アポイントメントを代理で登録する

アポイントメントを代理で登録することができます

他の方の通常アポ・調整アポ（候補提案型）を代理で登録することが可能です。

例）
・秘書が役員のアポイントメントを登録する（秘書はアポに参加しない）
・採用担当者が面接官のアポイントメントを登録する（採用担当者はアポに参加しない）

Tips「アポイントメント機能（受付コード・QRコード発行）/アポイントメント一覧」

操作方法

前提条件
代理登録する方法
注意事項
アポイントメント登録後の確認メール配信先について
作成したアポイントメントの編集・削除について

前提条件

1.RECEPTIONIST管理画面からの新規アポ作成のみ代理登録が可能です。
Chrome拡張とOutlookアドインからアポ作成時は代理登録できません。
また、アポを編集する場合、代理登録（自分を担当者から外す操作）はできません。

2.メインのアポ担当者は、担当者一覧の先頭に登録されている社員になります
担当者一覧に表示順は、担当者の追加順になりますため、追加する担当者の順番にご注意ください。

3.アポ作成と同時にカレンダーへの予定登録・会議室予約を行う場合、代理登録者とアポ担当者（アポの参加者）のどちらも、カレンダー連携が必要です
代理登録者とアポ担当者は、同じグループウェアテナントの有料アカウントで「外部連携」からカレンダー連携を行ってください。

Checkアポ担当者がカレンダー連携していない場合は、アポイントメント登録時に「アポイントメントを登録できませんでした　担当者のカレンダー連携がされていないため会議室を予約できません。」とエラーが表示されますのでご注意ください。

 
 

4.Google連携の場合、代理登録者にメインのアポ担当者のカレンダー編集権限の付与が必要です
例えば、代理登録者『A』、アポ担当者『B』で登録する場合、『A』は『B』のGoogleカレンダーの「予定追加、編集」権限が必要になります。
 
▼Googleカレンダーの編集権限付与の手順
参加者（担当者）『B』のGoogleカレンダー＞「マイカレンダー」の下の自分のメインカレンダーの「・・・」＞「設定と共有」＞「特定のユーザーとの共有」＞「＋ユーザーを追加」で代理登録者『A』を追加＞権限を「予定の変更」または「変更および共有の管理権限」で設定。
 

CheckGoogleカレンダーの編集権限がない場合は、アポイントメント登録時に「アポイントメントを登録できませんでした　Googleカレンダーへアポイントメントを反映中にエラーが発生しました。お手数ですが、もう一度Google認証からお試しください。」とエラーが表示されますのでご注意ください。

 

代理登録する方法

担当者を追加し、担当者が2人以上の場合のみ、先頭の担当者（アポ作成者）に「×」印が表示されます。
Tips カレンダー画面、詳細入力画面どちらでも「×」印が表示され、社員削除できます。

▼カレンダー画面（通常アポ・調整アポのみ）

▼詳細入力画面

操作している自分の「×」印を押して、アポイントメントの担当者から外すことで、代理でアポイントメントを登録することができます。
Check 自分を削除したアポイントメントのメイン担当者は、担当者一覧の先頭に登録されている社員になります。

カレンダー連携している場合(通常アポ・調整アポのみ）

カレンダー連携している場合、上記の操作により、担当者一覧の先頭に登録されている社員が、連携カレンダー側で予定を作成する際の「主催者」となります。

担当者が複数人いる場合も、担当者一覧の先頭に登録されている社員が「以下の担当者のカレンダーに登録する」に表示され、連携カレンダー側で予定を作成する際の「主催者」となります。

例）
担当者一覧に3人いる場合、「以下の担当者のカレンダーに登録する」には、先頭の『山田三郎』が自動的に設定されます。

連携カレンダー側では、『山田三郎』が主催者としてアポイントメントの予定が作成されます。

▼Googleカレンダーの場合

▼Outlookカレンダーの場合

注意事項

アポイントメント登録後の確認メール配信先について

アポイントメント登録後の確認メールは、該当アポイントメントの担当者に登録されている社員にのみメールが届きます。

そのため、代理登録者（アポイントメントの担当者一覧から外した社員）には、アポイントメント登録後の確認メールは届きません。

作成したアポイントメントの編集・削除について

アポイントメントを代理登録した場合、代理登録者のアポイントメント画面には該当のアポイントメントは表示されません。

そのため、アポイントメント編集・削除はアポ担当者（アポの参加者）が操作を行う必要があります。
各連携カレンダーごとに編集・削除を行える担当者が異なります。

■Googleカレンダー（Google Workspace(G Suite)）連携の場合

例）代理登録者『A』、アポ担当者『B』＆『C』で登録した場合
・作成したアポイントメントは、『B』と『C』のアポイントメント画面に表示されます。
・そのアポイントメントを編集・削除できるのは『B』と『C』です。
・管理者の場合は、参加者（担当者）になっていなくても編集・削除できます。

■Outlookカレンダー（Microsoft365）連携の場合

OutlookのAPIの仕様上、Outlookカレンダー側の予定上で主催者になっているOutlookアカウントと連携している社員のみ編集・削除が可能です。
Checkアポイントメントの担当者として追加されている社員でも、主催者以外のOutlookアカウントと連携している社員では、編集・削除ができません。

例）代理登録者『A』、アポ担当者『D』＆『E』で、「以下の担当者のカレンダーに登録する」で『D』を選択して登録した場合
・作成したアポイントメントは、『D』と『E』のアポイントメント画面にのみ表示されます。
・そのアポイントメントを編集・削除できるのは『D』のみです。
・管理者の場合でも、編集・削除できません。