チャットワークで各社員に来客通知が届く仕組み

各社員がToの来客通知を受け取るための3つの要件

RECEPTIONISTからの来客通知を、各社員が直接Toで受け取るためには、次の3つの要件を全て満たす必要があります。
 

初期設定でお困りの場合や、全体の仕組みを把握いただく際にご覧くださいませ。

《チャットワークで通知が届く仕組み》
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1.RECEPTIONISTに登録されている社員である
2.来客通知用グループに通知用アカウントが参加している
3.来客通知用グループに参加している社員である
 

 

1.RECEPTIONISTに登録されている社員である

これはRECEPTIONIST側の設定です

 

RECEPTIONISTは、独自に社員情報のデータベースを持っています。
 

このデータベースに、各社員のチャットワークのIDと名前が紐付けられていることで、iPadで呼び出した社員に直接、来客通知がTo付で届く仕組みです。
 

そのため、RECEPTIONIST側には正しい社員情報を登録しましょう。
 

receptionistに登録されている社員である
この社員情報の登録は、導入マニュアル『4.社員情報の追加登録』で行います
 

Check 《 気をつけたい登録ミス 》
・社員のフリガナ欄が空欄
→iPadの検索で該当社員が表示されません

 

・チャットワークID/アカウントID欄が空欄
→iPadの検索で該当社員が表示されません

 

・チャットワークID/アカウントID欄が間違っている
→チャットワークのグループに来客通知は届きますが、該当社員あてのTo設定がつきません

 

Check特にアカウントIDを利用して登録する場合
以下2・3の項目(『2.チャット設定』)を完了させてからこの『4.社員情報の追加登録』作業を行ってください。
もし順番が逆になると、アカウントIDが正常に認識(連携登録)されず、正しく通知が届きません。

 

 

2.来客通知用グループに通知用アカウントが参加している

これはチャットワーク側の設定です

 

RECEPTIONISTは、チャットワークの通知用アカウントを通じて各社員にToの来客通知を届けます。
 

overview_of_setting_of_chatwork_integration
 

そのため、チャットワークで作成した来客通知用グループには、必ず通知用アカウントを参加させましょう。
 

この設定は、導入マニュアル『2.チャット設定』で行います
 

 

3.来客通知用グループに参加している社員である

これはチャットワーク側の設定です

 

RECEPTIONISTは、チャットワーク上で作られたグループにTo付で来客通知を行います。
 

そのため、チャットワークで作成した来客通知用グループには、来客通知を届けたい社員を全員、招待しておきましょう。

通知用グループに参加している社員である
 

この作業は、導入マニュアル『2.チャット設定』で行います
 

社員ごとに来客通知先グループを指定する場合(エンタープライズ版)

 

来客通知を受けたいすべてのグループに、通知用アカウントを追加しましょう。
 

 

RECEPTIONISTとチャットワークは、通知用アカウント(API設定済)を通じて連携しています。
 

 

今回作成した1つの通知用アカウントで、複数のグループに追加登録が可能ですので、来客通知を行うグループ全てに登録をお願いいたします。

エンタープライズプランの場合は全グループに通知用アカウントを参加させること

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Tipsチャットワークをフリープランでご利用の場合
1アカウントが参加できるグループ数は最大14です。(2017年9月現在)

 

 
ここまでの3点を満たすことで、来客通知用グループに、該当社員へのTo付で来客通知が届くようになります。
 

グループ経由でToの来客通知を受け取るメリット

グループに通知が届くことで、対応する社員が万が一、通知を見逃していたり、対応できない状況にあっても、他のメンバーでフォローできる点が、グループ経由で運用するメリットです。