【調整アポ(往訪版)】日程調整を行う

RECEPTIONIST調整アポでは、日程調整を行いつつカレンダーへ予定を登録する操作が同時に行えます。
受付コードやWEB会議URLを発行しない手順になりますので、往訪の日程調整でご利用ください。

 

Tips来訪やWEB会議の場合の調整アポの利用方法は以下をご覧ください。
来訪版、WEB会議版(Google MeetMicrosoft TeamsZoom)

 
 

「調整アポ(往訪版)」の全体の流れ

1.社員様の作業:RECEPTIONIST上で複数の日時候補を選択
RECEPTIONISTの上で自分&同席する担当者のスケジュールを表示し、空いてる箇所を日時候補としてドラッグしながら複数選択。

 

2.社員様の作業:お客様へ日程調整メールorURLの送信
お客様のメールアドレスを入力して、送信(日程調整URLのみ発行も可能)。このとき連携したカレンダー側に仮予定が作成されます。

 

3.お客様側の作業:日時の選択・確定
お客様は届いたメールのURLを開き、表示された日時候補から1つを選択して確定します。
 

4.日程の確定(社員様・お客様に確定日時のメールを送信)
社員様・お客様双方に、確定した日時をお知らせするメールが届きます。
また、連携したカレンダー上の仮予定が削除され、確定した予定のみが残ります。

 

 

詳細なご利用方法は以下をご覧ください。

 

もくじ:調整アポ(往訪版)の操作方法

カレンダー連携の方法
調整アポ(往訪版)の作成方法
「受付コードの発行なし」に変更します
日時候補を選択します
[Tips]日時候補のテキストコピー
担当者を追加する場合
日時候補をお客様に送信します
担当者情報等を入力・確認します
お客様の情報を入力します
調整依頼のメールが送信されます(日程調整メール有のみ)
連携しているカレンダー側の状態(日程調整中)
お客様の日程調整の方法
日程調整の依頼メールから進みます
日程を確定します
日程調整完了メールが届きます
日程確定後
日程確定後の連携カレンダー
アポイントメントのリマインドメール
アポイントメントの確認・編集・削除
よくあるご質問

 

 

カレンダー連携の方法

Google・Outlookカレンダーをご利用の方は、まずカレンダー連携をしましょう。
 
カレンダー連携なしでも調整アポをご利用いただけますが、
Google・Outlookカレンダーと連携すると、
アポを作成する際に、連携カレンダーの空き状況を確認できます。
アポ作成後に、自動で連携カレンダーに仮予定がされます。
日程確定時に、自動で連携カレンダーの仮予定が削除され、確定した予定が登録されます。

 

・Google Workspaceとの連携方法はこちら
・Microsoft365との連携方法はこちら

 
 

調整アポ(往訪版)の作成方法

受付システムをご利用の場合、RECEPTIONIST管理画面にログインし、左メニューの「アポイントメント」>「新規アポイントメント」>「【調整アポ】日程調整をしてアポを作成」をクリックします。

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Tips調整アポ設定画面の右上のアイコン>「臨時予定の作成」からも、調整アポ作成画面を開けます。

 

「受付コードの発行なし」に変更します

受付システムをご利用の場合は、新規アポイントメント画面右の「受付コードを発行する」のチェックを外します。
チェックを外すとカレンダー部分が水色の背景に変わります。
※「WEB会議URLを発行する」にもチェックを入れません。

 

Tips一度チェックを入れると、次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。
Checkカレンダー画面が表示されない場合は、こちらをご確認ください。

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

日時候補を選択します

希望の日時をカレンダー画面から選択してください。
Tips ・カレンダー連携有りの場合、そのカレンダーに既に登録されているスケジュールも日程上に表示されますので、既に予定が入っている日時を避けて日程調整ができます。
・表示されるカレンダー上のスケジュールは、現時点以降の担当者のスケジュールとなります。

 

appo_v_003

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日時候補 アポイントメントの日時候補を選択します。
日時候補の箇所をドラッグすると、その範囲が選択されます。
Check 最短30分単位でしか選択できません。
Tips 日時候補は複数選択可能です。
②選択した日時 選択した日時候補が一覧で表示されます。間違いがないか確認してください。
Tips 選択範囲を間違った場合は、右側の「×」印をクリックすることで削除できます。
③担当者一覧 「担当者を選択する」よりアポイントメントに参加する社員を追加することができます。
Tips 担当者は、右側の「×」印をクリックすることで外すことができます。
他の担当者を追加した場合、アポイントメント作成者も担当者から外すことができます。
(代理登録について詳しくは、こちら

Tips 担当者を追加する場合

 

入力が完了しましたら、「内容を確認する」をクリックしてください。

 

 

[Tips]日時候補のテキストコピー
選択した日時候補をテキスト形式でコピーすることができます。

 

日時を選択すると、左上の「選択した日時」項目に表示される「日時候補をコピー」こちらをクリックすると、選択した日時がコピーされます。
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▼コピー完了時の表示
appo_text2

 

テキスト形式でコピーされていますので、メールでのやり取り等でそのままご利用いただけます。

 

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担当者を追加する場合

参加する社員を検索して、右側の「追加」を押すことで選択することができます。
Tips 社員は、名前・カナ・アルファベットで検索可能です。

 

Tips「追加」ボタンの左側にあるアイコンは、その担当者がカレンダー連携しているかどうかを表しています。
グレーアウト:未連携の状態
カラー状態 :連携の状態
ただし、アポイントメント作成者自身がカレンダーと未連携の場合、全ての社員は未連携として扱われます。

 

該当社員を選択した後、「追加確定画面に戻る」で画面を戻ります。

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

最後に、「上記で担当者を確定する」ボタンを押して確定します。
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

日時候補をお客様に送信します

アポイントメントの確認画面が表示されます。
日程調整の内容をご確認ください。

 

担当者情報等を入力・確認します

 

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Item Name Detail
①担当者一覧 アポイントメントに参加する担当者になります。
Tips 担当者は、右側の「×」印をクリックすることで外すことができます。
他の担当者を追加した場合、アポイントメント作成者も担当者から外すことができます。
(代理登録について詳しくは、こちら
②選択した日時 選択した日時候補が表示されます。間違いがないか確認してください。
③会議タイトル アポイントメントのタイトルを入力します。(最大251文字)
空白の場合、往訪先担当者の情報に入力されたお客様の「会社名:氏名」が
自動的に設定されます。
例)テスト会社:山田太郎 様

 

 

続いて、お客様(往訪先担当者)の情報を入力します。

 

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日程調整メール有無 RECEPTIONISTから日程調整メールをお送りするかどうか選択します。
基本的にはメールを送信することを推奨していますが、担当者から日程調整URLを別途お送りする方が都合がいい場合は、日程調整URLのみ発行も可能です。
②お客様情報 お客様の情報を入力します。(各項目、最大255文字)
日程調整メールを送る場合には、メールアドレスが必須です。
日程調整メールを送らない場合(日程調整URLのみ発行)には、氏名が必須になります。
③お客様へのご案内 [詳細設定]を押すと表示されます。
日時確定時のお客様へのメールに追記されます。連絡事項があれば記入ください。
入力すると、次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。
(50,000字以上登録可能)
④備考 [詳細設定]を押すと表示されます。
カレンダー連携している場合は、予定の備考欄に記載されます。
MTGの目的等、社内での共有事項を記入ください。(お客様には表示されません)
(50,000字以上登録可能)
⑤公開設定 [詳細設定]を押すと表示されます。
カレンダー連携している場合、選択した状態がカレンダー上のスケジュールにも反映されます。
 
次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。
⑥メモ アポ一覧上でも、確認・編集できる項目になります。
アポを登録する方とお客様をご案内する方が別々の場合に、引き継ぎ事項を残す等が可能です。
(50,000字以上登録可能)
⑦日程調整メールをプレビュー 『日程調整メール有』の場合に使用できます。
事前にお客様にどのようなメールが送られるかを確認することができます。

 

 

全ての確認と入力が完了しましたら、「日時候補をお客様に送信」をクリックします。

 

 

日程調整メールを送る場合

お客様へ日程調整の依頼メールが送信されますので、お客様の確認を待ちます。
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

日程調整メールを送らない場合

画面上に日程調整URLが表示されますので、右の『URLをコピーする』をクリックしてURLをコピーし、メモ帳などに保存して下さい。
その日程調整URLを担当者からお客様に送っていただき、お客様の確認を待ちます。

 

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

調整依頼の確認メールが送信されます(日程調整メール有のみ)

以下のメールが担当者とお客様に届きますので、ご確認ください。
Tips 「日程調整メール有」の場合のみ、それぞれにメールが届きます。
「日程調整メールを送らない場合」は双方にメールは送信されません。

Check現在、調整アポ(往訪版)の調整日程は管理画面に表示されません。そのため、メール送信を推奨いたします。(今後、来訪版と同様に確認できるよう開発予定です)

 

▼お客様 宛て
メールタイトル
[担当者会社名]アポイントメントの日程調整をお願いします

 

guest

( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼担当者 宛て
メールタイトル
[お客様名]さまとの日程調整を依頼しました

 

 

host

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

連携しているカレンダー側の状態(日程調整中)

登録した日程調整のアポイントメント情報は、全ての日時候補を仮予定として連携しているカレンダーに自動的に登録されます。
Tips 担当者として追加した社員がカレンダー連携をしている場合は、その社員のカレンダーにも自動で仮予定が登録されます。

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お客様の日程調整の方法

日程調整の依頼メールから進みます

お客様に「アポイントメントの日程調整をお願いします」というタイトルのメールが届きます。
その中の「日時候補から日時選択をする」をクリックしていただき、日程調整を進めていただきます。
 
CheckHTML形式の場合、メーラーによって「日時候補から日時選択をする」押下してもアクセスできない場合がございます。その場合は、「◆上記ボタンがクリックできない場合は、下記のURLをChromeで開いてください。」のURLからアクセスしてください。または、RECEPTIONISTからのメールをテキスト形式に設定していただくことも可能です。

 

Tips 「日程調整メール無」の場合は、担当者からお送りいただいた『日程調整URL』から進めていただきます。

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

日程を確定します

アポイントメント確定画面が表示されますので、日時候補から日時を選択して「アポイントメントを確定する」をクリックしていただきます。

 

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必須項目(赤)

Item Name Detail
①日時候補スケジュール 担当者が登録した日時候補が表示されますので、お客様にアポイントメントの日時を選択し確定していただきます。
②あなたのお名前 お客様のお名前を入力していただきます。
Tips 日時候補をお客様に送信する際、「お客様の氏名」を入力済みの場合は、そのお名前が表示されます。
③あなたの会社名 お客様の会社名を入力していただきます。
Tips 日時候補をお客様に送信する際、「お客様の会社名」を入力済みの場合は、その会社名が表示されます。
④あなたのメールアドレス お客様のメールアドレスを入力していただきます。
Tips 日時候補をお客様に送信する際、お客様のメールアドレスを入力済みの場合は、入力欄が非表示になりますので、入力は不要です。

 

 

右のようなメッセージが表示され、アポイントメント日時が確定となります。
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

日程調整完了メールが届きます

 

お客様がアポイントメントの日時を確定すると、以下のメールが担当者とお客様に届きますので、ご確認ください。
Tips 日時候補をお客様に送信する際、「お客様へのご案内」に入力した内容を、メール内に表示させることができます。
Check日程調整完了メールは、「日程調整メール無し」で調整アポを登録した場合も必ず送信されます。

 

▼お客様 宛て
メールタイトル
[担当者会社名]アポイントメントの日程が確定しました
例)[株式会社サンプル]アポイントメントの日程が確定しました

 

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼担当者 宛て
メールタイトル
[お客様の会社名]:[お客様名]様
例)株式会社テスト:三田花子様

 

d_host

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

日程確定後

 

日程確定後の連携カレンダー

日程調整の時点では、全ての日時候補を仮予定として連携しているカレンダーに自動的に登録されておりますが、日時を確定されると、その確定した日時のみを残して他の日時候補はカレンダーから自動的に削除されます。

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アポイントメントのリマインドメール

アポイントメント当日の朝7時に、担当者とお客様宛にそれぞれにアポイントメントのリマインドメールが配信されます。
Checkリマインドメールは停止できません。
Checkリマインドメールの送信時間以前にアポイントメントを削除された場合は、リマインドメールは送信されません。
 
▼お客様 宛て
メールタイトル
[貴社名]本日の{往訪・アポイントメント・Web会議}予定のリマインド: {開始時間}[RECEPTIONIST]
例)[テスト株式会社]本日の往訪予定のリマインド: [AM]10:30[RECEPTIONIST]  
 
▼担当者 宛て
メールタイトル
本日の{来訪・アポイントメント・Web会議}予定のリマインド: {開始時間} {お客様の会社名}:{お客様名}[RECEPTIONIST]
例)本日の来訪予定のリマインド: [AM]10:30 テスト株式会社:山田太郎様[RECEPTIONIST]

 
 

 

 

アポイントメントの確認・編集・削除

RECEPTIONIST管理画面には、WEB会議版のアポイントメントは表示されません。
そのため、以下のようにご対応をお願いいたします。
※今後、管理画面よりWEB会議版のアポイントメントの確認・編集・削除ができるよう改修を予定しております。
 

調整中のアポイントメント
アポイントメントの内容は、アポイントメント作成メールにてご確認ください。
 

日程調整URLを再取得、アポイントメントの編集・削除をされたい場合は、再度アポイントメントを作成してください。Google Workspace/Microsoft365と連携している場合は、Googleカレンダー/Outlookカレンダー上の仮予定も削除してください。
 

確定済みのアポイントメント
アポイントメントの内容は、アポイントメント確定メールにてご確認ください。Google Workspace/Microsoft365と連携している場合は、Googleカレンダー/Outlookカレンダーからも確認できます。
 

RECEPTIONIST上のアポイントメントの編集・削除はできません。担当者と来訪者にリマインドメールが送付されますので、予めご了承くださいませ。Google Workspace/Microsoft365と連携している場合は、Googleカレンダー/Outlookカレンダー上の予定は直接編集・削除が可能です。


 

 

よくあるご質問

 

Q:アポイントメント機能に関するトラブル
A:こちらをご確認ください。
 

 

 

お疲れ様でした!
調整アポ(往訪版)の操作は以上です。
お客様先への往訪の日程調整に、ぜひご利用くださいませ。