社員ごとにサブの通知先を指定する(エンタープライズ版以上)

万が一、担当者が通知を見逃したら・・・

 

スタンダードプランでは、「担当者検索」および「受付コード」から受付された際に通知(メンション)されるのは担当者のIDのみとなっています。直接担当者に通知がいくため、すぐに担当者が来客対応でき、来客業務を効率化できるようになっています。

 

しかし、万が一担当者が来客通知を見逃してしまったらどうしよう、、という不安が残るのも事実です。

 

サブの通知先の指定ができます

 

実際は来客時間前後になると担当者は来客通知がされるチャットツールを意識するようになるので、自分への来客の通知に気づかないということはほとんどないことがわかっているのですが、万が一に備えることも必要です。そこでRECEPTIONISTでは、そんな企業様向けに、エンタープライズ版以上の機能として「社員ごとにアシスタントや秘書等のサブの通知先を指定」できる機能をご用意しております。

 

たとえば部署ごとのアシスタントや、同じチームの隣の席の人、よく会議に同席する同僚などをサブの通知先に指定することで、万が一担当者が来客通知に気付かなかったとしても対応することができるようになります。

 

設定方法

 

※こちらはエンタープライズ版以上の機能になります。エンタープライズプランに変更するには、RECEPTIONISTのWEBの管理画面に管理者アカウントでログインし、「料金プラン」メニューからエンタープライズプランへ変更をしてください。
エンタープライズプランへの変更方法は、こちらの記事をご確認ください。

 

CSVを使った一括登録については、こちらの記事をご確認ください。

 

管理者が設定する場合

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WEB管理画面より、左側にある『社員情報』から設定したい社員を検索し、編集モードに切り換えます。
各チャットツール毎に、アシスタント用通知アカウントの項目がありますので、サブの通知先IDを入力してください。
Tips  Slackのユーザーグループを指定したい場合は、「グループ通知を利用する」のチェックをONにすると、SlackID入力欄に、呼び出し指定可能なユーザーグループがプルダウンから選択できるようになります。
サブ通知先チャットツールID設定(管理者用)

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

社員の方自身で設定する場合

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WEB管理画面にログインし、右上にあります自身のアイコンから『アカウント情報』を選択します。
社員の方自身で設定する場合のフロー

( 画像をクリックすると拡大表示します )

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編集モードに切り換え、各チャットツール毎に、アシスタント用通知アカウントの項目がありますので、サブの通知先IDを入力してください。
Tips  Slackのユーザーグループを指定したい場合は、「グループ通知を利用する」のチェックをONにすると、SlackID入力欄に、呼び出し指定可能なユーザーグループがプルダウンから選択できるようになります。
社員の方自身で設定する場合のフロー

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

サブの通知先(アシスタント用通知)を指定しない場合は、通常通り担当者のみに来客通知がされますので、サブの通知先を指定したい社員のみ設定をしていただければ大丈夫です。

是非、お試しくださいませ。