【調整アポ（往訪版）】日程調整を行う

RECEPTIONIST調整アポでは、日程調整を行いつつカレンダーへ予定を登録する操作が同時に行えます。
受付コードやWEB会議URLを発行しない手順になりますので、往訪の日程調整でご利用ください。

Tips来訪やWEB会議の場合の調整アポの利用方法は以下をご覧ください。
来訪版、WEB会議版（Google Meet｜Microsoft Teams｜Zoom)
 
 

「調整アポ(往訪版)」の全体の流れ

１．社員様の作業：RECEPTIONIST上で複数の日時候補を選択
RECEPTIONISTの上で自分＆同席する担当者のスケジュールを表示し、空いてる箇所を日時候補としてドラッグしながら複数選択。

 

２．社員様の作業：お客様へ日程調整メールorURLの送信
お客様のメールアドレスを入力して、送信（日程調整URLのみ発行も可能）。このとき連携したカレンダー側に仮予定が作成されます。

 

３．お客様側の作業：日時の選択・確定
お客様は届いたメールのURLを開き、表示された日時候補から１つを選択して確定します。
 

４．日程の確定（社員様・お客様に確定日時のメールを送信）
社員様・お客様双方に、確定した日時をお知らせするメールが届きます。
また、連携したカレンダー上の仮予定が削除され、確定した予定のみが残ります。

詳細なご利用方法は以下をご覧ください。

もくじ：調整アポ(往訪版)の操作方法

カレンダー連携の方法
調整アポ(往訪版)の作成方法
「受付コードの発行なし」に変更します
日時候補を選択します
［Tips］日時候補のテキストコピー
担当者を追加する場合
日時候補をお客様に送信します
担当者情報等を入力・確認します
お客様の情報を入力します
調整依頼のメールが送信されます(日程調整メール有のみ)
連携しているカレンダー側の状態（日程調整中）
お客様の日程調整の方法
日程調整の依頼メールから進みます
日程を確定します
日程調整完了メールが届きます
日程確定後
日程確定後の連携カレンダー
アポイントメントのリマインドメール
アポイントメントの確認・編集・削除
よくあるご質問

カレンダー連携の方法

Google・Outlookカレンダーをご利用の方は、まずカレンダー連携をしましょう。
 
カレンダー連携なしでも調整アポをご利用いただけますが、
Google・Outlookカレンダーと連携すると、
アポを作成する際に、連携カレンダーの空き状況を確認できます。
アポ作成後に、自動で連携カレンダーに仮予定がされます。
日程確定時に、自動で連携カレンダーの仮予定が削除され、確定した予定が登録されます。

・Google Workspaceとの連携方法はこちら
・Microsoft365との連携方法はこちら

調整アポ（往訪版）の作成方法

受付システムをご利用の場合、RECEPTIONIST管理画面にログインし、左メニューの「アポイントメント」＞「新規アポイントメント」＞「【調整アポ】日程調整をしてアポを作成」をクリックします。

Tips調整アポ設定画面の右上のアイコン＞「臨時予定の作成」からも、調整アポ作成画面を開けます。

「受付コードの発行なし」に変更します

受付システムをご利用の場合は、新規アポイントメント画面右の「受付コードを発行する」のチェックを外します。
チェックを外すとカレンダー部分が水色の背景に変わります。
※「WEB会議URLを発行する」にもチェックを入れません。

 

Tips一度チェックを入れると、次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。
Checkカレンダー画面が表示されない場合は、こちらをご確認ください。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

日時候補を選択します

希望の日時をカレンダー画面から選択してください。
Tips ・カレンダー連携有りの場合、そのカレンダーに既に登録されているスケジュールも日程上に表示されますので、既に予定が入っている日時を避けて日程調整ができます。
・表示されるカレンダー上のスケジュールは、現時点以降の担当者のスケジュールとなります。

必須項目(赤)

入力が完了しましたら、「内容を確認する」をクリックしてください。

［Tips］日時候補のテキストコピー
選択した日時候補をテキスト形式でコピーすることができます。

日時を選択すると、左上の「選択した日時」項目に表示される「日時候補をコピー」こちらをクリックすると、選択した日時がコピーされます。

 

▼コピー完了時の表示

テキスト形式でコピーされていますので、メールでのやり取り等でそのままご利用いただけます。

 

担当者を追加する場合

参加する社員を検索して、右側の「追加」を押すことで選択することができます。
Tips　社員は、名前・カナ・アルファベットで検索可能です。

 

Tips「追加」ボタンの左側にあるアイコンは、その担当者がカレンダー連携しているかどうかを表しています。
グレーアウト：未連携の状態
カラー状態　：連携の状態
ただし、アポイントメント作成者自身がカレンダーと未連携の場合、全ての社員は未連携として扱われます。

 

該当社員を選択した後、「追加確定画面に戻る」で画面を戻ります。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

最後に、「上記で担当者を確定する」ボタンを押して確定します。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

日時候補をお客様に送信します

アポイントメントの確認画面が表示されます。
日程調整の内容をご確認ください。

担当者情報等を入力・確認します

続いて、お客様（往訪先担当者）の情報を入力します。

必須項目(赤)

全ての確認と入力が完了しましたら、「日時候補をお客様に送信」をクリックします。

日程調整メールを送る場合

お客様へ日程調整の依頼メールが送信されますので、お客様の確認を待ちます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

日程調整メールを送らない場合

画面上に日程調整URLが表示されますので、右の『URLをコピーする』をクリックしてURLをコピーし、メモ帳などに保存して下さい。
その日程調整URLを担当者からお客様に送っていただき、お客様の確認を待ちます。

 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

調整依頼の確認メールが送信されます(日程調整メール有のみ)

以下のメールが担当者とお客様に届きますので、ご確認ください。
Tips　「日程調整メール有」の場合のみ、それぞれにメールが届きます。
「日程調整メールを送らない場合」は双方にメールは送信されません。
Check現在、調整アポ（往訪版）の調整日程は管理画面に表示されません。そのため、メール送信を推奨いたします。（今後、来訪版と同様に確認できるよう開発予定です）

▼お客様 宛て
メールタイトル
[担当者会社名]アポイントメントの日程調整をお願いします

 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼担当者 宛て
メールタイトル
[お客様名]さまとの日程調整を依頼しました

 

 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

連携しているカレンダー側の状態（日程調整中）

登録した日程調整のアポイントメント情報は、全ての日時候補を仮予定として連携しているカレンダーに自動的に登録されます。
Tips　担当者として追加した社員がカレンダー連携をしている場合は、その社員のカレンダーにも自動で仮予定が登録されます。

お客様の日程調整の方法

日程調整の依頼メールから進みます

お客様に「アポイントメントの日程調整をお願いします」というタイトルのメールが届きます。
その中の「日時候補から日時選択をする」をクリックしていただき、日程調整を進めていただきます。
 
CheckHTML形式の場合、メーラーによって「日時候補から日時選択をする」押下してもアクセスできない場合がございます。その場合は、「◆上記ボタンがクリックできない場合は、下記のURLをChromeで開いてください。」のURLからアクセスしてください。または、RECEPTIONISTからのメールをテキスト形式に設定していただくことも可能です。

 

Tips　「日程調整メール無」の場合は、担当者からお送りいただいた『日程調整URL』から進めていただきます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

日程を確定します

アポイントメント確定画面が表示されますので、日時候補から日時を選択して「アポイントメントを確定する」をクリックしていただきます。

必須項目(赤)

右のようなメッセージが表示され、アポイントメント日時が確定となります。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

日程調整完了メールが届きます

お客様がアポイントメントの日時を確定すると、以下のメールが担当者とお客様に届きますので、ご確認ください。
Tips　日時候補をお客様に送信する際、「お客様へのご案内」に入力した内容を、メール内に表示させることができます。
Check日程調整完了メールは、「日程調整メール無し」で調整アポを登録した場合も必ず送信されます。

▼お客様 宛て
メールタイトル
[担当者会社名]アポイントメントの日程が確定しました
例）[株式会社サンプル]アポイントメントの日程が確定しました

 

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▼担当者 宛て
メールタイトル
[お客様の会社名]:[お客様名]様
例）株式会社テスト:三田花子様

 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

日程確定後

日程確定後の連携カレンダー

日程調整の時点では、全ての日時候補を仮予定として連携しているカレンダーに自動的に登録されておりますが、日時を確定されると、その確定した日時のみを残して他の日時候補はカレンダーから自動的に削除されます。

アポイントメントのリマインドメール

アポイントメント当日の朝7時に、担当者とお客様宛にそれぞれにアポイントメントのリマインドメールが配信されます。
Checkリマインドメールは停止できません。
Checkリマインドメールの送信時間以前にアポイントメントを削除された場合は、リマインドメールは送信されません。
 
▼お客様 宛て
メールタイトル
[貴社名]本日の{往訪・アポイントメント・Web会議}予定のリマインド: {開始時間}[RECEPTIONIST]
例）[テスト株式会社]本日の往訪予定のリマインド: [AM]10:30[RECEPTIONIST]  
 
▼担当者 宛て
メールタイトル
本日の{来訪・アポイントメント・Web会議}予定のリマインド: {開始時間} {お客様の会社名}:{お客様名}[RECEPTIONIST]
例）本日の来訪予定のリマインド: [AM]10:30 テスト株式会社:山田太郎様[RECEPTIONIST]
 
 

アポイントメントの確認・編集・削除

RECEPTIONIST管理画面には、WEB会議版のアポイントメントは表示されません。
そのため、以下のようにご対応をお願いいたします。
※今後、管理画面よりWEB会議版のアポイントメントの確認・編集・削除ができるよう改修を予定しております。
 

調整中のアポイントメント
アポイントメントの内容は、アポイントメント作成メールにてご確認ください。
 

日程調整URLを再取得、アポイントメントの編集・削除をされたい場合は、再度アポイントメントを作成してください。Google Workspace/Microsoft365と連携している場合は、Googleカレンダー/Outlookカレンダー上の仮予定も削除してください。
 

確定済みのアポイントメント
アポイントメントの内容は、アポイントメント確定メールにてご確認ください。Google Workspace/Microsoft365と連携している場合は、Googleカレンダー/Outlookカレンダーからも確認できます。
 

RECEPTIONIST上のアポイントメントの編集・削除はできません。担当者と来訪者にリマインドメールが送付されますので、予めご了承くださいませ。Google Workspace/Microsoft365と連携している場合は、Googleカレンダー/Outlookカレンダー上の予定は直接編集・削除が可能です。

よくあるご質問

Q:アポイントメント機能に関するトラブル
A:こちらをご確認ください。
 

お疲れ様でした！
調整アポ（往訪版）の操作は以上です。
お客様先への往訪の日程調整に、ぜひご利用くださいませ。