この機能は、エンタープライズプラン以上でご利用いただけます。
QRコードの入退室でできること
予約ルームズでは入退室端末を会議室ごとに設置して入退室情報を管理できます。
ただ1会議室に1台以上の端末が必要なため、会議室が数十部屋以上あるような場合端末の手配・管理が難しいこともあるかと思います。
そこで、入退室用のQRコードを各会議室に設置し、ご自身のスマホからそのQRコードを読み込むだけで会議室への入退室が可能な方法もございます。
ここでは入退室モード用の端末を準備しなくても、社員自身のスマホで会議室のQRコードを読み込むことで入退室する方法を説明しています。
事前準備
1. 利用できるカレンダー
QRコードで入退室する機能は、Google／Outlook／Garoon のカレンダーでご利用いただけます。
2. 使用する端末
会議室管理アプリの入退室端末を使わずに、社員自身がお手持ちのスマートフォン（iPhone・Android）でご利用いただけます。
スマホの ブラウザアプリ（Google Chrome推奨）をご利用ください。
3. 会議室管理機能の有効化
QRコードで入退室する機能をご利用いただくには、予約ルームズの初期設定が必要です。
以下のリンクより「1.事前準備」から「5.予約ルームズのその他の設定」まで初期設定を行ってください。
4. Googleカレンダーで必要な設定
4-1. 「ゲストリストを表示する」にチェックを入れる
該当予定の 「ゲストリストを表示する」 にチェックが入っていることが必須です。
デフォルトではチェックが入っていますが、個別に外したり、デフォルト値を変更している場合には、チェックを入れて予定を登録してください。
Googleカレンダーで「ゲストリストを表示する」にデフォルトでチェックを入れる方法：
Googleカレンダー ＞ 設定 ＞ 全般 ＞ 予定の設定 ＞ デフォルトのゲストの権限 ＞
「ゲストリストを表示する」にチェック
4-2. プライマリーカレンダーで登録する
該当予定は プライマリーカレンダー で登録する必要があります。
プライマリーカレンダー以外で登録すると、「ゲスト」欄にアカウントが登録されず入退室できません。
プライマリーカレンダー以外で予定を登録する場合は、「ゲスト」欄に入退室するアカウントを追加してください。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
( 画像をクリックすると拡大表示します )
プライマリーカレンダーの確認方法：
Googleカレンダーの設定を開き、
「マイカレンダーの設定」＞確認したいカレンダーを選択＞「カレンダーの統合」＞
「カレンダーID」に自身のGoogleアカウントのメールアドレスが表示されていればプライマリーカレンダーです。
自動生成されたメールアドレスや表示なしの場合は、プライマリーではありません。
4-3. 主催者を変更する場合の注意点
予定の主催者を変更する場合、変更後の主催者アカウントを「ゲスト」欄へ追加してください。
「その他の操作」＞「主催者を変更」にて変更しただけでは、「ゲスト」欄に登録されず入退室ができません。
5. お申込み
QRコードで入退室する機能をご利用いただく場合は、弊社にて事前設定が必要です。
ご希望の方は、お問い合わせより、以下のフォーマットをコピー・ご入力の上お送りください。
ご指定の会議室ごとに、QRコードを発行してお送りします。
【QR入退室お申込みフォーム】
・管理者メールアドレス：
・QRを発行する会議室：登録している全会議室 or 会議室名で指定
・QRの種類：4分割デザイン or QR画像のみ
「4分割デザイン」以外のデザインをご希望の場合は、「QR画像のみ」を選択し、貴社にて加工をお願いします。
▼4分割デザイン（PDF / A6サイズ）
※「会議室名で指定」されても、会議室数が10室以上の場合は全会議室分のQRを発行します。
QRコードで入退室する方法
1
スマホのブラウザアプリから予約ルームズのページ（https://rooms.app.receptionist.jp/）を開きます。
または、QRコードを読み込む別アプリから直接、会議室のQRコードを読み込み、予約ルームズのページにアクセスします。
2
一度ログインすると、次回からログインが不要になります。ただし、以下のような場合は再度ログインが必要になります。
- 予約ルームズ画面から手動でログアウトした
- ご利用のブラウザを変更した
- ブラウザのキャッシュや履歴を削除した
- ブラウザをプライベートモード（シークレットモード）で開いている
- ブラウザの設定でCookieが無効になっている
- セキュリティソフト等によりブラウザのCookieや自動ログイン機能が制限されている
3
ブラウザアプリから予約ルームズのページを開いたとき
QRコードを読み込む別アプリからQR読み込みしたとき
メールアドレス・パスワードでログインの場合は、5に進んでください。
SAML認証でログインの場合は、再度会議室のQRを読みとり、5に進んでください。
4
カメラへのアクセス許可が表示された場合は「許可」してください。
5
会議室の利用状況に応じて、入退室の流れが変わってきます。
A. 15分以内に開始する参加予定がある場合
連携カレンダー上に既に該当会議室を利用する会議予定が作成されていて、開始時間15分以内の場合、会議予定に入退室できますのでこちらの流れになります。
A-1
15分以内に始まる次の予定の参加者以外は会議室の使用者ではないため、右記の表示になり入室処理はできません。
参加者の条件は こちら をご確認ください。
A-2
A-3
A-4
B. 15分以内に開始する参加予定が無い場合（即入室）
連携カレンダー上に開始時間15分以内に該当会議室を利用する会議予定が作成されていない場合、即入室の扱いのためこちらの流れになります。
B-1
会議名が未設定だと「打ち合わせ」の名称が既定で設定されます。
B-2
時間を選択して「入室」をタップします。
B-3
B-4
C. 入室中の予定を参加者以外が退室処理する場合
入室中の会議室のQRコードを、会議の参加者以外が読み込んだ場合、退室処理を行うことができます。
C-1
利用者がいないことを確認してから、退室処理を行ってください。
C-2
退室処理後、会議室へ入室する場合は、再度QRコードを読み込んでください。
会議予定の参加者の条件
QRコードを読み込んで入退室をする場合、その会議予定の参加者である必要があります。
参加者ではないユーザーではQRコードを読み込んでも入退室はできません。
即入室の場合は参加者の定義がないのでログインユーザで利用可能です
参加者の判断は、予約ルームズのWEB画面にログインしてQRコードを読み込んだユーザーが
外部連携画面
からカレンダー連携しているか否かで以下の通り変わります。
カレンダー連携している場合
連携しているカレンダーのアカウントで判断されます。
【既に登録されている会議予定に入退室するケース】
・連携カレンダーのアカウントが予定の参加者であれば、QRコードで入退室が可能です。
【即入室するケース】
・連携カレンダーのアカウントが予定の参加者として、会議室予定が作成されます。
カレンダー連携していない場合
RECEPTIONISTに登録されている社員情報のメールアドレスで判断されます。
【既に登録されている会議予定に入退室するケース】
・RECEPTIONISTの社員情報のメールアドレスが予定の参加者であれば、QRコードで入退室が可能です。
【即入室するケース】
・RECEPTIONISTの社員情報のメールアドレスが予定の参加者として、会議室予定が作成されます。
QR読み取りエラーになるとき
| エラーメッセージ | 対応方法 |
|---|---|
| QRコードの読み取りに失敗しました |
予約ルームズアプリの「カメラを起動してQRをスキャン」から読み取った場合、入退室QRには対応していません。 予約ルームズアプリは会議室設置用のアプリのため、入退室時のQR読み取りはできません。 正しい手順はこちらをご確認ください。 |
| 予期せぬエラーが発生しました |
別の企業アカウントのQRを読み取っているか、QRコード自体が不正な可能性があります。 該当のQRコードと社員アカウントのメールアドレスをご記入の上、弊社までお問い合わせください。 |
| 会議予定の取得に失敗しました。お手数ですが、もう一度QRコードをスキャンしてください。 | 正常にカレンダー連携できていない可能性がございます。 |