【通常アポ】当日のみ使える受付コードを発行
RECEPTIONISTは事前にアポイントメントを登録することで受付コードを発行し、お客様の受付を簡単にすることができます。
受付コードを利用した受付の流れはこちらをご覧ください。
このページでは「当日のみ使える受付コード」の登録を行う方法をご案内しております。
その他に「期間指定で使える受付コード」、「日程調整をして受付コードを発行」もございます。
【期間アポ】期間指定で使える受付コードを発行する場合はこちら
【調整アポ】日程調整をして受付コードを発行する場合は以下ご覧ください。
来訪版、往訪版、WEB会議版（Google Meet｜Microsoft Teams｜Zoom)
もくじ
カレンダー連携の方法
通常アポイントメントの作成方法
日時の選択
担当者を追加する場合
会議室を選択する場合
基本情報の確認・入力（スタンダードプランの方）
基本情報の確認・入力（エンタープライズプラン以上の方）
担当者情報の確認
来訪者情報の入力
「アポイントメントを登録する」でエラーになるとき
複数の来訪者情報を一括で登録する
アポイントメント招待メール
カレンダー連携時のスケジュール登録名
アポイントメントのリマインドメール
通常アポイントメントのコピー・変更・削除方法
よくあるご質問
カレンダー連携の方法
予定を外部連携カレンダーに反映する場合、まずはカレンダー連携をしましょう。
カレンダー連携なしでも通常アポをご利用いただけます。
カレンダーは 「Google」 「Outlook」 「Garoon」 の3つが利用できます。連携すると
アポを作成する際に、連携カレンダーや会議室の空き状況を確認できます。
アポ作成後に、自動で連携カレンダーに予定を作成し、会議室が予約されます。
・「Google」 Google Workspace との連携方法はこちら
・「Outlook」 Microsoft365 との連携方法はこちら
・「Garoon」 Garoon との連携方法はこちら
Checkカレンダー連携時の注意点
通常アポ作成時に自動で作成されたGoogleカレンダー/Outlookカレンダー/Garoon上の予定を、直接操作しないでください。
RECEPTIONIST側で操作せず、連携カレンダー上で直接編集・削除すると、RECEPTIONIST側と予定の不整合が発生してしまいますので、ご注意くださいませ。
通常アポイントメントの作成方法
WEB管理画面にログインし、左側メニューの「アポイントメント」から右の「新規アポイントメント」をクリックして、【通常アポ】 当日のみ使える受付コードを発行を選択します。
Tips通常アポは、CSVで一括登録をすることも可能です。詳細はこちらをご覧ください。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
日時の選択
カレンダー連携有りの場合、そのカレンダーに既に登録されているスケジュールも日程上に表示されますので、既に予定が入っている日時を避けて日時の選択が行えます。
Tips 表示されるカレンダー上のスケジュールは、現時点以降の担当者のスケジュールとなります。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
必須項目(赤)
| Item Name | Detail |
| ①日時 | アポイントメント日時を選択します。 日時の箇所をドラッグすると、その範囲が選択されます。 最短30分単位でしか選択できません。この後の「基本情報」で最短15分単位で選択できます。 |
| ②担当者一覧 | 「担当者を選択する」よりアポイントメントに参加する社員を追加することができます。 Tips アポイントメント作成者は自動的に担当者一覧として追加されています。担当者から外す場合は次画面にて行ってください。 追加した担当者は、右側の「×」印をクリックすることで外すことができます。 Tips 担当者を追加する場合 |
| ③会議室選択 | 日時を選択した際に表示されます。 カレンダー連携有りの場合、アポイントメントが実施される会議室を同時に予約することができます。 会議室を選択しない場合は、そのまま「決定」をクリックしてください。 Tips 会議室を選択する場合 |
日時選択のポップアップ画面の「決定」をクリックすると、アポイントメントの確認画面に遷移します。
担当者を追加する場合
参加する社員を検索して、右側の「追加」を押すことで選択することができます。
Tips 社員は、名前・カナ・アルファベットで検索可能です。
Tips 社員は、名前・カナ・アルファベットで検索可能です。
Tips「追加」ボタンの左側にあるアイコンは、その担当者がカレンダー連携しているかどうかを表しています。
グレーアウト：未連携の状態
カラー状態 ：連携の状態
ただし、アポイントメント作成者自身がカレンダーと未連携の場合、全ての社員は未連携として扱われます。
該当社員を選択した後、「追加確定画面に戻る」で画面を戻ります。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
最後に、「上記で担当者を確定する」ボタンを押して確定します。
Tips招待メールをお送りした場合、同内容のメールがアポイントメント作成者本人と、参加予定の社員にも送信され、参加予定の社員がカレンダー連携している場合は、その社員の連携カレンダーにも予定が反映されます。
Tips招待メールをお送りした場合、同内容のメールがアポイントメント作成者本人と、参加予定の社員にも送信され、参加予定の社員がカレンダー連携している場合は、その社員の連携カレンダーにも予定が反映されます。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
会議室を選択する場合
Googleカレンダー連携の場合
Outlookカレンダー連携の場合
Garoonカレンダー連携の場合
例：Outlookカレンダー連携の場合
Googleカレンダー連携有りOutlookカレンダー連携有りGaroonカレンダー連携有り
Googleカレンダーと連携している場合
日時候補を選択すると会議室選択の画面が表示されます。
「会議室を選択していません」と初期表示されていますので、その部分をクリックします。
該当時刻に空きのある会議室のみが表示されます。アポイントメントを実施する会議室を選択してください。
Check 会議室が表示されない場合はこちら
選択した会議室を確認し、問題なければ「決定」を押します。
Tips 会議室を予約しない場合には、会議室を何も選択していない状態で「決定」を押してください。
ビルディングの選択について
Google Workspace(G Suite)上で会議室のビルディングが登録されている場合に、ビルディングを選択することが可能です。自身がよく使う会議室が含まれているビルディングを選択することで、そのビルディング内の会議室のみ表示できて会議室を探しやすくなります。
Tips ビルディングについてはこちらをご覧ください。
Outlookカレンダーと連携している場合
日時候補を選択すると会議室選択の画面が表示されます。
「会議室を選択していません」と初期表示されていますので、その部分をクリックします。
該当時刻に空きのある会議室のみが表示されます。アポイントメントを実施する会議室を選択してください。
Check 会議室が表示されない場合はこちら
選択した会議室を確認し、問題なければ「決定」を押します。
Tips 会議室を予約しない場合には、会議室を何も選択していない状態で「決定」を押してください。
会議室グループの選択について
Office365で会議室グループを登録している場合に、会議グループを選択することが可能です。
自身がよく使う会議室が含まれているグループを選択することで、そのグループ内の会議室のみ表示できて会議室を探しやすくなります。
Tips 会議室グループとは、Microsoftの用語で「会議室一覧」や「会議室リスト」「特別なマークのついた配布グループ」と明記されています。
・会議室グループはPowerShellを使用して作成します。作成方法はこちらをご覧ください。
・Exchange 管理センターで作成した通常の配布グループは、PowerShellを使用して「会議室リスト」に変換する必要があります。変換方法はこちらをご覧ください。
Check Outlookの仕様上、会議室は100件までしか表示ができません。
100件以上の会議室がある場合は、Office365側で会議室グループを作成して会議室の編成を行ってください。
Garoonカレンダーと連携している場合
日時候補を選択すると会議室選択の画面が表示されます。
「会議室を選択していません」と初期表示されていますので、その部分をクリックします。
該当時刻に空きのある会議室のみが表示されます。アポイントメントを実施する会議室を選択してください。
Check 会議室が表示されない場合はこちら
選択した会議室を確認し、問題なければ「決定」を押します。
Tips 会議室を予約しない場合には、会議室を何も選択していない状態で「決定」を押してください。
施設グループの選択について
Garoon上で会議室(施設)の施設グループが登録されている場合に、施設グループを選択することが可能です。施設グループを選択することで、その施設グループ内の会議室(施設)のみ表示することができます。
施設グループ（親）の下の階層に施設グループ（子）を作成の場合、施設グループ（親）を選択した場合、施設グループ（親）の直下に登録されている会議室は表示されますが、施設グループ（子）の直下の会議室は表示されません。
Tips 施設グループについてはこちらをご覧ください。
Check 会議室は10件までしか表示ができません。10件以上の会議室がある場合は、Garoon側で施設グループを作成して会議室の編成を行ってください。（今後100件まで表示できるよう改修を予定しております。）
カレンダー画面から遷移し、アポイントメントの確認画面が表示されます。
基本情報の確認・入力（スタンダードプランの方）
アポイントメント日時はカレンダー画面で選択済みかと思いますので、会議タイトル以外は内容の確認を行ってください。
Tips会議日時・会議室の変更はこの画面でも行えますが、「カレンダーから日付を選びなおす」をクリックしカレンダー画面に戻って再度選択することも可能です。
カレンダー連携無しの方
Googleカレンダー連携の方
Outlookカレンダー連携の方
Garoonカレンダー連携の方
カレンダー連携無しGoogleカレンダー連携有りOutlookカレンダー連携有りGaroonカレンダー連携有り
カレンダー連携無しの基本情報項目です。
必須項目(赤)
| Item Name | Detail |
| ①日時 | カレンダー画面で選択した日時が表示されています。 最短15分単位で時間を選択できます。 Check 登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますので くれぐれも注意してご登録ください。 （受付コードは当日中のみ有効です。） |
| ②会議室 | アポイントメントが実施される会議室を入力します。（最大255文字) |
| ③会議タイトル | アポイントメントのタイトルを入力します。（最大251文字) タイトルは来訪者が受付コードを入力した際にiPad画面に表示されます。 空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名：氏名」が 自動的に設定されます。 例）来訪: テスト会社:山田太郎 様 |
次の案内にジャンプ →
Googleカレンダー連携有りの基本情報項目です。
必須項目(赤)
| Item Name | Detail |
| ①日時 | カレンダー画面で選択した日時が表示されています。 最短15分単位で時間を選択できます。 Check 登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますので くれぐれも注意してご登録ください。 （受付コードは当日中のみ有効です。） |
| ②カレンダー連携 | カレンダー画面で連携したカレンダーが表示されています。 |
| ③会議室/ビルディング | カレンダー画面で選択したビルディング/会議室が表示されています。 「会議室をGoogleカレンダーから選択する」にチェックし、入力ボックスにカーソルをあてると選択肢が表示され、予約する会議室を選択できます。入力ボックスに文字を入力すると会議室を検索できます。（部分一致） |
| ④会議タイトル | アポイントメントのタイトルを入力します。（最大251文字) 空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名：氏名」が 自動的に設定されます。 例）来訪: テスト会社:山田太郎 様 |
次の案内にジャンプ →
Outlookカレンダー連携有りの基本情報項目です。
必須項目(赤)
| Item Name | Detail |
| ①日時 | カレンダー画面で選択した日時が表示されています。 最短15分単位で時間を選択できます。 Check 登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますので くれぐれも注意してご登録ください。 （受付コードは当日中のみ有効です。） |
| ②カレンダー連携 | カレンダー画面で連携したカレンダーが表示されています。 |
| ③会議室/会議室グループ | カレンダー画面で選択した会議室グループ/会議室が表示されています。 「会議室をOulookカレンダーから選択する」にチェックし、入力ボックスにカーソルをあてると選択肢が表示され、予約する会議室を選択できます。入力ボックスに文字を入力すると会議室を検索できます。（部分一致） |
| ④会議タイトル | アポイントメントのタイトルを入力します。（最大251文字) 空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名：氏名」が 自動的に設定されます。 例）来訪: テスト会社:山田太郎 様 |
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Garoonカレンダー連携有りの基本情報項目です。
基本情報入力が終わったら、
次の案内にジャンプ →
必須項目(赤)
| Item Name | Detail |
| ①日時 | カレンダー画面で選択した日時が表示されています。 最短15分単位で時間を選択できます。 Check 登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますので くれぐれも注意してご登録ください。 （受付コードは当日中のみ有効です。） |
| ②カレンダー連携 | カレンダー画面で連携したカレンダーが表示されています。 |
| ③会議室/施設グループ | カレンダー画面で選択した施設グループ/会議室が表示されています。 「会議室をGaroonカレンダーから選択する」にチェックし、入力ボックスにカーソルをあてると選択肢が表示され、予約する会議室を選択できます。入力ボックスに文字を入力すると会議室を検索できます。（部分一致） |
| ④会議タイトル | アポイントメントのタイトルを入力します。（最大251文字) 空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名：氏名」が 自動的に設定されます。 例）来訪: テスト会社:山田太郎 様 |
次の案内にジャンプ →
基本情報の確認・入力（エンタープライズプラン以上の方）
アポイントメント日時はカレンダー画面で選択済みかと思いますので、お客様に来ていただくオフィス・会議タイトル以外は内容の確認を行ってください。
Tips会議日時・会議室の変更はこの画面でも行えますが、「カレンダーから日付を選びなおす」をクリックしカレンダー画面に戻って再度選択することも可能です。
カレンダー連携無しの方
Googleカレンダー連携の方
Outlookカレンダー連携の方
Garoonカレンダー連携の方
カレンダー連携無しGoogleカレンダー連携有りOutlookカレンダー連携有りGaroonカレンダー連携有り
カレンダー連携無しの基本情報項目です。
必須項目(赤)
| Item Name | Detail |
| ①日時 | カレンダー画面で選択した日時が表示されています。 最短15分単位で時間を選択できます。 Check 登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますので くれぐれも注意してご登録ください。 （受付コードは当日中のみ有効です。） |
| ②お客様に来ていただくオフィス | アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。 オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。 次回以降は前回と同じオフィスが初期選択されます。 Tips選択したオフィスの住所が、来訪者宛てに送られる招待メール内に表示されますので、複数拠点がある企業様でも実施場所を明確にお伝えすることができます。 Tips オフィス機能とは何ですか？ |
| ③会議室 | アポイントメントが実施される会議室を入力します。（最大255文字) |
| ④会議タイトル | アポイントメントのタイトルを入力します。（最大251文字) 空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名：氏名」が 自動的に設定されます。 例）来訪: テスト会社:山田太郎 様 |
次の案内にジャンプ →
Googleカレンダー連携有りの基本情報項目です。
必須項目(赤)
| Item Name | Detail |
| ①日時 | カレンダー画面で選択した日時が表示されています。 最短15分単位で時間を選択できます。 Check 登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますので くれぐれも注意してご登録ください。 （受付コードは当日中のみ有効です。） |
| ②カレンダー連携 | カレンダー画面で連携したカレンダーが表示されています。 |
| ③会議室/ビルディング | カレンダー画面で選択したビルディング/会議室が表示されています。 「会議室をGoogleカレンダーから選択する」にチェックし、入力ボックスにカーソルをあてると選択肢が表示され、予約する会議室を選択できます。入力ボックスに文字を入力すると会議室を検索できます。（部分一致） |
| ④お客様に来ていただくオフィス | アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。 オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。 次回以降は前回と同じオフィスが初期選択されます。 Tips 選択したオフィスの住所が、来訪者宛てに送られる招待メール内に表示されますので、複数拠点がある企業様でも実施場所を明確にお伝えすることができます。 |
| ⑤会議タイトル | アポイントメントのタイトルを入力します。（最大251文字) 空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名：氏名」が 自動的に設定されます。 例）来訪: テスト会社:山田太郎 様 |
次の案内にジャンプ →
Outlookカレンダー連携有りの基本情報項目です。
必須項目(赤)
| Item Name | Detail |
| ①日時 | カレンダー画面で選択した日時が表示されています。 最短15分単位で時間を選択できます。 Check 登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますので くれぐれも注意してご登録ください。 （受付コードは当日中のみ有効です。） |
| ②カレンダー連携 | カレンダー画面で連携したカレンダーが表示されています。 |
| ③会議室/会議室グループ | カレンダー画面で選択した会議室グループ/会議室が表示されています。 「会議室をOulookカレンダーから選択する」にチェックし、入力ボックスにカーソルをあてると選択肢が表示され、予約する会議室を選択できます。入力ボックスに文字を入力すると会議室を検索できます。（部分一致） |
| ④お客様に来ていただくオフィス | アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。 オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。 次回以降は前回と同じオフィスが初期選択されます。 Tips 選択したオフィスの住所が、来訪者宛てに送られる招待メール内に表示されますので、複数拠点がある企業様でも実施場所を明確にお伝えすることができます。 |
| ⑤会議タイトル | アポイントメントのタイトルを入力します。（最大251文字) 空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名：氏名」が 自動的に設定されます。 例）来訪: テスト会社:山田太郎 様 |
次の案内にジャンプ →
Garoonカレンダー連携有りの基本情報項目です。
必須項目(赤)
| Item Name | Detail |
| ①日時 | カレンダー画面で選択した日時が表示されています。 最短15分単位で時間を選択できます。 Check 登録の日付を間違えると、iPadでの受付時にエラーになりますので くれぐれも注意してご登録ください。 （受付コードは当日中のみ有効です。） |
| ②カレンダー連携 | カレンダー画面で連携したカレンダーが表示されています。 |
| ③会議室/施設グループ | カレンダー画面で選択した施設グループ/会議室が表示されています。 「会議室をGaroonカレンダーから選択する」にチェックし、入力ボックスにカーソルをあてると選択肢が表示され、予約する会議室を選択できます。入力ボックスに文字を入力すると会議室を検索できます。（部分一致） |
| ④お客様に来ていただくオフィス | アポイントメントが実施されるオフィスを選択します。 オフィス一覧に登録されているオフィス情報が選択できます。 次回以降は前回と同じオフィスが初期選択されます。 Tips 選択したオフィスの住所が、来訪者宛てに送られる招待メール内に表示されますので、複数拠点がある企業様でも実施場所を明確にお伝えすることができます。 |
| ⑤会議タイトル | アポイントメントのタイトルを入力します。（最大251文字) 空白の場合、来訪者情報に入力されたお客様の「会社名：氏名」が 自動的に設定されます。 例）来訪: テスト会社:山田太郎 様 |
次の案内にジャンプ →
担当者情報の確認
カレンダー画面で追加した担当者が表示されています。
また、この画面で「担当者を追加」よりアポイントメントに参加する社員を追加することも可能です。
Tips アポイントメント作成者は自動的に担当者一覧として追加されています。担当者から外す場合、詳しくはこちらをご覧ください。
また、この画面で「担当者を追加」よりアポイントメントに参加する社員を追加することも可能です。
Tips アポイントメント作成者は自動的に担当者一覧として追加されています。担当者から外す場合、詳しくはこちらをご覧ください。
参加する社員の名前を入力して絞り込むことができます。該当社員の右側のチェックで、追加や外すことができます。最後に「OK」ボタンを押すことで確定します。
Tips 社員は、名前・カナ・アルファベットで検索可能です。
Tips 社員は、名前・カナ・アルファベットで検索可能です。
Tips招待メールをお送りした場合、同内容のメールがアポイントメント作成者本人と、参加予定の社員にも送信され、参加予定の社員がカレンダー連携している場合は、その社員の連携カレンダーにも予定が反映されます。
来訪者情報の入力
最後に、来訪者の情報を入力します。
全ての入力が完了しましたら、「アポイントメントを登録する」をクリックしてください。
スタンダードプランの方エンタープライズプラン以上の方
スタンダードプランの来訪者情報項目です。
必須項目(赤)
| Item Name | Detail |
| ①招待メール有無 | 招待メールをお送りするかどうか選択します。 基本的には招待メールを送信することを推奨していますが、 お客様との普段の連絡がメール以外の場合などでメールアドレスを把握していない場合は、受付コードのみの発行がよいでしょう。 |
| ②受付コードの自動採番 | 発行する受付コードを、自動採番か自分で手入力するかを選択できます。 Check受付コードを手入力で指定できるのは、新規登録時のみです。 編集時に来訪者を追加した場合は、必然的に自動採番で受付コードが発行されます。また、一度登録した受付コードは変更できませんので、ご注意ください。 |
| ③来訪者が2名以上の場合、いずれか1名の受付コードで同時に受付できるようにする | 2名以上の来訪者の場合、いずれか1名の受付コードを入力することで他の来訪者名が一覧で表示され、同時に受付する人を選択できます。
セミナー等のイベント受付用途で利用する場合は、お互い無関係な来訪者同士の名前が閲覧できてしまうことを避けるためにチェックを外してアポイントメントの作成を行ってください。(詳しくはこちら) Tips次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。 |
| ④来訪者種別 | 来訪されるお客様の種別をプルダウンで選択します。（詳しくはこちら） |
| ⑤来訪者情報 | 来訪されるお客様の情報を入力します。（各項目、最大255文字） また、『受付コードの発行のみ行う』場合は、メールアドレス欄は表示されません。 Tips お客様が2人以上の場合は、右側の「＋」ボタンにて追加できます。 Tips 登録可能な来訪者数は50名までです。 Tips 来訪者情報の一括登録の方法はこちら |
| ⑥お客様へのご案内 | [詳細設定]を押すと表示されます。 お客様への招待メールに記載されます。受付までの道順等、お客様へのご案内を記入ください。 （50,000字以上登録可能） Tips次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。 |
| ⑦備考 | [詳細設定]を押すと表示されます。 カレンダー連携している場合は、予定の備考欄に記載されます。 MTGの目的等、社内での共有事項を記入ください。 来訪者には表示されません。 （50,000字以上登録可能） |
| ⑧公開設定 | [詳細設定]を押すと表示されます。 公開の場合： ・来客通知でお客様の会社名・氏名が表示されます。（詳しくは、こちら） ・アポイントメント情報や来訪者記録は、全社員に表示されます。 非公開の場合： ・来客通知でお客様の会社名・氏名は表示されません。 ・アポイントメント情報や来訪者記録は、 管理者・受付担当者・アポイントメント作成者本人・参加予定の社員 以外からは見えなくなります。 ・カレンダー連携している場合は、非公開としてスケジュール登録がされます。 Tips次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。 CheckGaroon連携をご利用の場合「非公開」アポを登録できないケースがあります。詳しくはこちらをご参照ください。 Check「公開」で作成されたアポのみ、編集時に「非公開」へ変更できます。一度「非公開」に設定したアポは「公開」に変更できませんのでご注意ください。 |
| ⑨メモ | アポ一覧上で、確認・編集できる項目になります。 アポを登録する方と来客対応する方が異なるの場合に、引き継ぎ事項を残す等が可能です。 （50,000字以上登録可能） |
| ⑩招待メールをプレビュー | 『招待メール有』の場合に使用できます。 事前に来訪者にどのような招待メールが送られるかを確認することができます。 |
次の案内にジャンプ →
エンタープライズプラン以上の来訪者情報項目です。
必須項目(赤)
| Item Name | Detail |
| ①招待メール有無 | 招待メールをお送りするかどうか選択します。 基本的には招待メールを送信することを推奨していますが、 お客様との普段の連絡がメール以外の場合などでメールアドレスを把握していない場合は、受付コードのみの発行がよいでしょう。 |
| ②受付コードの自動採番 | 発行する受付コードを、自動採番か自分で手入力するかを選択できます。 Check受付コードを手入力で指定できるのは、新規登録時のみです。 編集時に来訪者を追加した場合は、必然的に自動採番で受付コードが発行されます。また、一度登録した受付コードは変更できませんので、ご注意ください。 |
| ③来訪者が2名以上の場合、いずれか1名の受付コードで同時に受付できるようにする | 2名以上の来訪者の場合、いずれか1名の受付コードを入力することで他の来訪者名が一覧で表示され、同時に受付する人を選択できます。
セミナー等のイベント受付用途で利用する場合は、お互い無関係な来訪者同士の名前が閲覧できてしまうことを避けるためにチェックを外してアポイントメントの作成を行ってください。(詳しくはこちら) Tips次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。 |
| ④来訪者種別 | 来訪されるお客様の種別をプルダウンで選択します。（詳しくはこちら） |
| ⑤来訪者情報 | 来訪されるお客様の情報を入力します。（各項目、最大255文字） また、『受付コードの発行のみ行う』場合は、メールアドレス欄は表示されません。 Tips お客様が2人以上の場合は、右側の「＋」ボタンにて追加できます。 Tips 登録可能な来訪者数は50名までです。 Tips 来訪者情報の一括登録の方法はこちら Tips 任意の入力項目を追加できます。詳しくはこちら Tips Salesforce連携を行っている場合は、氏名を入力するとSalesforce上の同一氏名の取引先責任者が表示されます。該当の取引先責任者を選択すると、会社名・メールアドレスが自動入力されます。詳しくはこちら |
| ⑥お客様へのご案内 | [詳細設定]を押すと表示されます。 お客様への招待メールに記載されます。受付までの道順等、お客様へのご案内を記入ください。 （50,000字以上登録可能） Tips次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。 |
| ⑦備考 | [詳細設定]を押すと表示されます。 カレンダー連携している場合は、予定の備考欄に記載されます。 MTGの目的等、社内での共有事項を記入ください。 来訪者には表示されません。 （50,000字以上登録可能） |
| ⑧公開設定 | [詳細設定]を押すと表示されます。 公開の場合： ・来客通知でお客様の会社名・氏名が表示されます。（詳しくは、こちら） ・アポイントメント情報や来訪者記録は、全社員に表示されます。 非公開の場合： ・来客通知でお客様の会社名・氏名は表示されません。 ・アポイントメント情報や来訪者記録は、 管理者・受付担当者・アポイントメント作成者本人・参加予定の社員 以外からは見えなくなります。 ・カレンダー連携している場合は、非公開としてスケジュール登録がされます。 Tips次回以降は前回と同じ内容が初期設定されます。 CheckGaroon連携をご利用の場合「非公開」アポを登録できないケースがあります。詳しくはこちらをご参照ください。 Check「公開」で作成されたアポのみ、編集時に「非公開」へ変更できます。一度「非公開」に設定したアポは「公開」に変更できませんのでご注意ください。 |
| ⑨ウェルカムテキスト | [詳細設定]を押すと表示されます。 受付を完了した際に表示されるメッセージです。 空欄の場合は受付アプリ設定で指定したメッセージが表示されます。 RECEPTIONISTアプリに表示可能な1,012文字以内で登録してください。（改行可） 文字数が多いと、文字が小さく表示されますため、ご注意ください。 ウェルカムテキストについて、詳しくはこちら |
| ⑩メモ | アポ一覧上でも、確認・編集できる項目になります。 アポを登録する方と来客対応する方が異なるの場合に、引き継ぎ事項を残す等が可能です。 （50,000字以上登録可能） |
| ⑪招待メールをプレビュー | 『招待メール有』の場合に使用できます。 事前に来訪者にどのような招待メールが送られるかを確認することができます。 |
次の案内にジャンプ →
「アポイントメントを登録しました。」と表示され、登録完了となります。
ただし、Microsoft365連携で会議室の設定をしている場合は、アポイントメント登録開始のメッセージが表示されます。Outlookからの会議室承諾・辞退の回答を待つため、アポ作成から3分後に以下メールが送付されます。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
・会議室が辞退されアポが登録できなかった場合は、作成者に会議室辞退メール
Checkマルチテナント子会社の場合はメッセージの表示が行われませんが（表示するように改修予定）、同時に同じ日時で同じ会議室でアポを作成した場合、アポ作成から1分後にアポ作成時間が遅い方のアポ作成者に会議室辞退メールが送付され、アポが削除されます。
件名：[予定のキャンセル] 会議室が辞退したため予約をキャンセルしました
「アポイントメントを登録する」でエラーになるとき
「アポイントメントを登録できませんでした 指定した日時において、選択した会議室はすでに予定が作成されております。前の画面に戻り、別の会議室を選択するか日時を変更してください。」が表示される場合は、指定した会議室が埋まっており、会議室の予約ができないため、別の日時または別の会議室を選びなおしてください。
「アポイントメントを登録できませんでした Outlookカレンダーへアポイントメントを反映中にエラーが発生しました。お手数ですが、もう一度Outlook認証からお試しください。」が表示される場合は以下の可能性があります。
・指定した会議室が埋まっているため、別の日時または別の会議室を選びなおしてください。
・指定した日時・会議室で既に通常アポがあります。該当アポの日時や会議室を編集または該当アポを削除してから、新規アポ作成を行ってください。
・指定した会議室が埋まっているため、別の日時または別の会議室を選びなおしてください。
・指定した日時・会議室で既に通常アポがあります。該当アポの日時や会議室を編集または該当アポを削除してから、新規アポ作成を行ってください。
「アポイントメントを登録できませんでした Garoonカレンダーへアポイントメントを反映中にエラーが発生しました。お手数ですが、もう一度Garoon認証からお試しください。」が表示される場合は、Garoon側の権限不足の可能性がございます。担当者1人目に設定している社員のGaroonアカウントについて、「優先されるアクセス権（Garoon公式サイト）」をご参考にし、Garoon側でのアクセス権の設定をご確認ください。
アポの代理登録時に「アポイントメントを登録できませんでした 担当者のカレンダー連携がされていないため会議室を予約できません。」が表示される場合は担当者がカレンダー連携していない可能性があります。担当者で外部連携よりカレンダー連携を行ってください。
アポの代理登録時に「アポイントメントを登録できませんでした Googleカレンダーへアポイントメントを反映中にエラーが発生しました。お手数ですが、もう一度Google認証からお試しください。」と表示される場合は、代理登録者が担当者のGoogleカレンダーの編集権限がない可能性があります。「アポイントメントを代理で登録する」の「前提条件」の４をご確認ください。
複数の来訪者情報を一括で登録する
複数の来訪者情報は一括での登録も可能です。
氏名・社名・メールアドレスの順で各セルに入力を行ったスプレッドシートやエクセルをご用意ください。
Tips 登録可能な来訪者数は50名までです。
Tips [受付コードの自動採番]にチェックを付けていない場合、受付コードも一括で登録します。
Tips 登録可能な来訪者数は50名までです。
Tips [受付コードの自動採番]にチェックを付けていない場合、受付コードも一括で登録します。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
来訪者情報の一括登録をクリックします
( 画像をクリックすると拡大表示します )
来訪者情報入力画面が表示されます。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
さきほどの情報をコピーし、入力欄にそのまま貼り付けます。
■エクセル利用の場合
エクセルの仕様上、コピーしてそのまま貼り付けを行っても末尾に改行が追加されてしまうことがあります。
この場合はエラーで登録ができなくなるため、末尾の改行をあらかじめ削除してください。
貼り付け内容に問題がないことを確認し、「追加」をクリックします。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
( 画像をクリックすると拡大表示します )
来訪者情報に氏名・会社名・メールアドレスが入力されたことをご確認ください。
Tips [受付コードの自動採番]にチェックを付けていない場合、受付コードも一括で登録します。
Tips [受付コードの自動採番]にチェックを付けていない場合、受付コードも一括で登録します。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
来訪者情報の一括登録方法は以上です。
アポイントメント招待メール
アポイントメント登録後、以下のメールが届きますので、ご確認ください。
Tips来訪者へは、招待メール有で登録された場合のみメールが送信されます。
Tipsエンタープライズプラン以上の場合、来訪者宛てメールをカスタマイズできます。詳細はこちらをご覧ください。
来訪者情報で「お客様へのご案内」に入力した内容が「ご案内/Guidance」に表示されます。
また、エンタープライズプラン以上の場合、基本情報で指定したオフィスの住所が「場所/Venue」に表示されます。
▼来訪者 宛て
件名：[{貴社名}]アポイントメントのご案内
件名：[{貴社名}]アポイントメントのご案内
( 画像をクリックすると拡大表示します )
▼担当者 宛て
件名：[RECEPTIONIST]来訪予定の登録完了
件名：[RECEPTIONIST]来訪予定の登録完了
( 画像をクリックすると拡大表示します )
Outlookカレンダー連携で会議室が予約できなかった場合
アポを登録後にシステム上でOutlookから会議室の予約可否の応答を受け、会議室が予約できなかった場合、アポイントメント招待メールは送付されず、アポイントメント作成者に会議室辞退メールが届きます。
件名：[予定のキャンセル] 会議室が辞退したため予約をキャンセルしました
カレンダー連携時のスケジュール登録名
アポイントメント登録時、カレンダー連携している場合はスケジュール上に自動的に予定が登録されます。
自動的に登録された予定のタイトルは「来訪: 会議タイトル名」になります。
▼Googleカレンダー
▼Outlookカレンダー
アポイントメントのリマインドメール
アポイントメント当日の朝7時に、担当者とお客様宛にそれぞれにアポイントメントのリマインドメールが配信されます。
Checkリマインドメールの送信時間以前にアポイントメントを削除された場合は、リマインドメールは送信されません。
Checkスタンダードプランの場合、リマインドメールは停止できません。
Tipsエンタープライズプラン以上の場合、リマインドメールの送信有無・送信時間・メール内容をカスタマイズできます。詳細はこちらをご覧ください。
▼お客様 宛て
メールタイトル
[貴社名]本日の{往訪・アポイントメント・Web会議}予定のリマインド: {開始時間}[RECEPTIONIST]
例）[テスト株式会社]本日の往訪予定のリマインド: [AM]10:30[RECEPTIONIST]
▼担当者 宛て
メールタイトル
本日の{来訪・アポイントメント・Web会議}予定のリマインド: {開始時間} {お客様の会社名}:{お客様名}[RECEPTIONIST]
例）本日の来訪予定のリマインド: [AM]10:30 テスト株式会社:山田太郎様[RECEPTIONIST]
通常アポイントメントのコピー・変更・削除方法
「アポイントメント」＞タブ「全社員」または「あなた」を選択＞「通常アポ」から該当アポの右側の「・・・」＞「コピー」・「編集」・「削除」を選択します。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
| コピー | カレンダー画面が表示されますので、日時を選択します。 日時・会議室・受付コード以外が複写され、新規作成ができます。 |
| 編集 | アポイントメントの情報を編集できます。 ▼編集不可の項目 ・カレンダーID（連携カレンダー） ・1人目の担当者 ・メールの送付有無 ・受付コードの指定・変更 ・公開設定(※) ※「公開」で作成されたアポのみ、編集時に「非公開」へ変更できます。 一度「非公開」に設定したアポは「公開」に変更できませんのでご注意ください。 「来訪者への変更メール」で「送信する」を選択すると、来訪者にもアポ変更メールが送付されます。
▼来訪者へのメール 
▼担当者へのメール 
Check「アポイントメントを更新する」を押下時に「アポイントメントを更新できませんでした 予期せぬエラーが発生しました。お手数ですが再度お試しください。」エラーが表示される場合は、新規アポ作成時に連携カレンダーに自動登録された予定が削除されている可能性がございます。アポを削除し、作成し直しをお願いします。  |
| 削除 | 「本当に削除しますか？」と表示されますので、「OK」をクリックします。 担当者にアポキャンセルメールが送付されます。 作成時に「招待メールを送信する」を選択の場合は、来訪者にもアポキャンセルメールが送付されます。
▼来訪者へのメール 
▼担当者へのメール  Checkアポイントメントの担当者以外が削除した場合、削除した社員の部署名・名前が記載されます。 また、外部連携を行っている場合、連携カレンダーから予定の削除された旨が記載されます。  |
よくあるご質問
Q:アポイントメント機能に関するトラブル
A:こちらをご確認ください。
Q:アポ作成画面を開いても、カレンダー画面が表示されないのですが‥
A:こちらをご確認ください。
Q:Googleカレンダーと連携しても会議室が表示されないのですが‥
A:こちらをご確認ください。
Q:アポイントメント登録後、GoogleカレンダーやO365カレンダーからの編集・削除はRECEPTIONISTに反映されますか？
A:反映されません。編集・削除はRECEPTIONIST側からご対応ください。
Q:「招待メールなし」（受付コードの発行のみ）で登録したアポイントメントを「招待メールあり」に変更することはできますか？
A:メール送信有無は後からは変更できない仕様です。（「招待メールあり」で登録したアポイントメントを「招待メールなし」に変更もできない仕様です。）
Q:公開設定を「公開」にして登録したアポイントメントを「非公開」に変更することはできますか？
A:「公開」で作成されたアポのみ、編集時に「非公開」へ変更できます。一度「非公開」に設定したアポは「公開」に変更できませんのでご注意ください。
Q:受付コードの有効期限は？
A:アポイントメントの開始・終了から前後6時間が有効です。
これで通常アポイントメントの作成（受付コードの発行）は完了です。
ぜひご利用くださいませ。
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