予約ルームズ：QRコードを読み取り入退室（エンタープライズプラン以上）

この機能は、エンタープライズプラン以上でご利用いただけます。

QRコードの入退室でできること

予約ルームズでは入退室端末を会議室ごとに設置して入退室情報を管理できます。
ただ1会議室に1台以上の端末が必要なため、会議室が数十部屋以上あるような場合端末の手配・管理が難しいこともあるかと思います。

そこで、入退室用のQRコードを各会議室に設置し、ご自身のスマホからそのQRコードを読み込むだけで会議室への入退室が可能な方法もございます。

ここでは入退室モード用の端末を準備しなくても、社員自身のスマホで会議室のQRコードを読み込むことで入退室する方法を説明しています。

もくじ

事前準備
QRコードで入退室する方法
A.15分以内に開始する参加予定がある場合
B.15分以内に開始する参加予定が無い場合（即入室）
C.入室中の予定を参加者以外が退室処理する場合
会議予定の参加者の条件
QR読み取りエラーになるとき
 

事前準備

1. 利用できるカレンダー
QRコードで入退室する機能は、Google／Outlook／Garoonのカレンダーで利用が可能です。
 

2. 使用する端末
会議室管理アプリの入退室端末を使わずに、社員自身がお手持ちのインターネットに接続できるスマホ（iPhone・Android）でご利用いただけます。
スマホのブラウザアプリを使用します。（ブラウザアプリはGoogle Chromeを推奨しております。）

3. 会議室管理機能の有効化
QRコードで入退室する機能の場合でも、予約ルームズの初期設定が必要です。
『予約ルームズ：初期設定（Google/Microsoft/Garoon）』 をご覧いただき、「1.事前準備」から「5.予約ルームズのその他の設定」まで初期設定を行ってください。

4. Googleカレンダーで必要な設定
<4-1>
該当予定の「ゲストリストを表示する」にチェックが入っていることが必須です。

Check デフォルトではチェックが入っているはずですが、個別にチェックを外したりデフォルト値を変更されている場合には「ゲストリストを表示する」にチェックを入れて予定登録してください。

▼デフォルト設定箇所 (Googleカレンダー＞設定＞全般＞予定の設定＞デフォルトのゲストの権限＞「ゲストリストを表示する」にチェックを付けます)

 
<4-2>
該当予定をプライマリーカレンダーで登録することが必要です。
プライマリーカレンダー以外で登録した場合、「ゲスト」欄にアカウントが登録されず入退室できません。
Checkプライマリーカレンダー以外で予定の登録が必要な場合は、「ゲスト」欄に入退室するアカウントを追加してください。

▼プライマリーカレンダーで登録した場合

( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼プライマリーカレンダー以外で登録した場合

( 画像をクリックすると拡大表示します )

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
<4-3>
予定の主催者を変更する場合、変更後の主催者アカウントを「ゲスト」欄へ追加が必要です。
その他の操作 > 主催者を変更 にて変更した場合、変更後の主催者が「ゲスト」欄に登録されず入退室できません。

 
 

5. お申込みが必要です
QRコードで入退室する機能をご利用いただく場合は弊社にて事前設定を行います。
ご利用をご希望の方はお問い合わせより以下フォーマットをコピーし、ご入力の上お送りください。入退室する際に読み取る会議室ごとのQRコードをお送りします。
 

【QR入退室お申込みフォーム】
・管理者メールアドレス：
・QRを発行する会議室：登録している全会議室 or 会議室名で指定
・QRの種類：4分割デザイン or QR画像のみ
 

※「会議室設定」に登録していない会議室はお申込みできませんのでご注意ください。
※「4分割デザイン」以外のデザインをご希望の場合は「QR画像のみ」を選択し、貴社で加工をお願いします。
 

▼4分割デザイン（PDF/A6サイズ。「会議室名で指定」されても、会議室数が10室以上の場合は全会議室のQRを発行します）

QRコードで入退室する方法

1
スマホのブラウザアプリから予約ルームズのページ （https://rooms.app.receptionist.jp/ ）を開きます。
 
または、QRコードを読み込む別アプリから直接、会議室のQRコードを読み込み、予約ルームズのページにアクセスします。
 
CheckブラウザアプリはGoogle ChromeまたはSafariを推奨しております。
Checkタブレット（画面幅が601px以上）はPCと同じ表示になります。スマホ表示には対応しておりません。

2

ご自身のRECEPTIONISTアカウントでログインします。
 
TipsSAML認証をご設定の場合は、SAML認証でもログイン可能です。
Tips一度ログインすると、次回からログインが不要になります。ただし、以下のような場合は再度ログインが必要になります。
・予約ルームズ画面から手動でログアウトした
・ご利用のブラウザを変更した
・ブラウザのキャッシュや履歴を削除した
・ブラウザをプライベートモード（シークレットモード）で開いている
・ブラウザの設定でCookieが無効になっている
・セキュリティソフト等によりブラウザのCookieや自動ログイン機能が制限されている

3
ブラウザアプリから予約ルームズのページを開いたとき

下部メニューの「入退室」をタップします。

4

タップするとQRコード読み込み画面が表示するので、事前に配布されているでQRコードを読み取ります。
 

Checkカメラへのアクセス許可が表示された場合は「許可」してください。

5
会議室の利用状況に応じて入退室の流れが変わってきます。

A.15分以内に開始する参加予定がある場合
B.15分以内に開始する参加予定が無い場合（即入室）
C.入室中の予定を参加者以外が退室処理する場合

A.15分以内に開始する参加予定がある場合

連携カレンダー上に既に該当会議室を利用する会議予定が作成されていて、開始時間15分以内の場合、会議予定に入退室できますのでこちらの流れになります。

A-1

QRコードを読み取ったログインユーザが参加者になっている予定の場合のみその予定が表示されますので「入室しますか？」＞「入室」をタップして入室します。
Check予定の参加者以外は入室できないため、この画面表示もされません

Check15分以内に始まる次の予定の参加者以外は会議室の使用者ではないため、右記の表示になり入室処理はできません。

予定の開始時刻を過ぎている状態で、予定の参加者以外が入室処理を行った場合は右記の表示になり入室できません。
参加者の条件はこちらをご確認ください。

A-2

入室処理が行われます。

A-3

退室時は再度QRコードを読み取り「退室しますか？」＞「退室」をタップして退室します。

A-4

退室処理が行われます。

B.15分以内に開始する参加予定が無い場合（即入室）

連携カレンダー上に開始時間15分以内に該当会議室を利用する会議予定が作成されていない場合、即入室の扱いのためこちらの流れになります。

B-1

会議室が利用できるため、即入室の選択画面が表示します。任意で会議名を入力して即入室による会議時間を選択します。
Tips会議名が未設定だと「打ち合わせ」の名称が既定で設定されます

B-2

次の予定の空き時間に応じて即入室できる時間［ 15, 30, 60, 90 , 120 分 ］が表示されます。
時間を選択して「入室」をタップします。

B-3

即入室処理が行われます。
Check連携カレンダーでは即入室したユーザが予定の参加者として登録されます。

B-4

退室時は再度QRコードを読み取り「退室しますか？」＞「退室」をタップして退室します。

C.入室中の予定を参加者以外が退室処理する場合

入室中の会議室のQRコードを、会議の参加者以外が読み込んだ場合、退室処理を行うことができます。

C-1

「使用中のため入室できません。退室しますか？利用者が退室済みであることを確認してください。」が表示されますので、「退室」をタップして退室します。
Check利用者がいないことを確認してから、退室処理を行ってください。

C-2

退室処理が行われます。

Tips退室処理後、会議室へ入室する場合は、再度QRコードを読み込んでください。

会議予定の参加者の条件

QRコードを読み込んで入退室をする場合、その会議予定の参加者である必要があります。
Check 参加者ではないユーザーではQRコードを読み込んでも入退室はできません。
Check 即入室の場合は参加者の定義がないのでログインユーザで利用可能です

参加者の判断は、予約ルームズのWEB画面にログインしてQRコードを読み込んだユーザーが外部連携画面からカレンダー連携しているか否かで以下の通り変わります。

カレンダー連携している場合

連携しているカレンダーのアカウントで判断されます。

【既に登録されている会議予定に入退室するケース】
・連携カレンダーのアカウントが予定の参加者であれば、QRコードで入退室が可能です。

【即入室するケース】
・連携カレンダーのアカウントが予定の参加者として、会議室予定が作成されます。

カレンダー連携していない場合

RECEPTIONISTに登録されている社員情報のメールアドレスで判断されます。

【既に登録されている会議予定に入退室するケース】
・RECEPTIONISTの社員情報のメールアドレスが予定の参加者であれば、QRコードで入退室が可能です。

【即入室するケース】
・RECEPTIONISTの社員情報のメールアドレスが予定の参加者として、会議室予定が作成されます。

QR読み取りエラーになるとき