アポイントメント機能(受付コード発行)・アポイントメント一覧

アポイントメント機能についてご紹介します。
この機能は、ご利用プランに関係なく各社員が利用登録を行うだけで社員のみなさまにご利用いただけます。

 

もくじ

アポイントメント機能でできること
アポイントメント一覧の表示内容
アポイントメント一覧でのアポイントメントの編集・削除可否
アポイントメント一覧にアポイントメントが表示されないとき

 
 

アポイントメント機能でできること

通常アポ

当日のみ利用可能な受付コード・QRコードの発行
・来訪者に受付コード・QRコード記載のアポイントメントメールを送信
・来客通知の来訪者名を非表示(公開設定が非公開のとき)
 
▼Google Workspace/Microsoft365と連携時
・担当者のGoogle/Outlookカレンダーに予定を登録。
・Google Workspace/Microsoft365の会議室(リソース)を予約。
 

Tips利用方法:【通常アポ】当日のみ使える受付コードを発行する方法
 

期間アポ

指定した期間利用可能な受付コード・QRコードの発行
・来訪者に受付コード・QRコード記載のアポイントメントメールを送信
・来客通知の来訪者名を非表示(公開設定が非公開のとき)

 

Tips利用方法:【期間アポ】期間指定で使える受付コードを発行する方法

 

調整アポ(来訪版)

複数の候補日を指定しての、日程調整(日程調整URLを発行)
日程確定時に当日のみ利用可能な受付コード・QRコードを発行
・日程確定時に来訪者に受付コード・QRコード記載のアポイントメントメールを送信
・来客通知の来訪者名を非表示(公開設定が非公開のとき)
 
▼Google Workspace/Microsoft365と連携時
・担当者のGoogle/Outlookカレンダーに仮予定を登録。
・日程確定時に担当者のGoogle/Outlookカレンダーの仮予定を削除し、確定した予定を登録。(予定に会議室も登録)
・Google Workspace/Microsoft365の会議室(リソース)を予約。
 

Tips利用方法:【調整アポ(来訪版)】日程調整を行いつつ、受付コードの発行、スケジュール登録、会議室予約を行う

 

調整アポ(往訪版)

複数の候補日を指定しての、日程調整(日程調整URLを発行)
 
▼Google Workspace/Microsoft365と連携時
・担当者のGoogle/Outlookカレンダーに仮予定を登録。
・日程確定時に担当者のGoogle/Outlookカレンダーの仮予定を削除し、確定した予定を登録。

 

Tips利用方法:【調整アポ(来訪版)】日程調整を行いつつ、スケジュール登録を行う

 

調整アポ(WEB会議版)

複数の候補日を指定しての、日程調整(日程調整URLを発行)
 
▼Google Workspace/Microsoft365と連携時
・担当者のGoogle/Outlookカレンダーに仮予定を登録。
・日程確定時に担当者のGoogle/Outlookカレンダーの仮予定を削除し、確定した予定を登録。(予定に会議室やWEB会議URLも登録)
・日程確定時にGoogle Workspace/Microsoft365の会議室(リソース)を予約。
日程確定時にWEB会議URL(Google Meet/Microsoft Teams/Zoom)を発行
・日程確定時に来訪者にWEB会議URL記載のメールを送信

 

Tips利用方法:【調整アポ(WEB会議版)】日程調整を行いつつ、スケジュール登録、会議室予約、WEB会議URL発行を行う(Google MeetMicrosoft TeamsZoom)

 
 
 
受付コード・QRコードとは?
受付コード(数字6桁)をiPadへ入力したり、QRコードをiPadにかざすだけで受付が完了する機能になります。(受付コードで受付する流れ/QRコードで受付する流れ
Tipsエンタープライズプラン以上でご利用可能なタッチレスモードご利用時のみQRコードが発行されます。

 
 

アポイントメント一覧の表示内容


 

① タブ切り替え 「全社員」と「あなた」のアポイントメントを切り替えて閲覧することができます。
② アポの種類 「通常アポ」と「期間アポ」と「調整中のアポ」を切り替えて閲覧することができます。
③ 検索バー 来訪者名、来客者の会社名、担当者名(前方一致)でアポイントメントを検索することができます。検索対象は「②アポの種類」及び「⑤日時選択」に該当するアポイントメントのみです。
Check「通常アポ」「期間アポ」のみで表示されます。
④ オフィス選択 オフィス機能利用時に、オフィスごとにアポイントメントを表示することができます。
一度選択すると、次回以降は選択したオフィスが表示されます。
Checkエンタープライズプラン以上で表示されます。
CheckオフィスごとのCSVダウンロードはできません。
⑤ 日時選択 「通常アポ」では表示されている日にちのアポイントメントのみが表示され、当日の予定が確認しやすくなっています。カレンダーアイコンをクリックして日にちを変更できます。
Check「通常アポ」のみで表示されます。
Check過去の予定も確認できますが、アポイントメントの編集はできません。
⑥ アポ一覧のCSVダウントード 通常アポは、各日付ごとのCSVのダウンロードが可能です。利用方法詳細はこちらをご覧ください。
Checkダウンロードできるのは「通常アポ」のみです。
CheckオフィスごとのCSVダウンロードはできません。
⑦ 非公開マーク 非公開のアポイントメントには鍵マークがつき、管理者と担当者のみ閲覧できます。
Tips公開設定についてはこちらをご覧ください。
⑧ 受付コード利用マーク 「通常アポ」では受付コードを利用して受付が完了すると行頭のマークが青く変わります。
Tips受付コードの有効期限は、アポイントメントの開始・終了から前後6時間が有効です。
⑨ メモ欄 随時入力可能なため、お客様をご案内する方と会議に参加される方が別々の場合に、引き継ぎ事項を残す等が可能です。
(例:このお客様はコーヒーが苦手なので緑茶をお願いします、セキュリティカードNo.○○貸出 等)
⑩ アポイントメント詳細 クリックすると「来訪者種別」「備考」、「コピー」「編集」「削除」が表示されます。
※アポの種類によっては表示されない項目もございます。
Checkアポイントメントの編集・削除可否はこちら
⑪ ページ選択 『<』 で前のページ、『 >』 で次のページに移動します。

 
 

 
 

アポイントメント一覧でのアポイントメントの編集・削除可否

Check「調整中のアポ」は日程候補の削除のみ可
 

管理者
編集
管理者
削除
担当者
編集
担当者
削除
通常アポ
カレンダー連携なし
通常アポ
Googleカレンダー連携

※連携必須

※連携必須
通常アポ
Outlookカレンダー連携
不可
※作成者のみ可
不可
※作成者のみ可
不可
※作成者のみ可
不可
※作成者のみ可
通常アポ
Chrome拡張機能
不可
※連携カレンダー側は削除されない
不可
※アドインから可

※連携カレンダー側は削除されない
通常アポ
Outlookアドイン
不可 不可 不可
※アドインから可

※連携カレンダー側は削除されない
期間アポ
調整中のアポ
カレンダー連携なし
調整中のアポ
Googleカレンダー連携

※連携必須

※連携必須

※連携必須

※連携必須
調整中のアポ
Outlookカレンダー連携
不可
※作成者のみ可
不可
※作成者のみ可
不可
※作成者のみ可
不可
※作成者のみ可

 

 
 

アポイントメント一覧にアポイントメントが表示されないとき

アポイントメント一覧にアポイントメントが表示されないときは以下をご確認ください。

 

① タブ切り替え 「全社員」と「あなた」で該当のタブを選択しているかご確認ください。
「あなた」を選択した場合、あなたが担当者のアポイントメントのみ表示されます。
② アポの種類 「通常アポ」と「期間アポ」と「調整中のアポ」から該当のアポイントメントの種類を選択しているかご確認ください。「調整中のアポ」で日程が確定したものは、「通常アポ」に表示されます。
Check「調整アポ」作成時に「受付コードを発行する」がチェックなしの場合は、アポイントメント一覧に表示されませんので、連携カレンダーにてご確認ください。
③ オフィス選択 ※エンタープライズプラン以上のみ
該当のオフィスを選択しているかご確認ください。
④ カレンダー日付 ※通常アポのみ
該当の日時を選択しているかご確認ください。
アポ作成時の「公開設定」 公開設定を「非公開」にし、アポイントメントを作成されている場合、担当者と管理者のみアポイントメント一覧にのみ表示されます。