社員情報の一括更新方法(CSVによる上書き更新)

社員情報はCSVで一括登録だけでなく、一括で上書き更新することが可能です。
現状の全社員データをダウンロードし、修正したCSVデータをアップロードすることで全社員情報を上書き更新します。

 

変更イメージ

社員情報の一括更新イメージ
※上記はサンプルとなっており、ご契約中のプランによって各項目等が若干異なります。

 

社員情報の一括更新方法

早速、一括での更新方法を確認していきましょう。

 

1)現在の社員情報を全件ダウンロード

 

WEB管理画面の「社員情報」をクリックし、右上の「社員を追加・更新」ボタンを押して、「CSVで追加・更新する」をクリックしてください。
社員情報の更新

 

「CSVで社員情報を追加・更新」のメニューが開きます。右側にある「一括更新」をクリックします。
社員情報のCSVダウンロード

 

「ダウンロード」をクリックして、一括更新用のCSV形式のファイルをダウンロードしてください。
社員情報のCSVダウンロード

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

2)ダウンロードしたCSVファイルを修正

 

ダウンロードした社員情報をエクセルで開き、修正します。
 
Check ダウンロードした社員情報では、「10002E+14」のように記号が混じった表示となっておりますので、変更のない社員も含め、数字のみの表示に直すためにも、必ずこちらもご確認下さい

▼上記例の場合

各社員の状態 変更内容
変更のない社員 変更なし
部署異動等
変更があった社員
CSVの該当箇所を編集
退職した社員 データ(1行)を削除
新入社員 新規にデータ(1行)追加

 

CSVで一括登録する場合の注意点

 

RECEPTIONISTのCSVデータで一括登録する場合保存する前に、
以下の項目の値が数字のみの表示になっているか
をご確認くださいませ。
 
対象となる項目


【フリー・スタンダードプランの方】
・Workplace ユーザーID
・DingTalk ユーザー名
 
【エンタープライズプラン以上の方】
・Workplace ユーザーID
・Workplace アシスタント用ユーザーID
・Workplace グループID
・DingTalk ユーザー名
・DingTalk アシスタント用ユーザー名
・SMS通知用電話番号
・SMS通知アシスタント用電話番号


× 10002E+14
○ 209810104444376

 
Tips このように数値のなかに「E+」などの文字表示がある場合には、数字だけの文字列(10進数)にして保存する必要があります。

 

数字だけの文字列に変更する方法

RECEPTIONISTのCSVファイルを開きます。
 

対象の項目列を範囲指定します。
 

画面上部のメニューから、「標準」→「数値」表示に変更してください。

check_all_userid5

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

Tips Excel画面に上記のようなメニューバーがない場合は、範囲指定後に『右クリック』>『セルの書式設定』>『表示形式』の項目で、「数値」を指定して、OKを押しましょう。
Tips 対象の項目列に対して、繰り返し操作して下さい。

 

 

画像のように、対象の項目全てが数字だけの文字列になったことを確認してから、CSVファイル(.csv)で「名前を付けて保存」をしてください。
check_all_userid6

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

修正が完了したら、CSVファイル(.csv)で「名前を付けて保存」をしてください。
Excelで名前を付けてCSVで保存
※旧漢字の社員がいる場合は、CSV UTF-8(*.csv)を選択して保存してください。

 

 

Check 上書き保存をしないでください。
 

元のデータがCSV形式でも、その形式のままで保存されない可能性があります。
 

[ すでに上書き保存をした場合 ]
作成したファイルを閉じていなければ、「名前を付けて保存」で対応が可能です。

ng_and_ok_of_save_way2

 

 

3)修正したファイルをアップロード

アップロードしたCSVファイルで全件上書き処理します。
 

「1)現在の社員情報を全件ダウンロード」の継続画面より進みます。
「社員情報」をクリックし、右上の「社員を追加・更新」ボタンを押して、「CSVで追加・更新する」をクリックします。右側にある「一括更新」より、「スキップして次へ」をクリックした次の画面です。
 

「エクセルで更新」の確認画面では「次へ」をクリックします。
 

CSVデータアップロード

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

「こちらにドラッグしてアップロードできます。または、ファイルを選択」の枠線内に、作成したCSVファイルをドラッグ。または、ここをクリックしてファイルを指定します。
 

CSVデータアップロード

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

修正した全社員CSVをアップロードをすると、確認画面で更新内容が表示されます。
 

問題なければ「はい」をクリックすると更新されます。

CSVデータアップロード

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

登録が無事に完了すると、更新完了画面が表示されます。
 

CSVデータアップロード

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

お疲れ様でした!
これで、無事に一括更新は完了です。
 

Check データ件数が多い場合、一度のアップロードでは処理時間がかかってしまい、タイムアウトとなってしまうことがあります。その場合はCSVを数回(100件程度ずつ)に分けてアップロードをお願い致します。