アポイントメント機能とは(受付コードの発行)

アポイントメント機能についてご紹介します。
この機能は、ご利用プランに関係なく各社員が利用登録を行うだけで社員のみなさまにご利用いただけます。

 

もくじ

できること
アポイントメント一覧の表示内容
アポイントメント機能の利用方法

 

 

できること

担当者側
・会議室予約や、作成者・同席担当者のスケジュール登録も同時に行えます。(連携可能カレンダー:Googleカレンダー・Office365のOutlookのカレンダー)
・お客様(来訪者)へ、受付コードの記載されたアポイントメント日時のメール送信が行えます。
・来訪日程を調整しつつ、会議室予約・スケジュール登録・受付コード発行が行えます。(調整アポ
・公開設定を「非公開」で作成すると、来客通知に来訪者名が表示されないため、名前を公開したくないお客様の来客にご利用いただけます。(受付コードでのお客様名等
・特定の日時ではなく、一定期間利用可能な受付コードを発行するアポイントメント登録も可能です(期間アポ
※「期間アポ」はアポイントメントの特性上、カレンダー連携には対応しておりません。

 

お客様(来訪者)側
・来訪されるお客様は受付コードをiPadへ入力するだけで受付が完了できるため、受付がスムーズに行えます。(受付コードで受付する流れ

 

 

アポイントメント一覧の表示内容

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① タブ切り替え

「あなた」と「全社員」のタブを切り替えることで、あなた自身と全社員のアポイントメントを切り替えて見ることができます。

② 受付コード利用マーク

「通常アポ」では、来訪者が受付コードを利用して来訪受付すると行頭のマークが青く変わり、お客様が来訪されたことが把握しやすくなっています。

③ カレンダー日付

「通常アポ」では、現在表示されている日にちのアポイントメントのみが表示され、当日の予定が確認しやすくなっています。表示する日にちを変更する場合は、カレンダーアイコンをクリックして日にちを指定して移動できます。
Tips 過去の予定も確認はできますが、アポイントメントの編集はできません。

④ アポ一覧のCSVダウンロード

通常アポは、各日付ごとのCSVのダウンロードが可能です。印刷して利用したい場合等にご利用ください。利用方法詳細はこちらをご覧ください。
Checkダウンロードできるのは「通常アポ」のみです。
CheckオフィスごとのCSVダウンロードはできません。

⑤ メモ欄

すべてのアポイントメントにはメモ欄が用意されています。こちらは随時入力可能なため、お客様をご案内する方と会議に参加される方が別々の場合に引き継ぎのメモを残す等のご利用が可能です。日々のご対応にお役立てくださいませ。
(例:このお客様はコーヒーが苦手なので緑茶をお願いします、セキュリティカードNo.○○貸出 等)

⑥ オフィス選択

※エンタープライズプラン以上で表示されます。
オフィス機能利用時に、オフィスごとにアポイントメントを表示することができます。
一度選択を行うと、次回以降は選択したオフィスがデフォルトで表示されます。
CheckオフィスごとのCSVダウンロードはできません。

 

 

アポイントメント機能の利用方法

アポイントメントの性質によって3種類のアポイントメント機能をご用意しております。
各アポイントメント機能の利用方法は、下記をご覧ください。

 

■日時決定済のアポイントメント用にご利用いただく【通常アポ】
【通常アポ】当日のみ使える受付コードを発行する方法

 

■特定の期間に来訪するお客様用にご利用いただく【期間アポ】
【期間アポ】期間指定で使える受付コードを発行する方法

 

■来訪者と日程調整を行うところから始める【調整アポ】
【調整アポ(来訪版)】日程調整をして受付コードを発行する方法