4. 社員情報の追加登録

ここまでの設定が終わると、管理者の方を呼び出すことはできるようになっています。

他の社員を登録する前に動作確認をしたい場合は、「5. アプリをインストールし、動作確認」を先にご覧ください。

 

社員情報の一括登録方法は2通り

 

社員情報の登録は、CSVを使って一括で登録することが可能です。その際、「社員自身にアカウント登録してもらう」方法と、「社員の登録作業を省略して利用可能にする」方法の2通り用意しています。

 

社員自身にアカウント登録してもらう方法

 

管理者の方は、社員の名前とメールアドレスだけをCSVで用意してアップロードしていただければ、あとは社員に登録の案内メールが送信されますので、社員自身がアカウント登録することで利用が開始できます。社員のチャットツールのIDをリストで管理していない場合はこちらの方法をご利用ください。

RECEPTIONIST社員登録方法1

 

社員の登録作業を省略して利用可能にする方法

 

社員のチャットツールのIDをリストで管理している場合は、登録に必要なすべての項目(社員の名前、メールアドレス、名前(カナ)、名前(英語)、部署、チャットツールのID)を入力したCSVを用意いただければ、社員の方の登録作業を省略して利用開始することが可能です。

RECEPTIONIST登録方法2

(この場合も、社員の方に登録案内メールは送信されますが、社員の方が登録作業をしないでも呼び出すことができるようになります。社員の方がメールの案内に則ってアカウント登録をすると、ログインしてアポイントメントの作成や、自分のプロフィールの編集ができるようになります。)
 

11人以上を登録する場合は、事前にクレジットカードの登録が必須となります。「会社情報」メニューの「支払い情報」欄からクレジットカードの登録をお願いいたします。(もちろん、無料期間中に決済されることはありません。無料利用期間と決済タイミングについてはこちらをご確認ください。)

 

※一人ずつ追加することも可能です。その場合は、社員情報ページの右上にある「+」ボタンを押し、「1人づつ追加する」から追加できます。

 

 
4-1. RECEPTIONIST管理画面の左メニューから社員情報をクリックします。
 
 
4-1
 
 
4-2. 社員のメールアドレス一覧を、RECEPTIONISTで取り込む準備をします。

 

右上のボタンをクリックし、「CSVで追加・更新するをクリックしてください。

CSVで追加するメニュー

 

社員情報の一括追加・更新のメニューが開きますので、左側にある「新規追加用CSVフォーマットはこちら」をクリックしてcsv形式のファイルをダウンロードしてください。 

新規追加用CSVダウンロード

 
4-3. ダウンロードしたファイルをエクセルで開きます。

 

項目が複数ありますが、社員自身にアカウント登録してもらう場合の必須項目は名前とメールアドレスのみです。(社員に登録の案内メールが送信され、社員自身にて登録する流れになります)

社員自身にアカウント登録させずに利用を開始できるようにしたい場合は、すべての項目(チャットツールのIDはどちらか一つでOK)を入力したCSVが必要です。その場合も社員へのご案内メールが送信されます。

 

CSVのデータ項目は下記のとおりです。

※フリープラン、スタンダードプランの場合

 

データ項目 内容
Email メールアドレス
Name 名前
NameReading 名前(カタカナ)
Firstname 名(英語)
Lastname 姓(英語)
Department 部署名
SlackId Slack ID
ChatWorkId チャットワークID(※)
ChatWorkAccountId チャットワークAccountID(識別ID)(※)

 

※チャットワークIDとは、チャットワークのユーザーがプロフィール編集の画面から自身で設定するID(英数字)になります。

※チャットワークAccountID(識別ID)とは、チャットワークをビジネスプラン・エンタープライズプランでご利用の際に利用できるユーザー管理機能で、ユーザー情報をCSVでダウンロードした際に取得できるID(数字)になります。(このチャットワークの2種類のIDは、どちらか1つ入力いただければ大丈夫です。)

 
 
4-4. ファイルの作成が完了後、Excelのメニューの「ファイル > 名前をつけて保存」を選択し、「CSVファイル」を選択して保存してください。

※旧漢字の社員がいる場合は、CSV UTF-8(*.csv)を選択して保存してください。

Excelで名前を付けてCSVで保存
 
 
4-5. 続いて、作成したCSVファイルをアップロードします。

再度、管理画面の「社員情報」を開き、右上の「+」から「CSVで追加・更新するをクリックし、社員情報の一括追加・更新のメニューの左下の方にある「新規追加用CSVをアップロード」をクリックします。
新規追加用CSVアップロード

 
 
4-6. 「4-4.で作成したファイル」を選択し、アップロードしてください。

リスト内の社員のメールアドレスに登録を促すメールが送信されます。

メールの件名:『【RECEPTIONIST】受付システム利用登録のご案内』

 

※CSVに必要な項目をすべて入力してアップロードした場合は、この段階でiPadから呼び出し操作が可能になります。

 
 

4-7. アカウント登録が必要な社員の方は送信されたメールを開き、必要事項を入力し、アカウント登録を行います。

 
 
4-8. 社員の登録状況は、再度「社員情報メニューを開くと確認できます。

アカウントを登録していない社員に対して催促メールを送信することもできます。

 

社員情報の文言下にある「メール」アイコンをクリックすると、確認画面の後、

催促メールが送信されます。
 
4-4
 

 

 
最後に、アプリのインストール・動作確認をしましょう。

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