アポイントメントを代理で登録する

アポイントメントを代理で登録することができます

操作している社員を含まずに他の方の代理でアポイントメントを登録することも可能です。

 

例えば、以下のように代理で登録できます。
・秘書が役員のアポイントメントを登録する(秘書はアポに参加しない)
・採用担当者が面接官のアポイントメントを登録する(採用担当者はアポに参加しない)

 

アポイントメント機能とは(受付コードの発行)

 

 

操作方法

前提条件
代理登録する方法
注意事項
アポイントメント登録後の確認メール配信先について
作成したアポイントメントの編集・削除について

 

 

前提条件

1.代理登録の操作ができるのは、アポイントメントを新規作成する場合のみです
登録済みのアポイントメントを編集から操作する場合、代理登録(自分を担当者から外す操作)はできませんのでご注意ください。

 

2.自分を削除したアポイントメントのメイン担当者は、担当者一覧の先頭に登録されている社員になります
担当者一覧に表示される順番は、担当者を追加した順になりますので、追加する担当者の順番にもご注意ください。

 

3.Googleカレンダー連携し、通常アポ・調整アポの代理登録の操作する社員がメイン担当者のカレンダー編集権限が必要です
例えば、代理登録担当者『A』、実際の参加者(担当者)『B』で登録する場合、『A』『B』のGoogleカレンダーの「予定追加、編集」権限が必要になります。

 

 

代理登録する方法

担当者を追加して、担当者が2人以上の場合のみ、アポイントメントを操作している担当者に「×」印が表示されます。
Tips カレンダー画面、詳細入力画面どちらでも「×」印が表示され、社員削除できます。

 

 

▼カレンダー画面(通常アポ・調整アポのみ)
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▼詳細入力画面
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操作している自分の「×」印を押して、アポイントメントの担当者から外すことで、代理でアポイントメントを登録することができます。
Check 自分を削除したアポイントメントのメイン担当者は、担当者一覧の先頭に登録されている社員になります。

 

 

カレンダー連携している場合(通常アポ・調整アポのみ)

カレンダー連携している場合、上記の操作により、担当者一覧の先頭に登録されている社員が、連携カレンダー側で予定を作成する際の「主催者」となります。
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担当者が複数人いる場合も、担当者一覧の先頭に登録されている社員が「以下の担当者のカレンダーに登録する」に表示され、連携カレンダー側で予定を作成する際の「主催者」となります。

 

 

例)
担当者一覧に3人いる場合、「以下の担当者のカレンダーに登録する」には、先頭の『山田三郎』が自動的に設定されます。
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連携カレンダー側では、『山田三郎』が主催者としてアポイントメントの予定が作成されます。

 

▼Googleカレンダーの場合
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▼Outlookカレンダーの場合
proxy_04-OL

 

 

注意事項

 

アポイントメント登録後の確認メール配信先について

 

アポイントメント登録後の確認メールは、該当アポイントメントの担当者に登録されている社員にのみメールが届きます。

 

そのため、代理登録した社員(アポイントメントの担当者一覧から外した社員)には、アポイントメント登録後の確認メールは届きません。

 

 

作成したアポイントメントの編集・削除について

 

アポイントメントを代理登録した場合、代理登録を行った担当者のアポイント画面には該当のアポイントメントは表示されません。

 

そのため、アポイントメント作成後に修正を行いたい場合は、実際のアポイントメント参加者が操作を行う必要があります。
各連携カレンダーごとに編集・削除を行える担当者が異なります。

 

■Googleカレンダー(Google Workspace(G Suite))連携の場合

例)代理登録担当者『A』、実際の参加者(担当者)『B』『C』で登録した場合
・作成したアポイントメントは、『B』『C』のアポイントメント画面に表示されます。
・そのアポイントメントを編集・削除できるのは『B』『C』です。
・管理者の場合は、参加者(担当者)になっていなくても編集・削除できます。

 

■Outlookカレンダー(Microsoft365)連携の場合

OutlookのAPIの仕様上、Outlookカレンダー側の予定上で主催者になっているOutlookアカウントと連携している社員のみ編集・削除が可能です。
Checkアポイントメントの担当者として追加されている社員でも、主催者以外のOutlookアカウントと連携している社員では、編集・削除ができません。

 

例)代理登録担当者『A』、実際の参加者(担当者)『D』『E』で、「以下の担当者のカレンダーに登録する」で『D』を選択して登録した場合
・作成したアポイントメントは、『D』『E』のアポイントメント画面にのみ表示されます。
・そのアポイントメントを編集・削除できるのは『D』のみです。
・管理者の場合でも、編集・削除できません。