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4. 社員情報の追加登録

ここまでの設定が終わると、管理者の方を呼び出すことはできるようになっています。

他の社員を登録する前に動作確認をしたい場合は、「5. アプリをインストールし、動作確認」を先にご覧ください。

 

 

社員情報の一括登録方法は2通り

 

社員情報の登録は、CSVを使って一括で登録することが可能です。その際、
・ 社員の作業なしで利用可能にする方法
・ 社員自身にアカウント登録してもらう方法
の2通りを用意しています。

 

 

 

社員の作業なしで利用可能にする方法

 

社員のチャットツールのIDをリストで管理している場合は、登録に必要なすべての項目(社員の名前、メールアドレス、名前(カナ)、名前(英語)、部署、チャットツールのID)を入力したCSVを用意いただければ、社員の方は何もせずとも利用開始することが可能です。
RECEPTIONIST登録方法2
 

Tips この場合、社員の方に登録案内メールは送信されますが、登録作業をしなくてもiPadでの呼び出し/来客通知はご利用可能になります。
また、各社員がメールのURLからログインしてパスワード変更を行うと、WEB管理画面からアポイントメントの作成や、自分のプロフィール編集、来客者記録ができるようになります。

 

 

Check 11人以上を登録する場合、社内登録の前にクレジットカードの登録が必須となります。
「会社情報」メニューの「支払い情報」欄からクレジットカードの登録をお願いいたします。
(なお、無料期間中は決済されませんのでご安心くださいませ。無料期間と決済タイミングはこちら。)

 

 

 

社員自身にアカウント登録してもらう方法

 

管理者の方は、社員の名前とメールアドレスだけをCSVで用意してアップロードしていただければ、あとは社員に登録の案内メールが送信されますので、社員自身がアカウント登録することで利用が開始できます。社員のチャットツールのIDをリストで管理していない場合はこちらの方法をご利用ください。
RECEPTIONIST社員登録方法1

 

Check  一人ずつ追加することも可能です。
その場合、左側メニューの「社員情報」をクリックし、ページ右上にある「+」ボタンを押し、「1人づつ追加する」から追加してください。

 

 

 

 

社員の登録方法

社員の作業なしで利用開始できるようにする場合も、社員自身にアカウント登録してもらう場合も、基本的な流れは同じです。
 

 

4-1
RECEPTIONISTの管理画面左メニューから「社員情報」をクリックし、右上の「+」ボタンを押して、「CSVで追加・更新する」をクリックしてください。

open_display_of_csv_upload

 

 

 

 

4-2
社員情報の一括追加・更新のメニューが開きます。
左側にある「新規追加用CSVフォーマットはこちら」をクリックしてcsv形式のファイルをダウンロードしてください。

Check Safariではダウンロードできないため、ブラウザはChromeをご利用ください。

4-1-2adding_employee

 

 

 

 

4-3
ダウンロードしたファイルをExcel(エクセル)で開きます。

 

管理者で一括登録する場合 >>
以下の案内を参考に、全ての項目(必須)をご入力ください。

 

各社員に登録を依頼する場合 >>
以下の図表説明に関係なく、必須項目は名前とメールアドレスのみです。その2点を登録したら、保存の前にこちらに進んで、注意事項を確認してください。
(このCSV登録の後、社員に登録案内のメールが送信され、社員自身にて登録いただく流れとなります。)
 

Check 各テンプレート・入力項目は、ご利用のチャットワーク・プランに応じて異なります。ご利用状況と照らし合わせ、設定をお願いいたします。

 

slack_h25をご利用の方

ChatWork_h25の方
設定へジャンプ →

フリープラン / スタンダードプランエンタープライズプラン
slack_h25
フリープラン / スタンダードプランの設定項目です。
 

▼ CSVフォーマット ▼ 赤:必須項目 / 青:任意項目
free_csv_slack600_2

▲今回は、Excelの編集画面で説明しています

 

 

CSV列  項目(入力指定) 内容
A 名前 社員名を、漢字・アルファベットなど、自由に入力してください。
iPadの検索で来訪者に表示されたり、
アポイントの確認メール等にも記載されます。
B メールアドレス 
(半角英数字)
社員のメールアドレスを入力してください。
来客時、担当社員にメール通知されます。(初期状態)

Tips 来客時のメール通知をOFFにする

C 名前(カナ)
(全角カナ)
来訪者が、カナで社員を検索する際に必要な情報です。
Check 完全一致検索をご利用の場合、苗字のみを入力してください。

Tips 苗字完全一致検索機能とは?

D Firstname
(半角英字)
下の名前を入力してください。
来訪者がアルファベットで社員を検索する際に必要な情報です。
E Lastname
(半角英字)
名字を入力してください。
来訪者がアルファベットで社員を検索する際に必要な情報です。
F 部署 部署名を入力してください。
G Slack ID
(半角英数字)
該当社員のSlackに来客通知するために必要な情報です。
Check 間違えると、該当社員が来客通知を受け取れません。

Tips Slack IDって何ですか?

 

 

▼入力例(画像をクリックすると拡大します)
sample_slack_csv_free

 

 

データ入力が終わったら、
次の案内にジャンプ →

 

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slack_h25
エンタープライズプランの設定項目です。
 

▼ CSVフォーマット ▼ 赤:必須項目 / 青:任意項目
ec_csv_slack600

▲今回は、Excelの編集画面で説明しています

 

 

CSV列  項目(入力指定) 内容
A 名前 社員名を、漢字・アルファベットなど、自由に入力してください。
iPadの検索で来訪者に表示されたり、
アポイントの確認メール等にも記載されます。
B メールアドレス 
(半角英数字)
社員のメールアドレスを入力してください。
来客時、担当社員にメール通知されます。(初期状態)

Tips 来客時のメール通知をOFFにする

C 名前(カナ)
(全角カナ)
来訪者が、カナで社員を検索する際に必要な情報です。
Check 完全一致検索をご利用の場合、苗字のみを入力してください。

Tips 苗字完全一致検索機能とは?

D Firstname
(半角英字)
下の名前を入力してください。
来訪者がアルファベットで社員を検索する際に必要な情報です。
E Lastname
(半角英字)
名字を入力してください。
来訪者がアルファベットで社員を検索する際に必要な情報です。
F 部署 部署名を入力してください。
G Slack ID
(半角英数字)
該当社員のSlackに来客通知するために必要な情報です。
Check 間違えると、該当社員が来客通知を受け取れません。

Tips Slack IDって何ですか?

H アシスタント用
通知アカウント
(半角英数字)
秘書やアシスタントのSlack IDを入力してください。
秘書やアシスタントが同じ通知を受け取る設定です。
I Slackの通知先
channel名
(半角英数字)
通知を受け取るチャンネル名を入力してください。
来客が多い場合等に便利です。

 

 

▼入力例(画像をクリックすると拡大します)
sample_slack_csv_ec2

 

 

データ入力が終わったら、
次の案内にジャンプ →

 

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ChatWork_h25をご利用の方

Tips ビジネス版チャットワークをご利用の場合
アカウントIDで一括登録が便利です →

フリープラン / スタンダードプランエンタープライズプラン
ChatWork_h25
フリープラン / スタンダードプランの設定項目(チャットワークID利用)です。
 

▼ CSVフォーマット ▼ 赤:必須項目 / 青:任意項目
free_csv_cw600_2

▲今回は、Excelの編集画面で説明しています

 

 

CSV列  項目(入力指定) 内容
A 名前 社員名を、漢字・アルファベットなど、自由に入力してください。
iPadの検索で来訪者に表示されたり、
アポイントの確認メール等にも記載されます。
B メールアドレス 
(半角英数字)
社員のメールアドレスを入力してください。
来客時、担当社員にメール通知されます。(初期状態)

Tips 来客時のメール通知をOFFにする

C 名前(カナ)
(全角カナ)
来訪者が、カナで社員を検索する際に必要な情報です。
Check 完全一致検索をご利用の場合、苗字のみを入力してください。

Tips 苗字完全一致検索機能とは?

D Firstname
(半角英字)
下の名前を入力してください。
来訪者がアルファベットで社員を検索する際に必要な情報です。
E Lastname
(半角英字)
名字を入力してください。
来訪者がアルファベットで社員を検索する際に必要な情報です。
F 部署 部署名を入力してください。
H Chatwork ID
(半角英数字)
該当社員のチャットワークに来客通知するために必要な情報です。
Check 間違えると、該当社員が来客通知を受け取れません。

Tips チャットワークIDとは何ですか?

 

 

▼入力例(画像をクリックすると拡大します)
sample_cw_csv_free

 

 

データ入力が終わったら、
次の案内にジャンプ →

 

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ChatWork_h25
エンタープライズプランの設定項目(チャットワークID利用)です。
 

▼ CSVフォーマット ▼ 赤:必須項目 / 青:任意項目
ec_csv_cw600

▲今回は、Excelの編集画面で説明しています

 

 

CSV列  項目(入力指定) 内容
A 名前 社員名を、漢字・アルファベットなど、自由に入力してください。
iPadの検索で来訪者に表示されたり、
アポイントの確認メール等にも記載されます。
B メールアドレス 
(半角英数字)
社員のメールアドレスを入力してください。
来客時、担当社員にメール通知されます。(初期状態)

Tips 来客時のメール通知をOFFにする

C 名前(カナ)
(全角カナ)
来訪者が、カナで社員を検索する際に必要な情報です。
Check 完全一致検索をご利用の場合、苗字のみを入力してください。

Tips 苗字完全一致検索機能とは?

D Firstname
(半角英字)
下の名前を入力してください。
来訪者がアルファベットで社員を検索する際に必要な情報です。
E Lastname
(半角英字)
名字を入力してください。
来訪者がアルファベットで社員を検索する際に必要な情報です。
F 部署 部署名を入力してください。
J Chatwork ID
(半角英数字)
該当社員のチャットワークに来客通知するために必要な情報です。
Check 間違えると、該当社員が来客通知を受け取れません。

Tips チャットワークIDとは何ですか?

K アシスタント用ID
(半角英数字)
秘書やアシスタントのチャットワークIDを入力してください。
秘書やアシスタントが同じ通知を受け取る設定です。
N 通知先グループ
チャットURL
(半角英数字)
通知を受け取るグループ名を入力してください。
来客が多い場合等に便利です。

 

 

データ入力が終わったら、
次の案内にジャンプ →

 

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ChatWork_h25アカウントIDで一括登録する方法

Tips アカウントID(AccountID)って何?
ビジネス版チャットワークをご利用の場合、全アカウントを一括管理できるIDです。
すでに全社員分のアカウントID情報を把握されている管理者の方は、アカウントIDを用いた一括登録が便利です。

 

(AccountID : ダウンロードしたユーザー情報(CSV)に記載されているID(数字))

フリープラン / スタンダードプランエンタープライズプラン
ChatWork_h25
フリープラン / スタンダードプランの設定項目(アカウントID利用)です。
 

▼ CSVフォーマット ▼ 赤:必須項目 / 青:任意項目
free_csv_cw_aid600_2

▲今回は、Excelの編集画面で説明しています

 

 

CSV列  項目(入力指定) 内容
A 名前 社員名を、漢字・アルファベットなど、自由に入力してください。
iPadの検索で来訪者に表示されたり、
アポイントの確認メール等にも記載されます。
B メールアドレス 
(半角英数字)
社員のメールアドレスを入力してください。
来客時、担当社員にメール通知されます。(初期状態)

Tips 来客時のメール通知をOFFにする

C 名前(カナ)
(全角カナ)
来訪者が、カナで社員を検索する際に必要な情報です。
Check 完全一致検索をご利用の場合、苗字のみを入力してください。

Tips 苗字完全一致検索機能とは?

D Firstname
(半角英字)
下の名前を入力してください。
来訪者がアルファベットで社員を検索する際に必要な情報です。
E Lastname
(半角英字)
名字を入力してください。
来訪者がアルファベットで社員を検索する際に必要な情報です。
F 部署 部署名を入力してください。
I Chatwork
アカウントID
(半角数字)
該当社員のチャットワークに来客通知するために必要な情報です。
Check 間違えると、該当社員が来客通知を受け取れません。

 

 

▼入力例(画像をクリックすると拡大します)
sample_cw_aid_csv_free

 

 

データ入力が終わったら、
次の案内にジャンプ →

 

↑この設定のトップへ戻る

ChatWork_h25
エンタープライズプランの設定項目(アカウントID利用)です。
 

▼ CSVフォーマット ▼ 赤:必須項目 / 青:任意項目
ec_csv_cw_aid600

▲今回は、Excelの編集画面で説明しています

 

 

CSV列  項目(入力指定) 内容
A 名前 社員名を、漢字・アルファベットなど、自由に入力してください。
iPadの検索で来訪者に表示されたり、
アポイントの確認メール等にも記載されます。
B メールアドレス 
(半角英数字)
社員のメールアドレスを入力してください。
来客時、担当社員にメール通知されます。(初期状態)

Tips 来客時のメール通知をOFFにする

C 名前(カナ)
(全角カナ)
来訪者が、カナで社員を検索する際に必要な情報です。
Check 完全一致検索をご利用の場合、苗字のみを入力してください。

Tips 苗字完全一致検索機能とは?

D Firstname
(半角英字)
下の名前を入力してください。
来訪者がアルファベットで社員を検索する際に必要な情報です。
E Lastname
(半角英字)
名字を入力してください。
来訪者がアルファベットで社員を検索する際に必要な情報です。
F 部署 部署名を入力してください。
L Chatwork
アカウントID
(半角数字)
該当社員のチャットワークに来客通知するために必要な情報です。
Check 間違えると、該当社員が来客通知を受け取れません。
M アシスタント用
アカウントID
(半角数字)
秘書やアシスタントのアカウントIDを入力してください。
秘書やアシスタントが同じ通知を受け取る設定です。
N 通知先グループ
チャットURL
(半角英数字)
通知を受け取るグループ名を入力してください。
来客が多い場合等に便利です。

 

 

データ入力が終わったら、
次の案内にジャンプ →

 

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4-4
ファイルの作成が完了後、Excelのメニューの「ファイル」 > 「名前をつけて保存」を選択し、「CSVファイル」を選択して保存してください。
 

※旧漢字の社員がいる場合は、CSV UTF-8(*.csv)を選択して保存してください。
Excelで名前を付けてCSVで保存

 

 

 

 

4-5
作成したCSVファイルをアップロードしましょう。

 

RECEPTIONISTの管理画面の「社員情報」を開き、右上の「+」から「CSVで追加・更新する」をクリックして、
open_display_of_csv_upload

 

 

 

表示された画面の左下にある「新規追加用CSVをアップロード」をクリックします。
新規追加用CSVアップロード

 

 

 

 

4-6

「Upload CSV」をクリックして作成したCSVファイルを選択し、「CSVから社員情報を登録する」をクリックします。
upload_display

 

 

登録が無事に完了すると、CSVファイルに入力した各社員のメールアドレス宛に、以下のメールが送信されます。
 

メールの件名は【RECEPTIONIST】受付システム利用登録のご案内

 

 

 

Tips メールが送信されたこの段階で、iPadアプリから呼び出し操作が可能になり、Slackにも通知が届くようになります。

 

 

管理者で一括登録する場合 >>
お疲れ様でした!
管理者による設定作業はここまでです。

 
各社員にメールは通知されていますが、各社員が何をしなくても、来客通知はご利用いただけます。
 

Tips 通知されたメールから、一度パスワード変更のためにログインをしていただくと、その後、各社員で、WEB画面での機能(受付コードを発行したり、来訪者管理を閲覧するなど)がご利用いただけます。

 

 

 

各社員に登録を依頼する場合 >>
各社員に登録を促すメールが届いていますので、このあとは各社員に、画面に従い登録作業を行っていただいてください。

 

 

 

 

4-8
社員の登録状況は、再度「社員情報」メニューを開くと確認できます。
 

 

Tips 登録作業が終わっていない社員に、催促メールを送信することもできます。
登録作業が終わっていない社員に、管理者から催促メールを出す