ユーザー権限を付与すると何ができるの？｜担当者に合わせた権限でRECEPTIONISTを活用しよう

RECEPTIONISTは、管理者が設定を完了させるだけで来客通知の受け取りなど基本的な動作はできますが、それだけでは「管理者が動かすツール」になってしまいます。

「設定は終わっているのに、なぜか管理者ばかりが忙しい」
「来客対応をもっとスムーズにしたい」

こうした状況の多くに共通しているのが、権限まわりが整っていないというケースです。

来客に関わる社員が自分の役割に合った権限を持つことで、RECEPTIONISTはより多くの場面で活躍するツールになります。

本記事では、管理者・受付担当者・経理担当者の3つの権限について「付与するとどんなことができるようになるか」を具体的なシーンとともに紹介します。

権限を渡すだけで日々の運用がぐっとラクになるので、ぜひ最後まで読んでみてください。

社内でこんなこと起きていませんか？

「私が休むと、RECEPTIONISTの対応が止まるって言われて…」

管理者が1人しかいないと、その人が不在のときに誰も対応できない。設定変更や社内からの問い合わせが全部その人に集まってしまい、ツールの運用が特定の人に依存してしまっています。

「自分がいないと回らない」という状態は、担当者にとっても大きな負担です。休暇中も気になってしまう、なんてことも少なくないのではないでしょうか。

「担当が外出中で、来客の対応が何もわからなくて…」

アポを登録した担当者本人がいないと、フロントはアポの時間も内容も確認できません。

結果的に「担当者に連絡が取れるまで待ってください」とお客様をお待たせしてしまったり、対応の判断を管理者に仰ぐことになってしまいます。

フロントが動きたくても、情報がなければ自走できない——そんな状態になってしまいます。

「カードの更新、経理に頼んだら管理者じゃないとできないって言われて」

支払い関連の対応が管理者にしかできないと、経理担当者が自分で動けず、都度管理者が対応する手間が発生します。

請求まわりのことなのに、なぜか管理者の仕事になってしまっている状態です。

経理担当者も「自分でやりたいのにできない」というもどかしさを感じているかもしれません。

 

これらに共通しているのは「権限が管理者に集中したまま」という状態です。

RECEPTIONISTは、役割に合った権限を適切に渡すことで、各担当者が自分で動けるようになる設計になっています。

逆に言うと、権限を渡さないままだと管理者がすべての窓口になってしまい、ツールが本来持っている力を発揮できません。

管理者権限でできること

管理者権限は、管理画面のすべてにアクセスできる最上位の権限です。

運用を一緒に担ってくれる担当者に渡しましょう。

• 管理画面のすべてのメニューを閲覧・編集できる
• 社員情報の追加・編集・削除ができる（入退社対応も任せられる）
• 受付担当者・経理担当者と同じ権限も合わせて持てる
• 重要なお知らせメールや、受付iPadのエラー通知を受け取れる

管理者が1人だけだと起こること

管理者が1人しかいない状態で運用を続けると、じわじわと問題が出てきます。

担当者が不在のたびに運用が止まる

休暇・出張・急な体調不良——管理者が1人だと、その人がいないだけで設定変更や社内からの問い合わせに誰も対応できなくなります。

異動・退職のたびに引き継ぎコストがかかる

担当者が変わるたびにゼロから引き継ぎが必要になります。RECEPTIONISTに慣れた人がいなくなると、運用が一時的に止まってしまうことも。

担当者への負担が積み重なる

「自分がいないと回らない」という状態は、担当者にとっても大きなプレッシャーです。休暇中も気になってしまう、という声も少なくありません。

 

管理者が1人でいることのリスクは、運用が安定しているときほど見えにくいものです。

管理者権限は最大5名まで設定できるので、RECEPTIONISTの運用に関わる担当者には早めに権限を渡しておきましょう。

複数人で管理する体制が、運用を止めない一番の備えになります。

受付担当者権限でできること

来客対応を担うフロントや総合受付の担当者向けの権限です。

渡すことで、来客対応をフロント担当者が主体的に動けるようになります。

• 全社員分のアポを確認・編集・削除できる
  • 担当者が外出中でも、フロント担当者がアポ情報を見て来客対応を引き継げます。「担当者に聞かないとわからない」という状況がなくなります。
• 全社員分の来訪者記録を閲覧・CSVダウンロードできる
  • 過去の来訪履歴の確認や、月次の来客数集計・レポート作成も管理者に依頼せず自分で対応できます。
• 現在社内にいる来訪者をリアルタイムで確認できる
  • 退館処理がされていない来訪者を一覧で把握できます。「あのお客様、もう帰られましたか？」という問い合わせにもすぐ答えられます。
• ブラウザのプッシュ通知で来客を受け取れる（プレミアムプラン）
  • 管理画面を開いていなくても、来客や当日アポの追加をリアルタイムに受け取れます。受付担当者権限を持つ人だけが使える機能です。詳しくは下のセクションで紹介します。
• 受付iPadのエラー通知メールを受け取れる
  • iPadに問題が起きたときも、受付担当者がエラー通知を受け取れます。管理者が不在でも誰かが気づいて対応できる体制がつくれます。

ブラウザプッシュ通知でできること（プレミアムプラン）

受付担当者権限の中でも、特に活用してほしいのがブラウザのプッシュ通知機能です。

通常、来客を把握するにはRECEPTIONISTの管理画面を開いて確認する必要があります。

しかしブラウザプッシュ通知を設定することで、管理画面を開いていなくても来客をリアルタイムに受け取れるようになります。

別の作業をしているときや少し席を離れているときでも、ブラウザの右上や画面右下に通知がポップアップで表示されるため、来客を見逃しません。

通知が届くタイミングは2つです。

• お客様がiPadで受付操作を完了したとき：来客した方の会社名・お名前・来客人数が通知されます
• 社員が当日のアポイントメントを追加したとき：アポの件名が通知されます

また、管理画面にログインした状態であれば、当日の受付履歴・当日アポ作成の一覧を最新10件まで確認できます。

「さっきの通知、誰だったっけ？」という場面でもすぐに振り返れます。

なお、このブラウザプッシュ通知は受付担当者権限を持つ人だけが利用できる機能です。

一般の利用登録だけでは使えないため、来客対応を担う社員には権限の付与までセットで行いましょう。

また、利用開始には弊社への事前申請が必要です。

経理担当者権限でできること

請求・支払いまわりを担う経理担当者向けの権限です。

渡すことで、管理者を介さず経理担当者が自己完結できるようになります。

• 料金プランと支払い情報を閲覧できる
• クレジットカードの登録・更新ができる
• お支払い完了メールを受け取れる

「カードの有効期限が切れそうです」という連絡が来ても、経理担当者がそのまま処理できます。

管理者が経理対応のたびに手を止める必要がなくなります。

ユーザー権限付与はどのタイミングで進めるといい？

権限の付与は一度にすべて整える必要はありません。

導入後の定着フェーズに合わせて、段階的に進めるのがおすすめです。

• 導入直後：まず管理者を複数人に
  • 導入したばかりの時期は、設定変更や社内への案内など管理者が動く場面が多くなります。このタイミングで管理者権限を複数人に渡しておくと、作業を分担でき、1人への負担を減らせます。
• 社内展開が始まったら：受付担当者権限を渡す
  • 社員への案内が進み、来客対応が動き出してきたら、フロントや総合受付の担当者に受付担当者権限を付与しましょう。来客対応の主体がフロント担当者に移ることで、管理者への問い合わせが減り、運用がぐっとスムーズになります。
• 運用が安定してきたら：経理担当者権限を渡す
  • 日々の来客対応が安定してきたら、請求・支払いまわりの整理を。経理担当者に権限を渡しておくことで、契約更新や支払い対応をすべて任せられる体制が整います。

まとめ

権限の付与は、設定としては数分で終わる作業です。でも、渡すか渡さないかで日々の運用のしやすさが大きく変わります。

権限	渡す相手	渡すと変わること
管理者	運用を一緒に担う総務・コーポレート担当者	運用が属人化せず、誰かが不在でも止まらない
受付担当者	フロント・総合受付担当者	来客対応を自分たちで完結できるようになる
経理担当者	請求・支払い担当の経理担当者	支払い対応を丸ごと任せられる

「なんか管理者ばかりが忙しい気がする」「来客対応をもっとスムーズにしたい」という方は、まず権限まわりを見直すところから始めてみてください。