RECEPTIONIST調整アポでは、日程調整を行いつつカレンダーへ予定を登録する操作が同時に行えます。
受付コードやWEB会議URLを発行しない手順になりますので、往訪の日程調整でご利用ください。
「調整アポ(往訪版)」の全体の流れ
１．社員の作業：RECEPTIONIST上で複数の日時候補を選択
RECEPTIONISTの上で自分＆同席する担当者のスケジュールを表示し、空いてる箇所を日時候補としてドラッグしながら複数選択。２．社員の作業：お客様へ日程調整メール or URLの送信
お客様のメールアドレスを入力して、送信（日程調整URLのみ発行も可能）。このとき連携したカレンダー側に仮予定が作成されます。３．お客様側の作業：日時の選択・確定
お客様は届いたメールのURLを開き、表示された日時候補から１つを選択して確定します。４．日程の確定（社員・お客様に確定日時のメールを送信）
社員・お客様双方に、確定した日時をお知らせするメールが届きます。
また、連携したカレンダー上の仮予定が削除され、確定した予定のみが残ります。
詳細なご利用方法は以下をご覧ください。
カレンダー連携の方法
Google・Outlookカレンダーをご利用の方は、まずカレンダー連携をしましょう。
カレンダー連携なしでも調整アポをご利用いただけますが、
Google・Outlookカレンダーと連携することで、以下の利便性があります。
- アポを作成する際に、連携カレンダーの空き状況を確認できます。
- アポ作成後、自動で連携カレンダーに仮予定が登録されます。
- 日程確定時、自動で仮予定が削除され、確定した予定が登録されます。
・Google Workspaceとの連携方法は こちら
・Microsoft365との連携方法は こちら
調整アポ（往訪版）の作成方法
受付システムをご利用の場合、RECEPTIONIST管理画面にログインし、左メニューの「アポイントメント」＞「新規アポイントメント」＞「【調整アポ】日程調整をしてアポを作成」をクリックします。
「受付コードの発行なし」に変更
受付システムをご利用の場合は、新規アポイントメント画面右の「受付コードを発行する」のチェックを外します。
チェックを外すとカレンダー部分が水色の背景に変わります。
※「WEB会議URLを発行する」にもチェックを入れません。
一度チェックを入れると、次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
日時候補を選択
希望の日時をカレンダー画面から選択してください。
・カレンダー連携有りの場合、そのカレンダーに既に登録されているスケジュールも日程上に表示されますので、既に予定が入っている日時を避けて日程調整ができます。
・表示されるカレンダー上のスケジュールは、現時点以降の担当者のスケジュールとなります。
必須項目（赤）
| Item Name | Detail |
|---|---|
| ①日時候補 |
アポイントメントの日時候補を選択します。 日時候補の箇所をドラッグすると、その範囲が選択されます。
Check 最短30分単位でしか選択できません。
Tips 日時候補は複数選択可能です。
|
| ②選択した日時 |
選択した日時候補が一覧で表示されます。間違いがないか確認してください。
Tips 選択範囲を間違った場合は、右側の「×」印をクリックすることで削除できます。
|
| ③担当者一覧 |
「担当者を選択する」よりアポイントメントに参加する社員を追加することができます。
参考
|
入力が完了しましたら、「内容を確認する」をクリックしてください。
▼コピー完了時の表示
担当者を追加する場合
参加する社員を検索して、右側の「追加」を押すことで選択することができます。
社員は、名前・カナ・アルファベットで検索可能です。
「追加」ボタンの左側にあるアイコンは、その担当者がカレンダー連携しているかどうかを表しています。
グレーアウト：未連携の状態
カラー状態 ：連携の状態
ただし、アポイントメント作成者自身がカレンダーと未連携の場合、全ての社員は未連携として扱われます。
該当社員を選択した後、「追加確定画面に戻る」で画面を戻ります。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
最後に、「上記で担当者を確定する」ボタンを押して確定します。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
日時候補をお客様に送信
アポイントメントの確認画面が表示されます。
日程調整の内容をご確認ください。
担当者情報等を入力・確認します
| Item Name | Detail |
|---|---|
| ①担当者一覧 | アポイントメントに参加する担当者になります。 |
| ②選択した日時 | 選択した日時候補が表示されます。間違いがないか確認してください。 |
| ③会議タイトル |
アポイントメントのタイトルを入力します。（最大251文字） 空白の場合、往訪先担当者の情報に入力されたお客様の「会社名：氏名」が自動的に設定されます。 例）テスト会社:山田太郎 様 |
続いて、お客様（往訪先担当者）の情報を入力します。
必須項目(赤)
| Item Name | Detail |
| ①日程調整メール有無 | RECEPTIONISTから日程調整メールをお送りするかどうか選択します。 基本的にはメールを送信することを推奨していますが、担当者から日程調整URLを別途お送りする方が都合がいい場合は、日程調整URLのみ発行も可能です。 |
| ②お客様情報 | お客様の情報を入力します。（各項目、最大255文字） 日程調整メールを送る場合には、メールアドレスが必須です。 日程調整メールを送らない場合（日程調整URLのみ発行）には、氏名が必須になります。 |
| ③お客様へのご案内 | [詳細設定]を押すと表示されます。 日時確定時のお客様へのメールに追記されます。連絡事項があれば記入ください。 入力すると、次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。 （50,000字以上登録可能） |
| ④備考 | [詳細設定]を押すと表示されます。 カレンダー連携している場合は、予定の備考欄に記載されます。 MTGの目的等、社内での共有事項を記入ください。（お客様には表示されません） （50,000字以上登録可能） |
| ⑤公開設定 | [詳細設定]を押すと表示されます。 カレンダー連携している場合、選択した状態がカレンダー上のスケジュールにも反映されます。 次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。 |
| ⑥メモ | アポ一覧上でも、確認・編集できる項目になります。 アポを登録する方とお客様をご案内する方が別々の場合に、引き継ぎ事項を残す等が可能です。 （50,000字以上登録可能） |
| ⑦日程調整メールをプレビュー | 『日程調整メール有』の場合に使用できます。 事前にお客様にどのようなメールが送られるかを確認することができます。 |
全ての確認と入力が完了しましたら、「日時候補をお客様に送信」をクリックします。
日程調整メールを送る場合
お客様へ日程調整の依頼メールが送信されますので、お客様の確認を待ちます。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
日程調整メールを送らない場合
画面上に日程調整URLが表示されますので、右の『URLをコピーする』をクリックしてURLをコピーし、メモ帳などに保存してください。
その日程調整URLを担当者からお客様に送っていただき、お客様の確認を待ちます。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
調整依頼の確認メールが送信
調整依頼の確認メールが送信されます（「日程調整メール有」の場合のみ）。
以下のメールが担当者とお客様に届きますので、ご確認ください。
「日程調整メール有」の場合のみ、それぞれにメールが届きます。
「日程調整メールを送らない場合」は、双方にメールは送信されません。
現在、調整アポ（往訪版）の調整日程は管理画面に表示されません。そのため、メール送信を推奨いたします。
メールタイトル
[担当者会社名]アポイントメントの日程調整をお願いします
( 画像をクリックすると拡大表示します )
▼担当者 宛て
メールタイトル
[お客様名]さまとの日程調整を依頼しました
( 画像をクリックすると拡大表示します )
連携しているカレンダー側の状態（日程調整中）
登録した日程調整のアポイントメント情報は、全ての日時候補を仮予定として連携しているカレンダーに自動的に登録されます。
担当者として追加した社員がカレンダー連携をしている場合は、その社員のカレンダーにも自動で仮予定が登録されます。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
お客様の日程調整の方法
日程調整の依頼メールから進みます
お客様に「アポイントメントの日程調整をお願いします」というタイトルのメールが届きます。
その中の「日時候補から日時選択をする」をクリックしていただき、日程調整を進めていただきます。
HTML形式の場合、メーラーによって「日時候補から日時選択をする」を押してもアクセスできない場合があります。
その場合は、「◆上記ボタンがクリックできない場合は、下記のURLをChromeで開いてください。」のURLからアクセスしてください。
または、RECEPTIONISTからのメールをテキスト形式に設定していただくことも可能です。
「日程調整メール無」の場合は、担当者からお送りいただいた『日程調整URL』から進めていただきます。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
日程を確定します
アポイントメント確定画面が表示されますので、日時候補から日時を選択して「アポイントメントを確定する」をクリックしていただきます。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
必須項目（赤）
| Item Name | Detail |
|---|---|
| ①日時候補スケジュール | 担当者が登録した日時候補が表示されますので、お客様にアポイントメントの日時を選択し確定していただきます。 |
| ②あなたのお名前 | お客様のお名前を入力していただきます。 |
| ③あなたの会社名 | お客様の会社名を入力していただきます。 |
| ④あなたのメールアドレス | お客様のメールアドレスを入力していただきます。 |
右のようなメッセージが表示され、アポイントメント日時が確定となります。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
日程調整完了メールが届きます
お客様がアポイントメントの日時を確定すると、以下のメールが担当者とお客様に届きますので、ご確認ください。
日程調整完了メールは、「日程調整メール無し」で調整アポを登録した場合も必ず送信されます。
▼お客様 宛て
メールタイトル
[担当者会社名]アポイントメントの日程が確定しました
例）[株式会社サンプル]アポイントメントの日程が確定しました
( 画像をクリックすると拡大表示します )
▼担当者 宛て
メールタイトル
[お客様の会社名]:[お客様名]様
例）株式会社テスト:三田花子様
( 画像をクリックすると拡大表示します )
日程確定後
日程確定後の連携カレンダー
日程調整の時点では、全ての日時候補を仮予定として連携しているカレンダーに自動的に登録されておりますが、
日時を確定されると、その確定した日時のみを残して他の日時候補はカレンダーから自動的に削除されます。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
アポイントメントのリマインドメール
アポイントメント当日の朝7時に、担当者とお客様宛にそれぞれアポイントメントのリマインドメールが配信されます。
リマインドメールは停止できません。
リマインドメールの送信時間以前にアポイントメントを削除された場合は、リマインドメールは送信されません。
▼お客様 宛て
メールタイトル
[貴社名]本日の{往訪・アポイントメント・Web会議}予定のリマインド: {開始時間}[RECEPTIONIST]
例）[テスト株式会社]本日の往訪予定のリマインド: [AM]10:30[RECEPTIONIST]
▼担当者 宛て
メールタイトル
本日の{来訪・アポイントメント・Web会議}予定のリマインド: {開始時間} {お客様の会社名}:{お客様名}[RECEPTIONIST]
例）本日の来訪予定のリマインド: [AM]10:30 テスト株式会社:山田太郎様[RECEPTIONIST]
アポイントメントの確認・編集・削除
RECEPTIONIST管理画面には、往訪版のアポイントメントは表示されません。
そのため、以下のようにご対応をお願いいたします。
■ 調整中のアポイントメント
- アポイントメントの内容は、アポイントメント作成メールにてご確認ください。
-
日程調整URLの再取得、アポイントメントの編集・削除をご希望の場合は、
再度アポイントメントを作成してください。 -
Google Workspace / Microsoft365と連携している場合は、
Googleカレンダー / Outlookカレンダー上の仮予定も手動で削除してください。
■ 確定済みのアポイントメント
- アポイントメントの内容は、アポイントメント確定メールにてご確認ください。
-
Google Workspace / Microsoft365と連携している場合は、
Googleカレンダー / Outlookカレンダーからもご確認いただけます。 -
RECEPTIONIST上でのアポイントメント編集・削除はできません。
担当者・来訪者にはリマインドメールが送信されますので、予めご了承ください。 -
Google Workspace / Microsoft365と連携している場合、
該当予定はカレンダー上から直接編集・削除が可能です。
お疲れ様でした！
調整アポ（往訪版）の操作は以上です。
お客様先への往訪の日程調整に、ぜひご利用くださいませ。