予約ルームズ:QRコードをスマホで読み取り入退室

この機能は、エンタープライズプラン以上でご利用いただけます。

 

QRコードの入退室でできること

会議室管理機能 では入退室端末を会議室ごとに設置して入退室情報を管理できます。
ただ1会議室に1台以上の端末が必要なため、会議室が数十部屋以上あるような場合端末の手配・管理が難しいこともあるかと思います。

 

そこで、入退室用のQRコードを各会議室に設置し、ご自身のスマホからそのQRコードを読み込むだけで会議室への入退室が可能な方法もございます。

 

ここでは 入退室モード用の端末を準備しなくても、社員自身のスマホで会議室のQRコードを読み込むことで入退室する方法を説明しています。

 

もくじ

事前準備
QRコードで入退室する方法
A.15分以内に開始する参加予定がある場合
B.15分以内に開始する参加予定が無い場合(即入室)
会議予定の参加者の条件
 

事前準備

1. 利用できるカレンダー
QRコードで入退室する機能は、Google/Outlookのカレンダーで利用が可能です。
 

2. 使用する端末
会議室管理アプリの入退室端末を使わずに、社員自身がお手持ちのインターネットに接続できるスマホ(iPhone・Android)でご利用いただけます。
スマホのブラウザアプリを使用します。(ブラウザアプリはGoogle ChromeまたはSafariを推奨しております。)

 

3. 会議室管理機能の有効化
QRコードで入退室する機能の場合でも会議室管理機能の初期設定 は必要です。
会議室管理:初期設定と基本操作 をご覧いただき、「会議室管理を有効にするには」から「管理する会議室の設定」まで初期設定を行ってください。

 

4. Googleカレンダーの必須設定
Googleカレンダーの予定に対してQRコードで入退室するためには、該当予定の「ゲストリストを表示する」にチェックが入っていることが必要です。

Check デフォルトではチェックが入っているはずですが、個別にチェックを外したりデフォルト値を変更されている場合には「ゲストリストを表示する」にチェックを入れて予定登録してください。

Tips Googleカレンダーで「ゲストリストを表示する」にデフォルトでチェックが入るようにする方法

 

▼デフォルト設定箇所 (Googleカレンダー>設定>全般>予定の設定>デフォルトのゲストの権限>「ゲストリストを表示する」にチェックを付けます)

 

5. お申込みが必要です
QRコードで入退室する機能をご利用いただく場合は弊社にて事前設定を行います。
ご利用をご希望の方はお問い合わせより以下フォーマットをコピーし、ご入力の上お送りください。
 

【QR入退室お申込みフォーム】
・管理者メールアドレス:
・QRコードで入退室したい会議室名:

Check「会議室設定」に追加されていない会議室はお申込みできませんのでご注意ください。
 

追って入退室する際にスマホから読み取る会議室ごとのQRコード(PDF/A6サイズ)を弊社よりお渡しいたします。
▼QRコード(PDF/A6サイズ)のイメージ


 

 

QRコードで入退室する方法

1

スマホのブラウザアプリから予約ルームズのページ (https://rooms.app.receptionist.jp/ )を開き、ご自身のRECEPTIONISTアカウントでログインします。
 
または、QRコードを読み込む別アプリから直接QRコードを読み込むことで、予約ルームズのページにアクセスすることも可能です。
 
CheckブラウザアプリはGoogle ChromeまたはSafariを推奨しております。
Checkタブレット(画面幅が601px以上)はPCと同じ表示になります。スマホ表示には対応しておりません。

meetingroom-manage_01

 

2

下部メニューの「入退室」をタップします。
 
CheckQRコードを読み込む別アプリから読み込みした場合、直接以下の「4 会議室の利用状況に応じて入室の流れが変わってきます。」の画面に遷移するので「入退室」をタップする必要がありません
meetingroom-manage_01

 

3

タップするとQRコード読み込み画面が表示するので、事前に配布されているでQRコードを読み取ります。
 

Checkカメラへのアクセス許可が表示された場合は「許可」してください。

meetingroom-manage_01

 

4
会議室の利用状況に応じて入室の流れが変わってきます。

 

A.15分以内に開始する参加予定がある場合
B.15分以内に開始する参加予定が無い場合(即入室)

 
 

A.15分以内に開始する参加予定がある場合

連携カレンダー上に既に該当会議室を利用する会議予定が作成されていて、開始時間15分以内の場合、会議予定に入退室できますのでこちらの流れになります。

 
 

A-1

QRコードを読み取ったログインユーザが参加者になっている予定の場合のみその予定が表示されますので「入室しますか?」>「入室」をタップして入室します。
Check予定の参加者以外は入室できないため、この画面表示もされません


 

Check予定の参加者以外は会議室の使用者ではないため、右記の表示になり入室処理はできません。
参加者の条件はこちらをご確認ください。

 

A-2

入室処理が行われます。


 

A-3

退室時は再度QRコードを読み取り「退室しますか?」>「退室」をタップして退室します。
Check予定の参加者以外がQRコードを読み込んでも退室できません。


 

A-4

退室処理が行われます。


 
 

B.15分以内に開始する参加予定が無い場合(即入室)

連携カレンダー上に開始時間15分以内に該当会議室を利用する会議予定が作成されていない場合、即入室の扱いのためこちらの流れになります。

 
 

B-1

会議室が利用できるため、即入室の選択画面が表示します。任意で会議名を入力して即入室による会議時間を選択します。
Tips会議名が未設定だと「打ち合わせ」の名称が既定で設定されます


 

B-2

次の予定の空き時間に応じて即入室できる時間[ 15, 30, 60, 90 分 ]が表示されます。
時間を選択して「入室」をタップします。


 

B-3

即入室処理が行われます。
Check連携カレンダーでは即入室したユーザが予定の参加者として登録されます。


 

B-4

退室時は再度QRコードを読み取り「退室しますか?」>「退室」をタップして退室します。
Check即入室したユーザ以外では退室できません。


 
 

会議予定の参加者の条件

QRコードを読み込んで入退室をする場合、その会議予定の参加者である必要があります。
Check 参加者ではないユーザーではQRコードを読み込んでも入退室はできません。
Check 即入室の場合は参加者の定義がないのでログインユーザで利用可能です

 

参加者の判断は、予約ルームズのWEB画面にログインしてQRコードを読み込んだユーザーが外部連携画面からカレンダー連携しているか否かで以下の通り変わります。

カレンダー連携している場合

連携しているカレンダーのアカウントで判断されます。

 

【既に登録されている会議予定に入退室するケース】
・連携カレンダーのアカウントが予定の主催者(参加者)であれば、QRコードで入退室が可能です。

 

【即入室するケース】
・連携カレンダーのアカウントが予定の主催者(参加者)として、会議室予定が作成されます。

 
 

カレンダー連携していない場合

RECEPTIONISTに登録されている社員情報のメールアドレスで判断されます。

 

【既に登録されている会議予定に入退室するケース】
・RECEPTIONISTの社員情報のメールアドレスが予定の主催者(参加者)であれば、QRコードで入退室が可能です。

 

【即入室するケース】
・RECEPTIONISTの社員情報のメールアドレスが予定の主催者(参加者)として、会議室予定が作成されます。

 

 

 

日々の会議室のご利用にお役立てくださいませ。