予約ルームズ:会議室の端末の操作方法(入室/退室/延長)

会議室に設置されているスマホやタブレットなどの端末の操作方法をご説明いたします。
端末にインストールされている予約ルームズアプリ上で操作を行います。

 
 

もくじ

■会議室端末の操作方法
予約済みの会議室に入室
予約のない会議室に入室(即入室)
会議終了前の通知
入室中の会議を延長
会議室から退室
 
■会議室端末について
端末上に表示される会議タイトルと予約者
1会議室に入退室端末を2台設定しているときの注意点
会議室の端末操作時にエラーになるとき

 
 

予約済みの会議室に入室

 

Check1つの予定で複数会議室を予約しているとき

■Googleカレンダーの場合
予約した会議室のうち1つの会議室の入退室端末で入退室します。
1つの会議室の入退室端末で入退室すると、それ以外の会議室の端末も定期更新(5分間隔の自動更新)、または手動更新(更新ボタンのタップ)のタイミングで同期されます。
予約した会議室のうち、1つでも会議室が辞退している場合は、全ての会議室で予約なしの判定になりますのでご注意ください。

 
■Outlookカレンダーの場合
予約した全ての会議室の入退室端末で入退室します。
1つの会議室からの入室しても、他の会議室に入退室状態は同期されません。

 
 

 

1.入退室モードの端末に、予定の開始15分前から予定が表示されます。
「この予定で入室」をタップし、入室してください。

app-01

 

 

2.確認メッセージが表示されますので、「はい」をタップします。
app-02

 

 

3.入室中の状態になります。
app-03

 
4.予定の開始時間よりも早く入室したとき、連携カレンダー上の開始時間が端末から入室した時間に自動更新されます。(自動更新は停止できません。Garoonには対応しておりません。今後Garoonへの対応を予定しております。)
 
例)
1.当初の会議予定時間:12:00~13:00
2.アプリから入室した時間:11:50
3.カレンダー上の予定が11:50~13:00に自動的に変わります。

 
Check1つの予定で複数会議室を予約しているとき
・Googleカレンダーの場合、予約した会議室のうち1つの会議室での入室でよいため、予定よりも早く最初に端末から入室したときに、連携カレンダー上の開始時間が更新されます。
・Outlookカレンダーの場合、予約した全ての会議室で入室が必要なため、予定よりも早く端末から入室する度に、連携カレンダー上の開始時間が更新されます。

 
 

予約のない会議室に入室(即入室)

1.入退室モードの端末に、15分以内に予約がない場合は、「今すぐ入室」が表示されますので、タップします。

 

▼当日の予約がない場合
app-03

▼当日の予約がある場合
app-03

 
 

2.15,30,60,90分で、次の予定まで空いている時間枠のみ表示されますので、利用時間を選択し、「→」をタップします。
app-03

 

3.確認メッセージが表示されますので、「はい」をタップします。
app-03

 

4.入室中の状態になります。
app-03
 

 

会議終了前の通知

入室中の場合、入退室モードの端末で会議終了10分前に通知音とともに通知が表示されます。


Tips時間お知らせモードの端末の会議終了前のアラートについてはこちら
Checkアプリ自体を終了した場合、プッシュ通知は届きません。
Check通知が表示されない場合は、『6.端末に予約ルームズアプリをインストールし、通知設定』の5と6をご確認ください。

 

 

予約ルームズアプリが表示されているときは、画面上に通知が表示されます。

meetingroom-manage-app_notice02

 

端末本体がスリープの状態には、プッシュ通知が届きます。
 

notification_lock_iOS

 

 

入室中の会議を延長

入退室モード時間お知らせモードのどちらか一方で操作してください。
もう一方の端末には自動で反映されます。
入退室モードのみ設置している場合は、入退室モードで操作してください。
 

1. 会議の終了時刻から15分以内に予約がない場合「会議時間を延長する」が表示されますので、タップします。

 

▼入退室モード
meetingroom-manage_app_07-app
▼時間お知らせモード

 
 

2. 会議の終了時刻から次の予定まで、延長可能な延長後の終了時間が表示されます。(15分延長、30分延長、45分延長、60分延長の最大4つ)
延長後の終了時間を選択して「→」をタップします。
 

▼入退室モード
meetingroom-manage_app_07-app
▼時間お知らせモード

 
3. 確認メッセージが表示されますので、「はい」をタップします。
 

▼入退室モード
meetingroom-manage_app_07-app
▼時間お知らせモード

 
4. 入室中の終了時間が延長されます。
Googleカレンダー/Outlookカレンダー上の予定と予約ルームズ画面上の予定も、延長後の時間に更新されます。
次の予定が無い限り、何度でも延長が可能です。
 

▼入退室モード
meetingroom-manage_app_07-app
▼時間お知らせモード

 

特殊予定も延長可能です
以下予定も延長できます。
・終日予定 (例: 1/1 0:00 〜 1/1 23:59)
・定期予定 (例: 1/1 10:00, 1/2 10:00, 1/3 10:00・・・)
・日またぎ予定 (例: 1/1 10:00〜1/2 12:00)
・非公開予定 (Google/Outlookで予定作成時、予定を「非公開」で指定)
・即入室した予定 (入退室アプリの「今すぐ入室」から入室した予定)
・複数会議室が指定されている予定 (Google/Outlookで予定作成時、会議室を2つ以上指定) 

 

 

会議室から退室

 
Check予定の終了時間で強制退室を設定の場合、入室時点の「予定の終了時間」に自動で退室処理されます。

 

Check1つの予定で複数会議室を予約しているとき

■Googleカレンダーの場合、予約した会議室のうち1つの会議室の入退室端末で入退室します。
1つの会議室の入退室端末で入退室すると、それ以外の会議室の端末も定期更新(5分間隔の自動更新)、または手動更新(更新ボタンのタップ)のタイミングで同期されます。

 
■Outlookカレンダーの場合、予約した全ての会議室の入退室端末で入退室します。
1つの会議室からの入室しても、他の会議室に入退室状態は同期されません。

 
 
 

1.入退室モードの端末で、会議室の利用が終了したら「退室」をタップします。
app-04

 

 

2.退室完了が表示されますので、「OK」をタップします。

app-05
3.退室済みの状態になります。
再度、直近の会議予約がある場合は、アプリ上に表示されます。
 
Check退室済みの予定の時間を変更しても、再入室はできません。
app-05

 
4.予定の終了時間よりも早く退室したとき、連携カレンダー上の終了時間が、端末から退室した時間に自動更新されます。(自動更新は停止できません。)
これにより、退室後から会議室が空き状態になるため、新たな予約が入れられます。
例)
1.当初の会議予定時間:12:00~13:00
2.アプリから退室した時間:12:30
3.カレンダー上の予定が12:00~12:30に自動更新され、12:30以降その会議室が利用可能となります。

 

Check1つの予定で複数会議室を予約しているとき
■Googleカレンダーの場合、カレンダー予定の終了時間が、退室処理した「退室時間」に更新されます。(予約したうちの1つの会議室で退室すると、他の会議室にも同期されるため)
■Outlookカレンダーの場合、カレンダー予定の終了時間が、最後に退室処理した会議室の「退室時間」に更新されます。(予約した全ての会議室で退室が必要なため)

 

 

端末上に表示される会議タイトルと予約者

表示される会議タイトルについて

 

連携カレンダー上で予定タイトルを設定の場合
予定タイトルが表示されます。
 

連携カレンダー上で予定タイトルが未設定の場合
「(タイトルなしの予定)」と表示されます。
 

連携カレンダー上で非公開の予定の場合
「非公開の予定」と表示されます。
 
 

表示される予約者について

Check以下表示にならない場合は、予約ルームズアプリv1.6.0以上にアップデートしてください。

Googleカレンダー/Outlookカレンダー連携の場合

「非公開」の予定や「今すぐ入室」から即入室した場合
予約者は非表示になります。
 

会議室管理連携用アカウントが主催者の場合
予定参加者の一番上の人のメールアドレスを表示します。
ただし、そのメールアドレスがRECEPTIONIST上に登録がある場合は、社員名を表示します。
 
会議室管理連携用アカウント以外が主催者の場合
予定主催者のメールアドレスを表示します。
ただし、そのメールアドレスがRECEPTIONIST上に登録がある場合は、社員名を表示します。
 

Garoon連携の場合

「非公開」の予定や「今すぐ入室」から即入室した場合
予約者は非表示になります。
 
会議室管理連携用アカウントが作成者の場合
予定参加者の一番上の人のGaroon表示名を表示します。
 
会議室管理連携用アカウント以外が作成者の場合
予定作成者のGaroon表示名を表示します。

 

 

1会議室に入退室モードを2台設定しているときの注意点

1台目で入退室しても、2台目は手動更新・5分おきの自動更新が実行されない限りは入退室状態になりません。また、以下の制限エラーが表示される場合がございます。
Tips 入退室モード2台は、予約ルームズアプリをv1.2.3以降でご利用ください。
Tips 今後、2台が自動同期できるよう対応予定です。
 
1台目で入室済みの状態で、2台目で入室すると「この予定は既に別の端末で入室済みです。」とエラーが表示された後、画面が更新され、入室中の画面になります。
 
1台目で入室済みの状態で、2台目で即入室すると「会議室を利用できない時間帯です。カレンダーをご確認ください。」とエラーが表示された後、画面が更新され、入室中の画面になります。
 
1台目で退室済みの状態で、2台目で退室すると「この予定は既に別の端末で退室済みです。」とエラーが表示された後、画面が更新されて、入室前の画面になります。
 
1台目で会議終了10分以上前に退室済みの状態で、2台目で画面更新前だと10分前通知が送信される場合があります。

 

 

会議室の端末操作時にエラーになるとき

「この予定で入室」「今すぐ入室」から入室しようとしたときに「予期せぬエラーが発生しました」エラーになるとき

・端末がWi-Fiに接続されているかご確認ください。
・RECEPTIONIST管理者アカウントで、「会議室設定」より「接続デバイス」にデバイス名が表示されているかご確認ください。(デバイス名が表示されていない場合は、連携を解除されておりますので、再連携をお願いします。)
・予約ルームズアプリのバージョンが最新かご確認ください。
・OSバージョンが最新かご確認ください。