Garoon(ガルーン)連携方法(Garoonカレンダー連携、会議室予約)

RECEPTIONISTでは、アポイントメントを事前登録して当日の受付で使える受付コードを発行する際に、Garoonと連携することが可能です。
Check 調整アポの候補提案型には未対応となっております。
Tipsアポイントメントの登録方法はこちら

 

お使いのGaroonがクラウド版かパッケージ版か確認する方法
Garoonの画面最下部のフッターをご確認ください。
・「Cybozu Garoon」のみ記載の場合は、クラウド版になります。
・「Cybozu Garoon Version x.x.x」と記載の場合は、パッケージ版になります。

 

▼クラウド版

▼パッケージ版

 

もくじ

事前設定_cybozu.comの設定(管理者が設定)
事前設定_RECEPTIONIST管理画面の設定(管理者が設定)
Garoonの連携方法(各社員が設定)
Garoon連携時の注意点
Garoon連携でできること

Check事前設定にはGaroon管理者アカウントとRECEPTIONIST管理者アカウントでの操作が必要です。
 

事前設定_cybozu.comの設定

cybozu.comへのAPIリクエストを認証するために、cybozu.comにRECEPTIONISTのOAuthクライアントを登録し、連携利用ユーザーを設定する必要があります。
こちらではその手順をご説明いたします。

 
 

1.Garoon管理者アカウントでGaroonにログイン>「歯車マーク」>「cybozu.com共通管理」をクリックします。

 
 

2.「契約状況」画面の上部で、.cybozu.com以前の文字列がサブドメインになります。
この後の『事前設定_RECEPTIONIST管理画面の設定』で使用しますので、メモ帳などに保存しておきましょう。

 
 

3.「システム管理」>「外部連携」>「OAuthクライアントの追加」をクリックします。

 
 

4.各項目を入力し、「保存」をクリックします。

 
 

Item Name Detail
① クライアント名 「RECEPTIONIST」など分かりやすい名称を入力してください。
② クライントロゴ 省略可。よろしければ、以下の画像をご利用ください。
1クリックダウンロード
Icon_reception_512.jpg
③ リダイレクトエンドポイント https://app.receptionist.jp/info/integrations」と入力してください。

 
 

5.保存後、「クライントID」「クライアントシークレット」が自動生成されますので、メモ帳などに保存しておきましょう。
この後の『事前設定_RECEPTIONIST管理画面の設定』で使用いたします。

 
 

6.追加したRECEPTIONISTクライアントの「連携利用ユーザーの設定」をクリックします。

 
 

7.OAuthを利用を許可するユーザーにチェックを入れ、「保存」をクリックします。
Check利用連携ユーザーのみRECEPTIONISTでGaroon連携が可能になります。

 
 
 

事前設定_RECEPTIONIST管理画面の設定

1.RECEPTIONIST管理者アカウントで受付アプリにログインして、右上にあるアイコンをクリックし、「外部連携」を選択します。

 
 

2.タブ「外部連携」でGaroonの「設定」をクリックします。

 

3.表示された以下項目を入力し、「保存する」をクリックします。

Item Name Detail
① サブドメイン 『事前設定_cybozu.comの設定』の1で保存したサブドメインを入力してください。
.cybozu.com以前の文字列がサブドメインになります。
② クライアントID 『事前設定_cybozu.comの設定』の5で保存したクライアントIDを入力してください。
③ クライアントシークレット 『事前設定_cybozu.comの設定』の5で保存したクライアントシークレットを入力してください。

 

「設定」ボタンの横に「認証済み」と表示されたことを確認します。

 
 

以上で事前設定は完了です。
この後は社員一人ひとりが管理画面にログインし、以下の『Garoonの連携方法』を行ってください。

 

Garoonの連携方法

1.RECEPTIONIST管理画面にログインして、右上にあるアイコンをクリックし「外部連携」を選択します。

 

2.Garoonの項目で「Garoonログイン名」を入力し、「保存する」をクリックします。
「Garoonログイン名」が保存されますと、「接続」がクリックできる状態になります。

 

3.Garoonの「接続」をクリックします。

 

4.Garoonの承認画面が表示されますので「許可」を押します。
Tips Garoonにログインしていない場合は、ログイン画面が表示されますのでログインしてください。

 

5.連携が正常に完了すると「Garoon連携しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。

 
 

6.Garoonが「接続解除」になっていれば、連携されています。

Check正常にGaroon連携できない場合
Garoonアカウントがcybozu.com側で連携利用ユーザーに設定されていない可能性がございます。Garoon管理者アカウントで『事前設定_cybozu.comの設定』の6、7の設定をご確認ください。

 

これでGaroon連携は完了です。

 

Garoon連携時の注意点

外部連携について

GaroonとGoogle Workspace/Microsoft365の同時連携はできませんので、ご注意ください。
 
例えば、Garoonと連携して登録したアポイントメントを、Google Workspace/Microsoft365と連携している状態で変更・削除を行いますと、カレンダー連携に不整合が発生いたします。
そのため、Garoonと連携して登録したアポイントメントを編集する場合には、Garoonと連携している状態で変更・削除。といった同一の連携状態での操作をお願いします。

 
TipsGaroonとZoomの同時連携は可能です。

 
 

Garoon連携でできること

RECEPTIONISTで登録したアポイントメントを、Garoonカレンダーに自動登録
RECEPTIONISTでアポイントメント作成時に、会議室(リソース情報)の空き状況が確認可能
アポイントメントの担当者として登録した社員がGaroonカレンダー連携をしている場合は、その社員のカレンダーにも自動で予定を登録

 

 

RECEPTIONISTで登録したアポイントメントを、Garoonカレンダーに自動登録

 

RECEPTINOISTでアポイントメントの登録をし、同様に普段お使いのスケジューラーにも予定を登録するとなると二度手間になってしまいます。
Garoon連携の場合は、RECEPTIONISTの管理画面から登録したアポイントメント情報が、そのままGaroonカレンダーの予定として自動登録されます。

 

TipsGaroonカレンダーの予定のタイトル
・アポ作成時に登録した会議タイトル名で登録されます。
・受付コードを発行した場合は、来訪: 会議タイトル名 で登録されます。
・会議タイトル未設定の場合は、お客様の社名:氏名が登録されます。


 

RECEPTIONISTでアポイントメント作成時に、会議室(施設情報)の空き状況が確認可能

 

アポイントメント作成時にGaroonカレンダーの会議室情報(施設情報)も参照でき、さらには空き会議室のみ表示のため、Garoonカレンダーよりも便利に予定を登録することが可能です。

 

右の図のように、アポイントメントを作成したい日時に空きがある会議室(施設)のみ表示されます。

 

アポイントメントに担当者として登録した社員がGaroonカレンダー連携をしている場合は、その社員のカレンダーにも自動で予定を登録

 

他の社員の方も参加されるアポイントメントの場合、アポイントメント作成時に担当者として登録した社員が事前にGaroon連携をしておけば、その社員の方のGaroonカレンダーにも予定が登録されます。

 
 
 

日々のアポイントメント作成にご活用ください。