【調整アポ(往訪版)】お客様先訪問の日程調整を行う

RECEPTIONISTの調整アポは、往訪(こちらからお客様先へ訪問)にもご利用いただけます。
来訪の調整アポと同様に、日程調整を行いつつカレンダーへ予定を登録する操作が同時に行えます。

 

来訪版(お客様が訪問される)の調整アポの利用方法は以下のヘルプページをご覧ください。
【調整アポ(来訪版)】日程調整をして受付コードを発行する方法(調整アポイントメントの事前登録)

 

「調整アポ(往訪版)」の全体の流れ

1.社員様の作業:RECEPTIONIST上で複数の日時候補を選択
RECEPTIONISTの上で自分&同席する担当者のスケジュールを表示し、空いてる箇所を日時候補としてドラッグしながら複数選択。

 

2.社員様の作業:往訪先のお客様へ日程調整メールorURLの送信
お客様のメールアドレスを入力して、送信(日程調整URLのみ発行も可能)。このとき連携したカレンダー側に仮予定が作成されます。

 

3.往訪先のお客様側の作業:日時の選択・確定
お客様は届いたメールのURLを開き、表示された日時候補から1つを選択して確定します。
 

4.日程の確定(社員様・往訪先のお客様に確定日時のメールを送信)
社員様・往訪先のお客様双方に、確定した日時をお知らせするメールが届きます。
また、連携したカレンダー上の仮予定が削除され、確定した予定のみが残ります。

 

 

詳細なご利用方法は以下をご覧ください。

 

調整アポイントメント(往訪版)の操作方法をご案内します

調整アポイントメント(往訪版)の作成方法
カレンダー連携の方法
Googleカレンダー連携の方法 | Outlookカレンダー連携の方法
調整アポイントメントの入力・送信方法
アポイントメントを往訪モード(受付コードの発行なし)に変更します
日時候補を選択します
[Tips]日時候補のテキストコピー
担当者を追加する場合
日時候補をお客様に送信します
担当者情報等を入力・確認します
お客様(往訪先担当者)の情報を入力します
調整依頼のメールが送信されます(日程調整メール有のみ)
連携しているカレンダー側の状態(日程調整中)
お客様の日程調整の方法
日程調整の依頼メールから進みます
日程を確定します
日程調整完了メールが届きます
日程確定後のアポイントメントについて
連携しているカレンダー側の状態
カレンダー連携時の注意点

メールアドレスについて
カレンダーの種類について
よくあるご質問

 

調整アポイントメントの作成方法

WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」から右の「新規アポイントメント」をクリックして、「【調整アポ】日程調整をしてアポを作成」を選択します。

appo_v_001

 

 

 

カレンダー連携の方法

Google(G Suite)・Outlook(O365)カレンダーと連携することで、アポイントメント作成と同時にカレンダーに予定の登録を行えます。
Check カレンダー連携をご利用の場合、こちらの注意書きもご確認くださいませ。

 

《 各カレンダー連携が必要な方 》
Googleカレンダー連携の方法
Outlookカレンダー連携の方法

 

《 各カレンダー連携が不要な方 》
次の『調整アポイントメントの入力・送信方法』へスキップ

 

Googleカレンダー連携の方法

新規アポイントメント作成画面より、右上の「カレンダー連携」ボタンをクリックし、Googleカレンダーを選択します。
Tips Googleアカウントのログイン画面が表示されますのでログインしてください。
すでにログイン済の場合は、Googleアカウントの選択画面が開きますので、連携したいアカウントを選択してください。

 

plans-appo2-google

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「許可」ボタンをクリックして連携します。
appointment3-Google

 

 

連携が正常に完了すると「Googleカレンダーと連携しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。

appointment4-Google

 

 

Tips Googleカレンダー連携でできることについてはこちらも参照ください。

 

 

Outlookカレンダー連携の方法

連携は「クラウド版のOffice365のOutlook」にのみ対応しています。

 

新規アポイントメント作成画面より、右上の「カレンダー連携」ボタンをクリックし、Outlookカレンダーを選択します。
Tips Microsoftアカウントのログイン画面が表示されますのでログインしてください。
すでにログイン済の場合は、Microsoftアカウントの選択画面が開きますので、連携したいアカウントを選択してください。

 

plans-appo2-outlook

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「承諾」ボタンをクリックして連携します。
appointment3-Outlook

 

 

連携が正常に完了すると「Outlookカレンダーと連携しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。

appointment4-Outlook

 

 

Tips Outlookカレンダー連携でできることについてはこちらも参照ください。

 


Check「管理者の承認が必要」と表示された場合


このような画面が表示され、アクセス許可の承諾画面が表示されない場合、アプリのアクセス許可をオンにする必要があります。
Microsoft365(旧Office365)の管理者へ確認を行ってください。

o365_consentagreement

 

 

調整アポイントメントの入力・送信方法

アポイントメントを往訪モード(受付コードの発行なし)に変更します

新規アポイントメント画面右の「受付コードを発行しない」にチェックを入れ、調整アポを往訪版モードに変更します。
チェックを入れるとカレンダー部分が水色の背景に変わります。

 

Tips一度チェックを入れると、次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

日時候補を選択します

希望の日時をカレンダー画面から選択してください。
Tips ・カレンダー連携有りの場合、そのカレンダーに既に登録されているスケジュールも日程上に表示されますので、既に予定が入っている日時を避けて日程調整ができます。
・表示されるカレンダー上のスケジュールは、現時点以降の担当者のスケジュールとなります。

 

appo_v_003

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日時候補 アポイントメントの日時候補を選択します。
日時候補の箇所をドラッグすると、その範囲が選択されます。
Tips 日時候補は複数選択可能です。
②選択した日時 選択した日時候補が一覧で表示されます。間違いがないか確認してください。
Tips 選択範囲を間違った場合は、右側の「×」印をクリックすることで削除できます。
③担当者一覧 「担当者を選択する」よりアポイントメントに参加する社員を追加することができます。
Tips アポイントメント作成者は自動的に担当者一覧として追加されていて、担当者から外すことはできません。
追加した担当者は、右側の「×」印をクリックすることで外すことができます。

Tips 担当者を追加する場合

 

入力が完了しましたら、「内容を確認する」をクリックしてください。

 

 

[Tips]日時候補のテキストコピー
選択した日時候補をテキスト形式でコピーすることができます。

 

日時を選択すると、左上の「選択した日時」項目に表示される「日時候補をコピー」こちらをクリックすると、選択した日時がコピーされます。
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▼コピー完了時の表示
appo_text2

 

テキスト形式でコピーされていますので、メールでのやり取り等でそのままご利用いただけます。

 

appo_text3-2

 

 

担当者を追加する場合

参加する社員を検索して、右側の「追加」を押すことで選択することができます。
Tips 社員は、名前・カナ・アルファベットで検索可能です。

 

Tips「追加」ボタンの左側にあるアイコンは、その担当者がカレンダー連携しているかどうかを表しています。
グレーアウト:未連携の状態
カラー状態 :連携の状態
ただし、アポイントメント作成者自身がカレンダーと未連携の場合、全ての社員は未連携として扱われます。

 

該当社員を選択した後、「追加確定画面に戻る」で画面を戻ります。

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

最後に、「上記で担当者を確定する」ボタンを押して確定します。
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

日時候補をお客様に送信します

アポイントメントの確認画面が表示されます。
日程調整の内容をご確認ください。

 

担当者情報等を入力・確認します

 

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Item Name Detail
①担当者一覧 アポイントメントに参加する担当者になります。
Tips アポイントメント作成者は自動的に担当者として追加されていて、担当者から外すことはできません。
追加した担当者は、右側の「×」印をクリックすることで外すことができます。
②選択した日時 選択した日時候補が表示されます。間違いがないか確認してください。
③会議タイトル アポイントメントのタイトルを入力します。
タイトルは来訪者が受付コードを入力した際にiPad画面に表示されます。
空白の場合、往訪先担当者の情報に入力されたお客様の「会社名:氏名」が
自動的に設定されます。
例)往訪:テスト会社:山田太郎 様

 

 

続いて、お客様(往訪先担当者)の情報を入力します。

 

appo_v_005

 

必須項目(赤)

Item Name Detail
①日程調整メール有無 RECEPTIONISTから日程調整メールをお送りするかどうか選択します。
基本的にはメールを送信することを推奨していますが、担当者から日程調整URLを別途お送りする方が都合がいい場合は、日程調整URLのみ発行も可能です。
②お客様情報 往訪するお客様の情報を入力します。
日程調整メールを送る場合には、メールアドレスが必須です。
日程調整メールを送らない場合(日程調整URLのみ発行)には、氏名が必須になります。
③お客様へのご案内 [詳細設定]を押すと表示されます。
日時確定時のお客様へのメールに追記されます。連絡事項があれば記入ください。
入力すると、次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。
④備考 [詳細設定]を押すと表示されます。
カレンダー連携している場合は、予定の備考欄に記載されます。
MTGの目的等、社内での共有事項を記入ください。(お客様には表示されません)
⑤日程調整メールをプレビュー 『日程調整メール有』の場合に使用できます。
事前にお客様にどのようなメールが送られるかを確認することができます。

 

 

全ての確認と入力が完了しましたら、「日時候補をお客様に送信」をクリックします。

 

 

日程調整メールを送る場合

お客様へ日程調整の依頼メールが送信されますので、お客様の確認を待ちます。
plans-appo5

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

日程調整メールを送らない場合

画面上に日程調整URLが表示されますので、右の『URLをコピーする』をクリックしてURLをコピーし、メモ帳などに保存して下さい。
その日程調整URLを担当者からお客様に送っていただき、お客様の確認を待ちます。

 

plans-appo5-no

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

調整依頼の確認メールが送信されます(日程調整メール有のみ)

以下のメールが担当者とお客様に届きますので、ご確認ください。
Tips 「日程調整メール有」の場合のみ、それぞれにメールが届きます。
「日程調整メールを送らない場合」は双方にメールは送信されません。

Check現在、調整アポ(往訪版)の調整日程は管理画面に表示されません。そのため、メール送信を推奨いたします。(今後、来訪版と同様に確認できるよう開発予定です)

 

▼お客様 宛て
メールタイトル
[担当者会社名]アポイントメントの日程調整をお願いします

 

guest

( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼担当者 宛て
メールタイトル
[お客様名]さまとの日程調整を依頼しました

 

 

host

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

 

 

連携しているカレンダー側の状態(日程調整中)

登録した日程調整のアポイントメント情報は、全ての日時候補を仮予定として連携しているカレンダーに自動的に登録されます。
Tips 担当者として追加した社員がカレンダー連携をしている場合は、その社員のカレンダーにも自動で仮予定が登録されます。

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お客様の日程調整の方法

日程調整の依頼メールから進みます

お客様に「アポイントメントの日程調整をお願いします」というタイトルのメールが届きます。
その中の「日時候補から日時選択をする」をクリックしていただき、日程調整を進めていただきます。

 

Tips 「日程調整メール無」の場合は、担当者からお送りいただいた『日程調整URL』から進めていただきます。

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

日程を確定します

アポイントメント確定画面が表示されますので、日時候補から日時を選択して「アポイントメントを確定する」をクリックしていただきます。

 

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必須項目(赤)

Item Name Detail
①日時候補スケジュール 担当者が登録した日時候補が表示されますので、お客様にアポイントメントの日時を選択し確定していただきます。
②あなたのお名前 お客様のお名前を入力していただきます。
Tips 日時候補をお客様に送信する際、「お客様の氏名」を入力済みの場合は、そのお名前が表示されます。
③あなたの会社名 お客様の会社名を入力していただきます。
Tips 日時候補をお客様に送信する際、「お客様の会社名」を入力済みの場合は、その会社名が表示されます。
④あなたのメールアドレス お客様のメールアドレスを入力していただきます。
Tips 日時候補をお客様に送信する際、お客様のメールアドレスを入力済みの場合は、入力欄が非表示になりますので、入力は不要です。

 

 

右のようなメッセージが表示され、アポイントメント日時が確定となります。
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

日程調整完了メールが届きます

 

お客様がアポイントメントの日時を確定すると、以下のメールが担当者とお客様に届きますので、ご確認ください。
Tips 日時候補をお客様に送信する際、「お客様へのご案内」に入力した内容を、メール内に表示させることができます。
Check日程調整完了メールは、「日程調整メール無し」で調整アポを登録した場合も必ず送信されます。

 

▼お客様 宛て
メールタイトル
来訪:[担当者会社名]:[担当者名]様
例)来訪:株式会社サンプル:山田太郎様

 

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼担当者 宛て
メールタイトル
往訪:[お客様の会社名]:[お客様名]様
例)往訪:株式会社テスト:三田花子様

 

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

日程確定後のアポイントメントについて

 

連携しているカレンダー側の状態

日程調整の時点では、全ての日時候補を仮予定として連携しているカレンダーに自動的に登録されておりますが、日時を確定されると、その確定した日時のみを残して他の日時候補はカレンダーから自動的に削除されます。

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カレンダー連携時の注意点

 

メールアドレスについて

 

RECEPTIONIST上で登録している社員のメールアドレスと、カレンダー連携するアカウントのメールアドレスが一致している必要があります。
一致していない場合、カレンダー連携が正常に動作しない場合がありますので、ご注意くださいませ。

 

Googleカレンダー連携の場合

 

▼RECEPTIONIST上のメールアドレス
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▼Googleアカウントのメールアドレス
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Outlookカレンダー連携の場合

 

▼RECEPTIONIST上のメールアドレス
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▼Office365アカウントのメールアドレス
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カレンダーの種類について

 
RECEPTIONISTで登録したアポイントメントと連携ができるカレンダーは1種類となります。

 

例えば、Googleカレンダーと連携して登録したアポイントメントを、Outlookカレンダーと連携している状態で変更・削除を行いますと、カレンダー連携に不整合が発生いたします。
そのため、Googleカレンダーと連携して登録したアポイントメントを編集する場合には、Googleカレンダーと連携している状態で変更・削除。といった同一の連携状態での操作をお願いします。


 

 

よくあるご質問

 

Q:アポイントメント機能に関するトラブル
A:こちらをご確認ください。
 

Q:調整アポ画面を開いても、カレンダー画面が表示されないのですが‥
A:こちらをご確認ください。

 

Q:調整中の日程の確認や、確定後の日時の編集を行いたいです。

A:現在、RECEPTIONIST管理画面には往訪版日程の表示が行われません。
そのため、提案日時はアポイントメント作成時のメールにてご確認ください。
また、確定済の日時の編集・削除はGoogleカレンダーやO365カレンダーから直接操作をお願いいたします。(来訪版と異なるためご注意ください。)
※今後、RECEPTIONIST側から操作できるよう開発を行って参ります。

 

Q:公開設定を「非公開」にしてアポイントメント登録はできますか?
A:行えません。往訪の調整アポは公開での登録のみ行えます。

 

 

お疲れ様でした!
調整アポ(往訪版)の操作は以上です。
お客様先への往訪の日程調整に、ぜひご利用くださいませ。