RECEPTIONISTを導入してしばらく経ったけれど、カスタムボタンはデフォルトのまま……という方はいませんか？
実は、カスタムボタンは
- ボタン名
- ボタンタイプ
- 通知先
- 来訪者の入力項目
などを自由に変更できる、RECEPTIONISTの中でも特にカスタマイズ性の高い機能です。
設定を工夫するだけで、受付フローがぐっとスムーズになり、担当者への通知も的確に届くようになります。
この記事では、すぐに使えるカスタムボタンの活用アイデアを事例形式でまとめました。
「こんな使い方があったのか！」というヒントを見つけて、ぜひ自社の運用に取り入れてみてください。
カスタムボタンでできること
カスタムボタンは、設定次第で受付の質が大きく変わる機能です。
「通知先を変える」「入力項目を減らす」といった小さな変更だけでも、来訪者の使いやすさや社内の対応スピードに違いが出てきます。
まずは、設定できる主な項目をざっくり確認しておきましょう！
① ボタン名（ラベル）を自由に変更できる
iPadの受付画面に表示されるボタンの名前を、自社の来客状況に合わせて自由に設定できます。
来訪者が迷わず操作できるよう、用途が一目でわかるラベルをつけることが大切です。
ボタン名は日本語・英語の両方を設定できます。
外国語対応が必要なオフィスでは、英語ラベルも忘れずに設定しておきましょう。
② 通知先チャンネル・メンション先を個別に指定できる
全ボタン共通の通知先とは別に、ボタンごとに異なるチャンネルや担当者を指定できます。
「チャット設定」で全社向けのチャンネルを基本通知先にしつつ、特定のボタンだけ人事部や秘書のチャンネルに切り替える、といったことが可能です。
メンション先も個別に指定できるので、担当者に確実に通知を届けられます。
1つのボタンに対して複数名をメンション指定することもできます。
チャットツールによって指定できる人数の上限が異なりますので、詳しくは下記ページをご覧ください。
▶︎カスタムボタンの通知メンション（To）は複数名指定できますか？
③ 来訪者の入力項目を選べる
来訪者にiPadで入力してもらう項目を「社名・氏名・人数」の中から自由に組み合わせられます。
入力項目が多いと来訪者の手間が増えるため、ボタンの用途に合わせて必要な項目だけを残すのがポイントです。
入力項目の使い分け例：
- 配達業者向け → 入力項目「なし」（タップするだけで完了）
- 面接者向け → 「氏名」のみ
（準備中）受付時カスタム設定とアポ作成時カスタム設定について
④ 来訪者記録の表示・非表示を切り替えられる
通常、来訪者の情報は管理画面の来訪者記録に残り、権限を持つ社員であれば閲覧できます。
面接者や役員来客など、社内に広く知らせたくない来訪については「非表示」に設定することで、一般社員からは見えない状態にできます。
⑤ 通知メールアドレスを個別に指定できる
ビジネスチャットの通知に加えて、指定のメールアドレスにも来客通知を送ることができます。
チャットの通知に気づきにくい担当者がいる場合や、スマートフォン以外の携帯電話を使っている場合などに活用できます。
登録できるメールアドレスは1つです。
複数名に通知したい場合は、メーリングリストのアドレスを登録する方法がおすすめです。
⑥ メッセージボードとして使える
カスタムボタンは、担当者を呼び出すだけでなく、ボタンをタップしたときに任意のメッセージを表示する「メッセージボード」として使うこともできます。
受付を完了させずにメッセージだけを表示できるため、呼び出しを必要としない場面で活躍します。
飛び込み営業への対応案内、セミナー参加者への会場案内、配達業者の置き配案内など、さまざまなシーンで活用できます。
具体的な使い方は下記ページをご覧ください。
▶︎カスタムボタンでメッセージボードを表示する
通知用カスタムボタン活用事例
カスタムボタンの機能は知っているけど「どんなボタンを作ればいいかわからない」という声をよくいただきます。
ここでは、実際に多くの企業で使われているボタンの設定例を、活用のヒントとあわせてご紹介します。
自社の来客状況に合わせて、参考にしてみてください。
活用例①「面接の方はこちら」ボタン
こちらはデフォルトで用意されているボタンですが、設定を少し工夫するだけでぐっと使いやすくなります。
設定のポイント
- 通知先を「人事部・面接官だけが参加しているチャンネル」に限定する
- 来訪者記録を「非表示」に設定し、他の社員から面接者の名前が見えないようにする
- 来訪者入力項目を「氏名」のみに限定する
来訪者記録は、デフォルトのままだと、面接者の名前が社内全体の来訪者ログに残ってしまうため、プライバシーの観点からも、設定しておくことをおすすめします。
活用アイデア
採用の種別ごとにボタンを分けると、通知先もそれぞれのチームに自動で振り分けられて便利です。
- 「新卒面接の方はこちら」→ 新卒採用チームに通知
- 「中途面接の方はこちら」→ 中途採用チームに通知
- 「アルバイト面接の方はこちら」→ 店舗・現場担当者に通知
そのほか「本日入社の方はこちら」といった形で、入ってくる方にわかりやすく案内するのもおすすめです。
活用例②「配達業者さま専用」ボタン
こちらもデフォルトで用意されているボタンです。
基本的な設定はそのままで問題ありませんが、オフィス環境によって使い方を見直すと運用がよりスムーズになります。
設定のポイント
- 来訪者の入力項目が「なし」になっているか確認
- 通知先が受取担当者・総務部のチャンネルになっているか
活用アイデア
- 配達専用の搬入口・裏口がある → 非表示にしてしまってOK
- 置き配での対応が多ければ、 後述するメッセージボードの活用がおすすめ
もっと活用したい場合はサブボタンの追加を
配達業者の対応が多いオフィスでは、サブボタンで来訪の目的を細かく分類することで、担当者への通知や対応をより効率化できます。
よく使われる分類例としては以下のようなものがあります。
- 配達の種類で分ける
「配達」「集荷」「代引き」「バイク便」など、用件によって通知先や対応者を変えたい場合に有効です。 - サイン要否で分ける
「置き配OK（サイン不要）」と「受領サインが必要」でボタンを分けると、不要な呼び出しを減らせます。置き配ボタンのメッセージボードに置き場所を記載しておくと、担当者が出向く必要もなくなるのでおすすめです。 - 業者名で分ける
ヤマト運輸・佐川急便・郵便局など、業者ごとに通知先を変えたい場合に有効です。担当部署が業者によって異なる企業で特に活用されています。 - 「本日の集荷はありません」をメッセージボードで伝える
集荷の予定がない日は、メッセージボードにその旨を記載しておくことで、配達員が来ても担当者を呼び出さずに済みます。日次で内容を更新するだけなので運用の手間もかかりません。
そのほか、昼休みなど担当者が不在になる時間帯がある場合、その時間帯だけメッセージボードの内容を切り替えて「13:00〜14:00は休憩時間のため、14時以降に改めてお呼び出しください」と案内することもできます。
担当者を呼び出せない時間を来訪者に事前に伝えられるので、双方の手間を減らせます。
活用例③ 定期的に来る業者さま専用のボタン
オフィスには、ヤクルト・オフィスグリコ・ウォーターサーバー・植栽管理など、毎週・毎月決まったタイミングで来訪する業者がいます。
こういった定期業者は「配達業者さま専用」ボタンに混在しがちですが、専用のボタンやサブボタンを作ることでよりスムーズに対応できます。
設定のポイント
- 定期業者ごとにサブボタンを作り、それぞれの担当者や総務チャンネルに通知する
- 入室が不要な業者は、メッセージボードに「そのままお入りください」「伝票は〇〇にお渡しください」と案内を記載しておくことで、担当者を呼び出さずに完結できる
活用アイデア
- 「オフィスグリコ・お水の納品」→ 総務チャンネルに通知、メッセージボードに置き場所を記載
- 「ウォーターサーバー・自販機補充」→ 担当者不要、メッセージボードで補充場所を案内
- 「花屋・植栽管理・アロマ」→ 契約担当者に通知
- 「ビル管理会社・複合機メンテナンス」→ 総務部に通知
定期業者は来訪頻度が高いぶん、対応の手間も積み重なりやすいポイントです。メッセージボードと組み合わせて「担当者を呼ばなくてもよい業者」を増やしていくことで、総務担当者の負担を大きく減らせます。
活用例④「フードデリバリーの方はこちら（Uber Eatsなど）」ボタン
社内でフードデリバリーを利用する機会が多いオフィスにおすすめです。
配達業者ボタンと分けて設置することで、注文した本人への通知がダイレクトに届き、受け取りがスムーズになります。
設定のポイント
- 通知先を「注文した本人」に設定する（担当者名で検索して指定）
- 入力項目は「なし」にして、配達員の手間をかけさせない
- 来訪者記録は「非表示」に設定する
サービスごとにサブボタンを分ける方法も
Uber Eats・出前館・menuなど複数のサービスを利用しているオフィスでは、サービスごとにサブボタンを分けておくことで、注文者への取り次ぎがよりスムーズになります。
また、フードデリバリーの通知を配達業者ボタンと同じチャンネルに流してしまうと通知が埋もれやすくなるため、専用ボタンを設けて別チャンネルに分けておくのがおすすめです。
注文者がその都度変わる場合は、「総務部」や「受付担当者」を通知先にして一次受けしてもらい、社内に取り次ぐ運用もおすすめです。
活用例⑤ 担当者が来ない場合のエスカレーション
受付通知を送っても担当者がなかなか来ない、という状況は意外と起こりがちです。
来訪者をそのまま待たせてしまうと印象が悪くなるため「5分以上待っても担当者が来ない場合はこちら」のようなボタンを用意しておくと安心です。
設定のポイント
- 通知先を担当者個人ではなく、総務部や別の担当者のチャンネルに設定する
- ボタン名に「5分以上」など待ち時間の目安を入れると来訪者が使いやすくなる
活用アイデア
- テナントや部署が複数ある場合はサブボタンで分ける
複数の会社や部署が同じフロアにある場合、「〇〇社宛のお客様」「〇〇部宛のお客様」のようにサブボタンで分けて、それぞれ異なる連絡先を案内することもできます。
待ち時間の目安は自社に合わせて設定を
「何分待ったら押せばいいのか」が来訪者にとって一番わかりにくいポイントです。実際の企業の設定を見ると「1分以上」「3分経っても」「5分以上」「10分以上」とさまざまで、オフィスの規模や担当者の動き方によって基準が異なります。来訪者が迷わないよう、自社の実態に合った時間をボタン名に明示しておきましょう。
活用例⑥ オフィス以外でも使える、業種特化の活用例
カスタムボタンは「来客を担当者に取り次ぐ」だけでなく「来た人の目的や種別に応じて案内を出し分ける」仕組みとして使えます。オフィス以外の業種でも、工夫次第でさまざまな受付フローを作ることができます。
美容室・サロン担当スタイリストの指名呼び出し
「担当スタイリストの呼び出し」ボタンのサブに、スタイリスト名をそれぞれ設定。
来店したお客様が自分で担当者を呼び出せるため、受付スタッフがいなくてもスムーズに案内できます。
歯科クリニック来院理由ごとの振り分け
「予約あり（初診・再診）」「救急（外傷・痛み・詰め物が取れた）」「お問い合わせ（処方・支払い・ホワイトニング購入）」など、来院目的ごとにボタンを設定。
担当スタッフへの通知を自動で振り分けられます。
音楽スクール来客受付と講師の出退勤を1台で管理
「体験レッスンの方」「レッスン室利用の生徒様」といった来客ボタンに加えて「講師出退勤」ボタンを設置。
来客受付と勤怠管理を1台の端末で兼用しています。
動物病院来院・物販・業者を1台で対応
「診察」「注文受取（物販）」「その他」「業者様」とボタンを分けることで、診察の患者だけでなく、フードや薬の受け取り・業者対応まで1台で完結。
通知先もそれぞれ変えられます。
ここまで6つの活用例を紹介しましたが、実際には「面接」「配達」といったデフォルトボタンをそのまま使っている企業から、業種に合わせて独自の受付フローを作り込んでいる企業まで、使い方はさまざまです。
まずは自社でよく起きている「受付の手間」や「来訪者が迷いやすい場面」を一つ思い浮かべてみてください。
そこにボタンを一つ足すだけで、運用がぐっとスムーズになることがあるので、ぜひこの記事を参考に設定してみてください！
メッセージ用カスタムボタン活用事例
次に、担当者への通知は行わず、メッセージを表示するだけの「メッセージ用」カスタムボタンの活用例をご紹介します。
呼び出しが不要な来訪者への対応を自動化できるため、受付業務をさらに効率化したい場合に役立ちます。
活用例①「アポイントメント登録のない方はこちら」ボタン
飛び込み営業の対応に困っている会社、無人受付でセルフ対応させたい場面に最適です。
設定のポイント
- ボタンタイプを「メッセージ用」に設定する
- 担当者への呼び出しは行わず、ボタンをタップするとメッセージのみが画面に表示される
メッセージ文の例
大変申し訳ございませんが、お約束の無い方をおつなぎすることはできません。事前に弊社担当者とアポイントメントのお約束をお願い致します。
活用例②「セミナー参加者の方はこちら」ボタン
自社開催のセミナーやイベントの当日、参加者が受付で迷わないようにご案内したい場面に最適です。
担当者を呼び出す必要がなく、会場への道案内をメッセージで表示するだけで対応が完結します。
設定のポイント
- ボタンタイプを「メッセージ用」に設定する
- 会場の場所/受付方法をメッセージに記載する
- セミナーの開催期間だけボタンを「表示」にして、終了後は「非表示」に戻す
メッセージ文の例
本日は〇〇セミナーにご参加いただきありがとうございます。会場はエレベーターで3階にお上がりいただき、右手奥のセミナールームです。受付にてお名刺をご提示ください。
セミナーの内容や会場が毎回異なる場合は、開催のたびにメッセージを書き換えるだけでOKです。ボタン自体は使い回すことが可能です。
活用例③「置き配・不在時の配達」ボタン
受取担当者が常に受付に在席していない場合や、荷物の受け取りを置き配で対応したい場合に活用できます。
配達業者の方にメッセージで対応方法をご案内することで、スタッフが不在でもスムーズに配達が完了します。
設定のポイント
- ボタンタイプを「メッセージ用」に設定する
- 置き配の場所/連絡先をメッセージに記載する
メッセージ文の例
配達物は受付横の棚に置いていただき、伝票をポストに投函してください。
冷蔵・冷凍品や対面受け取りが必要な場合は、下記番号にご連絡ください。
Tel：03-XXXX-XXXX
「配達業者さま専用」ボタン（通知用）と併用することもできます。
通常の配達は置き配で対応しつつ、対面が必要な場合は通知用ボタンで担当者を呼び出す、といった使い分けが可能です。
ケースバイケースで考えたいカスタムボタン
カスタムボタンの中には、自社の状況によって設置すべきかどうか変わってくるものもあります。
ここでは「総合受付」ボタンを例に、設置する場合としない場合のメリット・デメリットを整理します。
「総合受付」ボタン、設置する？しない？
「総合受付」ボタンは、担当者名がわからない来客や、工事業者・ビル管理者など想定外の来訪者の受け皿として便利なボタンです。
一方で、設置することで飛び込み営業の方も使えてしまうという側面もあります。
設置するメリット
- 担当者名がわからない来客でもスムーズに受付できる
- 工事業者・ビル管理者など想定外の来訪にも対応できる
- 来客の取りこぼしが減る
設置するデメリット
- 飛び込み営業の方にも使われてしまう可能性がある
- 通知先を絞りにくく、対応が曖昧になりやすい
もし判断に迷う場合は、まず以下の点を確認してみましょう。
- 担当者名がわからない来客や、アポなしの業者対応はどのくらいの頻度で発生しているか
- 飛び込み営業の来訪は実際に多いか
実態が把握できていない場合は、一度「総合受付」ボタンを設置して運用してみるのがおすすめです。
実際に使われる頻度や来訪者の傾向を見ながら、「やはり飛び込み営業が多い」と感じたタイミングで「お約束のない方はこちら」ボタン（メッセージ用）への切り替えや、非表示にすることを検討してみてください。
まとめ
カスタムボタンをうまく活用するコツは、「どんな来客が」「誰に知らせたいのか」を整理することです。
まずは自社の来客状況を振り返りながら、デフォルトの設定を見直すところから始めてみてください。
通知用・メッセージ用それぞれの特性を活かして組み合わせることで、受付対応の質がぐっと上がります。
「とりあえず設置してみて、運用しながら調整する」という気軽なスタンスで試してみるのがおすすめです。
設定でご不明な点があれば、いつでもお問い合わせください。