4.社員情報の追加登録

以下の場合は社員情報の登録が必要なため、以下手順で社員情報の登録を行ってください。
 

受付システム
・各社員へ来客通知を行う
予約ルームズ
・予約ルームズWEB画面を利用（予約状況の確認、会議室の予約、PCで入退室）
・QRコードを読み取り入退室
・マルチテナント機能をご利用かつ子会社の社員（親会社の会議室を予約）
 

Check有効なメールアドレスを登録してください。

社員情報の追加登録の流れ

【１】社員の皆様へアナウンス

社員情報を登録しますと、各社員に利用登録のメールが自動送付されますので、事前に社員の方にアナウンスされることをおすすめします。
 
受付システムの社員向けのユーザーマニュアル（PDF）をご用意しておりますので、
こちらよりダウンロードし、配布にお使いください。

 
社員様向けのヘルプページもご用意しております。
利用登録方法(管理者以外の社員)
各社員が利用登録後にご利用いただける機能について
 
Check自動送信のため、利用登録メールは配信停止できません。

【２】社員情報を登録

以下の3つの方法がございます。複数名を同時に登録する場合は、『CSVで一括登録』がおすすめです。このページでは『CSVで一括登録』の方法をご案内しています。
・CSVで一括登録
・管理者WEB管理画面での個別登録
・AzureADと同期して一括登録

【３】各社員に利用登録メールが自動送信

社員情報を登録すると、
・各社員のRECEPTIONISTアカウントが作成されます
・各社員宛に利用登録案内メールが送信されます
 

Check自動送信のため、利用登録メールは配信停止できません。
Tips利用登録案内メールの再送はできません。メールを紛失した場合や見当たらない場合は、こちらの手順でパスワードを再発行後にログインし、利用登録を行ってください。

【４】各社員の対応事項

登録された各社員が対応すべきことは、管理者の一括登録方法により異なります。
詳しくはこちらをご確認ください。

CSVの一括登録で利用開始する方法（2通り）

 
受付システム利用なし
次の『CSVでの一括登録手順』の通り社員登録を行ってください。
 
受付システム利用あり
社員情報をCSVで一括登録し、利用開始する方法は【A】と【B】の2通りあります。
どちらの方法にするかご検討後、次の『CSVでの一括登録手順』の通り社員登録を行ってください。
【B】は各社員での対応が必要なため、【A】をおすすめしております。
 

・【A】各社員の作業なしで来客通知を利用可能にする方法
・【B】各社員に必要事項を入力してもらい、来客通知を利用可能にする方法

【A】各社員の作業なしで来客通知を利用可能にする方法

1.管理者で各社員の以下アカウント情報を登録します。
・名前
・メールアドレス　※有効なメールアドレスを登録してください
・名前（カナ）
・チャットID　※チャットツールに通知の場合
・通知先チャンネル・グループ　※エンタープライズプラン以上で社員ごとに通知先を分ける場合
・通知先電話番号　※SMS・着信音で通知の場合
 
Tips任意で「Firstname」「Lastname」「部署」も設定できます。
Tips全社員のビジネスチャットIDの把握方法【管理者向け】
 

2.登録した社員に利用登録メールは届きますが、各社員での利用登録なしで来客通知がご利用いただけます。
 
Tips各社員が届いているメールから利用登録を行うと、こちらの機能がご利用いただけます。
Check自動送信のため、社員向けの利用登録メールは配信停止できません。

【B】各社員に必要事項を入力してもらい、来客通知を利用可能にする方法

1.管理者で各社員の以下アカウント情報を登録します。
・名前
・メールアドレス　※有効なメールアドレスを登録してください
 
2.各社員が届いた利用登録メールから、ご自身の以下アカウント情報を登録します。
・名前（カナ）
・チャットID　※チャットツールに通知の場合
・通知先チャンネル・グループ　※エンタープライズプラン以上で社員ごとに通知先を分ける場合
・通知先電話番号　※SMS・着信音で通知の場合
 
Tips任意で「Firstname」「Lastname」「部署」も設定できます。
Tips全社員のビジネスチャットIDの把握方法【管理者向け】
Tips利用登録案内メールの再送はできません。メールを紛失した場合や見当たらない場合は、こちらの手順でパスワードを再発行後にログインし、利用登録を行ってください。

 

CSVでの一括登録手順

4-1（A・B共通）

RECEPTIONISTの管理画面＞左メニューの「社員情報」＞右上の「社員を追加・更新」＞「CSVで追加・更新する」をクリックします。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

4-2（A・B共通）

「入社（新規追加のみ）」をクリックします。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

4-3（A・B共通）

「ダウンロード」をクリックし、CSVテンプレートをダウンロードして下さい。

 

CheckSafariではダウンロードできないため、ブラウザはChromeをご利用ください。
TipsCSVテンプレートをダウンロード済みの場合は、「スキップして次へ」をクリックします。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

4-4（A・B共通）
以下を参考に、ダウンロードしたCSVを編集します。
社員情報を一括操作するCSVファイルの作成方法
Tips各テンプレート・入力項目は、ご利用のチャットワーク・プランに応じて異なります。
Tips予約ルームズのみご利用の場合は、「名前（A列）/メールアドレス（B列）/
名前(カナ)（C列）」を編集してください。

4-5（A・B共通）
編集したCSVファイルをアップロードします。

Step2の画面で、社員情報の編集方法について注意文が表示されますので、ご一読の上、『次へ』をクリックします。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

「こちらにドラッグしてアップロードできます。または、ファイルを選択」の枠線内に、作成したCSVファイルをドラッグ。または、ここをクリックしてファイルを指定します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

確認画面で新規追加件数が表示されます。『はい』をクリックすると更新されます。

 

Tips　CSVファイル内に不正な値がある場合、この画面でエラー表示がされますので、その場合は再度CSVファイルを編集してアップロードしてください。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

登録が正常に完了すると、「社員の新規登録が完了しました。」と表示されます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

利用登録案内メールの自動送信

CSVファイルに入力した各社員のメールアドレス宛に、利用登録をご案内するメールが送信されます。
 

Tips利用登録案内メールの再送はできません。メールを紛失した場合や見当たらない場合は、こちらの手順でパスワードを再発行後にログインし、利用登録を行ってください。

件名：[RECEPTIONIST]受付システム利用登録のご案内

( 画像をクリックすると拡大表示します )

4-6
管理者による社員登録が完了しました。
続いて、ご自身の選んだ登録方法の手順に進んでください。

【A】社員の作業なしで来客通知を利用可能にする方法
【B】各社員に必要事項を入力してもらい、来客通知を利用可能にする方法

【A】社員の作業なしで来客通知を利用可能にする方法

お疲れ様でした！
管理者による設定作業はここまでです。iPadでの呼び出し/ビジネスチャットやメールでの来客通知は利用可能になりました。

各社員に利用登録案内メールが送信されていますので、利用登録をご案内ください。
各社員が利用登録を行うと、アポイントメント機能や日程調整の機能等がご利用いただけます。

■社員様向けご案内資料
社員向けのユーザーマニュアル（PDF）
利用登録方法(管理者以外の社員)
各社員が利用登録後にご利用いただける機能について

【B】各社員に必要事項を入力してもらい、来客通知を利用可能にする方法

各社員に、届いている利用登録案内メールから利用登録を完了するよう周知ご案内ください。
各社員の登録完了後、iPadでの呼び出し/ビジネスチャットやメールでの来客通知が利用可能になり、各社員はアポイントメント機能等が利用可能になります。

■社員様向けご案内資料
社員向けのユーザーマニュアル（PDF）
利用登録方法(管理者以外の社員)
各社員が利用登録後にご利用いただける機能について