RECEPTIONISTから来客通知が来た時の対応方法

RECEPTIONISTでお客様が受付すると、ビジネスチャットからこのような通知が来ます。

※その他の通知内容についての詳細は「RECEPTIONISTでお客様が受付した時の通知内容」をご覧ください。

実際には、通知を受けた人がお客様を迎えに行きますが、
ビジネスチャット上では誰がお迎えに行くのかがわかりません。
そこで、ビジネスチャットの特性を生かし、このビジネスチャット上でコミュニケーションしながらお客様の対応をしましょう。

担当者が通知に気付いて、すぐにお迎えに行ける場合

担当者自身がお迎えにいける場合は、それがわかるようにビジネスチャットに投稿してからお迎えに行きましょう。

例）「OK！」「行きまーす！」

担当者が複数いる場合も、誰がお迎えに行くのかわかるようにコメントしましょう。

OKボタンもご活用ください【Slack】

Slackでご利用の場合、各通知に「OK」ボタンをつけることができます。
 

迎えに行く人がこの「OK」ボタンを押すことで、来客のために誰が動いているか、簡単かつリアルタイムに情報を共有することができます。

このような通知が届いたら、「OK」をクリック

↓

↑迎えに行く人のSlackユーザー名が表示されます

担当者が通知に気付いたけど、すぐにお迎えに行けない場合

会議中などでお迎えに行けない場合は、誰かに対応をお願いしましょう。
その場合も、ビジネスチャット上で依頼すると、他の人も対応状況を把握できるので便利です。

例）「まだ会議中なので@XXXXさん、代わりにお願いできますか？」

担当者が気付いていない場合

来客の時間が迫ってくると、担当者はビジネスチャットからの通知を気にするようになるため、来客通知に気づかないことはほとんどありません。
しかし万が一、担当者からのレスポンスが無い場合、同じチームのアシスタントや上司・部下、総務の方が対応するようにしましょう。

これでRECEPTIONISTからの来客通知が来た場合の対応方法がわかったかと思います。
続いて、実際にお客さまをご案内する際のフローを お客様をご案内する際のフローについて で説明いたします。