

 

■社員様向けご案内資料
利用登録方法(管理者以外の社員)
ご利用いただける機能について

 

 

【B】各社員に必要事項を入力してもらい、来客通知を利用可能にする方法

各社員に、届いている利用登録案内メールから利用登録を完了するよう周知ご案内ください。
各社員の登録完了後、iPadでの呼び出し/ビジネスチャットやメールでの来客通知が利用可能になり、各社員はアポイントメント機能等が利用可能になります。

 

■社員様向けご案内資料
利用登録方法(管理者以外の社員)
ご利用いただける機能について

 

 

 

 

 

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