社員情報の一括更新方法(CSVによる上書き更新)

社員情報はCSVによる新規社員の一括登録、既存社員の一括更新・削除をすることが可能です。
現状の全社員データをダウンロードし、修正したCSVデータをアップロードすることで全社員情報を上書き更新します。

 

変更イメージ

社員情報の一括更新イメージ

 

 

CSVで社員を新規追加・更新・削除

現在の社員情報を全件ダウンロード
ダウンロードしたCSVファイルの修正
CSVで一括更新する場合の注意点
Workplace関連の値が含まれている場合
DingTalk関連の値が含まれている場合
SMS関連の値が含まれている場合
CSV形式で保存する方法
修正したCSVファイルをアップロード

 

早速、一括での更新方法を確認していきましょう。

 

 

現在の社員情報を全件ダウンロード

 

WEB管理画面の「社員情報」をクリックし、右上の「社員を追加・更新」ボタンを押して、その中にある「CSVで追加・更新する」をクリックしてください。
社員情報の更新

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「CSVで社員を新規追加・更新・削除」のメニューが開きます。
「ダウンロード」をクリックして、登録済み社員情報を含むCSVテンプレートをダウンロードして下さい。
Check 社員追加のみの場合も、ダウンロードしたCSVに追記してインポートしてください。
社員情報のCSVダウンロード

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

ダウンロードしたCSVファイルの修正

 

ダウンロードした社員情報をエクセル、またはGoogleスプレッドシートで開き、更新します。
※初回登録時と同様に、必要な項目以外は未入力(空のセル)のままにしてください。
Check ダウンロードした社員情報の項目が、「1.00024E+14」のように記号が混じった表示となっている場合があります。その場合につきましては、「既存社員で変更する必要がない場合」も含めて、数字のみの表示に直す必要がありますので 必ずこちらもご確認下さい

 

各社員の状態 変更内容
新規社員を新たに追加する場合 新規社員の分だけ行を追加して、必須事項を追記して下さい。
既存社員の情報を更新する場合 該当する行の変更箇所を修正して下さい。
既存社員を削除する場合 該当する行を削除して下さい。
既存社員で変更する必要がない場合 該当する行をそのままにして下さい。(変更なし)
Tips 設定されている値によっては、数字のみの表示に直す必要もありますので、必ずこちらもご確認下さい

 

 

CSVで一括更新する場合の注意点

 

RECEPTIONISTのCSVデータで一括更新する場合、CSVファイルを保存する前に以下の項目の値が、正しい数字のみの表示になっているかを必ずご確認くださいませ。

 

対象となる項目


【フリー・スタンダードプランの方】
Workplace ユーザーID
DingTalk ユーザー名

 


【エンタープライズプラン以上の方】
Workplace ユーザーID
Workplace アシスタント用ユーザーID
Workplace グループID
DingTalk ユーザー名
DingTalk アシスタント用ユーザー名
SMS通知用電話番号
SMS通知アシスタント用電話番号

× 1.00024E+14
○ 1234567890123456

 

Tips このように数値のなかに「E+」などの文字表示がある場合には、数字だけの文字列(10進数)にして保存する必要があります。

 

それぞれの項目によって、数字だけの文字列に変更する方法が異なりますので、詳しくは以下をご覧くださいませ。

 

Workplace関連の値が含まれている場合を確認する
DingTalk関連の値が含まれている場合を確認する
SMS関連の値が含まれている場合を確認する

 

数字だけの文字列に変更する必要がない場合

修正が完了した後、CSVとして保存する形式にも注意が必要となりますので、詳しくは以下をご覧くださいませ。

 

CSV形式で保存する方法を確認する

 

 

数字だけの文字列に変更する方法
(Workplace関連の値が含まれている場合)

Check エクセルで扱える有効な桁数が15桁までのため、Workplace関連の値をエクセルで操作すると値が不正になり、来客通知を正常に受け取れなくなります。
そのため、CSVファイル内にWorkplace関連の値が含まれている場合。またはWorkplace関連の値を設定する場合には、必ずGoogleスプレッドシートでCSVファイルを開いて操作してください。

 

 

Googleドライブ を開きます。
update_employee1_csv_wp01

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

表示された画面から、左側の「新規」ボタンを押して、『ファイルのアップロード』を選択します。
update_employee1_csv_wp02

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

ダウンロードしたCSVファイルを選択します。
update_employee1_csv_wp03

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

GoogleドライブにアップロードしたCSVファイルを右クリックから、「アプリで開く」の中にある『Google スプレッドシート』を選択します。
update_employee1_csv_wp04

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

ダウンロードしたCSVファイルが、Googleスプレッドシートで開けますので、この状態で以下の通りに社員情報を更新してください。
Check Facebook Workplace ユーザーID、Facebook Workplace アシスタント用ユーザーID、Facebook Workplace グループIDの値を設定する場合は、必ず先頭に ‘(シングルコーテーション) を入力してください。
CSVファイル内に元々上記3つのIDが含まれていて、その値を変更する必要がない場合には、そのままの状態で大丈夫です。

 

FB_figure

 

 

Checkスプレッドシート上で「E+」などの文字表示になっている場合
すでに入力済のIDが「E+」などの文字表示になっている場合は、下記の手順で数字の表示に変更してください。

 

「E+」などの文字表示になっているセルを選択する
FB_figure0

 

スプレッドシート上部「表示形式」>「数字」>「表示形式の詳細設定」>「カスタム数値形式」をクリックします。
FB_figure4

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

カスタム数値形式の選択画面が表示されるので、「###」(カンマや0.00のない表示)を選択し、「適用」をクリックします。
FB_figure5

 

選択したセルの表示が数字のみに変換されます。
FB_figure3

 

Googleスプレッドシート上で、社員情報の更新が終わりましたら、左上の「ファイル」から、「形式を指定してダウンロード」の中にある『カンマ区切りの値(.csv)』を選択して、更新後のCSVファイルを再度パソコンにダウンロードしてください。
Tipsスプレッドシートからcsv形式でダウンロードしたファイルをPC上のエクセルで開くと、文字コードの関係で文字化けしますが社員情報としてのアップロード操作には影響ありません。

 

update_employee1_csv_wp06

 

 

これでWorkplace関連の値を、Googleスプレッドシート上で修正ができました!

 

次の『修正したCSVファイルをアップロード』を確認しましょう。

 

 

 

数字だけの文字列に変更する方法
(DingTalk関連の値が含まれている場合)

Check DingTalk関連の値をエクセルで操作すると、DingTalkユーザー名の先頭が「+」のため、計算式と自動的に判断されて値が不正になり、来客通知を正常に受け取れなくなります。
そのため、CSVファイル内にDingTalk関連の値が含まれている場合。またはDingTalk関連の値を設定する場合には、必ずGoogleスプレッドシートでCSVファイルを開いて操作してください。

 

 

Googleドライブ を開きます。
update_employee1_csv_wp01

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

表示された画面から、左側の「新規」ボタンを押して、『ファイルのアップロード』を選択します。
update_employee1_csv_wp02

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

ダウンロードしたCSVファイルを選択します。
update_employee1_csv_wp03

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

GoogleドライブにアップロードしたCSVファイルを右クリックから、「アプリで開く」の中にある『Google スプレッドシート』を選択します。
update_employee1_csv_wp04

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

ダウンロードしたCSVファイルが、Googleスプレッドシートで開けますので、この状態で以下の通りに社員情報を更新してください。
Check DingTalkユーザー名、DingTalkアシスタント用ユーザー名の値を設定する場合は、必ず先頭に ‘(シングルコーテーション) を入力してください。
CSVファイル内に元々DingTalkユーザー名が含まれていて、その値を変更する必要がない場合には、そのままの状態で大丈夫です。

 

update_employee1_csv_dt01

 

‘(シングルコーテーション)がないと、左記のようにユーザー名が自動的に計算されて不正になりますので、ご注意ください。
× -8999999919
○ +81-8000000000

 

 

Googleスプレッドシート上で、社員情報の更新が終わりましたら、左上の「ファイル」から、「形式を指定してダウンロード」の中にある『カンマ区切りの値(.csv)』を選択して、更新後のCSVファイルを再度パソコンにダウンロードしてください。
Tipsスプレッドシートからcsv形式でダウンロードしたファイルをPC上のエクセルで開くと、文字コードの関係で文字化けしますが社員情報としてのアップロード操作には影響ありません。

 

update_employee1_csv_wp06

 

 

これでDingTalk関連の値をGoogleスプレッドシート上で修正ができました!

 

次の『修正したCSVファイルをアップロード』を確認しましょう。

 

 

 

数字だけの文字列に変更する方法
(SMS関連の値が含まれている場合)

Tips エクセル、またはGoogleスプレッドシートで開いて更新してください。

 

『Googleスプレッドシートで操作する場合』はこちらを参考

 

 

RECEPTIONISTのCSVファイルを、エクセルで開きます。

 

 

数字だけの文字列に変更する項目列を範囲指定します。

 

画面上部のメニューから、「標準」→「数値」表示に変更してください。

update_employee1_csv_excel01

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

Tips Excel画面に上記のようなメニューバーがない場合は、範囲指定後に『右クリック』>『セルの書式設定』>『表示形式』の項目で、「数値」を指定して、OKを押しましょう。

 

Tips 対象の項目列に対して、繰り返し操作をして下さい。

 

 

画像のように、対象の項目全てが数字だけの文字列になったことを確認してから、CSV UTF-8(カンマ区切り)(*.csv)で「名前を付けて保存」をしてください。
update_employee1_csv_excel02

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

修正が完了したら、CSV UTF-8(カンマ区切り)(*.csv)で「名前を付けて保存」をしてください。
Excelで名前を付けてCSVで保存

 

 

Check 上書き保存をしないでください。

 

元のデータがCSV形式でも、その形式のままで保存されない可能性があります。

 

[ すでに上書き保存をした場合 ]
作成したファイルを閉じていなければ、「名前を付けて保存」で対応が可能です。

ng_and_ok_of_save_way2

 

 

これでSMS関連の値をエクセル上で修正ができました!

 

次の『修正したCSVファイルをアップロード』を確認しましょう。

 

 

 

CSV形式で保存する方法

 

ファイルが完成したら、CSVファイル(.csv)として、保存してください。

Googleスプレッドシートで作業した場合

スプレッドシートで、左上の「ファイル」から、「形式を指定してダウンロード」の中にある『カンマ区切りの値(.csv)』を選択して、パソコンに保存してください。

 

Excel(エクセル)で作業した場合

ファイルが完成したら、CSVファイル(.csv)で「名前を付けて保存」をしてください。

 

Check 上書き保存をしないでください。

 

元のデータがCSV形式でも、その形式のままで保存されない可能性があります。

 

[ すでに上書き保存をした場合 ]
作成したファイルを閉じていなければ、「名前を付けて保存」で対応が可能です。

ng_and_ok_of_save_way2

 
保存の形式
CSV UTF-8(カンマ区切り)(*.csv)で「名前を付けて保存」をしてください。
Excelで名前を付けてCSVで保存

 

ファイル名
自由に設定いただけます。
(ファイル形式のCSVを書き換えないようご注意ください。)

 

 

これでCSV形式で保存ができました!

 

次の『修正したCSVファイルをアップロード』を確認しましょう。

 

 

 

修正したCSVファイルをアップロード

アップロードしたCSVファイルで全件上書き処理します。

 

上記、現在の社員情報を全件ダウンロードの継続画面より進みます。
「社員情報」をクリックし、右上の「社員を追加・更新」ボタンを押して、「CSVで追加・更新する」をクリックします。表示された画面より、「スキップして次へ」をクリックした画面です。

 

 

社員情報の編集方法について注意文が表示されますので、編集方法に間違いがないか再度確認して、『次へ』をクリックします。
CSVアップロード時の注意文

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「こちらにドラッグしてアップロードできます。または、ファイルを選択」の枠線内に、作成したCSVファイルをドラッグ。または、ここをクリックしてファイルを指定します。
CSVアップロードのファイル指定

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

修正したCSVをアップロードをすると、確認画面で更新件数が表示されます。
Tips CSVファイル内に不正な値がある場合、この画面でエラー表示がされますので、その場合は再度CSVファイルを編集してアップロードしてください。

 

問題なければ『はい』をクリックすると更新されます。

CSVアップロードの確認画面

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

登録が正常に完了すると、更新完了画面が表示されます。
CSVアップロードの完了画面

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

お疲れ様でした!
これで、無事に社員情報の一括更新は完了です。

 

Check データ件数が多い場合、一度のアップロードでは処理時間がかかってしまい、タイムアウトとなってしまうことがあります。その場合はCSVを数回(100件程度ずつ)に分けてアップロードをお願い致します。