予約ルームズ:会議室の端末の操作方法

会議室に設置されているスマホやタブレットなどの端末の操作方法をご説明いたします。
端末にインストールされている予約ルームズアプリ上で操作を行います。

 
 

もくじ

予約済みの会議室に入室
予約のない会議室に入室(即入室)
会議終了前の通知
入室中の会議を延長
会議室から退室
1会議室に入退室端末を2台設定しているときの注意点
会議室の端末操作時にエラーになるとき

 
 

予約済みの会議室に入室

1.予定の開始時間の15分前から入退室端末上に予定が表示されます。
「この予定で入室」をタップし、入室してください。

 
Check1つの予定で複数会議室を予約の場合
▼Googleカレンダー
1つの会議室で入室すると、他の会議室も自動で入室状態になります。
▼Outlookカレンダー
予約した全ての会議室で入室が必要です。
詳細はこちらをご覧ください。

 

Tips会議タイトルの表示について
※右の画像の「打ち合わせ(営業会議)」の箇所
■連携カレンダー上で予定タイトルを設定の場合
予定タイトルが表示されます。
■連携カレンダー上で予定タイトルが未設定の場合
「(タイトルなしの予定)」と表示されます。
■連携カレンダー上で非公開の予定の場合
「非公開の予定」と表示されます。

app-01

 

 

2.確認メッセージが表示されますので、「はい」をタップします。
app-02

 

 

3.入室中の状態になります。
app-03
 
 

予約のない会議室に入室(即入室)

1.現在の時刻から15分以内に予約がない場合は、「今すぐ入室」が表示されますので、タップします。

 

▼当日の予約がない場合
app-03

▼当日の予約がある場合
app-03

 
 

2.15,30,60,90分で、次の予定まで空いている時間枠のみ表示されますので、利用時間を選択し、「→」をタップします。
app-03

 

3.確認メッセージが表示されますので、「はい」をタップします。
app-03

 

4.入室中の状態になります。
app-03
 

 

会議終了前の通知

入室中の場合、会議終了10分前に通知音とともに通知が表示されます。
Tips 会議終了何分前に通知するかを指定できるよう開発を予定しております。
Check アプリ自体を終了した場合、プッシュ通知は届きません。

 

 

予約ルームズアプリが表示されているときは、画面上に通知が表示されます。

meetingroom-manage-app_notice02

 

端末本体がスリープの状態には、プッシュ通知が届きます。
 

notification_lock_iOS

 

通知が表示されない場合

1.お使いのスマホ/タブレットより、「設定」>「通知」>「会議室管理」に進み、以下設定になっているかご確認ください。

 

CheckAndroidスマホをご利用の場合は、こちらの設定もご確認ください。

 

▼iOSの場合
notification_setting_iOS

 

・通知を許可:ON
・ロック画面:ON
・通知センター:ON
・バナー:ON

▼Androidの場合
notification_setting_android

 

・通知を許可:ON
・ステータスバーに表示:ON
・バナー:ON
・ロック画面での通知:表示

 

2.Androidの場合、端末全体の設定で通知が表示されない設定になっている可能性があります。
設定>通知にて、ロック画面での通知が表示される設定になっているかご確認ください。
(※Android端末ごとに画面名称が異なります)
▼Androidスマホの端末全体の通知設定
android-setting2
 

 

入室中の会議を延長

「入退室モード」と「時間お知らせモード」のどちらか一方で操作してください。
もう一方の端末には自動で反映されます。
「入退室モード」のみ設置している場合は、「入退室モード」で操作してください。
 

1. 会議の終了時刻から15分以内に予約がない場合は、「会議時間を延長する」が表示されますので、タップします。

 

▼入退室モード
meetingroom-manage_app_07-app
▼時間お知らせモード

 
 

2. 会議の終了時刻から15分刻みで、次の予定まで延長可能な延長後の終了時間(最大4つ)が表示されます。
延長後の終了時間を選択して「→」をタップします。
 

▼入退室モード
meetingroom-manage_app_07-app
▼時間お知らせモード

 
3. 確認メッセージが表示されますので、「はい」をタップします。
 

▼入退室モード
meetingroom-manage_app_07-app
▼時間お知らせモード

 
6. 入室中の終了時間が延長されます。
Googleカレンダー/Outlookカレンダー上の予定と予約ルームズ画面上の予定も、延長後の時間に更新されます。
次の予定が無い限り、何度でも延長が可能です。
 

▼入退室モード
meetingroom-manage_app_07-app
▼時間お知らせモード

 

 

会議室から退室

1.会議室の利用が終了したら、「退室」をタップします。
app-04

 

 

2.退室完了が表示されますので、「OK」をタップします。
 

Tips 予定の終了時間前にアプリから退室したとき
連携カレンダー上の終了時間が、アプリから退室した時間に自動変更されます。
これにより、予定より会議が早く終わったとき、退室後から会議室が空き状態になるため、新たな予約が入れられます。

例)
1,当初の会議予定時間:12:00~13:00
2,アプリから退室した時間:12:30
3,カレンダー上の予定時間が 12:00~12:30 に自動的に変わるため、14:30以降その会議室が利用可能となります。

 

app-05
3.退室済みの状態になります。
再度、直近の会議予約がある場合は、アプリ上に表示されます。
 
Check退室済みの予定の時間を変更しても、再入室はできません。
app-05

 

 

1会議室に入退室モードを2台設定しているときの注意点

1台目で入退室しても、2台目は手動更新・5分おきの自動更新が実行されない限りは入退室状態になりません。また、以下の制限エラーが表示される場合がございます。
Tips 入退室モード2台は、予約ルームズアプリをv1.2.3以降でご利用ください。
Tips 今後、2台が自動同期できるよう対応予定です。
 
1台目で入室済みの状態で、2台目で入室すると「この予定は既に別の端末で入室済みです。」とエラーが表示された後、画面が更新され、入室中の画面になります。
 
1台目で入室済みの状態で、2台目で即入室すると「会議室を利用できない時間帯です。カレンダーをご確認ください。」とエラーが表示された後、画面が更新され、入室中の画面になります。
 
1台目で退室済みの状態で、2台目で退室すると「この予定は既に別の端末で退室済みです。」とエラーが表示された後、画面が更新されて、入室前の画面になります。
 
1台目で会議終了10分以上前に退室済みの状態で、2台目で画面更新前だと10分前通知が送信される場合があります。

 

 

会議室の端末操作時にエラーになるとき

「この予定で入室」「今すぐ入室」から入室しようとしたときに「予期せぬエラーが発生しました」エラーになるとき

・端末がWi-Fiに接続されているかご確認ください。
・RECEPTIONIST管理者アカウントで、「会議室設定」より「接続デバイス」にデバイス名が表示されているかご確認ください。(デバイス名が表示されていない場合は、連携を解除されておりますので、再連携をお願いします。)
・予約ルームズアプリのバージョンが最新かご確認ください。
・OSバージョンが最新かご確認ください。