RECEPTIONISTを社内に展開する際、
- 「どんな文章で周知すればいいのか分からない」
- 「機能説明ばかりになってしまう」
と悩む方は少なくありません。
社内周知で大切なのは、すべてを詳しく説明することではなく「なぜ使うのか」「どんな場面で使うのか」をシンプルに伝えることです。
本記事では、RECEPTIONISTの社内周知でそのまま使えるテンプレート文をご紹介します。
自社の状況に合わせて少し調整しながら、ぜひコピーしてご活用ください。
この記事の使い方
本記事のテンプレートは、社内メール・Slack・Teamsなど、どの連絡手段でも使える内容になっています。
すべてを使う必要はありません。
自社のフェーズや対象に合わせて、必要なものだけをご利用ください。
テンプレート①：全社向け 初回周知
件名：【お知らせ】受付ツール「RECEPTIONIST」導入について
各位
このたび、来客対応の効率化を目的として、受付ツール「RECEPTIONIST」を導入しました。
これにより、受付連絡の手間や取り次ぎの待ち時間を減らすことができます。
今後は、来客時の受付連絡をRECEPTIONIST経由で行います。
■ 対応をお願いしたい方
来客対応や面接対応など、受付対応を行う業務に関わる方は、以下の内容をご確認ください。
※上記業務に直接関わらない方は、内容把握のみで問題ありません。
■ ご対応のお願い
① RECEPTIONISTの利用登録
② カレンダー等との外部連携設定
① 利用登録の進め方はこちら
https://help.receptionist.jp/?help=12481
② 外部連携の進め方はこちら
・Google Workspace連携について
https://help.receptionist.jp/?help=1161
・Microsoft365連携について
https://help.receptionist.jp/?help=9672
・Garoon連携について
https://help.receptionist.jp/?help=29307
■ 使い方・操作方法について
操作手順については、以下のページにまとめています。
分からない点があれば、まずはこちらをご確認ください。
RECEPTIONISTの使い方（社員向け.pdf）
https://receptionist.my.salesforce.com/sfc/p/7F000001xBPZ/a/Nn000005XSDx/.XmhasAQleyCDXnaHmkrW2VRuKl8X0Dunc_d0TM5Lbc
PASS：eDJiFC7V
▪️ 製品説明動画
https://youtu.be/Pr8XoiHevDcm
何か分からない点・気になる点・ご不明点等ございましたら、お気軽にご連絡ください
テンプレート②：リマインド（使われていないとき）
件名：【再案内】受付ツール「RECEPTIONIST」の利用について
各位
受付ツール「RECEPTIONIST」について、再度ご案内です。
来客対応や面接対応など、受付対応が発生する場合は、RECEPTIONISTの利用をお願いします。
また「使う機会がなかった」という方も多いかと思いますので、次回、該当する業務が発生した際に思い出していただければ問題ありません。
■ ご対応のお願い
①RECEPTIONISTの利用登録
②カレンダー等との外部連携設定
■ 利用登録・外部連携がまだの方へ
以下のページに、利用登録や外部連携の手順をまとめています。
未対応の方は、ご確認をお願いします。
①利用登録の進め方はこちら
https://help.receptionist.jp/?help=12481
②外部連携の進め方はこちら
・Google Workspace連携
https://help.receptionist.jp/?help=1161
・Microsoft365連携
https://help.receptionist.jp/?help=9672
・Garoon連携
https://help.receptionist.jp/?help=29307
■ 使い方・操作方法について
操作手順については、以下のページにまとめています。
分からない点があれば、まずはこちらをご確認ください。
RECEPTIONISTの使い方（社員向け.pdf）
https://receptionist.my.salesforce.com/sfc/p/7F000001xBPZ/a/Nn000005XSDx/.XmhasAQleyCDXnaHmkrW2VRuKl8X0Dunc_d0TM5Lbc
PASS：eDJiFC7V
▪️製品説明動画
操作方法や使い方でご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
テンプレート③：個別に連絡するとき
件名：【お願い】来客対応時の受付方法について
〇〇さん
現在、来客対応の際に使う受付ツールとして「RECEPTIONIST」を導入しています。
次回、来客や面接対応が発生した際は、RECEPTIONIST経由での対応をお願いできると助かります。
操作方法はマニュアルにまとめていますが、分からない点があれば、いつでも気軽にお聞きください。
■ 使い方・操作方法について
操作手順については、以下のページにまとめています。
分からない点があれば、まずはこちらをご確認ください。
RECEPTIONISTの使い方（社員向け.pdf）
https://receptionist.my.salesforce.com/sfc/p/7F000001xBPZ/a/Nn000005XSDx/.XmhasAQleyCDXnaHmkrW2VRuKl8X0Dunc_d0TM5Lbc
PASS：eDJiFC7V
▪️製品説明動画
テンプレート④：よくある質問への補足案内
件名：【補足】RECEPTIONISTの利用について（よくある質問）
各位
受付ツール「RECEPTIONIST」について、いくつかご質問をいただいている点を補足します。
■ よくある質問
Q. まだ使う予定がないのですが、登録は必要ですか？
A. 来客対応や面接対応など、受付対応に関わる可能性がある方は、事前に利用登録をお願いします。
Q. 来客が少ないのですが、使う必要はありますか？
A. 来客頻度に関わらず、来客対応が発生した際は、RECEPTIONISTでの対応をお願いします。
Q. 使い方が分からない場合はどうすればいいですか？
A. 操作手順を以下にまとめています。まずはこちらをご確認ください。
▼ 操作手順まとめ
RECEPTIONISTの使い方（社員向け.pdf）
https://receptionist.my.salesforce.com/sfc/p/7F000001xBPZ/a/Nn000005XSDx/.XmhasAQleyCDXnaHmkrW2VRuKl8X0Dunc_d0TM5Lbc
PASS：eDJiFC7V
また、分からない点があれば、お気軽にご連絡ください。
まとめ
RECEPTIONISTの社内展開では、すべてを一度に説明する必要はありません。
まずは①のテンプレートを使用して、全体に伝え、必要に応じて②〜④を使い分けてください。
各テンプレートをベースに、自社の状況に合わせて調整しながらご活用ください。
全体の進め方については、以下のロードマップ記事もあわせてご確認ください。