担当者検索ボタンからの呼び出し時に、メーリングリストで通知を受ける方法

メーリングリストで受付通知を受け取る流れ

RECEPTIONISTは、社員情報に同じメールアドレスを登録することができない仕組みです。
そのため、担当者検索による受付通知の受取先メールアドレスとして直接メーリングリストを登録することは現実的ではありません。

しかし、各自のメールアドレスにメーリングリスト宛の転送設定を行うことで、実質メーリングリストから受付通知を受け取ることが可能です。

設定方法

※gmailでの設定方法です。こちらを参考にご利用のメールツールにて転送設定を行ってください。
設定は、転送したい方ご本人が対応してください。

転送設定

1. gmail設定画面の表示

gmailの画面右上、歯車のマークから設定をクリックして設定画面を表示します。

2. 転送設定画面の表示

「メール転送とPOP/IMAP」タブをクリックし、「転送」項目内の「転送先アドレスを追加」をクリックします。

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3. 転送先メールアドレスの入力

転送先メールアドレス入力
表示されたポップアップに転送先メールアドレスを入力し、「次へ」ボタンをクリックします。

4. 転送先メールアドレスの確認と追加

転送先メールアドレスの確認画面が表示されるので、メールアドレスを確認し「続行」をクリックします。

5. 確認コードの送信

転送先メールアドレスへ確認コードを送信した表示が出るので「OK」をクリックします。

6. メール転送の許可

※転送先メールアドレスより確認をお願いします。

6-1. 転送先メールアドレスのリクエスト承認

転送先メールアドレスに確認メールが届いています。
内容を確認し、リクエスト承認のため、記載されているURLをクリックしてください。

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6-2. 転送先メールアドレスのリクエスト確認・許可

確認画面が表示されます。内容を確認し、「確認」ボタンをクリックしてください。

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6-3. 設定完了の確認

設定完了画面が表示され、転送設定が完了します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

以上で転送設定は完了です。
続いてフィルタ設定を行い、指定した件名のメールを転送するよう対応します。

フィルタ設定

1. gmail設定画面の表示

gmailの画面右上、歯車のマークから設定をクリックして設定画面を表示します。

2. フィルタ設定画面の表示

「フィルタとブロック中のアドレス」タブをクリックし、下部の「新しいフィルタを作成」をクリックします。

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3. フィルタ作成

表示されたポップアップ内、「件名」項目に下記件名を入力し、「フィルタを作成」をクリックします。

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▼入力する件名 ※「”」も必要です。そのままコピーしてご利用ください。

“[RECEPTIONIST]your guests have arrived” OR “[RECEPTIONIST]お客様が到着しました”

4. フィルタ動作の設定

表示された動作設定ポップアップ内、「次のアドレスに転送する」のチェックボックスにチェックを入れ、
プルダウンから転送設定で設定した転送先メールアドレスを選択し、「フィルタを作成」をクリックします。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

以上で設定は完了です。
メーリングリストから受付通知が届くことをご確認ください。