4.社員情報の追加登録

RECEPTIONISTで各社員へ来客通知を行うためには、社員情報の登録が必要です。
以下手順で社員情報の登録を行ってください。
 

社員情報の追加登録の流れ

11名以上の社員を登録する場合

事前にクレジットカードの登録が必要です。「会社情報」メニューの「支払情報」にて、クレジットカード登録をお願いいたします。
Checkトライアル期間中は決済されません。
Check請求書払いでお申込みの場合は、クレジットカードの登録は不要です。
Tipsトライアル期間について/課金開始とプラン変更の決済タイミング

【１】社員の皆様へアナウンス

社員情報を登録しますと、各社員に利用登録のメールが自動送付されますので、事前に社員の方にアナウンスされることをおすすめします。
社員向けのユーザーマニュアル（PDF）をご用意しておりますので、
こちらよりダウンロードし、配布にお使いください。

 
社員様向けのヘルプページもご用意しております。
利用登録方法(管理者以外の社員)
各社員が利用登録後にご利用いただける機能について

【２】社員情報を登録

以下の3つの方法がございます。複数名を同時に登録する場合は、『CSVで一括登録』がおすすめです。このページでは『CSVで一括登録』の方法をご案内しています。
・CSVで一括登録
・管理者WEB管理画面での個別登録
・AzureADと同期して一括登録

【３】各社員に利用登録メールが自動送信

社員情報を登録すると、
・各社員のRECEPTIONISTアカウントが作成されます
・各社員宛に利用登録案内メールが送信されます
Check自動送信のため、このメールは配信停止できません。
Tips利用登録案内メールの再送はできません。メールを紛失した場合や見当たらない場合は、こちらの手順で利用登録を行ってください。

【４】各社員の対応事項

登録された各社員が対応すべきことは、管理者の一括登録方法により異なります。
詳しくはこちらをご確認ください。

CSVの一括登録で利用開始する方法（2通り）

CSVで一括登録し、利用開始する方法は【A】と【B】の2通りあります。
どちらの方法にするかご検討後、次の『CSVでの一括登録手順』の通り社員登録を行ってください。
 

・【A】各社員の作業なしで来客通知を利用可能にする方法
・【B】各社員に必要事項を入力してもらい、来客通知を利用可能にする方法
Check【B】は各社員での対応が必要なため、【A】をおすすめしております。

【A】各社員の作業なしで来客通知を利用可能にする方法

全社員のビジネスチャットIDが管理できている場合にオススメの方法です。
登録された全社員に利用登録メールは届きますが、各社員の対応不要で来客通知がご利用いただけるようになります。
管理者が必須項目（社員名、メールアドレス、名前（カナ）、部署、ビジネスチャットID）を入力したCSVを用意しアップロードを行います。

Check自動送信のため、社員向けの利用登録メールは配信停止できません。
Tips各社員が届いているメールから利用登録を行うと、こちらの機能がご利用いただけます。

【B】各社員に必要事項を入力してもらい、来客通知を利用可能にする方法

全社員のビジネスチャットIDが把握できない場合や、管理者の手間を最小限に抑えたい場合にオススメの方法です。
以下の2手順で来客通知がご利用いただけるようになります。
［1］管理者が社員名とメールアドレスだけをCSVで用意してアップロード
［2］各社員が届いた利用登録メールから自身のアカウント登録（カナ、ビジネスチャットIDの入力が必須）を行う
Check利用登録案内メールの再送はできません。メールを紛失した場合や見当たらない場合は、こちらの手順で利用登録を行ってください。

CSVでの一括登録手順

4-1（A・B共通）

RECEPTIONISTの管理画面左メニューから「社員情報」をクリックします。

 

右上の「社員を追加・更新」ボタンを押して、「CSVで追加・更新する」をクリックしてください。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

4-2（A・B共通）

「CSVで社員を新規追加・更新・削除」のメニューが開きますので、左上の「入社（新規追加のみ）」を選択してください。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

4-3（A・B共通）

Step1の画面では、「ダウンロード」をクリックして、社員を新規追加するCSVテンプレートをダウンロードして下さい。

 

Safariではダウンロードできないため、ブラウザはChromeをご利用ください。

 

Tips　CSVテンプレートをダウンロード済みの場合には、「スキップして次へ」をクリックしてそのままお進みください。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

4-4（A・B共通）
以下の記事を参考に、ダウンロードしたテンプレートに必須項目と任意項目をご入力ください。
社員情報を一括操作するCSVファイルの作成方法
Tips　各テンプレート・入力項目は、ご利用のチャットワーク・プランに応じて異なります。

4-5（A・B共通）
作成したCSVファイルをアップロードしましょう。

Step2の画面では、社員情報の編集方法について注意文が表示されますので、編集方法に間違いがないか再度確認して、『次へ』をクリックします。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

Step3の画面では、「こちらにドラッグしてアップロードできます。または、ファイルを選択」の枠線内に、作成したCSVファイルをドラッグ。または、ここをクリックしてファイルを指定します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

Step4の画面では、確認画面で新規追加件数が表示されます。

 

Tips　CSVファイル内に不正な値がある場合、この画面でエラー表示がされますので、その場合は再度CSVファイルを編集してアップロードしてください。

 

問題なければ『はい』をクリックすると更新されます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

登録が正常に完了すると、完了画面が表示されます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

利用登録案内メールの自動送信

このとき、CSVファイルに入力した各社員のメールアドレス宛に、利用登録をご案内するメールが送信されます。
 

Tips利用登録案内メールの再送はできません。メールを紛失した場合や見当たらない場合は、こちらの手順で利用登録を行ってください。

件名：[RECEPTIONIST]受付システム利用登録のご案内

( 画像をクリックすると拡大表示します )

4-6
管理者による社員登録が完了しました。
続いて、ご自身の選んだ登録方法の手順に進んでください。

【A】社員の作業なしで来客通知を利用可能にする方法
【B】各社員に必要事項を入力してもらい、来客通知を利用可能にする方法

【A】社員の作業なしで来客通知を利用可能にする方法

お疲れ様でした！
管理者による設定作業はここまでです。iPadでの呼び出し/ビジネスチャットやメールでの来客通知は利用可能になりました。

各社員に利用登録案内メールが送信されていますので、利用登録をご案内ください。
各社員が利用登録を行うと、アポイントメント機能等がご利用いただけます。

■社員様向けご案内資料
社員向けのユーザーマニュアル（PDF）
利用登録方法(管理者以外の社員)
各社員が利用登録後にご利用いただける機能について

【B】各社員に必要事項を入力してもらい、来客通知を利用可能にする方法

各社員に、届いている利用登録案内メールから利用登録を完了するよう周知ご案内ください。
各社員の登録完了後、iPadでの呼び出し/ビジネスチャットやメールでの来客通知が利用可能になり、各社員はアポイントメント機能等が利用可能になります。

■社員様向けご案内資料
社員向けのユーザーマニュアル（PDF）
利用登録方法(管理者以外の社員)
各社員が利用登録後にご利用いただける機能について