アポイントメントを代理で登録する

アポイントメントを代理で登録することができます

RECEPTIONISTは、アポイントメントを事前に登録しておくことで、その際に発行された6桁の受付コードを用いることで、お客様が簡単に受付をすることができます。

 

そのアポイントメントを登録する際に、操作している社員を含まず、他の方の代理でアポイントメントを登録することも可能です。

 

そのため、例えば秘書の方が役員のアポイントメントを代理で登録する際、秘書自身は参加しないで役員の方だけ参加するアポイントメントを作成することができます。

 

来客されるお客様がスムーズに受付できるアポイントメント作成時に、ぜひお役立てください。

 

 

操作方法

前提条件
通常アポで代理登録する方法
注意事項
アポイントメント登録後の確認メール配信先について
作成したアポイントメントの編集・削除について

 

 

前提条件

1.現在、代理登録が使えるアポは「通常アポ」のみとなっております。
「調整アポ」については鋭意開発中ですので、しばらくお待ちくださいませ。

 

 

2、代理登録の操作ができるのは、アポイントメントを新規作成する場合のみです
登録済みのアポイントメントを編集から操作する場合、代理登録(自分を担当者から外す操作)はできませんのでご注意ください。

 

 

3、通常アポで、代理登録の操作ができる箇所は詳細入力画面のみです
カレンダーの日時選択画面では、代理登録(自分を担当者から外す操作)はできませんのでご注意ください。
代理登録(自分を担当者から外す操作)は、詳細入力画面にて操作してください。

 

▼カレンダー画面からは、代理登録(自分を担当者から外す操作)ができません。

 

▼詳細入力画面で、代理登録(自分を担当者から外す操作)を行ってください。

 

 

通常アポで代理登録する方法

担当者を追加して、担当者が2人以上の場合のみ、アポイントメントを操作している担当者に「×」印が表示されます。
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操作している自分の「×」印を押して、アポイントメントの担当者から外すことで、代理でアポイントメントを登録することができます。
Tips 自分を削除したアポイントメントのメイン担当者は、担当者一覧の先頭に登録されている社員になります。

 

 

カレンダー連携している場合

カレンダー連携している場合、上記の操作以外に、連携カレンダー側で予定を作成する際の「主催者」を選択できます。

 

 

担当者が複数人いる場合には、「以下の担当者のカレンダーに登録する」に、追加された担当者が表示されます。

 

ここで、連携しているカレンダー側で予定を作成する際に、誰を主催者にするかを選択することができます。

proxy_02

 

 

例)
「以下の担当者のカレンダーに登録する」で、『山田三郎』を選択してアポ登録した場合
proxy_03

 

 

連携カレンダー側では、『山田三郎』が主催者としてアポイントメントの予定が作成されます。

 

▼Googleカレンダーの場合
proxy_04-GL
▼Outlookカレンダーの場合
proxy_04-OL

 

 

注意事項

 

アポイントメント登録後の確認メール配信先について

 

アポイントメント登録後の確認メールは、該当アポイントメントの担当者に登録されている社員にのみメールが届きます。

 

そのため、代理登録した社員(アポイントメントの担当者一覧から外した社員)には、アポイントメント登録後の確認メールは届きません。

 

 

作成したアポイントメントの編集・削除について

 

アポイントメントを代理登録した場合、代理登録を行った担当者のアポイント画面には該当のアポイントメントは表示されません。

 

そのため、アポイントメント作成後に修正を行いたい場合は、実際のアポイントメント参加者が操作を行う必要があります。
各連携カレンダーごとに編集・削除を行える担当者が異なります。

 

■Googleカレンダー(G Suite)連携の場合

例)代理登録担当者『A』、実際の参加者(担当者)『B』『C』で登録した場合
・作成したアポイントメントは、『B』『C』のアポイントメント画面に表示されます。
・そのアポイントメントを編集・削除できるのは『B』『C』です。
・管理者の場合は、参加者(担当者)になっていなくても編集・削除できます。

 

■Outlookカレンダー(Microsoft365)連携の場合

OutlookのAPIの仕様上、Outlookカレンダー側の予定上で主催者になっているOutlookアカウントと連携している社員のみ編集・削除が可能です。
Checkアポイントメントの担当者として追加されている社員でも、主催者以外のOutlookアカウントと連携している社員では、編集・削除ができません。

 

例)代理登録担当者『A』、実際の参加者(担当者)『D』『E』で、「以下の担当者のカレンダーに登録する」で『D』を選択して登録した場合
・作成したアポイントメントは、『D』『E』のアポイントメント画面にのみ表示されます。
・そのアポイントメントを編集・削除できるのは『D』のみです。
・管理者の場合でも、編集・削除できません。