アポイントメント機能(受付コード発行)・アポイントメント一覧

アポイントメント機能についてご紹介します。
この機能は、ご利用プランに関係なく各社員が利用登録を行うだけで社員のみなさまにご利用いただけます。

 

もくじ

アポイントメント機能でできること
アポイントメント機能の利用方法
アポイントメント一覧の表示内容
アポイントメント一覧でのアポイントメントの編集・削除可否
アポイントメント一覧にアポイントメントが表示されないとき

 
 

アポイントメント機能でできること

担当者(ホスト)側
・Google/Outlookカレンダー連携時、担当者のスケジュール登録、会議室予約
・お客様(ゲスト)へ、受付コード記載のアポイントメント日時メールの送信
・「非公開」でアポ作成すると、来客通知に来訪者名が表示されません。(公開設定
期間アポ:一定期間利用可能な受付コードを発行
※「期間アポ」はアポイントメントの特性上、カレンダー連携には対応しておりません。
調整アポ:日程調整しつつ、受付コード発行。Google/Outlookカレンダー連携時、スケジュール登録・会議室予約・WEB会議URL発行。

 

お客様(ゲスト)側
・受付コード(数字6桁)をiPadへ入力するだけで簡単に受付が完了(受付コードで受付する流れ
 
 

アポイントメント機能の利用方法

アポイントメントの性質によって3種類のアポイントメント機能をご用意しております。
各アポイントメント機能の利用方法は、下記をご覧ください。

 

■特定の日時に来訪するお客様用にご利用いただく【通常アポ】
【通常アポ】当日のみ使える受付コードを発行する方法

 

■特定の期間に来訪するお客様用にご利用いただく【期間アポ】
【期間アポ】期間指定で使える受付コードを発行する方法

 

■日程調整を行いつつ、受付コードの発行、スケジュール登録、会議室予約、WEB会議URL発行を行う【調整アポ】
来訪版往訪版、WEB会議版(Google MeetMicrosoft TeamsZoom)

 
 

アポイントメント一覧の表示内容

appo_function_06

① タブ切り替え

あなた自身と全社員のアポイントメントを切り替えて閲覧することができます。

② 受付コード利用マーク

「通常アポ」では、来訪者が受付コードを利用して受付すると行頭のマークが青く変わります。
Tips受付コードの有効期限は、アポイントメントの開始・終了から前後6時間が有効です。

③ カレンダー日付

「通常アポ」では、現在表示されている日にちのアポイントメントのみが表示され、当日の予定が確認しやすくなっています。表示する日にちを変更する場合は、カレンダーアイコンをクリックして日にちを指定して移動できます。
Tips 過去の予定も確認はできますが、アポイントメントの編集はできません。

④ アポ一覧のCSVダウンロード

通常アポは、各日付ごとのCSVのダウンロードが可能です。印刷して利用したい場合等にご利用ください。利用方法詳細はこちらをご覧ください。
Checkダウンロードできるのは「通常アポ」のみです。
CheckオフィスごとのCSVダウンロードはできません。

⑤ メモ欄

すべてのアポイントメントにはメモ欄が用意されています。こちらは随時入力可能なため、お客様をご案内する方と会議に参加される方が別々の場合に引き継ぎのメモを残す等のご利用が可能です。日々のご対応にお役立てくださいませ。
(例:このお客様はコーヒーが苦手なので緑茶をお願いします、セキュリティカードNo.○○貸出 等)

⑥ オフィス選択

※エンタープライズプラン以上で表示されます。
オフィス機能利用時に、オフィスごとにアポイントメントを表示することができます。
一度選択を行うと、次回以降は選択したオフィスがデフォルトで表示されます。
CheckオフィスごとのCSVダウンロードはできません。

 
 

アポイントメント一覧でのアポイントメントの編集・削除可否

Check調整アポは日程候補の削除のみ可
 

管理者
編集
管理者
削除
担当者
編集
担当者
削除
通常アポ
カレンダー連携なし
通常アポ
Googleカレンダー連携

※連携必須

※連携必須
通常アポ
Outlookカレンダー連携
不可
※作成者のみ可
不可
※作成者のみ可
不可
※作成者のみ可
不可
※作成者のみ可
通常アポ
Chrome拡張機能
不可
※連携カレンダー側は削除されない
不可
※アドインから可

※連携カレンダー側は削除されない
通常アポ
Outlookアドイン
不可 不可 不可
※アドインから可

※連携カレンダー側は削除されない
期間アポ
調整アポ
カレンダー連携なし
調整アポ
Googleカレンダー連携

※連携必須

※連携必須

※連携必須

※連携必須
調整アポ
Outlookカレンダー連携
不可
※作成者のみ可
不可
※作成者のみ可
不可
※作成者のみ可
不可
※作成者のみ可

 

 
 

アポイントメント一覧にアポイントメントが表示されないとき

アポイントメント一覧にアポイントメントが表示されないときは以下をご確認ください。

① タブ切り替え

「全社員」と「あなた」で該当のタブを選択しているかご確認ください。「あなた」を選択した場合、あなたが担当者として参加しているアポイントメントのみ表示されます。

② アポイントメント種類の選択

「通常アポ」と「期間アポ」と「調整アポ」から該当のアポイントメントの種類を選択しているかご確認ください。「調整アポ」で日程が確定したものは「通常アポ」に表示されます。
Check「調整アポ」作成時に「受付コードを発行する」がチェックなしの場合は、アポイントメント一覧に表示されませんので、連携カレンダーにてご確認ください。

③ オフィス選択

※エンタープライズプラン以上で表示されます。
該当のオフィスを選択しているかご確認ください。

④ カレンダー日付

該当の日時を選択しているかご確認ください。

アポ作成時の公開設定

公開設定を「非公開」にし、アポイントメントを作成されている場合、担当者と管理者のみアポイントメント一覧にのみ表示されます。